Mỗi một dự án cần được thiết lập khung trách nhiệm và thẩm quyền.
2.3.2.1 Phát huy các cơ hội và đối phó với các thách thức có ảnh hưởng đến dự án
Một dự án khi thực hiện thường gặp nhiều cơ hội và thách thức hơn so với dự kiến. Tiếp nhận những cơ hội cũng như đối phó với những thách thức thường cần phải huy động đến các nguồn lực và thời gian. Cả hai yếu tố này có thể bị hạn chế, thậm chí cả khi sự đầu tư vào chúng có thể thu được lợi nhuận đáng kể.
37 Cần thiết phải có phân tích về tác động của những cơ hội và thách thức đó cũng như những ảnh hưởng tiềm tàng theo nhiều cách thức khác nhau trước khi quyết định sẽ làm gì. Phạm vi của những phân tích này sẽ phụ thuộc vào tầm quan trọng của những tác động tiềm tàng. Cơ hội và thách thức có thể dẫn đến những thay đổi to lớn tới tiến trình hiện tại, hay thậm chí đến những điều tra ban đầu của một dự án phát triển riêng biệt. Dựa vào kết quả của quá trình phân tích, các cơ hội và thách thức sẽ được xếp hạng phục vụ cho việc đánh giá của tổ chức hoặc những nhà quản trị dự án.
Với các hệ thống truyền thống, chỉ với một phân tích riêng lẻ về thách thức hay cơ hội nhìn chung là đủ cho việc đưa ra quyết định cuối cùng cho dự án. Tuy nhiên, với các hệ thống TMĐT, một số quyết định cần phải được đánh giá lại trong tương lai như sự thay đổi về cạnh tranh và hiện trạng nền kinh tế. Đánh giá khởi đầu bất kì thách thức và cơ hội liên quan đến hệ thống TMĐT cần bao gồm cả việc xác định các nhân tố khiến cho phải đánh giá lại. Ví dụ, những thay đổi ở các dạng thức cạnh tranh cụ thể hoặc một khoảng thời gian mà tại đó có thể biết được những thay đổi sẽ xảy ra.
Một khi cơ hội và thách thức đã được đánh giá, thì quyết định sẽ được đưa ra bởi một hoặc một nhóm người có thẩm quyền. Các văn bản đi kèm với quyết định có tác động đối với cơ hội và thách thức có thể được dùng làm căn cứ để đánh giá lại những cơ hội và thách thức tiềm tàng.
Khó khăn thường xảy ra với các nhà phát triển là việc chịu quá nhiều áp lực về thời gian. Trong khi đó hầu hết các nhà phát triển đều quen cách làm việc với một mức áp lực nhất định; nếu vượt quá mức này có thể khiến họ mắc phải nhiều sai lầm, thậm chí trước khi bị kiệt sức. Những sai lầm này nếu không được xác định sớm có thể gây ra nhiều trở ngại. Việc trì hoãn kế hoạch thường là phương án khả thi hơn là việc sử dụng sản phẩm bị lỗi. Các nhà quản trị dự án nên giám sát đội ngũ nhà phát triển và hạn chế việc gia tăng áp lực để tránh xảy ra các vấn đề đáng tiếc.
2.3.2.2 Xử lý các vấn đề trong tiến trình dự án
Cần phải hiểu rõ các quá trình đang được thực hiện để ra quyết định xử lý những vấn đề xảy ra. Phải xem xét kĩ lưỡng những thách thức đặt ra về các tác động có thể dự đoán được của chúng cũng như cơ hội để thành công. Những thay đổi thường gặp đối với các quá trình đã được thực hiện được ưu tiên trước nhất, hơn là những thay đổi được tạo ra để xử lý các vấn đề cá nhân. Những thay đổi này nên được xác định và tái sử dụng trong các hoạt động và dự án phát triển trong tương lai nhằm tránh những vấn đề tương tự xảy ra.
Các quyết định ban hành cần được thông báo cho tất cả những người áp dụng chúng ngay lập tức. Khi các quyết định có liên quan đến những thay đổi lớn, tốt nhất là nên tổ chức một cuộc họp hay một buổi tập huấn để bảo đảm rằng tất cả các nhà phát triển đều hiểu và có thể áp dụng chúng. Các quyết định được đưa ra phải kết hợp chặt chẽ với những chính sách và quy trình phát triển của tổ chức, sự liên kết này có thể được sử dụng trong một thời gian dài.
38 Tất cả các quyết định có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của dự án cần được tập hợp, thông báo và lưu giữ lại để xem xét trong tương lai. Trong một số trường hợp, các quyết định phát triển quan trọng cần được tập hợp riêng. Điều này yêu cầu những người đưa ra quyết định tự chịu trách nhiệm thông báo với người quản lý cũng như cấp dưới của họ, để chắc chắn rằng nội dung của các quyết định đó được chuyển tải chính xác đến các đối tượng liên quan.
2.3.2.3 Đảm bảo tính hợp lý của các quyết định ban hành
Cần phải chắc chắn rằng các quyết định được đưa ra trong suốt quá trình phát triển dự án phải được thực hiện bởi những người thích hợp nhất và phải kịp thời để đưa vào sử dụng cho công việc. Tác động tiềm ẩn của các hoạt động khác nhau (bao gồm tác động của chúng lên chất lượng và chi phí của hệ thống) cần được hiểu rõ trước khi quyết định một hoạt động cụ thể có ảnh hưởng đến tiến trình phát triển.
Các hoạt động phát triển chủ yếu yêu cầu phải theo sát các quyết định mang tính hình thức hóa để chắc chắn rằng, chúng sẽ chuyển thách thức thành cơ hội để phát triển thông qua các phân tích sẽ được phép thực hiện, và cuối cùng được áp dụng vào dự án. Mỗi bước liên quan đến việc xác định những người tham gia thực hiện dự án và phân bổ thời gian cho sự đóng góp của họ. Thời gian dành cho mỗi bước cần gói gọn trong khuôn khổ kế hoạch phát triển dự án tổng thể, cho dù những quyết định mang tính cá nhân có thể không được áp dụng cho các hoạt động của dự án,
Cần phải kiểm tra các quyết định đưa ra, kể cả khi chúng đã được ghi chép lại trong kế hoạch phát triển dự án tổng thể, hoặc đã được ghi chép lại bằng các phương thức khác. Ngoài ra, cũng cần phải có kế hoạch hỗ trợ tiếp theo khi có người nào đó không thể hoàn thành khâu ra quyết định theo kế hoạch.