Hợp tác, làm việc theo nhóm để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp đã trở thành yêu cầu và trách nhiệm quan trọng trong công việc. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà các nhà tuyển dụng thường yêu cầu các ứng viên phải có chính là khả năng làm việc nhóm. Tuy nhiên, năng suất và chất lượng làm việc nhóm lại phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng giao tiếp.
Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng phải có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.
Một nhóm là một tập hợp gồm 2 hay nhiều người cùng chia sẻ một sứ mệnh và trách nhiệm để làm việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Ưu điểm của làm việc nhóm bao gồm:
Tăng thông tin và kiến thức. Bằng việc tăng thêm nguồn lực của nhiều cá nhân, nhóm đem lại nhiều thông tin cho quá trình ra quyết định
Tăng sự đa dạng của các cách nhìn nhận/quan điểm. Các thành viên nhóm đem đến những quan điểm khác nhau cho cùng một vấn đề. Điều này đặc biệt có lợi nếu những quan điểm phong phú đó được dẫn dắt bởi một mục tiêu chung
Tăng mức độ chấp nhận của giải pháp. Những ai tham gia vào quá trình ra quyết định thường ủng hộ quyết định và khuyến khích người khác chấp nhận nó.
Tăng mức độ hoàn thành công việc. Nhóm hiệu quả có thể đạt kết quả tốt hơn so với những nhân viên giỏi nhất trong việc giải quyết những vấn đề phức tạp.
Ví dụ; Văn hóa làm việc nhóm tại Toyota
Rất nhiều công ty Nhật Bản khuyến khích văn hóa làm việc nhóm, trong đó có Toyota.
Làm việc theo nhóm là một trong những giá trị cốt lõi của Toyota, cùng với sự tin tưởng, cải tiến liên tục, tư duy dài hạn, tiêu chuẩn hóa, sáng tạo và giải quyết vấn đề. Tuyên bố giá trị của công ty nói như sau: "Để đảm bảo sự thành công của công ty chúng
36 tôi, mỗi thành viên có trách nhiệm làm việc với nhau, và giao tiếp một cách trung thực, chia sẻ ý tưởng, và đảm bảo sự hiểu biết trong nhóm"
Vậy làm thế nào để văn hóa của Toyota phản ánh sự chú trọng của họ vào làm việc nhóm?
Thứ nhất, mặc dù chủ nghĩa cá nhân là một giá trị nổi bật trong văn hóa phương Tây, nó được không được coi trọng tại Toyota.
Thứ hai, trước khi lựa chọn nhân viên mới, Toyota thử nghiệm các ứng cử viên để đảm bảo họ không chỉ giỏi chuyên môn mà còn có thiên hướng làm việc theo nhóm- tin tưởng nhóm của mình,cảm thấy thoải mái khi giải quyết các vấn đề theo nhóm và có động lực để đạt được kết quả tập thể.
Thứ ba, và không ngạc nhiên, Toyota cấu trúc công việc theo nhóm. Mỗi nhân viên của Toyota biết phương châm "Tất cả chúng ta thông minh hơn bất kỳ người nào trong chúng ta."
Thứ tư, Toyota coi nhóm là trung tâm quyền lực của tổ chức. Các nhà lãnh đạo phục vụ các nhóm làm việc, chứ không phải ngược lại.
Một số bất lợi khi làm việc nhóm
Nhóm có thể phát sinh xu hướng “suy nghĩ nhóm” – các thành viên nhóm sẵn sàng bỏ qua những ý kiến cá nhân của mình và nghe theo các thành viên còn lại, mặc dù những thành viên đó có thể sai.
Một số thành viên nhóm có thể có động cơ cá nhân, ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc nhóm cũng như sự phối hợp giữa các thành viên nhóm.
Một bất lợi khác của làm việc nhóm là chi phí cho các hoạt động điều phối cao. Việc đặt lịch, chuẩn bị họp, điều phối dự án có thể mất nhiều thời gian và tiền bạc.