1 3 Dịch vụ logistic chủ yếu
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công Ty TBC-Ball Việt Nam
Nguồn: phòng Hành chính –Nhân sự Công Ty TNHH TBC-Ball Việt Nam 2.1.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban trong công ty
Nguồn: phòng Hành chính –Nhân sự Công Ty TNHH TBC-Ball Việt Nam Hội đồng thành viên: Cơ quan quản trị cao nhất của công ty, bảo vệ lợi ích và tài sản của công ty, đảm bảo việc đầu tƣ thu lãi. Mọi quyết định chiếc lƣợc hoạt động của công ty phải bắt nguồn hoặc đƣợc phê duyệt bởi hội đồng thành
viên.
Tổng giám đốc: Điều hành chung, chịu sự giám sát của Hội đồng thành viên, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng thành viên và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao.
Phòng Sales và Marketing: Nghiên cứu tiếp thị và thông tin khách
hàng; phân khúc thị trƣờng, xác định mục tiêu, định vị thƣơng hiệu; xây dựng và thực hiện chiến lƣợc marketing.
Phòng Nhân sự: Phụ trách công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên; chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về kết quả thực hiện các chế độ, chính sách đãi ngộ đối với ngƣời lao động theo quy định của Luật pháp Việt Nam và các chính sách phúc lợi của Công ty nhằm không ngừng nâng cao ƣu thế cạnh tranh của Công ty trên thị trƣờng lao động; xác nhận đề nghị chi lƣơng, lƣơng quyết toán và kết quả tổng hợp quyết toán lƣơng hàng tháng.
Hội đồng thành viên Tổng Giám Đốc GĐ. Tài chính TP. Kế toán Tài chính TP. Công nghệ Thông tin TP. Chuỗi cung ứng TP. Sales & Marketing TP. Hành chính Nhân sự GĐ. Điều Hành TP. Sản xuất TP. Chất lƣợng TP. Kỹ thuật
Phòng kế toán tài chính: Hoạch toán, phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức quản lý kế toán, cung cấp thông tin cho lãnh đạo về tình hình biến động nguồn vốn, hiệu quả sử dụng tài sản, vật tự, tiến vốn của các đơn vị thành viên và công ty.
Phòng công nghệ thông tin: tham mƣu, hỗ trợ cho Tổng giám đốc về lĩnh vực Công nghệ Thông tin của toàn Công ty (bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giái pháp công nghệ thông tin); tối ƣu hóa hệ thống, bảo mật, an toàn dữ liệu.
Phòng chuỗi cung ứng: Quản lý số lƣợng, tình trạng luân chuyển hàng, kiểm tra các hóa đơn, chi phí liên quan đến việc xuất hàng, xem xét nhu cầu mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và nhu cầu mua hàng của các phòng ban; tìm kiếm, liên hệ nhà cung ứng, cập nhật thông tin và tìm hiểu giá cả thị trƣờng; xây dựng chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn.
Phòng sản xuất: theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng mua hàng,
kịp thời đƣa ra những quyết định thích hợp nhằm đảm bảo việc cung ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời và đáp ứng các yêu cầu về chất lƣợng của các loại vật tƣ, công cụ, dụng cụ cho hoạt động sản xuất của công ty; tổ chức sử dụng hiệu quả các hoạt động sử dụng nguyên vật liệu, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty; trực tiếp sản xuất ra sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, đảm bảo hoạt động sản xuất theo đúng kế hoạch.
Phòng chất lượng: kiểm tra, cải tiến, phê duyệt các công đoạn sản xuất, tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao chất lƣợng, giảm tốn thất nội bộ và báo cáo định kỳ.
Phòng kỹ thuật: Xây dựng quy trình công nghệ để sản xuất sản phẩm. Nghiên cứu xây dựng danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm và định mức kỹ thuật áp dụng trong Công ty.
2.1.3 Hoạt động chính của công ty
Công ty chuyên sản xuất và cung cấp cho thị trƣờng sản phẩm lon nhôm hai mảnh. Gọi là lon nhôm hai mảnh vì nó bao gồm 2 phần ghép lại với nhau- thân lon
và nắp lon.Sản phẩm này là nguồn nguyên liệu đầu vào của các công ty Bia-Nƣớc giải khát.Với công suất hiện tại, mỗi ngày TBC-Ball cũng cấp ra thị trƣờng hơn hai triệu vỏ lon đạt chất lƣợng tốt. Tuy nhiên với trình độ kỹ thuật và cơ sở vật chất
hiện có Công ty chỉ mới sản xuất đƣợc thân lon còn về phần nắp lon chủ yếu vẫn nhận nguồn cung cấp từ Công ty mẹ ở Thái Lan.
2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2012 đến năm 2014 đến năm 2014
Sau hơn 2 năm đi vào hoạt động TBC-Ball đã đạt đƣợc những thành tựu đáng kể, kết quả của quá trình không ngừng phát triển, đổi mới đã tạo nên một hình ảnh tốt trong mắt khách hàng.
Ta thấy năm 2012 là năm đầu tiên công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣng đã đạt đƣợc doanh thu gần 150 tỷ VND trong quý đầu tiên- Một khởi đầu đầy triển vọng cho một tƣơng lai bền vững trong mục tiêu nắm giữ thị phần chủ chốt trong phân phối lon nƣớc giải khát.
Sang năm 2013 doanh thu bắt đầu tăng đáng kể và tƣơng đối ổn định. Điều này có thể lý giải TBC-Ball đã không ngừng cố gắng trong việc đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, không ngừng tìm kiếm thêm những nguồn khách hàng mới. Đồng thời ngành bia rƣợu- nƣớc giải khát cũng đang rất phát triển tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất của Công ty. Nhu cầu nhiều nên nguồn cung phải nhiều vì vậy TBC-
Ball dễ dàng nâng cao vị thế của mình trong thị trƣờng lon hai mảnh ở Việt Nam và
cả khu vực châu Á. 146 175 198 225 275 271 274 226 350 345 0 50 100 150 200 250 300 350 400 tỉ đồng quý
Biểu đồ 2.1: Doanh thu theo quý giai đoạn 2012-2014 Nguồn: Phòng Kế toán Công Ty TNHH TBC-Ball Việt Nam
Do đó sang quý IV/2014 doanh thu của Công ty đã tăng vƣợt bậc. Chứng tỏ
TBC-Ball đã dần tạo hiệu tốt với khách hàng và nhận đƣợc sự ủng hộ tích cực từ họ. Đến thời điểm này, khách hàng của TBC-Ball không chỉ dừng lại ở kinh doanh trong nƣớc mà còn xuất khẩu sang các nƣớc khu vực Đông Nam Á.Với đà phát triển này chắc chắn ở những quý sau doanh thu của Công ty sẽ không dừng lại ở con số 345,02 tỷ.
Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty từ khi thành lập đến nay tƣơng đối tốt điều đó cho thấy TBC-Ball đã tạo cho mình đƣợc một chỗ đứng trên thị trƣờng, tuy nhiên ngoài mặt tích cực đó ta có thể thấy có những quý doanh thu tăng chậm thậm chí là giảm điều này có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau.
Tuy nhiên sự tăng trƣởng theo hƣớng tích cực đó cũng đã chứng minh một cách thuyết phục những gì mà TBC-Ball đã làm đƣợc. Đây là một khích lệ rất lớn để
2.2 Thực trạng về hoạt động logistics tại công ty TNHH TBC-Ball Việt Nam Nam
2.2.1. Tình hình sử dụng dịch vụ logistics của công ty
Các họat động logistics tại Công Ty TBC-Ball Việt Nam đƣợc thực hiện thông qua phòng thu mua của công ty vì công ty đa phần thuê các nhà dịch vụ để
giúp công ty đảm nhận hoạt động này, tại đây các điều kiện về nhà thầu, hoạch định về số lƣợng tối ƣu đƣợc đánh giá theo khuôn mẫu chung và đến hạn kì thì việc kiểm tra sẽ đƣợc tiến hành bằng việc kiểm tra các nhà cung cấp qua bảng hỏi trực tuyến hoặc đến trực tiếp công ty dịch vụ để tìm hiểu thực tế nhằm cung cấp thông tin chính xác và kịp thời nhất về các yếu tố cần thiết nhằm đảm bảo chất lƣợng dịch vụ.
Do yêu cầu khắc khe của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO về an toàn sức khỏe cho ngƣời lao động nên việc dùng nhân công cho nhà máy cũng đƣợc đặc biệt chú trọng, phụ nữ mang thai sẽ không đƣợc tham gia vào quá trình sản xuất ra sản phẩm nếu vị trí của ngƣời này ở nơi có mức độ nguy hiểm cao nhƣ kho hàng ở gần vị trí đặt hóa chất của công ty hay phải làm việc xoay 3 ca, nên việc quản trị logistics của
nhà máy sẽ phải bao gồm luân chuyển công việc cho phù hợp khi phát hiện các trƣờng hợp có thai ở khu vực sản xuất.
Việc quản lý tài chính và dịch vụ của công ty thông qua phần mềm kế toán S.A.P nên việc quản lý các giaodịch với công ty .
Phần mềm này sẽ cho phép các phòng ban có có tài khoảng riêng nhằm đáp ứng từng nhu cầu của riêng mình.
Sau đây là ví dụ cho việc áp dụng phần mềm kiểm soát đơn hàng:
Tại Công Ty TNHH TBC-Ball Việt Nam khi phòng kinh doanh kí hợp đồng với đối tác thì bộ phận sản xuất sẽ lên lịch tiến hành sản xuất cho các đơn hàng đây cũng là quá trình logistics nội bộ diễn ra đầu tiên khi mà mỗi ca sản xuất sản phẩm sẽ đƣợc nhập kho, đóng kí mã hiệu và đƣợc đƣa vào hệ thống nhằm kiểm soát, ngẫu
nhiên các lô hàng sẽ đƣợc phòng đảm bảo chất lƣợng kiểm tra lại trƣớc khi cho
khách hàng.
Khi đến hạn giao hàng, phòng kinh doanh tiến hành gửi yêu cầu đến kho theo số đặt hàng của lô hàng,nhân viên phòng thu mua sẽ gửi yêu cầu nội bộ từ số liệu trên hệ thống đến khi đủ số lƣợng, từ đây phòng logistics sẽ liên hệ với các nhà vận tải để tiến hành chuyển hàng hóa đến khách hàng, nếu hàng hóa giao nguyên kiện thì sẽ trực tiếp gửi đi, nếu bị lẻ thì sẽ đƣợc đóng gói lại cho phù hợp với số
lƣợng giao hàng. Nếu là hàng giao nội địa thì đến đây nhiệm vụ của phòng logistics coi nhƣ hoàn thành sau khi giao hàng, nhƣng nếu đây là hàng xuất đi nƣớc ngoài thì lúc này phòng logistics gửi lệnh giao hàng đến phòng thu mua từ đây cùng với chứng từ mà phòng kinh doanh cung cấp là hợp đồng phiếu đóng gói, hóa đơn thƣơng mại sẽ đƣợc giao cho khách hàng và công ty khai thuê hải quan nhằm thông quan giao hàng cho khách hàng biết đƣợc thông tin và diễn ra quá trình thanh toán.
Để xem rõ hơn quy trình dòng chảy logistics tại công ty chúng ta có
lƣu đồ 2.1 nó miêu tả việc sử dụng dịch vụ logistics trong quá trình sản xuất kinh doanh tại công ty.
Lƣu đồ 2.1: quy trình sử dụng logistics tại công ty TBC-Ball nguồn: phòng thu mua công ty
Qua sơ đồ về quy trình logistics ta sẽ có thể thấy đƣợc logistics tại công ty trải qua 3 bƣớc
Bƣớc 1: Nhập khẩu-vận chuyển các nguyên vật liệu thành phẩm, phụ tùng từ nƣớc ngoài về kho của doanh nghiệp. Trong bƣớc này việc nhập khẩu và vận tải
đƣợc các công ty dịch vụ thực hiện. Khi có hợp đồng mua nguyên vật liệu đến ngày
Nhà cung cấp nguyên vật liệu(nhôm cuộn)
Lon sleek can nắp lon Chi tiết, phụ tùng thay thế
dây chuyền sản xuất Lon nhôm sản xuất Kho chứa Nhôm phế liệu vận chuyển,sắp xếp nắp lon vận tải, nhập khẩu vận tải xuất khẩu hoặc tiêu thụtrong nước vận tải xuất khẩu, tái chế tái nhập làm nguyên liệu 1 3 2
giao hàng công ty bên bán sẽ gửi các chứng từ gốc cho công ty sau đó công ty sẽ
dung công ty dịch vụ khai thuê hải quan để thực hiện việc nhập khẩu sau đó việc vận chuyển sẽ do công ty dịch vụ vận tải thực hiện để đƣa hàng hóa về kho của công ty. Nhân viên logistics tại công ty chỉ có trách nhiệm trong việc tìm đối tác dịch vụ và giao các chứng từliên quan cho đối tác.
Ƣu điểm: tận dụng đƣợc sự chuyên nghiệp của nhà cung cấp dịch vụ
thông qua kinh nghiệm thực hiện các nghiệp vụ khai thuê hải quan và vận tải chuyên nghiệp.
Nhƣợc điểm : thực hiện qua nhiều bƣớc trung gian, giấy tờ chuyển đi
cho nhiều ngƣời dễ gây chậm trễ, thất lạc
Bƣớc 2: Các hoạt động logistics tịa công ty, công việc này bao gồm việc thực hiện các công việc tại kho công ty nhƣ xếp hàng hóa mua đƣợc, lƣu trữ các nguyên vật liệu, phân phối nguyên vật liệu cho sản xuất, sau khi qua sản xuất tổ
chức lƣu trữ thành phẩm, phế phẩm điều phối cho các hoạt động kinh doanh, khi có nhu cầu xuất hàng từ phòng kinh doanh, phòng logistics của công ty sẽ nhận đƣợc yêu cầu bán hàng nội bộ(job order) để sắp xếp hàng hóa xuất giấy giao hàng.
Ƣu điểm : nhanh gọn, công tác điều phối , báo cáo đƣợc thực hiện bằng hệ thống máy tính nên mang tính chuyên nghiệp
Nhƣợc điểm :phòng logistics chỉ đảm nhận một khối lƣợng nhỏ trong tất cả các nghiệp vụ liên quan đến logistics nên chƣa có đội ngũ logistics thật hoàn thiện.
Bƣớc 3: Các hoạt động logistics liên quan đến bán hàng, sau khi có đặt hàng nội bộ thì phòng logistics sẽ liên lạc với các nhà vận tải để giao hàng theo đúng hẹn của phòng kinh doanh, nếu giao hàng trong nƣớc thì sẽ đƣợc giao hàng bằng các xe tải chuyên dụng, nếu là giao hàng đi nƣớc ngoài thì sẽ giao thêm các háo đơn chứng từ cho nhà cung câp dịch vụ để họ có thể làm các giấy tờ hải quan liên quan đến việc xuất hàng đi nƣớc ngoài.
Ƣu điểm: sự chuyên nghiệp của các nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện dễ dàng các hoạt động vận tải và khai báo hải quan nếu cần thiết.
Nhƣợc điểm: qua nhiều khâu trung gian, phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung cấp dịch vụ cho công ty.
Từ sơ đồ hoạt động logistics tại công ty chúng ta có thể thấy đƣợc những ƣu nhƣợc điểm của hoạt động logistics tại công ty tnhh TBC-Ball, chúng ta có thể thấy đƣợc ở mỗi mô hình kinh doanh thì đều có ƣu, nhƣợc điểm từ đó dung các ƣu điểm để khống chế các nhƣơc điểm để có thể giảm tối thiểu các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình hoạt động nhìn chung mô hình hoạt động logistics tại công ty TNHH TBC-Ball ta có:
Ƣu điểm: tận dụng ƣu thế của các nhà dịch vụ địa phƣơng về tính chuyên nghiệp cũng nhƣ kinh nghiệm làm việc trong nƣớc.
Nhƣợc điểm: qua nhiều khâu trung gian, dễ thất lạc các giấy tờ, tốn thời gian không cần thiết và có nhiều rủi ro trong hoạt động của các công ty dịch vụ mà công ty không thể kiểm soát đƣợc.
*Thống kê tình hình sử dụng dịch vụ logistics
Sốlƣợng sử dụng dịch vụ từquý I năm 2013 đến quý I năm 2015
Chính thức đi vào hoạt động vào giữa năm 2012 công ty đã liên tục phát triển
và tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng, với quy mô 860 triệu lon nhôm trong 1 năm
thì việc quản trị kho hàng và các hoạt động liên quan đến vận tải phải đƣợc điều phối nhịp nhàng qua số liệu của phòng thu mua chúng ta có thể thấy đƣợc công ty
duy trì điều độ công tác vận riêng quí 1 năm 2015 tuy chỉcó 1 quý nhƣng đã có 401
lần sử dụng các dịch vụ liên quan đến vận tải và khai hải quan cho thấy bƣớc chuyển biến rõ rệt, đây cũng là thời gian đƣa vào thực hiện giai đoạn 2 của dự án là lắp thêm một chuyền sản xuất thân lon và một dây chuyền sản xuất nắp lon. Dƣới
đây là bảng thống kê tình hình chuyển giao dịch vụ qua các nhà dịch vụ logistics mà
công ty đã sử dụng từ khi thành lập: Bảng 2.1 sốlƣợng vận tải qua các công ty dịch vụ Quý quý I và II quý năm 2013 quý III và quý IV năm 2013 quý I và quý II năm 2014 quý III và qu ý IV năm 2014 quý I năm 2015 số lƣợng(lần ) 554 646 588 429 401
Nguồn: thống kê từ số liệu phòng thu mua
Bảng 2.1 thống kê lại sốlƣợng sử dụng các dịch vụliên quan đến hoạt động logistics của công ty đƣợc các nhà thầu đảm nhận, các công việc nhƣ xe đầu kéo,