kế xây dựng điện Hiếu Bình.
2.1.3.1. Các chính sách kế toán được áp dụng tại công ty
Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày
26/8/2016 của Bộ Tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Tính và nộp thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng. Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng : Nhật ký chung Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA
2.1.3.2. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán phù hợp
Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký Chung trong điều kiện có sử dụng kế toán trên máy. Đây là hình thức kế toán khá đơn giản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế. Phản ánh mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản). Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên máy. Việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vừa giảm bớt công việc ghi chép đồng thời tránh được sự trùng lắp các nghiệp vụ, tăng tốc độ xử lý thông tin, lập các Báo cáo Tài chính nhanh chóng và cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý.
Hình thức nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán sau: - Sổ nhật kí chung
- Sổ cái các tài khoản - Các bảng kê
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trước khi áp dụng phần mềm kế toán, kế toán công ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức công tác kế toán của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Trình tự ghi chép theo hình thức “Nhật ký chung” được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ ghi chép theo hình thức “Nhật ký chung”
Ghi chú: Ghi cuối kỳ
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Nguyễn Thùy Linh 40 CQ55/21.08
Chứng từ kế toán Sổ chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Sổ quỹ Sổ nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết
- Theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”, hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra trước hết ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
2.1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Hệ thống chứng từ kếtoán được dùng để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế của công ty, phản ánh kịp thời trạng
thái và sự biến động của đối tượng hạch toán đồng thời là căn cứ ghi sổ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán được tổ chức ở công ty theo hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn giúp cho phòng giám đốc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của công ty.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho công ty gồm:
* Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp gồm 4 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương,….
+ Chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, sổ quỹ, séc, uỷ nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ…
+ Chỉ tiêu TSCĐ: Biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê, hoá đơn mua bán TSCĐ, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ, các thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ.
* Quy định về lập chứng từ:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
* Tổ chức, tiếp nhận, lập và luân chuyển chứng từ:
Tất cả các chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán Công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán sau khi được chuyển về phòng kế toán sẽ được chuyển cho kế toán các phần hành cụ thể trong phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Kế toán tổng hợp kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải báo với người có thẩm quyền để xử lý kịp thời, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.1.3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán công ty hiện hành được quy định theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của BTC.
Cách thức mở tài khoản chi tiết với các đối tượng:
-Tài khoản doanh thu: được theo dõi chi tiết theo từng nội dung (doanh thu cung cấp dịch vụ)
-Tài khoản chi phí: được theo dõi tương tự như doanh thu
-Tài khoản tiền mặt: được chi tiết thành tiền VNĐ và ngoại tệ, Tiền VNĐ lại được chi tiết theo từng bộ phận quản lý.
-Tài khoản tiền gửi ngân hàng: tương tự tiền mặt. Các loại tiền được chi tiết theo từng ngân hàng và từng loại tiền gửi.
-Tài khoản hàng tồn kho: được mở rất chi tiết, ví dụ như TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang)
2.1.3.5. Phần mềm kế toán MISA
Để giảm nhẹ công tác kế toán vốn phức tạp tại đơn vị, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Phần mềm giúp cho công việc của các kế toán viên được giảm bớt, nhẹ nhàng và khoa học hơn, đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Đặc điểm của phần mềm kế toán MISA:
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cho từng lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, xây dựng, sản xuất...
- Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách, kết chuyển lãi lỗ, lập BCTC tự động sau khoảng 5 phút
- Từng nghiệp vụ đều được thiết kế theo đúng thông tư 133/2016/TT- BTC và 200/2014/TT-BTC.
- Giảm đến 80% thời gian, 90% sai sót so với làm kế toán theo phương pháp thông thường.
Giao diện phần mềm kế toán MISA tại Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình:
Hình 2.1. Màn hình giao diện phần mềm kế toán MISA
Sơ đồ Trình tự hạch toán trên phần mềm kế toán
Nguyễn Thùy Linh 46 CQ55/21.08
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ
Sơ đồ 2.4. Trình tự hạch toán trên phần mềm kế toán
Cập nhật vào máy Tệp số liệu chi tiết
Tổng hợp số liệu cuối tháng
Tập hợp số liệu tổng hợp tháng
Lên báo cáo BÁO CÁO TÀI CHÍNH, SỔ SÁCH KẾ TOÁN
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CÔNG TY TNHH KHẢO SÁT THIẾT KẾ XÂY DỰNG ĐIỆN HIẾU BÌNH
2.2.1. Tình hình sử dụng lao động của công ty
Hiện nay Công ty TNHH Khảo sát thiết kế và xây dựng điện Hiếu Bình gồm 8 nhân viên trong đó:
- Bộ phận kế toán gồm 2 kế toán
- Bộ phận kỹ thuật gồm 6 kỹ thuật viên
Đội ngũ cán bộ của Công ty hiện nay tương đối trẻ, có trình độ cao, nhạy bén, khả năng hội nhập tốt. Bên cạnh đội ngũ cán bộ trẻ là các đội ngũ cán bộ thâm niên, có kinh nghiệm và trình độ cao, giàu nhiệt huyết, luôn hăng say cống hiến cho sự phát triển chung của Công ty.
2.2.2. Kế toán tiền lương2.2.2.1. Chứng từ kế toán 2.2.2.1. Chứng từ kế toán
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương - Hợp đồng lao động
- Phiếu chi
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
2.2.2.2. Tài khoản và sổ kế toán
a. Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình sử dụng các TK chủ yếu sau:
* TK 334 – Phải trả người lao động: Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lương và các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng… và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
TK 334 có 2 TK chi tiết cấp 2: - TK 3341 – Phải trả công nhân viên - TK 3348 – Phải trả người lao động khác
Ngoài ra, còn có một số tài khoản như TK 154, TK 642,… b. Sổ kế toán
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương áp dụng theo hình thức Nhật ký chung sử dụng các sổ:
- Sổ chi tiết TK 334
- Sổ cái TK 334, sổ Nhật ký chung
2.2.2.3. Hạch toán tiền lương
Hiện nay, công ty TNHH Khảo sát thiết kế xây dựng điện Hiếu Bình tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian.
Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực hiện theo từng bộ phận và có một bảng chấm công được lập một tháng một lần. Hàng ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng, người phụ trách chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người trong ngày tương đương ứng từ cột 1 đến 31. Bảng chấm công được công khai trong phòng và trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công.
Cuối tháng, các bảng chấm công của từng bộ phận được chuyển về bộ phận kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty ở mỗi bộ phận. Kế toán căn cứ vào đó để tính công cho từng người lao động.
Trường hợp nhân viên chỉ làm một thời gian lao động theo quy định ngày. Vì lý do đó vắng mặt trong thời gian còn lại của ngày thì trưởng bộ phận căn cứ vào số thời gian làm việc của người đó, để xem có tính công ngày đó cho họ hay không.
Việc tính lương cho nhân viên dựa vào bảng chấm công, mức lương cơ bản và các khoản khác. Các bảng tính lương sau khi lập xong phải có đủ chữ ký của Giám đốc công ty, người lập bảng và kế toán của công ty.
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2020, kế toán nhập máy theo định khoản:
Nợ TK 334
Có TK 1111 – Tiền mặt (ĐồngViệt Nam)
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 12, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương:
Hình 2.2. Bảng chấm công tháng 12/2020
lương cơ bản tối thiểu quy định của nhà nước là 1.490.000 đồng/tháng. Như vậy mức lương tháng cơ bản sẽ được tính như sau:
Mức lương tháng cơ bản = 1.490.000 x lươngHệ số x Số ngày làm việc trong tháng (23 ngày) Để đảm bảo mức sống của CBCNV công ty còn có một số quy định về một số