1 3 Dịch vụ logistic chủ yếu
3.2.1. Giải pháp 1: : Phát triển đội ngũ nhân viên logistics chuyên
3.2.1.1 Nội dung giải pháp
Đội ngũ nhân viên logistics của công ty có nhƣng chƣa thật mạnh hiện tại cỉ có 9 nhân viên ở phòng logistics nhƣng chủ yếu là nhân viên kho bãi, chƣa tập trung
vào nghiệp vụ chính nhƣ thuê tàu, khai hải quan hay vận tải do đó trƣớc hết phát
triển đội ngũ ở đây là:
Bƣớc 1 : Xây dựng đội ngũ nồng cốt tìm kiếm các nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm và kiến thức về hoạt động logistics để làm nền từ đó thuyên chuyển các nhân viên có nguyện vọng hoặc tìm nguồn từ bên ngoài
Bƣớc 2 : Sàn lọc lại sau khi đào tạo một thời gian tổ chức đánh giá lại hoạt động logistics của nhân viên cũng nhƣ những kết quả mà các nhân viên này đạt đƣợc tiến hành giữ lại các nhân viên này làm nhân viên chính thức ngoài ra các nhân viên chƣa đạt tiêu chuẩn có thể cho cơ hội ký hợp đồng thời vụ hoặc là cho thôi việc
Bƣớc 3 : Phân loại từ những nhân viên đƣợc giữ lại tìm kiếm các nhân viên thích hợp cho từng vị trí nhƣ nhân viên giao nhận, nhân viên chuyên làm chứng từ, nhân viên khai hải quan, nhân viên quản lý đơn hàng, theo dõi giá của các hang tàu và các đại lý khác vì tìm đƣợc những đại llys có giá tốt sẽ giúp cho công ty tiết kiệm đƣợc rất nhiều chi phí.
3.2.1.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Lấy ý kiến các quản lý về việc cần thiết xây dựng đội ngũ logistics này.
Có điều kiện về tài chính để có thể thu hút các nhân viên có kinh nghiệm về làm việc cho phòng logistics của công ty, công ty đang chủ yếu tìm đối tác qua phòng thu mua nên cần đặt tiêu chuẩn cho phòng thu mua để đảm bảo các yêu cầu của phòng logistics.
Xây dựng đƣợc khung hoạt động cũng nhƣ chuẩn đánh giá nhân viên phòng logistics một cách chính xác để có thể tìm ra và giữ lại những nhân viên đủ tiêu chuẩn cho hoạt động logistics lâu dài của công ty.
3.2.1.4 Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
Giảm thiểu tối đa chi phí bên ngoài không cần thiết cho doanh nghiệp, khi khấu hao hết chi phí thì doanh nghiệp sẽ có thêm tản để tiếp tục sử dụng về sau.
Giảm đƣợc tối đa thời gian do nhân viên có kinh nghiệm sẽ cho thời gian giải phóng nhanh hơn đảm bảo đƣợc các chi phí lƣu container lƣu bãi .Thời gian chính là một trong những yếu tố quyết định mua của khách hàng do đó khi khách hàng cảm thấy đƣợc sự nhanh nhẹn trong công tác giao hàng là một lợi thế trong việc giữ chân khách hàng hợp tác lâu dìa với một công ty.
Xây dựng đƣợc đội ngũ logistics riêng tạo ra nhiều lợi thế cho công ty vì công ty đi số lƣợng lớn có thể bàn bạc trực tiếp với các hang tàu không cần phải thông qua trung gian giảm thiểu chi phí và đảm bảo giá cả cạnh tranh cho các sản phẩm của công ty.
3.2.2 Giải pháp2: Tổ chức lại hoạt động logistics để nâng cao khả năng hoạt động, chuyên nghiệp hơn trong hoạt động hoạt động, chuyên nghiệp hơn trong hoạt động
3.2.2.1 Nội dung giải pháp
Đội ngũ logistics hiện tại doanh nghiệp chƣa có, chỉ có nhân viên kho là chủ yếu, xây dựng đội ngũ logistics ở đây là đảm bảo làm sao cho tất cả các hoạt động logistics của doanh nghiệp đƣợc nhân viên trong công ty thực hiện mà không phỉa thuê bên ngoài nhƣ hiện tại.
Về nhân viên:
Việc đầu tiên cần làm chính là phân chia nhiệm vụ rõ rang của nhân viên
phòng logistics và phòng thu mua đây để giảm thiểu áp lực cho nhân viên thu mua đồng thời là điều kiện để phát triển kỹ năng cho nhân viên phòng logistics.
Đào tạo thêm và tuyển thêm nhân viên có chuyên môn về xuất nhập khẩu, quản trị hko vận, vận tải hàng hóa, nhân viên khai báo hải quan, đội ngũ xe vận tải chuyên dụng. thuyên chuyển các nhân viên trƣớc đây theo dõi hoạt động logistics ở phòng supply chian để có thể học hỏi và đảm bảo làm hạt nhân để phát triển đội ngũ
logistics cho công ty.
Về cơ sở vật chất:
Xây dựng riêng cho mìnhmột đội ngũ bao gồm xe nâng dùng trong nhà kho chuyên vận chuyển nguyên vật liệu và thành phẩm, sắp xếp các hàng hóa, đƣa hàng hóa thành phẩm ra vào kho.
Vấn đề vận tải cần đƣợc chứ trọng khi công ty chƣa chủ động đƣợc nguồn xe vận tải riêng mà phải thuê toàn bộ nhƣ xe đầu kéo và cả xe tải trong khi đó nhu cầu vận tải của công ty rất lớn khi mà vận chuyển hàng cho khách hàng, các công ty ở gần có nhu cầu trả hàng đóng gói kèm nhƣ pallet cũng làm cho hoạt động vận tải tăng không kém.
Hệ thống kho bãi :
Công ty chỉ có kho chính tại công ty trong khi để đảm bảo nguồn hàng cung cấp kịp thời cho khách hàng thì công ty phải thuê thêm các kho bên ngoài nhƣ ở Đà Nẵng và Hà Nội nên để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng công ty nên xây dựng thêm
các kho bãi tại miền Trung và Miền Bắc để đảm bảo lợi nhuận kinh tế cho doanh nghiệp của mình.
3.2.2.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Xây dựng đội ngũ vận tải chuyên dụng cho công ty, đặc thù hàng hóa là lon nhom rỗng đóng trong các pallet nên xây dựng đội xe tải phù hợp với nhu cầu công
ty để giao các lô hàng trong nƣớc, xem xét vấn đề xe tải đầu kéo vì công ty rất thƣờng nhập xuất hàng hóa đó diều kiện để hình thành đội hình vận tải. Công ty có thể mua thêm các xe vận tải và dung phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định từ đó có thể linh động hơn trong vấn đề vận tải và có thể nhận lại các hàng hóa đóng gói kèm dễ dàng hơn.
Khách hàng công ty trải dài từ bắc tới nam, công ty nên có thêm kho hàng ở Đà Nẵng(hiện tại đang thuê) và Hà Nội để đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách
hàng.
3.2.2.3 Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
Tổ chức lại phòng logistics với đầy đủ các nghiệp vụ từ khâu thuê tàu, khai hải quan và vận tải đảm công ty có thể tự vận động.
Tăng lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp khi mà các chi phí lợi nhuận đƣợc giảm tối thiều khi giảm đƣợc các mục trung gian trong hoạt động
Xây dựng đƣợc đội ngũ vận tải riêng thông qua việc khấu trừ khấu hao tăng thêm tài sản cố định cho công ty.
3.2.3. Giải pháp 3: Tăng cƣờng hoạt động đào tạo nghiệp vụ logistics cho nhân viên nhân viên
3.2.3.1 Nội dung giải pháp
Đòa tạo nghiệp vụ là rất cần thiết cho nhân viên không riêng gì logistics nhƣng
do có những đặc điểm riêng nên nhân viên cũng cần đƣợc đào tạo một cách bài bảng để có thể đảm nhận đƣợc công việc đƣợc giao, cần đào tạo các nghiệp vụ có liên quan nhằm đáp ứng cho nhu cầu phát tiển nguồn nhân lực logistics cần cho nhân viên là qua tất cả công việc liên quan nhằm tìm ra ƣu nhƣợc điểm của nhân viên , các nghiệp vụnhƣ: Khai hải quan Kiểm soát đơn hàng Chạy chứng từở cảng và các hang tàu Kiểm tra vận tải kể cả vận tải nội địa và quốc tế Phát lệnh giao hàng nội bộ, chuẩn bị chứng từ
Giám sát kho, sắp xếp xuất nhập nguyên vật liệu thành phẩm và các phụ phẩm đóng gói.
Có thể thực hiện hoạt động đào tạo bằng việc cho nhân viên làm việc thực tế cũng nhƣ tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn nhƣng nên lƣu ý để việc đào tạo có hiệu quả cần đào tạo ở ngoài doanh nghiệp để đảm bảo nhân viên có thời gian học hỏi các kinh nghiệm đƣợc truyền đạt
3.2.3.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Nhu cầu phát triển phòng logistics đƣợc các cấp quản lý quan tâm.
Nhân viên thật sự có nhu cầu học hỏi nâng cao kỹ năng đồng thời nâng cao kỹ năng cho nhân viên không nên quá ép buộc sẽ làm cho nhân viên cảm thấy áp lực và tìm chỗ làm mới.
Tìm đƣợc các nhân viên xuất sắc làm gƣơng cho sựthay đổi hoạt động.
Nguồn giảng viên cộng tác viên có kinh nghiệm truyền cảm hứng cho sựthay đổi.
3.2.3.3 Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
Sẽ đạt đƣợc các mục đích và yêu cầu về nâng cao chất lƣợng nhân viên, đảm bảo yêu cầu chuyển giao công việc khi có sự thuyên chuyển công việc trong nội bộ công ty.
Tạo đƣợc môi trƣờng tốt nhất cho nhân viên khi hoàn toàn trong môi trƣờng học tập không bị vƣớng bận công việc công ty.
Tạo cốt lõi phát triển chính là nguồn nhân lực có chất lƣợng để hoạt động diễn ra nhanh chóng hiệu quả hơn.
3.2.4 Giải pháp 4: Thống nhất cơ chế quản lý hoạt động logistics3.2.3.1 Nội dung giải pháp 3.2.3.1 Nội dung giải pháp
Đầu tiên để thống nhất cơ chế quản lý giả quyết tồn tại về quản lý chồng chéo hoạt động logistics chính là việc tách phòng logistics độc lập ra quyết định với các phòng ban khác để đáp ứng đƣợc việc tự kiểm soát các công việc có liên quan
đến chính bản thân phòng logistics. Đề xuất giảm tải cho nhân viên thu mua bằng cách tổ chức lại phòng logistics làm chuyên môn về xuất nhập khẩu, phòng thu mua
chỉ chịu trách nhiệm tìm kiếm đối tác dịch vụ, phòng logistics sẽ làm tất cả các khâu còn lại nhƣ tham gia kiểm, nhận , phát chứng từ, kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu, thời gian hàng về cho công ty.
Tổ chức lại quy trình xuất nhập thành phẩm và nguyên vật liệu giảm bớt các bƣớc đệm để tiến hành giải phóng hàng nhanh nhất có thể cho công ty nhăm tăng năng suất kho hàng. Phân chia rõ ràng lại công việc không để thiếu trách nhiệm khi có việc xảy ra, nhân viên skinh doanh phải chịu trách nhiệm việc làm sai các chứng
từ nhƣ hóa đơn và phiếu đóng gói không để sai sót dẫn đến chậm trễ giao hàng và đổ lỗi cho nhân viên phòng thu mua của công ty.
3.2.3.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Công ty đã có phòng logistics chỉ cần cơ cấu lại bộ phận thu mua và logistics
cho phù hợp, chuyển công việc và nhân viên thu mua giảm áp lực;
Hiện tại nhân viên phòng thu mua có 4 ngƣời một trợ lý, một ngƣời chuyên nhận thu mua các hàng hóa sản suất lon, một chuyên thu mua các phụ tùng linh kiện thay thế cho dây chuyền sản xuất, một chịu trách nhiệm làm các việc nhƣ thanh toán chứng từ và mua các vật dụng cho các bộ phận khác theo yêu cầu, một chuyên về các mảng còn lại xuất nhập khẩu lon, nắp, nhộm cuộn và điều hành việc thu mua cho công ty về vấn đề dịch vụ ăn uống, vận tải , hải quan, máy móc điện tử cho
công ty.
Từ đó có thể thấy không đồng nhất giữa phòng logistics khi phải thông báo qua lại khi có yêu cầu giao nhận hàng hóa nên tổ chức lại nhân viên phòng logistics sẽ chịu trách nhiệm luôn cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
3.2.3.3 Kết quả dự kiến khi thực hiện giải pháp
Thông suốt trong quá trình kiểm soát hàng hóa đến giao nhận hàng hóa của
công ty.
Giảm áp lực cho nhân viên của các phòng nhƣ supply chain để có thể tập trung vào công việc chuyên môn.
Giải quyết vấn đề đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố, có cách khắc phục kịp thời cho công ty, giảm đƣợc việc ra các quyết định trung gian gây ảnh hƣởng đến các công việc cần nhanh về thời gian
3.2.5 giải pháp 5: Giải quyết các nhu cầu dịch vụ logistics trong ngắn hạn để đápứng hoạt động logistics của công ty hạn để đápứng hoạt động logistics của công ty
3.2.5.1 Nội dung giải pháp
Tạm thời trong thời gian đầu thì việc hoàn toàn hình thành một đội ngũ logistics của riêng doanh nghiệp là khá khó khăn do công tác chuẩn bị xây dựng chuyền thứ hai gần nhƣ tận dụng toàn bộ nguồn lực của công ty, nên tạm thời để ổn định tình hình hoạt động chúng ta vẫn sẽ giữ lại các nhà cung cấp dịch vụ trƣớc đây đã từng hợp tác nhƣng nhất định phải rà soát lại năng lực để xem xét đảm bảo hoạt động của chính doanh nghiệp.
Thực hiện kiểm tra nhà thầu sau khi kí kết hợp đồng theo định kì ngoài hồ sơ năng lực cần kiểm tra mức độ đáp ứng nhu cầu của công ty. Giải quyết tốt các trƣờng hợp phát sinh, liên kết nhà thầu với công ty khác ứng phó với trƣờng hợp khẩn cấp có các thay đổi trong quá trình thực hiện các hợp đồng.
Đa dạng hóa các nhà thầu, có chƣơng trình khuyến khích cho các nhà thầu nếu vƣợt tốc độ và thời gian cần thiết để có thể giao hàng.
Nhà thầu cần có những cải tiến trong quá trình hai công ty hợp tác để có thể cải thiện dịch vụ của mình phù hợp với nhu cầu phát triển ngày càng mạnh của công
ty TBC-Ball Việt Nam.
Xem xét lại quá trình hợp tác nhằm đảm bảo đối xử công bằng giữa nhà thầu phụ, nhà thầu chính, nhà thầu mới và nhà thầu cũ của công ty.
Có thể cải thiện qua trình hợp tác bằng các thỏa thuận tài chính nhằm đáp ứng nhu cầu công ty.
3.2.3.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Tạo các biểu mẫu mới để định kì kiểm tra đối tác.
Đổi mới phƣơng pháp kiểm tra, ngoài việc tập trung kiểm tra qua các biểu mẫu của công ty cân đến tận công ty để kiểm chứng thực tế, yêu cầu công ty dịch vụ thƣờng xuyên cung cấp các bằng chứng về giấy phép, về năng lực tài
chính để có thể tiếp tục hoạt động.
Cho các công ty cung cấp dịch vụ thƣờng xuyên đấu thầu đảm bảo tính công bằng cũng nhƣ là đem lại hiệu quả hoạt động cao nhất cho bản thân công
ty.
3.2.3.3 Kết quả dự kiến đạt đƣợc khi thực hiện giải pháp
Giảm thiểu rủi ro xảy ra với công ty khi các công ty dịch vụ không đáp ứng đƣợc yêu cầu gây ảnh hƣởng đến uy tín của công ty.
Tăng liên kết với các nhà thầu ở các lĩnh vực.
Tạm thời đảm bảo các hoạt động logistics phục vụ sản xuất cũng nhƣ phân phối sản phẩm diễn ra bình thƣờng duy trì hoạt động của công ty trƣớc khi công ty sẵn sàng cho đội ngũ của riêng mình.
3.4 Kiến nghị
3.4.1 Kiến nghị với công ty
Qua khóa luận tốt nghiệp với đề tài: giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics của Công Ty TNHH TBC-Ball Việt Nam, tuy chƣa thật xuất sắc vì trình độ của sinh
viên nhƣng hy vọng đó là đóng góp cho công ty trong quá trình từng ngày hoàn thiện hoạt động sản xuất của mình, tự mình làm chủ đƣợc tất cả các quá trình tạo ra sản phẩm và đƣa đến tay khách hàng của mình, em hy vọng công ty có thể xem xét và ứng dụng khóa luân này trong việc ra quyết định có nên thành lập đội ngũ logistics chuyên nghiệp cho công ty hay không. Công ty nên xem xét lại hoạt động tổng thể của mình để hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức sản xuất, đội ngũ kỹ thuật.
TÓM TẮT CHƢƠNG 3
Chƣơng 3 cho ta thấy đƣợc định hƣớng phát triển của công ty qua đó là các giải pháp mà sinh viên đƣa ra hy vọng công ty có thể áp dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, vì chỉ dừng ở mức độ là sinh viên chƣa có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý, . hành doanh nghiệp nên các giải pháp chỉ mang tính đề xuất chứ chƣa phải là chuyên nghiệp áp dụng ngay. Côngty có thể cân nhắc sữa chữa các giải pháp để có đƣợc .
KẾT LUẬN
Khóa luận tốt nghiệp đƣợc sinh viên viết trên cơ sởứng dụng các kiến thức đã
học trong thời gian thực tập tại phòng thu mua Công Ty TNHH TBC-Ball Việt