Hãy mang thật nhiều danh thiếp, vì người Đức có xu hướng thích nhận cũng như trao đổi danh thiếp. Danh thiếp phải bao gồm cả tên đầy đủ cũng như địa vị của bạn, và các bằng cấp đại học mà bạn đã có, hay những tổ chức mà bạn là hội viên. Và cũng nên đưa vào danh thiếp ngày thành lập của công ty bạn nếu như đó là một việc đáng được tôn kính. Khi thiết kế danh thiếp, phải ghi nhớ trong đầu rằng người Đức muốn biết càng nhiều về phẩm chất và trình độ của bạn càng tốt.
Danh thiếp của bạn có thể được in bằng tiếng Anh, vì đa số doanh nhân Đức đều biết tiếng Anh. Và cũng nên dịch sang tiếng Đức ở mặt bên kia.
Cuộc gặp đầu tiên thường diễn ra ở văn phòng làm việc, nơi mà những đối tác của bạn sẽ tìm hiểu về bạn, xem đơn chào hàng của bạn và tìm hiểu công ty của bạn.
Ở cuộc gặp mặt, hãy theo dõi những người cấp trên của bên đối tác để biết mức độ trịnh trọng trong cư xử mà bạn phải thực hiện, cũng như trong cách ăn mặc và chỗ ngồi.
Người Đức thường đến điểm hẹn hết sức đúng giờ và hy vọng bạn cũng vậy.
Người Đức là những người suy nghĩ theo hướng phân tích rất kỹ lưỡng. Những sự kiện thực tế chính là nền tảng của văn hóa kinh doanh Đức, tình cảm không hề có liên quan gì ở đây, nhất là trong đàm phán.
Mặc dù mạnh mẽ, quyết đoán nhưng doanh nhân Đức là những người không chấp nhận rủi ro, họ rất thận trọng, đặc biệt rất trọng chữ tín (Tuy nhiên lớp doanh nhân trẻ dám chịu rủi ro hơn).
Chính vì vậy để đàm phán với người Đức thành công thì trong giai đoạn tiền đàm phán cần chuẩn bị thông tin về đất nước, con người, đối tác, hàng hóa…thật kỹ lưỡng. Chuẩn bị kế hoạch, tài liệu với chứng cứ thật đầy đủ, lập luận chặt chẽ, logic, tính toán khoa học. Nếu dịch ra được tiếng Đức thì càng tốt. Chuẩn bị lực lượng đàm phán giỏi chuyên môn, ngoại ngữ (thông thạo tiếng Anh, Đức). Thời gian và lịch trình đàm phán cũng cần được chuẩn bị chu
đáo. Hãy chú ý: người Đức rất đúng giờ. Địa điểm đàm phán cũng rất quan trọng, cần chuẩn bị chu đáo, sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp.
Trong quá trình đàm phán
Doanh nhân Đức sẽ giới thiệu một cách logic các luận điểm của họ, sẽ đưa ra những lý lẽ cơ bản để chứng minh cho luận điểm đó và để khẳng định vị thế của họ.
Doanh nhân Đức sẽ không nhượng bộ một cách dễ dàng. Họ là những nhà đàm phán cứng rắn, cương quyết nhưng không quá bảo thủ. Họ thông minh và cũng luôn không muốn cuộc đàm phán đi vào ngõ cụt, vì vậy nếu đủ sức thuyết phục họ thì họ sẽ nghe theo.
Trong khi người Đức thích giữ một không khí luôn trịnh trọng, họ có thể trở nên rất khó chịu nếu như họ cảm thấy những mong muốn và lề thói hàng ngày của họ không được thừa nhận.
Nói chung người Đức là những người thiên về sự riêng tư, họ không bao giờ nói những chuyện riêng trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên, phát triển một mối quan hệ bằng hữu với đối tác cũng là việc quan trọng, đặc biệt nếu như phải giải quyết vấn đề cùng với họ trong một thời gian dài.
Các cuộc đàm phán kinh doanh luôn được tiếp đãi như là một dịp đặc biệt, nhưng mọi cố gắng nhằm thuyết phục họ “bật đèn xanh” là không thích hợp. Hơn nữa, tính hài hước và những câu đùa thì chỉ dùng trong các cuộc gặp mặt mang tính xã giao.
Tránh ngắt lời người khác, hãy để cho đối tác trình bày hết quan điểm của mình rồi hãy trả lời họ.
Trong đàm phán hợp đồng ngoại thương, chất lượng được quan tâm hơn giá cả. Giao hàng đúng hạn là hết sức cần thiết và phương thức thanh toán thường sử dụng L/C.
Trong giai đoạn hậu đàm phán
Việc ra quyết định trong văn hóa kinh doanh Đức thường là chậm, kéo dài, và mọi chi tiết liên quan đến đơn chào hàng sẽ được kiểm định một cách cẩn thận, tỷ mỷ.
Mặc dù bạn sẽ phải giải quyết vấn đề với nhiều người khác nhau trong cuộc đàm phán trước đó, những chỉ có người cấp ca nhất trong công ty đó mới có quyền ra quyết định cuối cùng.
Hợp đồng thường được soạn thảo và ký kết một cách hết sức nghiêm túc trong văn hóa kinh doanh Đức, những gì đã thỏa thuận và những văn bản đã được ký kết thì sẽ được thực hiện. Do vậy đối tác người Đức của bạn luôn mong bạn thực hiện nghiêm chỉnh những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Trong văn hóa kinh doanh Đức, các quy định ở mọi hình thức (luật lệ, hợp đồng…) đều phải được chấp hành nghiêm chỉnh. Hơn nữa, nếu bạn không theo đúng các quy định đó, bạn sẽ bị trách cứ, bị phạt. Bạn phải cố gắng để nắm được tất cả các quy định thành văn cũng như bất thành văn trong xã hội Đức.