Chương 5 QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ
5.2.2. Hệ thống bảo quản và cỏc loại kho hàng hoỏ
5.2.2.1. Hệ thống bảo quản
Bảo quản hàng hoỏ là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ chức hoạt động kho của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt hoạt động của mỡnh mọi loại hỡnh nhà kho đều duy trỡ một hệ thống bảo quản hàng cần thiết phự hợp với yờu cầu của từng đối tượng và mục tiờu dự trữ. Một hệ thống bảo quản gồm cỏc yếu tố chớnh sau đõy:
- Qui trỡnh nghiệp vụ kho: được thể hiện ở nội dung và trỡnh tự thực hiện cỏc tỏc nghiệp với dũng hàng hoỏ lưu chuyển qua kho. Qui trỡnh được xõy dựng cú tớnh tổng quỏt và cần được cụ thể hoỏ một cỏch chi tiết trong quỏ trỡnh hoạt động; tuỳ thuộc đặc điểm và yờu cầu bảo quản lụ hàng, điều kiện khụng gian, thời gian hoạt động của kho, yờu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yờu cầu của khỏch hàng.
Nội dung và thứ tự thực hiện tỏc nghiệp phải xuyờn suốt từ khi chuẩn bị nhập hàng cho đến khi hàng hoỏ được giao xong cho đối tượng nhận hàng. Việc xỏc định đỳng, khoa học qui trỡnh nghiệp vụ kho cú ảnh hưởng quyết định đến kết quả và hiệu quả hoạt động của kho; đồng thời là căn cứ quan trọng nhất để xỏc định cỏc yếu tố khỏc tham gia hệ thống bảo quản.
- Điều kiện khụng gian cụng nghệ kho: Cấu trỳc nhà kho và cỏc bộ phận diện tớch trong kho. Đõy là yếu tố quan trọng đảm bảo khụng gian cho cỏc tỏc nghiệp trong kho diễn ra một cỏch bỡnh thường, liờn tục và cú hiệu quả; phự hợp với qui trỡnh cụng nghệ kho, với quỏ trỡnh tổ chức lao động trong kho và việc bố trớ cỏc trang thiết bị kho đó được xỏc định.
Khụng gian cụng nghệ kho phải đảm bảo được cỏc bộ phận diện tớch chớnh là: diện tớch phục vụ hoạt động giao nhận; diện tớch bảo quản; diện tớch chuẩn bị hàng; diện tớch cho hoạt động quản lý và sinh hoạt. Cỏc bộ phận diện tớch này khụng chỉ đủ về mặt qui mụ, mà quan trọng hơn là việc qui hoạch hợp lý, phự hợp qui trỡnh cụng nghệ kho và dũng hàng lưu chuyển qua kho.
- Trang thiết bị cụng nghệ: đõy là yếu tố về cụng cụ và phương tiện lao động, cú liờn quan đến yờu cầu về đảm bảo hàng hoỏ, tổ chức lao động, thực hiện cỏc tỏc nghiệp với hàng hoỏ trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hoỏ.
Đảm bảo trang thiết bị cụng nghệ kho cú ý nghĩa quan trọng trong việc nõng cao năng suất lao động, tăng cường mức độ cơ giới hoỏ, giảm thiểu hao hụt hàng hoỏ và đồng bộ với việc xõy dựng cỏc loại hỡnh kho hiện đại, ỏp dụng cỏc cụng nghệ kho tiờn tiến.
- Tổ chức lao động trong kho: liờn quan đến việc phõn cụng cỏc loại lao động trong kho theo chức trỏch nhiệm vụ, gắn với quỏ trỡnh hoạt động của kho; xõy dựng nội qui- qui chế hoạt động kho gắn với cỏc đối tượng cú liờn quan (nhõn viờn kho, cỏc đối tượng giao dịch trong nội bộ và bờn ngoài doanh nghiệp..),; xõy dựng chế độ bảo quản theo lụ hàng; xõy dựng định mức cụng tỏc, trong đú nhấn mạnh xõy dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hoỏ theo cỏc khõu của qui trỡnh nghiệp vụ kho.
- Hệ thống thụng tin và quản lý kho: đõy là một yếu tố rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phối hợp hoạt động giữa cỏc bộ phận khỏc với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho. Hệ thống này bao gồm cỏc loại thẻ kho ( theo dừi việc nhập- xuất hàng, quản lý tồn kho), cỏc hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoỏ, dịch vụ vận tải), hồ sơ khỏch hàng, hồ sơ hàng hoỏ, hồ sơ đơn đặt hàng, cỏc loại bỏo cỏo..Trong điều kiện ứng dụng cụng nghệ thụng tin như hiện nay, cỏc loại tài liệu này cần được xử lý bằng cỏc chương trỡnh phần mềm chuyờn dựng để thuận lợi cho việc cập nhật, xử lý, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thụng tin.
5.2.2.2. Cỏc loại hỡnh kho bói
Cú nhiều loại hỡnh kho khỏc nhau được sử dụng khỏ linh hoạt để đỏp ứng cỏc mục tiờu dự trữ cụ thể.
5.2.2.2.1. Phõn loại theo đối tượng phục vụ
- Kho định hướng thị trường: Kho đỏp ứng yờu cầu của khỏch hàng trờn thị trường mục tiờu. Loại hỡnh kho này cũn được gọi là kho phõn phối hay kho cung ứng. Kho này cú chức năng chủ yếu là dịch vụ khỏch hàng: tổng hợp cỏc lụ hàng và cung ứng thoả món cỏc nhu cầu của khỏch hàng. Về mặt địa lý, kho gần khỏch hàng để tập trung vận chuyển lụ hàng lớn, cự ly dài từ nhà mỏy kết hợp cung ứng lụ hàng nhỏ từ kho cho khỏch hàng. Phạm vị hoạt động của kho được căn cứ vào yờu cầu tốc độ cung ứng, qui mụ đơn hàng trung bỡnh, chi phớ/đơn vị cung ứng.
- Kho định hướng nguồn hàng: Kho cú vị trớ ở cỏc khu vực sản xuất, đỏp ứng cỏc yờu cầu cung cấp nguyờn liệu, phụ tựng, và cỏc yếu tố đầu vào khỏc của cỏc nhà sản xuất và do đú chức năng chủ yếu là thu nhận và tập trung vận chuyển, tiếp tục quỏ trỡnh sản xuất và dự trữ thời vụ.
5.2.2.2.2. Phõn loại theo quyền sở hữu
- Kho riờng (private warehouse): thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riờng từng doanh nghiệp (thương mại ) cú quyền sở hữu hàng hoỏ dự trữ và bảo quản tại kho. Loại hỡnh kho này thớch hợp với những doanh nghiệp cú khả năng về nguồn lực tài chớnh, đồng thời cỏc loại hỡnh kho khỏc khụng đỏp ứng yờu cầu dự trữ, bảo quản hàng và cung ứng hoỏ của doanh nghiệp (vị trớ quỏ xa, điều kiện thiết kế và thiết bị khụng phự hợp).
Lợi ớch chủ yếu của kho riờng là khả năng kiểm soỏt, tớnh linh hoạt nghiệp vụ, và cỏc lợi ớch vụ hỡnh khỏc. Tuy nhiờn nếu dựng kho riờng thỡ chi phớ hệ thống logistics sẽ
tăng, và tớnh linh hoạt về vị trớ sẽ cú thể khụng đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiờu.
- Kho cụng cộng (public warehouse): Khỏc với kho dựng riờng, kho cụng cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp một loạt cỏc dịch vụ như dự trữ, bảo quản, và vận chuyển trờn cơ sở tiền thự lao cố định hoặc biến đổi. Kho cụng cộng cung cấp cỏc dịch vụ tiờu chuẩn cho mọi khỏch hàng.
Kho cụng cộng đem lại lợi ớch linh hoạt về tài chớnh và lợi ớch kinh tế. Chỳng cú qui mụ nghiệp vụ và trỡnh độ quản trị chuyờn mụn rộng lớn hơn, bởi lẽ kho là đơn vị kinh doanh cơ bản. Theo quan điểm tài chớnh, kho cụng cộng cú thể cú chi phớ biến đổi thấp hơn kho dựng riờng. Chi phớ này thấp hơn cú thể là do tớnh kinh tế nhờ qui mụ, năng suất cao hơn. Kho cụng cộng cũng cú chi phớ vốn thấp hơn. Nếu như hiệu lực quản trị được điều chỉnh phự hợp với lợi nhuận trờn đầu tư (ROI) thỡ việc sử dụng kho cụng cộng cú thể tăng đỏng kể lợi nhuận của doanh nghiệp. Kho cụng cộng cú thể cung cấp tớnh linh hoạt do dễ thay đổi vị trớ, qui mụ, và số lượng kho, cho phộp doanh nghiệp đỏp ứng nhanh với nguồn hàng, khỏch hàng, và nhu cầu thời vụ. Do kho cụng cộng dự trữ và bảo quản hàng hoỏ cho mọi khỏch hàng nờn cú qui mụ rất lớn và do đú đem lại lợi thế kinh tế nhờ qui mụ. Khả năng cung cấp nhiều dịch vụ cựng lỳc.
5.2.2.2.3. Phõn theo điều kiện thiết kế, thiết bị
- Kho thụng thường: Cú đặc điểm thiết kế, kiến trỳc xõy dựng và thiết bị thực hiện quỏ trỡnh cụng nghệ trong điều kiện bỡnh thường.
- Kho đặc biệt: Cú đặc điểm thiết kế - kiến trỳc xõy dựng và thiết bị riờng biệt để bảo quản những hàng hoỏ đăch biệt do tớnh chất thương phẩm và yờu cầu của quỏ trỡnh vận động hàng hoỏ (kho lạnh, kho động vật sống)
5.2.2.2.4. Phõn theo đặc điểm kiến trỳc
- Kho kớn: Cú khả năng tạo mụi trường bảo quản kớn; chủ động duy trỡ chế độ bảo quản, ớt chịu ảnh hưởng của cỏc thụng số mụi trường bờn ngoài.
- Kho nửa kớn: Chỉ cú thể che mưa, nắng cho hàng hoỏ, khụng cú cỏc kết cấu (tường) ngăn cỏch với mụi trường ngoài kho.
- Kho lộ thiờn (bói chứa hàng): Chỉ là cỏc bói tập trung dự trữ những hàng hoỏ ớt hoặc khụng bị ảnh hưởng bởi những thay đổi của khớ hậu, thời tiết.
5.2.2.2.5. Phõn theo mặt hàng bảo quản
- Kho tổng hợp: Cú trỡnh độ tập trung hoỏ và chuyờn mụn hoỏ cao. Kho bảo quản nhiều loại hàng hoỏ theo cỏc khu kho và nhà kho chuyờn mụn hoỏ.
- Kho chuyờn nghiệp: Chuyờn bảo quản một nhúm hàng/loại hàng nhất định. - Kho hỗn hợp: Cú trỡnh độ tập trung hoỏ và chuyờn mụn hoỏ thấp nhất. Kho bảo quản nhiều loại hàng hoỏ trong một khu kho hoặc nhà kho.