1.3.1.1. Khái niệm kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch kinh doanh được hiểu là một văn bản trình bày ý tưởng kinh doanh và cách thức hiện thực hóa ý tưởng đó của người khởi sự. Thông qua bản kế hoạch kinh doanh, người sự kiến khởi sự trình bày chi tiết mô hình kinh doanh có khả năng khai thác tốt nhất cơ hội kinh doanh trên thị trường, cũng như triển vọng phát triển doanh nghiệp, thể hiện qua các số liệu phản ánh kết quả và hiệu quả kinh doanh dự tính cho những năm đầu tiên doanh nghiệp đi vào hoạt động.
Theo cách hiểu đó, kế hoạch kinh doanh được viết vào giai đoạn sau khi ý tưởng kinh doanh đã được định hình rõ ràng nhằm chuyển ý tưởng thành một tổ chức kinh doanh. Sẽ rất sai lầm nếu viết kế hoạch từ quá sớm. Kế hoạch kinh doanh phải đủ bền lâu
và đủ chi tiết về những nội dung của dự án khởi sự mới nhằm thuyết phục người đọc rằng doanh nghiệp mới này là hấp dẫn và xứng đáng được nhận sự hỗ trợ.
Ở một khía cạnh khác, kế hoạch kinh doanh có thể được sử dụng theo nghĩa rất thông thường là một công cụ kế hoạch hóa, nó thể hiện những mục tiêu mong muốn và cách thức đạt được mục tiêu của một doanh nghiệp đang hoạt động. Một công ty đang kinh doanh trên thị trường có kế hoạch phát triển sản phẩm mới, gia nhập một ngành kinh doanh mới hoặc muốn tái cấu trúc hoạt động kinh doanh đều cần phải có kế hoạch. Trong phạm vi môn học này, kế hoạch kinh doanh được hiểu theo nghĩa đầu tiên, tức là bản kế hoạch mà nhóm khởi sự cần chuẩn bị để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh của mình.
1.3.1.2. Phân loại kế hoạch kinh doanh
Tùy thuộc vào đối tượng và mục đích sử dụng mà bản kế hoạch kinh doanh có thể có những hình thức khác nhau. Khi muốn giới thiệu một cơ hội kinh doanh với một nhà đầu tư tiềm năng, người khởi sự nên gửi tới nhà đầu tư đó một bản kế hoạch tóm tắt, ngắn gọn và súc tích. Khi nhà đầu tư tỏ ra quan tâm mà muốn nghiên cứu kỹ hơn về cơ hội kinh doanh, họ có thể yêu cầu được nhận thêm một bản kế hoạch chi tiết hơn.
Kế hoạch tóm tắt là loại kế hoạch ngắn gọn, thường chỉ dài không qúa 10 trang
giấy. Mục đích của loại kế hoạch này là trình bày quan niệm ban đầu về công việc kinh doanh để kiểm chứng phản ứng ban đầu của người đọc đối với ý tưởng kinh doanh. Người dự kiến khởi sự có thể chia sẻ kế hoạch này với những người bạn của mình và thu thập thông tin phản hồi trước khi bỏ thời gian và công sức vào soạn thảo một bản kế hoạch hoàn chỉnh hơn. Cũng có thể gửi bản kế hoạch tóm tắt cho các nhà đầu tư tiềm năng để thu hút sự quan tâm của họ và tiến đến một buổi gặp gỡ trao đổi cơ hội về cơ hội đầu tư – huy động vốn. Gửi một bản kế hoạch tóm tắt sẽ tốt hơn là gửi bản kế hoạch đầy đủ vì có nhiều khả năng các nhà đầu tư bận rộn chỉ có thời gian để đọc bản kế hoạch tóm tắt. Nếu họ quan tâm đến dự án kinh doanh của bạn họ sẽ liên lạc với bạn để thu xếp một cuộc gặp gỡ. Nếu kết quả của cuộc gặp gỡ này là tốt đẹp, họ sẽ yêu cầu một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh.
Bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh thường có độ dài khoảng 25 đến 40 trang.
Nếu cần huy động nguồn vốn bên ngoài, bản kế hoạch kinh doanh sẽ hướng tới những người góp vốn cổ phần hoặc những người cho vay. Cần lưu ý rằng các nhà đầu tư chuyên nghiệp và những người cho vay chuyên nghiệp (ngân hàng và các tổ chức tín dụng) thường không đọc bản kế hoạch kinh doanh từ đầu đến cuối. Do đó, cần trình bày bản kế hoạch kinh doanh sao cho nổi bật các đề mục nhằm tạo thuận lợi cho họ có thể đọc lướt và xác định đúng phần/mục cần tìm một cách nhanh chóng.
Kế hoạch tác nghiệp, hay còn gọi là kế hoạch hành động, là loại kế hoạch có mục
đích chủ yếu là hướng dẫn việc chuẩn bị quá trình khai trương và sự tăng trưởng ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập. Không có quy định chung về độ dài của bản kế hoạch loại này. Tuy nhiên, chúng thường dài hơn 80 trang. Kết cấu cơ bản của các loại kế hoạch tóm tắt, kế hoạch hoàn chỉnh và kế hoạch tác nghiệp về cơ bản là giống nhau, trong đó kế hoạch tác nghiệp có mức độ chi tiết hơn so với kế hoạch tóm tắt và kế hoạch hoàn chỉnh. Việc soạn thảo kế hoạch tác nghiệp rất quan trọng vì nó giúp người khởi sự
có sự hiểu biết sâu sắc về cách thức tạo lập và vận hành doanh nghiệp.