Nghệ Tĩnh
Quy trình hoạt động xuất khẩu của Công ty Lương thực Thanh Nghệ TĨnh được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình xuất khẩu của Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh
Nguồn: Phòng kinh doanh
2.1.3.1. Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập tự tìm lấy đối tác thực hiện việc xuất khẩu. Vì vậy quá trình tìm kiếm đối tác và phát đơn chào hàng bao gồm cả bảng báo giá nhằm giới thiệu cho các đối tác nước ngoài sản phẩm gạo cần xuất khẩu. Sau khi phát đơn
Ký hợp đồng XK Kiểm tra L/C Chuẩn bị hàng hóa Kiểm nghiệm hàng hóa Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại (nếu có) Thuê tàu và mua bảo hiểm
chào hàng hai bên sẽ tiến hành ký kết và đàm phán để thống nhất quy trình giao hàng và trách nhiệm cụ thể của mỗi bên khi xảy ra các trường hợp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng đàm phán.
Quá trình đàm phán sẽ kết thúc khi hai bên đạt được thỏa thuận về giá cả và chi phí sẽ tiến hành ký kết một hợp đồng nguyên tắc, sau đó hai bên về kiểm tra cụ thể tính toán hợp lý xem phương án có khả thi hay không sau đó sẽ quyết định đi đến việc ký hợp đồng chính thức và các điều khoản trở nên cụ thể và rõ ràng hơn.
2.1.3.2. Kiểm tra L/C
Sau khi ký kết hợp đồng với bên nhập khẩu Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh sẽ được bên nhập khẩu sẽ tiến hàng phát hành bảo lãnh thanh toán tại ngân hàng mà bên nhập khẩu chỉ định (Công ty thường chỉ định phát hành bảo lãnh tại ngân hàng VietComBank). Sau đó Công ty sẽ được ngân hàng thông báo đã có bảo lãnh thanh toán về đến nơi thì Công ty bắt đầu tiến hành kiểm tra xem xét các điều kiện bảo lãnh có phù hợp với những gì đã ký kết trước đó, phần lớn việc thực hiện bảo lãnh được ngân hàng kiểm tra hộ rất kĩ càng công việc của Công ty chỉ là xem xét quá trình thanh toán và số tiền bảo lãnh có phù hợp nhưng trong hợp đồng hay không. Sau khi thẩm tra L/C và khả năng thanh toán của đối tác đảm bảo hợp lệ, Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh tiến hành bảo lãnh thanh toán cho bên thu gom và bắt đầu thực hiện các thủ tục cần thiết để thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Nghiệp vụ này Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh có thế mạnh vì hầu hết cán bộ xuất nhập khẩu đều nắm chắc nghiệp vụ, do vậy có thể tiến hành hoàn toàn thuận lợi và dễ dàng. Kiểm tra L/C sau khi ký kết hợp đồng có thể nói là nghiệp vụ rất quan trọng vì nó liên quan cả đến khâu thanh toán lẫn thực hiện hợp đồng.
2.1.3.3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh phần lớn huy động nguồn hàng từ các Công ty thu mua trong nước, các đối tác miền Nam như Công ty Lương thực Phước Thành hoặc các đối tác miền Bắc có Công ty xuất nhập khẩu Nam Hà Nội, Công ty tiến hành ủy thác xuất khẩu cho các Công ty và các Công ty sẽ xuất hàng trong kho tiến hành quá trình xuất khẩu.
Công ty chuyên xuất khẩu các loại gạo với các quy cách phẩm chất như sau:
Gạo mới thu hoạch, được xay xát không quá 4 tháng kể từ thời điểm giám định. Tiêu chuẩn chất lượng gạo phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn phẩm
chất, quy cách xuất khẩu được cơ quan giám định kiểm tra chất lượng và đạt các tiêu chuẩn xuất khẩu sau:
- Độ dài của hạt:
+ Nếu là gạo hạt dài: thì số hạt >7mm chiếm trên 10%
+ Nếu là gạo hạt ngắn: thì số hạt <6mm không vượt quá 20% - Các tạp chất tối đa trong đó, bao gồm:
+ Hạt sọc đỏ : 1.25% + Hạt vàng : 0,75 + Hạt phấn : 7% + Hạt hỏng : 0,75% + Hạt nếp : 1,5% + Hạt non và tạp chất: 0,25% + Hạt thóc : 20 hạt/kg
- Tỷ lệ kim loại nặng không được vượt quá hàm lượng: + Thủy ngân : 0,01 PPM
+ Chì : 0,1 PPM + Asen : 0,15 PPM + Catmi : 0,04 PPM - Độ ẩm không quá : 14%
- Độ xay xát: được xay xát, đánh bóng tốt
Như vậy, Công ty căn cứ vào các tiêu chuẩn đó để thu gom hàng xuất khẩu tránh tình trạng hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất, nhằm giảm chi phí và thời gian thu mua hàng xuất khẩu .
2.1.3.4. Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu
Về phía Công ty từ khâu thu mua cho đến khi bao gói sản phẩm, Công ty cử một đội ngũ cán bộ có chuyên môn hoặc thuê VinaControl theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lượng của hàng hóa theo tiêu chuẩn đã quy định để có thể hạn chế và loại trừ khuyết tật của hàng hóa.
Về phía khách hàng thì có khách hàng trực tiếp gửi đại diện hoặc thuê một công ty có chuyên môn ra kho hàng hoặc cầu cảng để kiểm tra chất lượng hàng giao. Sau khi kiểm tra, khách hàng sẽ giao cho Công ty bản IC (Inspection Certificate) trong đó khẳng định hàng hóa đúng chất lượng hay không. Nếu hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu và bên đối tác thấy
phù hợp với những gì đã thỏa thuận công ty bắt đầu tiến hành quá trình vận chuyển.
2.1.3.5. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa
Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh xuất khẩu gạo theo hai hình thức: theo giá CIF ( Cost Insurance and Freigt) hoặc theo giá FOB (Free On Board) nên Công ty giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Đây là một thế mạnh của Công ty vì hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa theo giá FOB. Vì vậy, Công ty vừa tăng thêm được ngoại tệ, vừa tạo điều kiện cho các ngành khác như ngành vận tải, bảo hiểm phát triển.
Công ty thường trực tiếp kí kết hợp đồng vận tải với Công ty Hàng Hải Việt Nam(Vosco). Nếu hợp đồng xuất khẩu có số lượng hàng giao lớn thì Công ty thuê tàu chuyến. Ngược lại, nếu số lượng hàng xuất khẩu nhỏ thì Công ty sử dụng hình thức chuyên chở bằng container, đăng ký chỗ (gọi là lưu cước) của một tàu chợ để chở hàng.
Về bảo hiểm, Công ty mua bảo hiểm của Công ty Bảo Hiểm Việt Nam (Bảo Việt) theo hình thức bảo hiểm bao(Open Policy). Công ty mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, Công ty chỉ gửi đến Bảo Việt một thông báo bằng văn bản gọi là “giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Hình thức hợp đồng bảo hiểm này được Công ty sử dụng vì Công ty là một doanh nghiệp xuất khẩu gạo thường xuyên, nhiều lần trong một năm.
2.1.3.6. Làm thủ tục hải quan
Khai báo hải quan: Công ty cử đại diện (thường là nhân viên phòng kinh tế đối ngoại) kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai (customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục, giấy tờ.
Xuất trình hàng hóa: Hàng hóa xuất khẩu được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Gạo là mặt hàng xuất khẩu với khối lượng lớn nên việc kiểm tra hàng hóa và giấy tờ của hải quan thường diễn ra ở nơi giao hàng cuối cùng. Nhân viên hải quan kiểm tra, niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hóa theo nghiệp vụ của mình.
Thực hiện các quyết định của hải quan: Công ty có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện theo các quyết định của hải quan.
2.1.3.7. Giao hàng lên tàu
Hàng xuất khẩu được vận chuyển bằng đường biển, vì vậy Công ty phải tiến hàng các công việc:
Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng.
Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ làm hàng. Bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng xếp hàng lên tàu
Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển B/L (Bill of Lading). Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng (Clean on Board B/L) và phải chuyển nhượng được (negotiable). Vận đơn ngay sau đó được chuyển ngay về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
2.1.3.8. Thủ thục thanh toán
Công ty Lương thực Thanh Nghệ Tĩnh chỉ sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C (Letter of Credit). Đây là phương thức đảm bảo hợp lý, thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro cả cho Công ty và đối tác.
Sau khi nhận được L/C Công ty phải kiểm tra, so sánh với nội dung và điều kiện ghi trong hợp đồng, nếu có chỗ nào chưa phù hợp phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa chữa bằng văn bản.
Ngân hàng thông báo của công ty thường là VietComBank. Quy trình thanh toán của Công ty được thực hiện như sau:
Ngay sau khi hàng hóa xuất bến công ty nhận được đầy đủ chứng từ sẽ ra ngân hàng VietComBank làm hồ sơ và thủ tục thanh toán chuyến hàng vừa xuất bến. Ngân hàng VietCombank sẽ làm việc với ngân hàng của đối tác và khi chứng từ được coi là hợp lệ thanh toán tiền sẽ chuyển về tài khoản của Công ty ngay lập tức sẽ chuyển tiền vào đối tác thu gom gạo cho Công ty thanh toán đầy đủ như cam kết ban đầu hai bên đã kĩ.
2.1.3.9. Giải quyết khiếu nại
Về số lượng, trọng lượng hàng hóa: nếu là lỗi của Công ty thì giải quyết khiếu nại bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu.
Về phẩm chất không phù hợp thì có thể áp dụng quy định tại Điều 41- Công ước LaHay 1964; Điều 46, 50 Công ước Viên 1980 ... Công ty tự sửa chữa khuyết tật và chịu chi phí hoặc người mua tự sửa chữa. Công ty hoàn chi phí, giảm giá hàng bán; thay hàng khuyết tật bằng hàng mới phù hợp về phẩm chất; huỷ hợp đồng (người mua có quyền huỷ hợp đồng khi Công ty vi phạm các điều khoản hợp đồng...)
Đối với khiếu nại về không giao hàng hoặc chậm giao hàng thì nộp phạt hoặc bồi thường tuỳ trường hợp cụ thể.
Công ty cũng có thể khiếu nại người mua nếu người mua không trả tiền hoặc trả chậm so với quy định trong hợp đồng; có thể khiếu nại do người mua từ chối nhận hàng mà không có lý do chính đáng; nếu hợp đồng quy định rằng người mua có nghĩa vụ cung cấp bao bì mà người mua giao cho Công ty không đúng thời hạn làm cho Công ty không giao được hàng hoặc giao hàng không đúng thời hạn.
Nói chung việc giải quyết khiếu nại (nếu có) được Công ty tiến hành nghiêm túc, thoả thuận thường hướng tới sự nhất trí của hai bên mà không phải chuyển sang giải quyết bằng kiện tụng. Như vậy đỡ tốn thời gian, có lợi cho cả hai bên.