Hồ sơ tìm việc chỉ là “tấm vé” để bạn giới thiệu cơ bản về bản thân với nhà tuyển dụng. Việc chuẩn bị tốt một bộ hồ sơ tìm việc là một trong những cách tốt nhất để đón nhận những cơ hội may mắn trên hành trình tìm việc của bạn. Nhà tuyển dụng suy nghĩ là nếu bạn làm một việc đơn giản không tốt thì bạn sẽ khó lòng đáp ứng yêu cầu công việc được. Vì thế một nguyên tắc cơ bản là không có lỗi trong bộ hồ sơ tìm việc. Ứng viên cần tránh những lỗi cơ bản sau:
- Sắp xếp hồ sơ không khoa học: Một bộ hồ sơ được sắp xếp khoa học sẽ giúp cho nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi và họ sẽ có ấn tượng tốt hơn về ứng viên. Ngược lại, hồ sơ sắp xếp lộn xộn, không theo trật tự khiến nhà tuyển dụng mất thời gian và khó khăn trong việc xem xét hồ sơ cũng như đánh giá không tốt về ứng viên.
- Lỗi chính tả: Nhiều ứng viên còn mắc nhiều lỗi chính tả, đánh máy và vì chủ quan hay cẩu thả mà không kiểm tra lại hồ sơ. Hồ sơ tìm việc cần được chuẩn bị một cách công phu, bài bản và nghiêm túc. Một hồ sơ có nhiều lỗi chính tả và ngữ pháp thể hiện ứng viên thiếu cẩn trọng hoặc không để ý đến chi tiết. Nhà tuyển dụng cũng có thể cho rằng ứng viên thiếu kinh nghiệm, cẩu thả hay lười biếng và thực sự không nghiêm túc hay chú tâm đến tìm việc.
- Lỗi cần tránh tiếp theo đó là hình thức trình bày hồ sơ. Nhiều ứng viên viết các đoạn quá dài với không phân chia ý rõ ràng khiến cho người đọc cảm thấy khó chịu. Ứng viên cần lưu ý khi trình bày các thông tin cần dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ, không nên viết quá dài dòng. Lưu ý, trình bày thoáng với khoảng trắng phân bố hợp lí để hồ sơ trông sạch sẽ và hấp dẫn. Tuyệt đối tránh viết những đoạn văn dài cả trang giấy, kể lể dài dòng.
Kỹ năng Tìm việc
- Hồ sơ hoàn thiện xong nội dung nên được in ấn trên chất liệu giấy có chất lượng tốt, tất cả các giấy tờ photo phải rõ ràng. Đặc biệt, phải chuẩn bị đúng hồ sơ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng, không thêm hay bớt giấy tờ nào trừ trường hợp giấy tờ đó là minh chứng hay tạo thêm lợi thế cho ứng viên. Trước khi gửi hồ sơ, cần kiểm tra lại một cách chính xác và sắp xếp các loại giấy tờ một cách khoa học…
- Cuối cùng dùng một kẹp giấy để cố định toàn bộ hồ sơ của bạn thành một tập theo đúng thứ tự đã được ghi ngoài bìa hồ sơ.
Chuẩn bị hồ sơ là một khâu quan trọng, đòi hỏi sự nghiêm túc và chu đáo của ứng viên để tránh những lỗi cơ bản từ đó ghi điểm đối với nhà tuyển dụng. Cần tránh làm một hồ sơ duy nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Các công ty dù trong cùng một ngành nghề, thị trường cũng đều có những điểm khác biệt về văn hóa doanh nghiệp, tài chính... Do đó, nhà tuyển dụng cũng sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với các ứng viên.
KỸ NĂNG VIẾT THÔNG TIN ỨNG VIÊN (CURRICULUM VITAE) 2.2.1. Khái niệm
Sơ yếu lý lịch là một văn bản tóm tắt và liệt kê quá trình học tập, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và các thông tin liên quan của một cá nhân có thể được xem như một phần quan trọng nhất trong hồ sơ tìm việc làm. Sơ yếu lý lịch là thuật ngữ được sử dụng trong các văn bản hành chính về quản lý cán bộ công chức. Theo Khoản 2, Điều 6, Quyết định Số: 14/2006/QĐ –BNV về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ngày 06 tháng 11 năm 2006 có định nghĩa bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác minh, chứng nhận.
Sơ yếu lý lịch thường được xem xét đầu tiên bởi nhà tuyển dụng khi nhận hồ sơ của một ứng viên; nó đóng vai trò cung cấp thông tin quan trọng cho nhà tuyển dụng trong việc đánh giá năng lực và chọn lựa ứng viên.
Kỹ năng Tìm việc
Sơ yếu lý lịch thường được gọi tắt là CV (viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Curriculum Vitae”) hay Resume. Với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nước ngoài thì CV là thuật ngữ được dùng nhiều hơn. Trong các cơ quan nhà nước, mẫu lý lịch được quy định thống nhất theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, là mẫu sơ yếu lý lịch dành cho cán bộ công chức. Còn với doanh nghiệp hay các tổ chức khác, mẫu lý lịch sẽ do doanh nghiệp quy định hay tự ứng viên làm thực hiện, có thể có hoặc không yêu cầu phần thông tin về gia đình của ứng viên, cũng như có thể không yêu cầu xác nhận của các cơ quan quản lý địa phương.
2.2.2. Các kiểu Sơ yếu lý lịch
Căn cứ vào mục đích và đối tượng áp dụng, Sơ yếu lý lịch (còn gọi là Thông tin ứng viên) được chia thành nhiều nhóm khác nhau. Hai nhóm được chấp nhận rộng rãi đó là Lý lịch kiểu Mỹ (Resumé) và Lý lịch kiểu quốc tế (CV)
Lý lịch kiểu Mỹ (Resumé): Là văn bản ngắn gọn từ một đến hai trang (thường gói gọn trong một trang), thích hợp với tuyển dụng kinh doanh thông thường. Resumé mô tả ngắn gọn, cô đọng và nhấn mạnh về thành tích đạt được của ứng viên. Khi gửi Resumé thì không cần gửi kèm thư ứng tuyển (Cover Leter)
Lý lịch kiểu quốc tế (CV): CV là văn bản chi tiết hơn Resumé bao gồm quá trình học tập và làm việc của ứng viên được trình bày chi tiết có thể dài hơn vài trang; ngoài chứa thông tin về kinh nghiệm làm việc, quá trình giáo dục, các ấn bản, các giải thưởng đạt được,… nó còn có thể chứa thêm ví dụ về các công trình khoa học được thực hiện bởi ứng viên. CV kiểu này hay được các nhà tuyển dụng về nghiên cứu khoa học hay y khoa yêu cầu. Khi gửi CV, ứng viên nhất thiết phải gửi kèm theo một thư ứng tuyển. Tùy mỗi quốc gia lại có các quy định khác nhau khi viết CV. CV ở Mỹ có một số đặc điểm như: Không khuyến khích kèm ảnh chụp cá nhân trong CV, trừ ngành nghệ thuật biểu diễn hay các CV cho vị trí nghiên cứu khoa học thì liệt kê các sự kiện cũ nhất trước còn CV cho ngành khác thì liệt kê sự kiện mới nhất trước. CV thường được dùng chủ yếu khi bạn nộp hồ sơ tìm việc cho các vị trí liên quan đến học thuật, giáo dục, khoa học và nghiên cứu. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng CV trong hồ sơ xin học bổng tại Mỹ. Nếu bạn nộp hồ sơ tìm việcở các nước Châu Âu, Trung Đông, Châu Phi, Châu Á, CV bao giờ cũng được yêu cầu nhiều hơn so với
Kỹ năng Tìm việc
Resumé. Tại các nước nói tiếng Đức, CV luôn phải kèm theo hình ảnh chân dung của người viết…Những trường hợp ngoại lệ khi thực hiện CV như: Các nghệ sĩ có thể viết CV khá dài và có thể theo các định dạng sáng tạo không theo khuôn mẫu, và thêm thông tin về các biểu diễn hay trưng bày cá nhân hoặc theo nhóm.
Nhìn chung trên thế giới có sự phân biệt giữa CV và Resumé. Còn ở Việt Nam, chỉ có một hình thức là CV. Khi nộp đơn dự tuyển, ứng viên cần quyết định là sẽ làm hồ sơ tìm việc theo kiểu Resumé hay CV. Điều này tùy thuộc vào mục đích tuyển dụng của doanh nghiệp và quan điểm, phong cách của người làm nhân sự tại doanh nghiệp đó. Điều quan trọng nhất là ứng viên nên làm đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng trong việc chuẩn bị sơ yếu lý lịch. Mỗi vị trí ứng tuyển cần một cách trình bày khác nhau để liệt kê kinh nghiệm chuyên môn, bằng cấp và các hoạt động khác. Vì vậy bạn nên thiết kế theo cách riêng của bạn và với công ty mà bạn đang ứng tuyển. Ngoài ra, căn cứ theo kiểu viết lý lịch, người ta chia sơ yếu lý lịch thành bốn nhóm sau:
- Lý lịch kiểu kỹ năng: Kiểu lý lịch này thích hợp với những người có được kinh nghiệm quý báu qua nhiều công việc và khoá học không liên quan đến nhau. Nó đặc biệt phù hợp với sinh viên mới ra trường hoặc một người đang muốn thay đổi công việc. Lý lịch kiểu này tập trung vào khả năng hơn là công việc trước đây.
- Lý lịch theo trình tự thời gian: Kiểu lý lịch thẳng thắn này hữu ích với những người có kinh nghiệm làm việc ở những vị trí nói chung liên quan đến công việc họ muốn và không có sự ngắt quãng lớn về thời gian giữa các công việc. Nó bắt đầu bằng công việc gần đây nhất và tiếp tục đi ngược lại thời gian.
- Lý lịch kiểu chức năng: Làm nổi bật kinh nghiệm làm việc trước đây (không nhất thiết phải theo thời gian), trực tiếp cho thấy bạn đáp ứng được công việc đang ứng tuyển.
- Lý lịch kiểu hình tượng: Đôi khi được những người tìm việc trong lĩnh vực nghệ thuật như thiết kế và quảng cáo sử dụng. Kiểu này sử dụng các phông chữ, hình vẽ, màu sắc và cách bố trí để thể hiển tính sáng tạo cá nhân của người ứng tuyển.
Để có hình thức cho một CV ấn tượng với nhà tuyển dụng, ứng viên cầu chú ý những vấn đề sau:
Kỹ năng Tìm việc
- Câu chữ trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, các mục quan trọng bạn nên để chữ đứng, gạch chân hoặc in nghiêng để gây sự chú ý.
- Cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc, căn chỉnh hài hoà
- Trình bày hồ sơ trên hai trang giấy. Thông thường một hồ sơ không nên dài hơn hai trang giấy, trừ phi bạn có nhiều ưu thế và kinh nghiệm thật sự nổi bật.
- Sự khác biệt giữa CV – Sơ yếu lý lịch – Resumé chính là mức độ chi tiết thông tin cá nhân của bạn.
2.2.3. Các nội dung cơ bản của một sơ yếu lý lịch
Nắm được bố cục cơ bản của một CV, hiểu rõ nội dung từng phần thể hiện sẽ giúp bạn sở hữu CV ấn tượng, phù hợp yêu cầu của nhà tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng có thể đưa ra các yêu cầu khác nhau về những nội dung cần có của một bản sơ yếu lý lịch nhưng thông thường, nội dung trong bản sơ yếu lý lịch đều có những mục sau đây:
- Thông tin cá nhân
Đây là các thông tin liên hệ của ứng viên bao gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, chỗ ở hiện nay, điện thoại và email liên hệ… Email sử dụng phải trung tính, trang trọng, thường chọn email là chính tên họ của ứng viên khi dùng để tìm việc. Hình ảnh đưa vào phải rõ ràng, trang phục lịch sự và chuyên nghiệp.
- Mục tiêu nghề nghiệp
Mục tiêu nghề nghiệp cần viết cụ thể rõ ràng, không viết mục tiêu chung chung như “Tìm kiếm vị trí phù hợp với bản thân để phát huy hết tất cả những kinh nghiệm, kỹ năng của bản thân; từ đó hoàn thiện, trau dồi vốn sống cho bản thân”. Mục tiêu nghề nghiệp cần đề cập đến vị trí ứng tuyển, hướng đến công việc như:
“Là một nhân viên có trách nhiệm, sử dụng những kiến thức đã có về Marketing và chịu khó học hỏi tích lũy thêm để trở thành một nhân viên Marketing xuất sắc, góp
phần đưa thương hiệu Công ty lên Top đầu của ngành du lịch”.
Khi đọc mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên, thông thường nhà tuyển dụng quan tâm tới hai điều. Thứ nhất là mục tiêu phải phù hợp với vị trí và công việc đang tuyển dụng để xem xét đến khả năng làm việc và gắn bó lâu dài với công ty, thứ hai là mục tiêu phải phù hợp với kinh nghiệm, khả năng thực tế của ứng viên, ví dụ một sinh
Kỹ năng Tìm việc
viên mới ra trường mà đặt mục tiêu là trở thành quản lý sau một năm sẽ rất khó khả thi.
- Trình độ học vấn và quá trình đào tạo
Phần này nêu rõ tên trường, khóa học, bằng cấp đạt được. Nếu đã tốt nghiệp đại học thì không cần nêu tên trường cấp 1, 2. Các khóa học nghiệp vụ, kỹ năng có liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ hoặc bổ trợ cho công việc (nếu có). Nếu trong quá trình học tập được khen thưởng về thành tích nổi bật, ứng viên cũng nên ghi vào. Không nên đưa vào những khóa học không liên quan đến công việc dù bạn có tham gia.
- Kinh nghiệm làm việc
Những nội dung cần đề cập như ngày tháng bắt đầu và kết thúc công việc, tên công việc đảm nhận, thông tin về công ty như địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, mô tả công việc, thành tích đạt được… Khi trình bày kinh nghiệm, không nên đưa những công việc có khoảng thời gian làm quá ngắn (ngoại trừ khoảng thời gian thực tập hay làm thời vụ…) như từ 2/2016 đến 4/2016: Nhân viên Sales-Marketing, Công ty ABC. Nếu nhà tuyển dụng thấy bạn có quá nhiều công việc trong một khoảng thời gian ngắn, nghĩa là trong mắt họ bạn là người thường xuyên nhảy việc và có thể sẽ không gắn bó với họ lâu dài nếu bạn được tuyển dụng. Trong trường hợp có những khoảng trống trong quá trình làm việc, tức là thời gian đó bạn không làm việc thì cũng cần trình bày vắn tắt lý do sự gián đoạn đó.
Về nội dung mô tả công việc: ứng viên nên mô tả chi tiết hơn, không nêu trách nhiệm công việc phải làm một cách chung chung. Thay vào đó, nên nhấn mạnh thêm kết quả công việc như đưa vào những kỹ năng và thành tựu đạt được để nhà tuyển dụng thấy được bạn đã mang đến những giá trị cho chính bản thân bạn và công ty. Bạn cần cung cấp dẫn chứng cụ thể bằng các con số, tên chương trình, sản phẩm…Các chuyên gia cho rằng khi mô tả những công việc bạn từng làm, hãy đính kèm cả những thành công đạt được.
Ví dụ, nếu bạn từng làm quản lí văn phòng, đừng chỉ đơn giản viết rằng “quản
lý nhân viên” mà hãy liệt kê cả kết quả thực tế như “giúp làm giảm một phần ba chi phí quản lý của văn phòng”. Leslie Sokol (2009) đồng tác giả cuốn sách: “Suy nghĩ
Kỹ năng Tìm việc
tự tin, ứng xử tự tin” cho rằng: “Đã qua rồi cái thời chỉ cần liệt kê công việc và trách nhiệm”.
Ví dụ: không nên viết như sau:
Thiết kế - Công ty ABC (2012-2013)
Thiết kế website công ty, Thiết kế các hình ảnh.
Thay vào đó nên viết:
Thiết kế | Công ty ABC (7/2012-10/2013) Thiết kế Website Công ty: [link website]
Thiết kế banner cho các sự kiện A, B, C của Công ty Sự công nhận: Nhân viên xuất sắc nhất tháng 5/2013
Trong phần trình bày kinh nghiệm làm việc, chỉ nên đưa vào những công việc có liên quan đến vị trí đang được tuyển dụng hay những công việc giúp bạn học được các kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết cho công việc đang ứng tuyển. Nhiều ứng viên đưa vào những công việc không liên quan và không chỉ ra các điều học hỏi được cần có cho vị trí ứng tuyển mới. Nếu đã từng làm nhiều công việc thì bạn chỉ nên đưa vào những công việc liên quan nhiều nhất đến vị trí ứng tuyển. Nếu chưa có kinh nghiệm nhiều thì có thể đề cập đến những việc không liên quan nhưng nên đưa vào những