Các nguồn lực cần được phân bổ cho việc phát triển cũng như vận hành và hỗ trợ của hệ thống. Việc phân bổ nguồn lực thường liên quan đến nhiều nhà quản trị nhân lực trong một tổ chức để tìm được những nguồn lực cần thiết, bao gồm:
- Các nhà quản trị có kinh nghiệm để xác định việc phân phối nguồn lực; - Các nhà quản trị chịu trách nhiệm quản lý nhân viên hiện tại;
- Các chuyên viên quản lý tuyển dụng nhân viên mới;
- Nhà quản trị kế toán/tài chính có trách nhiệm đảm bảo các quỹ của tổ chức để sẵn sàng chi trả chi phí dự án và các khoản phải trả định kỳ;
- Các nhà quản trị trang thiết bị, phương tiện chịu trách nhiệm về các phương tiện được sử dụng trong hệ thống;
- Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm tiếp nhận hệ thống, dự án.
Trong nhiều trường hợp, các nguồn lực cần được chia sẻ cho các hoạt động khác. Sự ủy thác trước đó có thể dẫn đến việc thực hiện dự án mới, với thời gian và các nguồn lực sẵn có.
39 Vì các hệ thống TMĐT thường vượt qua ranh giới phòng ban trong tổ chức, nên có thể kì vọng rằng các nguồn lực có thể đến từ nhiều phòng ban khác nhau. Nếu các phòng ban được phép chọn lựa nguồn lực mà họ đóng góp, một số phòng có thể đóng góp những nguồn lực yếu nhất và giữ lại cho mình những nguồn lực tốt nhất. Do đó, điều quan trọng là cần phải ưu tiên nhu cầu của tổ chức khi thực hiện việc phân bổ; và một khi nguồn nhân lực đã được phân bổ, trách nhiệm cơ bản nhất của họ là hướng đến hệ thống đang được phát triển trong suốt quá trình phân bổ.
Một khi các nguồn lực đã được phân bổ, chúng cần được cấu/định hình để phù hợp với những nhu cầu hiện tại và trong tương lai của dự án hay hệ thống vận hành. Những nhu cầu không cố định cần phải được định hình lại. Việc lên kế hoạch định hình lại cần chú ý đến thời gian không sinh lợi liên quan đến việc thay đổi, chẳng hạn thời gian cần thiết để một công nhân thích nghi với môi trường làm việc hoặc thời gian tập huấn cho công việc mới.
Cần phải thông báo ngay việc phân bổ và định hình đã được định trước ở bất kì nơi nào có thể diễn ra tình trạng này, tới tất cả những người bị ảnh hưởng. Điều này tạo sự chuẩn bị về nhân lực cho những sự thay đổi sẽ diễn ra. Ở nơi có liên quan đến việc phân bổ hay định hình về con người thì ở đó sẽ cần truyền thông nhiều hơn. Việc thành lập nhóm và/hoặc những hoạt động bảo trì cũng rất cần thiết để đảm bảo cho sự thành công của những thay đổi kéo theo trong nhiều nhóm bị tác động.
Nhìn chung, sự khác biệt chủ yếu giữa việc phân bổ và định hình cho dự án và cho việc vận hành và hỗ trợ hệ thống là:
- Với các dự án, các nguồn lực đặc thù được quản lý bởi các nhà quản trị dự án, là người chịu trách nhiệm về việc tạo ra và cấu/định hình chúng;
- Trong quá trình triển khai hệ thống, các nguồn lực đặc thù sẽ được người sử dụng quản lý, là những người không liên quan đến việc phân bổ và cấu/định hình chúng.