(ì) Nguyên nhân do quy định, quy trình nghiệp vụ
Một là, quy trình thiết kế chưa chuẩn: xây dựng quy trình chưa chặt chẽ, có nhiều so hở dẫn tới cán bộ ngân hàng đà thực hiện đúng quy trình nhưng vẫn gây sai sót hoặc kẻ xấu lợi dụng để lừa đảo, chiếm đoạt tài sản của ngân hàng.
Hai là, quy trình không hiệu quả: có những quy trinh được xây dựng lên nhưng hoạt động không hiệu quả như thừa bước gây tốn thời gian hoặc thiếu bước gây rủi ro.
Ba là, thiếu chốt kiểm soát, chất kiểm soát không hiệu quả: khi xây dựng quy trình, việc quan trọng là phải xây dựng đầy đủ các chốt kiểm soát trong mỗi bước thực hiện, đảm bảo nguyên tắc 4 mắt (một người thực hiện, một người kiểm soát lại).
Bốn là, quy trinh chưa được văn bản hóa: về nguyên tắc, mỗi hoạt động kinh doanh hay vận hành của ngân hàng đều phải được văn bản hóa chính thức đế tất cả các cán bộ nhân viên ngân hàng thực hiện thống nhất, đảm bảo mồi bước thực hiện đều có bước kiểm soát rủi ro chặt chẽ. Tuy nhiên, nếu một số hoạt động của ngân hàng chưa được văn bản hóa sẽ dẫn tới tình trạng mỗi cá nhân, mỗi đơn vị thực hiện theo một cách khác nhau, có đơn vị thực hiện công việc có sự kiểm soát, có đơn vị không. Việc này dẫn tới rủi ro sai sót, gian lận gây tốn thất về tài chính và uy tín cho ngân hàng.
Năm là, thiếu hợp lý trong cơ chế hợp tác giữa các phòng ban: mỗi ngân hàng là một khối thống nhất, để đảm bảo hoạt động kinh doanh cũng như quản trị tốt cần có sự hỗ trợ, hợp tác giữa các phòng ban để đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc, đảm bảo hiệu quả chung của ngân hàng. Tuy nhiên, nếu không có sự hợp tác phù hợp
giữa các phòng ban trong chính nội bộ ngân hàng có thể dẫn tới tắc nghẽn công việc tại một số khâu, tốc độ xử lý công việc chậm, hiệu quả thấp, mất uy tín và mất khách hàng ...
Sáu là, cơ câu tô chức không hợp lý: Việc xây dựng một cơ câu tô chức không hiệu quả có thế dẫn tới hoạt động kinh doanh không hiệu quả, các phòng ban không biết phối hợp với ai để thực hiện công việc, không có đủ bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm thực hiện các mảng công việc cần thiết của ngân hàng, dẫn tới ngân hàng hoạt động không ổn định, không bền vững, không hiệu quả.
(ii) Do yếu tố con người
Xuất phát từ chính mồi cán bộ nhân viên trong ngân hàng cố tình thực hiện không đúng quy trình hoặc vô tình/cẩu thả gây sai sót trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ hoặc gian lận nhằm chiếm đoạt tài sản của ngân hàng, cụ thể:
Một là, cán bộ nhân viên không tuân thủ quy trình: mỗi quy trình được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc, chuẩn mực và thông lệ chung, vừa đảm bảo kinh doanh tốt vừa kiểm soát được rủi ro cho ngân hàng.
Hai là, công việc quá tải hoặc thiếu nhân sự gây ra lỗi, sai sót trong quá trình vận hành: việc này có thể dẫn tới cán bộ bỏ bước, làm thiếu bước trong quy trình để kịp thời gian xử lý công việc phục vụ khách hàng , gây ra sai sót, gây tổn thất cho ngân hàng.
Ba là, cán bộ thiếu kinh nghiệm/ chưa đủ nàng lực để giải quyết công việc.
Bốn là, đào tạo chưa đầy đủ: cán bộ chưa được đào tạo đầy đủ, không nắm vững các công việc cần thực hiện dẫn tới làm sai bước hoặc gây chậm trễ trong xử lý công việc , khách hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ của ngân hàng ...
Năm là, gian lận của cán bộ : Các hành vi gian lận/ biển thú thường xảy ra tại những bộ phận tiếp xúc trực tiếp với tiền mặt (kiếm ngân, thủ quỷ, giao dịch viên, kiểm soát viên ...), tín dụng nhân viên thẩm định , phê duyệt, giải ngân...
Sáu là, tỷ lệ nhân sự nghỉ việc cao: Ngân hàng thường xuyên phải tuyển nhân viên thay thế, việc này có độ trễ về thời gian đào tạo , tiếp nhận , bàn giao công việc, gây gián đoạn hoặc chậm trễ trong các khâu xử lý công việc.
(iii) Do lỗi hệ thống công nghệ thông tin
Hệ thống hoạt động không ổn định gây ra lỗi hoặc không đáp ứng được tốc độ phát triển của các sản phẩm, dịch vụ hoặc chưa có đầy đủ hệ thống để hỗ trợ các
hoạt động kinh doanh/ vận hành dân đên phải thực hiện thủ công gây ra nhiêu sai sót, cụ thể như:
Thiếu tự động hóa: với tốc độ phát triển đa dạng các sản phẩm , dịch vụ của ngành ngân hàng thì luôn cần sự hỗ trợ tự động cùa hệ thống công nghệ thông tin để giảm thiếu tối đa các sai sót trong quá trình thực hiện thủ công cũng như nâng cao tốc độ xử lý công việc .
Sự cố ứng dụng/ phần cứng/ hệ thống khi các ứng dụng , phần cứng , hệ thống gặp sự cố có thể gây ảnh hưởng lớn tới các dịch vụ của ngân hàng vấn đề bảo mật, chương trình hệ thống lỗi thời không hợp lý, gián đoạn hệ thống truyền dữ liệu, hệ thống hởng hóc...
(iv) Rủi ro từ các hệ thống hỗ trợ khác
Do việc chỉ đạo hướng dẫn và hỗ trợ chưa kịp thời, chưa hiệu quả, chồng chéo gây khó khăn ách tắc cho bộ phận nghiệp vụ.
Do cơ chế quản lý về công tác hỗ trợ chưa phù hợp, chưa đáp ứng yêu cầu hỗ trợ cho bộ phận nghiệp vụ.
ì.3.4.2. Nguyên nhân khách quan
(ỉ) Mỏi trường pháp lý và chính sách pháp luật
Các hoạt động kinh tế nói chung và các hoạt động ngân hàng nói riêng đều chịu ảnh hưởng của môi trường pháp lý. Cụ thể đối với ngân hàng sẽ chịu tác động trực tiếp từ các chính sách tiền tệ, chính sách tỷ giá, quy định về đảm bảo an toàn vốn..., quy định về quản lý rúi ro hoạt động, quy định về kiểm tra kiểm soát nội nộ, quy định về thanh tra giám sát hoạt động ngân hàng. Nếu các hệ thống văn bản không rõ ràng, chồng chéo hoặc không có văn bản dưới luật hướng dẫn cụ thể sẽ khiến các ngân hàng gặp nhiều khó khăn trong quá trình triền khai từ đó ảnh tác động trực tiếp đến các hoạt động của ngân hàng, gây rủi ro trong mọi hoạt động.
(ii) Môi trường kinh tế, chính trị - xã hội
Môi trường kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản trị rủi ro hoạt động của NHTM. Môi trường kinh doanh lành mạnh thì công tác quản trị
RRHĐ sẽ thuận tiện, ngược lại khi môi trường kinh tế có nhiều bất ổn, biến động
mạnh và liên tục sẽ khiên công tác quản trị RRHĐ cân nhiêu biện pháp quản trị, nguồn lực thời gian và để có thể kiểm soát.
Môi trường chính trị bao gồm các yếu tố như chế độ chính sách chính trị, dân trí, thu nhập, văn hóa cộng đồng (phong tục, tập quán). Theo đó, hoạt động kinh doanh sẽ phát triển và ít gặp các rủi ro trong môi trường chính trị ốn định, nhận thức của người dân về sản phấm tốt. Đặc biệt lao động tại mỗi vùng miền, địa phương khác nhau lại có văn hóa và phong cách khác nhau, nếu cán bộ nhân viên ngân hàng
không toàn tâm toàn ý với công việc thì rất dề để xảy ra sự cố trong quá trình giao dịch, thao tác... và từ đó dẫn đến các rủi ro hoạt động trong ngân hàng.
(iỉi) Rủi ro về thiên tai, hỏa họa, bệnh dịch, gian lận của khách hàng
Đây được coi là nhân tố ảnh hưởng lớn đến rủi ro hoạt động của các NHTM bởi tính bị động của ngân hàng trong mọi sự việc, chi phí khắc phục tốn kém, mất nhiều thời gian để khắc phục. Các NHTM cần xây dựng phương án ứng phó cụ thể với từng trường hợp để có thể triển khai phòng ngừa và khắc phục rủi ro một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Cụ thể là:
Rủi ro do các sự kiện bên ngoài hoặc do tự nhiên (động đất, bão lũ, dịch bệnh...) gây thiệt hại về cơ sở vật chất, an toàn kho quỹ, tâm lý và hệ thống cán bộ từ đó tác động tới hoạt động kinh doanh của ngân hàng.
Rủi ro do hành vi lừa đảo, trộm cắp hoặc phạm tội của các đối tượng bên ngoài ngân hàng như: trộm cắp, cướp, giả mạo giấy tờ, giả mạo séc ...