Cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng về mọi mặt.
• Về thông tin: Cần thu nhập đầy đủ các thông tin về đất nước, con người, luật pháp và
các quy định… của Mỹ, nói chung, về hàng hoá và đối tác dự định làm ăn, nói riêng.
Chuẩn bị chu đáo các tài liệu giới thiệu sẵn bằng tiếng Anh với các điều kiện mua bán thật rõ ràng. Những gì cần điều chỉnh cho phù hợp với nếp buôn bán Mỹ thì nhất định phải được thực hiện trước.
• Về lực lượng đàm phán: cần chuẩn bị đội ngũ cán bộ đàm phán có năng lực, giỏi
tường luật pháp Mỹ và luật pháp nước nhà thì càng tốt. Các nhà đàm phán Mỹ rất thích gặp các đối tác có năng lực như vậy.
• Về thời gian và địa điểm: Cũng cần chuẩn bị chu đáo để tạo sự thuận lợi cho quá trình
đàm phán. Đối với người Mỹ, người ta quan niệm “thời gian là tiền bạc” nên chuyện chính xác về giờ giấc là chuyện quan trọng và là nguyên tắc. Sự sai hẹn có khi chỉ vài phút cũng có thể làm họ tỏ ra khó chịu. Điều này trái ngược với người Châu á, người ả Rập có tiếng “cao su” về giờ giấc, người Mỹ đặc biệt luôn coi trọng sự đúng giờ. Do đó nếu trễ hẹn dù bạn có xin lỗi vì lý do đặc biệt như thế nào đi chăng nữa thì phần mở đầu cũng kém phần hào hứng.
Song song với thời gian thì địa điểm diễn ra cuộc đàm phán cũng rất quan trọng. Sự lựa chọn địa điểm không phải là tùy ý. Địa điểm thích hợp thường giúp cho việc chủ động trong thương lượng. Người Mỹ quan tâm đến hình thức các phòng họp, phòng làm việc. Nói chung các phòng này được bố trí, xếp đặt rất kiểu cách, sang trọng, sạch sẽ…Vì vậy, ở vị trí chủ nhà đón khách bạn cần chuẩn bị nơi hội họp nghiêm túc, sạch sẽ và thông báo cho những ai có trong thành phần họp có mặt đúng giờ cùng với những tài liệu cần thiết cho cuộc họp.
• Trang phục: Trang phục cũng là một yếu tố trong bản đàm phán bởi tùy thích tùy nghi
với từng trang phục thích hợp sẽ giúp cho cuộc đàm phán trở nên nhẹ nhàng hay chí ít cũng giúp cho chủ nhân của những trang phục đó cảm thấy tự tin hơn để tiến hành thương lượng. Do vậy bạn không nên bỏ sót khâu quan trọng này.
Trang phục sang trọng, đắt tiền không hẳn đã phù hợp mà màu sắc cũng không kém phần quan trọng. Bởi tùy nền văn hóa mà màu này được ưa chuộng, nhưng nơi khác đó là màu cấm kỵ. Đối với các doanh nhân Mỹ, họ xem trọng việc ăn mặc đứng đắn. Trang phục điển hình của nam giới là comple màu sậm áo sơ mi thắt cà vạt mang giày đánh bóng và tóc cắt ngắn. Còn phụ nữ luôn ăn mặc chỉnh tề, áo quần trang nhã thường là váy, áo sơ mi trắng và áo vest ngoài.
• Giao tiếp: Cách chào hỏi, đón tiếp nồng hậu ân cần thường biểu hiện thiện chí của chủ
đối với khách. Người Mỹ thường vui vẻ, cởi mở, khi giao dịch tiếp xúc không cần phải bắt tay quá nhiều lần, nên đi thẳng ngay vào vấn đề. Bắt tay là cử chỉ thông thường khi gặp mặt, nhưng cần chú ý rằng chỉ khi người phụ nữ đã sẵn sàng, bạn mới chủ động chia tay. Người Mỹ ít bắt tay lúc từ biệt nên không cần phải quá chú ý vào động tác này.
Là chủ nhà bạn phải chủ động giới thiệu trước và nếu có phụ nữ trong cuộc họp thì giới thiệu phụ nữ trước tiên. Lúc đó người phụ nữ nhất thiết phải đứng lên nếu đã ngồi vào bàn họp. Nói chung ai được giới thiệu thì người đó cũng phải đứng dậy tươi cười xã giao. Người Mỹ có thói quen khi nói chuyện chỉ nhìn vào mắt người đối thoại chừng một phút thôi, do đó nếu bạn nhìn vào mắt họ chăm chú quá lâu, khách có thể bị lầm tưởng là trong hành động hay trên áo quần của họ có cái gì đó không ổn.
Trong khi bàn bạc, cũng giống như người châu Âu, người Mỹ có một số phép lịch sự tối thiểu mà người Chấu á cần để ý trong khi giao tiếp. Chẳng hạn nếu ai đó hắt hơi, nhảu mũi mà bạn đang ở gần, thì phải chúc phúc lành, còn nếu bạn bị hắt hơi thì phải nói câu xin lỗi và sau khi được chúc thì cảm ơn. Cố gắng tránh ho, hỉ mũi và khạc đờm chỗ đông người, không cạy móng tay, móc lỗ mũi, lỗ tai, xỉa răng nơi công cộng. Người Mỹ rất nhạy cảm với các mùi khác lạ nên phòng họp phải được đổi gió, đẩy mùi thuốc lá vương đọng từ trước.