8. Kết cấu của luận văn
2.2.2. Thực trạng kế toán chi phí
2.2.2.1 Nội dung chi phí tại công ty TNHH Minh Hải
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức là các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu.
Công ty TNHH Minh Hải là công ty kinh doanh thương mại, do đó chi phí kinh doanh thông thường chỉ bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, không có các loại chi phí về sản xuất. Ngoài ra, công ty còn có các khoản chi phí tài chính và chi phí khác.
Đối với công ty, hoạt động kinh doanh thương mại chiếm tỷ trọng rất lớn, mang lại nguồn thu chủ yếu. Do đó, việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Công ty TNHH Minh Hải sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho và áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán được xác định căn cứ vào giá mua hàng hóa và chi phí mua hàng. Chi phí thu mua của lô hàng nào thì được tính và phân bổ vào giá trị hàng hóa của lô hàng đó. Các chi phí liên quan như chi phí nhân công hay khấu hao TSCĐ.. được hạch toán chung vào TK chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng bao gồm chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, cung cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài.. Đây là những chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hóa.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh từ lương, phụ cấp của cán bộ quản lý, khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý và các chi phí khác.
Chi phí tài chính của công ty thông thường phát sinh về thủ tục phí tại các ngân hàng, chi lãi vay, lỗ khi đánh giá tỷ giá các ngoại tệ và chi phí trong thanh toán.
Chi phí khác bao gồm: Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, nhượng bán, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ kế toán, chi phí để thu tiền phạt, chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng; các chi phí khác.
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Sau khi được phê duyệt về định mức và tổng số lượng hàng hóa đầu vào, phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm nguồn hàng, cùng với bộ phận có liên quan ký các hợp đồng kinh tế. hợp đồng kinh tế mua sản phẩm hàng hóa sẽ được giám đốc ký kết với các nhà cung cấp. Khi chuyển hàng hóa hàng hóa đến công ty theo các hợp đồng đã ký kết, đơn vị bán hàng đồng thời phải bàn giao Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2-giao khách hàng) cho bộ phận kiểm nhận hàng hóa. Sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, Hoá đơn GTGT này và Phiếu nhập kho sẽ được chuyển đến cho bộ phận kế toán để thực hiện việc tính toán và ghi chép.
Đối với các khoản chi phí liên quan đến nhân công như: Chi phí tiền lương, phụ cấp tiền lương, các khoản chi theo chế độ,… căn cứ vào Bảng chấm công tháng, Bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, các quyết định thanh toán lên lương,… Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí bán hàng (nếu liên quan đến đội bán hàng) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các khoản chi phí khác, căn cứ vào Phiếu đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, chứng từ liên quan đến thanh toán như Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng,.. kế toán thực hiện ghi nhận vào chi phí.
2.2.2.3 Kế toán chi phí
*Về giá vốn hàng bán
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho. Trong kỳ, khi mua hàng hóa, mọi chi phí hạch toán vào TK 156, chi tiết thành 1561 – Giá mua hàng hóa, theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hóa và 1562 – Chi phí mua hàng. Trong đó, TK 1562 được theo dõi chi tiết cho từng lô hàng để tính và
phân bổ vào giá trị hàng hóa. Các chứng từ kế toán trong hạch toán chi phí giá vốn hàng bán trong DN gồm: Hóa đơn GTGT, hóa đơn BH, bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận hàng hóa, phiếu chi, giấy báo nợ.
TK sử dụng: TK 632 “GVHB”. Ngoài ra còn sử dụng một số TK khác có liên quan như: TK 156, TK 157,…
Khi mua hàng hóa, căn cứ vào Bộ chứng từ thu mua, kế toán nhập vào chương trình, chương trình sẽ tự động cập nhật vào các tài khoản tương ứng.
Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán. Khi xuất bán hàng hóa, giá vốn hàng bán được tính bằng đúng giá trị của hàng hóa đó (bao gồm giá mua và chi phí thu mua nếu có đã phân bổ). Căn cứ vào Phiếu xuất kho, mã hàng hóa xuất bán, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: ghi nợ TK 632 đồng thời ghi có cho TK 156
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK xác định kết quả kinh doanh. Kế toán ghi Nợ TK 911 đồng thời ghi Có cho TK 632
* Kế toán chi phí bán hàng
Nội dung: Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên bộ phận bán hàng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng, chi phí điện nước điện thoại, fax... chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bộ phận bán hàng.
* Tài khoản sử dụng: Chi phí bán hàng của công ty được phản ánh trên TK 641 - Chi phí bán hàng.
TK 641 được chia thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 6411 - Chi phí nhân viên
TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì TK 6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ TK 6415 - Thuế, phí, lệ phí
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 - Chi phí khác bằng tiền.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng các TK đối ứng khác: TK111, TK112, TK331, TK911.
* Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Phiếu xuất kho, Các hợp đồng dịch vụ mua ngoài,…
* Trình tự kế toán: Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng dựa trên cơ sở các chứng từ hợp pháp như hoá đơn thuế GTGT (hoá đơn mua hàng, các dịch vụ mua ngoài), bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao TSCĐ... kế toán sẽ lập phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), lập uỷ nhiệm chi (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng), lập chứng từ (đối với những khoản nợ chưa thanh toán), kế toán tập hợp phân loại chứng từ, vào sổ chi tiết tài khoản 641- chi phí bán hàng để theo dõi. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 – Xác định kết quả bán hàng.
Công ty chủ yếu là tiêu thụ sản phẩm do đó chế độ trả lương cho nhân viên không phải tính theo sản phẩm mà tính theo thời gian trả theo tháng.
Mức lương phải trả = Thời gian làm việc * Mức lương thời gian / Ngày Trong đó:
Mức lương thời gian = Lương cơ bản * Hệ số / Số ngày theo chế độ Và các khoản tính vào thu nhập của nhân viên như thưởng, phụ cấp.
Còn các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), công ty áp dụng theo đúng quy định: BHXH được tính bằng 18% lương cơ bản, BHYT được tính bằng 3% lương cơ bản, BHTN được tính bằng 1% lương cơ bản, KPCĐ bằng 2% lương thực tế.
Cụ thể: 1) Căn cứ vào bảng tổng hợp Chi phí theo khoản mục, lương cơ bản là 247.754.000 đ, kế toán áp dụng theo đúng quy định của công ty các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ).
BHXH = 18% x 247.754.000 đ = 44.595.720 đ BHYT = 3% x 247.754.000 đ = 7.432.620 đ BHTN = 1% x 247.754.000 đ = 2.477.540 đ KPCĐ = 2% x 445.780.000 đ = 8.915.600 đ
Theo số liệu trên kế toán hạch toán: Nợ TK 6411: 514.076.480 đ Có TK 334: 450.655.000 đ Có TK 3383: 44.595.720 đ Có TK 3384: 7.432.620 đ Có TK 3382: 8.915.600 đ Có TK 3389: 2.477.540 đ
2) Căn cứ vào phiếu chi số 178 ngày 30/6/2016 thanh toán tiền phí gửi bưu phẩm là: 3.750.800 đ, thuế GTGT 10%. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6412: 3.750.800 đ Nợ TK 133: 375.080 đ
Có TK 111: 4.125.880 đ
Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911. * Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Nội dung: Là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng được cho bất kỳ hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Phiếu xuất kho, Các hợp đồng dịch vụ mua ngoài,…
Tài khoản sử dụng: Chi phí quản lý doanh nghiệp được công ty phản ánh trên TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp - dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản:
TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý, TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí TK 6426 - Chi phí dự phòng
TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.
Trình tự kế toán: Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, dựa trên cơ sở là các chứng từ hợp pháp như hóa đơn GTGT (hóa đơn mua hàng, các dịch vụ mua ngoài), bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao TSCĐ… kế toán tiến hành lập phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), lập ủy nhiệm chi (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng), lập chứng từ (đối với những khoản nợ chưa thanh toán), kế toán tập hợp, phân loại chứng từ, vào sổ chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để theo dõi, cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 – Xác định kết quả bán hàng.
Về tính khấu hao TSCĐ: Công ty đã dùng phương pháp tính khấu hao trung bình (hay còn gọi là khấu hao theo đường thẳng).
Theo phương pháp này thì số tiền khấu hao được tính cho mỗi thời kỳ trong thời gian hữu ích của tài sản là như nhau và được tính theo công thức:
Số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ = Số khấu hao TSCĐ phải trích kỳ trước + Số khấu hao TSCĐ tăng trong kỳ - Số khấu hao TSCĐ giảm trong kỳ
Trong tháng 6 năm 2016 có một số nghiệp vụ:
Cụ thể: 1) Căn cứ vào số khấu hao TSCĐ trong bảng tổng hợp chi phí theo khoản mục với số tiền là 85.787.564 đ. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6424: 85.787.564 đ Có TK 2141: 85.787.564 đ
2) Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán chi phí đi dự hội nghị (xăng xe, chi phí khách sạn, bãi đỗ xe…) của giám đốc siêu thị vật liệu xây dựng – Minh Hải Plaza, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6428: 5.675.000 đ Có TK 1111: 5.675.000 đ
3) Căn cứ vào bảng kê mua văn phòng phẩm tháng 6 của bộ phận hành chính, phòng kế toán và phiếu xuất kho ngày 01/6, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6423: 2.170.000 đ Có TK 153: 2.170.000 đ
4) Căn cứ vào bảng chi tiết và chứng từ gốc đi kèm mua xăng cho xe ô tô đưa đón nhân viên tháng 6/2016, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6422: 25.675.000 đ
5) Căn cứ hóa đơn tiền điện, nước tháng 5, kế toán hạch toán: Nợ TK 6427: 13.615.520 đ
Nợ TK 1331: 1.361.552 đ Có TK 112: 14.977.072 đ
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 * Về chi phí tài chính và các chi phí khác
Khi nhận được các chứng từ liên quan như thông báo lãi vay của ngân hàng, hóa đơn phí ngân hàng… kế toán lập chứng từ và ghi sổ cái TK 635 và các sổ kế toán có liên quan.
Ngoài ra, do các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ khá thường xuyên, với số lượng lớn và đa dạng về ngoại tệ giao dịch, chênh lệch tỷ giá cũng là một nội dung ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá được công ty thực hiện theo các quy định hiện hành. Khi đánh giá số dư ngoại tệ cuối năm, nếu chênh lệch lỗ về tỷ giá thì phần chênh lệch sẽ được ghi nhận vào chi phí tài chính.
Cụ thể: Ngày 30/06/2016 căn cứ vào hợp đồng vay vốn, Công ty trả lãi tiền vay cho Công ty CPSX và TM Âu Việt với số tiền vay là: 420.000.000đ, mức lãi suất 0.8%. Chi phí lãi vay phải trả là: 3.360.000đ
Các khoản chi phí khác như chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, công ty sử dụng TK 811- chi phí khác để ghi nhận. Căn cứ vào chứng từ thực tế, kế toán nhập
vào chương trình, hệ thống tự động cập nhập vào các tài khoản tương ứng. Cuối kỳ, TK 635 và 811 được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ 6: Ngày 20/16 /2016, Công ty thanh lý một chiếc xe chở hàng
Hyundai 34-K5607 được đưa vào sử dụng ngày 01/01/2010 (theo sổ sách kế toán đã ghi):
Nguyên giá: 1.950.000đ
Giá trị hao mòn đã trích: 1.550.000.000đ Giá trị còn lại của tài sản này là: 400.000.000đ
Giá bán tài sản này là: 440.000.000đ (đã bao gồm 10% thuế GTGT)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0083392 phiếu thu về từ nhượng bán TSCĐ(mẫu biểu ) kế toán định khoản:
Nợ TK 111: 440.000.000 Có TK 711: 400.000.000 Có TK 3331:44.000.000
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi định khoản giảm TSCĐ: Nợ TK 811: 400.000.000
Nợ TK 214: 1.550.000.000 Có TK 211: 1.950.000.000
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT 0085557),phiếu chi liên quan đến chi phí sửa chữa thanh lý nhượng bán TSCĐ kế toán định khoản
Nợ TK 811: 500.000 Nợ TK 133: 50.000
Có TK 111: 550.000
2.2.2.5 Sổ kế toán
Kế toán chi phí sử dụng các sổ kế toán như:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra như: Hóa đơn GTGT liên 2, hóa đơn GTGT liên 3, hóa đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, phiếu hạch toán, phiếu thu, phiếu xuất kho, giấy báo có, bảng sao kê tài khoản, các chứng từ khác: Bảng chấm công, bảng lương, bảng phân bổ khấu hao,… được
dùng làm căn cứ ghi vào chứng từ ghi sổ, phát sinh theo trình tự thời gian.; sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán (phụ lục số 2.7), căn cứ ghi sổ: Kế toán căn cứ vào số liệu được ghi trên chứng từ ghi sổ và các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho, phiếu kế toán, hóa đơn GTGT … làm căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 632, sổ chi tiết bán hàng TK 632 – Giá vốn hàng bán (phụ lục số 2.11)…; sổ cái TK 641 – chi phí bán hàng; Sổ cái TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp; Sổ cái TK 635 – chi phí tài chính; sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng…sổ cái TK 515, căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ và hợp đồng sửa chữa TSCĐ làm căn cứ ghi trên chứng từ ghi sổ thu nhập khác (Phụ lục 2.12), chi phí khác (Phụ lục 2.13 )….