2.4.3.1 Quy mô nghiên cứu tính khả thi của các tổ chức
Có sự khác biệt đáng kể về quy mô mà mỗi tổ chức khác nhau sử dụng trong việc nghiên cứu tính khả thi.
- Một vài tổ chức xem việc nghiên cứu tính khả thi như là những khoản chi phí đắt đỏ nên chỉ cần tiến hành nếu có sự nghi ngờ về số lượng giải pháp cạnh tranh. Trong những tổ chức này, những người điều hành có trách nhiệm đưa ra những quyết định, bao gồm cả việc thiết lập dự án phát triển mà không cần nghiên cứu tính khả thi. Việc nghiên cứu tính khả thi có thể chỉ được sử dụng ở những trường hợp có sự bất đồng ý kiến giữa các nhà quản lý. Một khi một dự án được thực hiện thì tổ chức đã giả định rằng nó là khả thi.
- Một vài tồ chức thì lại quá dựa vào việc nghiên cứu tính khả thi để đưa ra quyết định về lựa chọn giữa các giải pháp cũng như là việc đánh giá các giải pháp riêng lẻ. Việc nghiên cứu tính khả thi là để đưa ra những luận cứ khách quan cho những quyết định quan trọng, bao gồm cả việc thiết lập các dự án phát triển. Họ thậm chí có thể sử dụng việc nghiên cứu tính khả thi một cách liên tục trong quá trình phát triển dự án để đánh giá lại dự án có dẫn hệ thống đến thành công hay không.
- Một vài tổ chức khác có thể sử dụng nghiên cứu tính khả thi cho việc đánh giá những khó khăn tiềm tàng trong sự phát triển, yêu cầu sự chú trọng đặc biệt. Họ sử dụng việc nghiên cứu nhằm tập trung những nỗ lực phát triển vào những khu vực sau:
+ Có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công của dự án; + Có thể cải thiện được một cách dễ dàng nhất.
Nếu tận dụng đúng mức, sự nghiên cứu tính khả thi ban đầu có thể thực hiện sau việc khảo sát ban đầu và cung cấp hướng dẫn quan trọng cho giai đoạn phát triển xa hơn. Nếu duy trì đúng mức, sự nghiên cứu liên tục có thể cung cấp sự đánh giá dự án một cách hữu ích.
2.4.3.2 Các bước cần thực hiện
a) Xây dựng bản tóm lược thực hiện
Việc phân công nên bắt đầu với bản tóm lược thực hiện để làm nổi bật những nhiệm vụ chính trong nghiên cứu tính khả thi của tổ chức và liên kết đến những trang cụ thể với những câu trả lời chi tiết.
Một bản tóm lược thực hiện tốt có những thuộc tính dưới đây:
- Có thể bao gồm một lời giới thiệu ngắn gọn (nếu như tiêu đề chưa thể hiện đủ nội dung của bản báo cáo);
- Trình bày tóm tắt ngắn gọn những thông tin quan trọng có trong báo cáo chính; - Trình bày ngắn gọn những khuyến nghị dựa trên báo cáo này;
63 Một bản tóm lược thực hiện tốt không nên có các đặc điếm sau:
- Phàn nàn hay than phiền về công việc làm báo cáo; - Quá nhiều chi tiết trong báo cáo chính;
- Cung cấp danh sách tên của các chủ đề thảo luận trong báo cáo (giống như mục lục);
- Dài hơn một trang in (đối với những bản tóm lược dành cho những người điều hành không có đủ thời gian để xem xét bản chi tiết).
b) Nhận dạng tổ chức
Cung cấp một tập hợp những giả định về tổ chức có thể sử dụng ứng dụng. Những giả định này nên có những nội dung sau:
- Ngành kinh doanh mà tổ chức tham gia;
- Loại hình sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp;
- Tổ chức chỉ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay thương mại hay kết hợp cả sản xuất – kinh doanh.
- Quy mô của tổ chức (doanh nghiệp lớn, vừa hay doanh nghiệp nhỏ; có khoảng bao nhiêu nhân viên…)
- Địa điểm và phạm vi trụ sở, địa bàn hoạt động (ví dụ: địa điểm đơn lẻ, trong phạm vi một tỉnh, phạm vi toàn quốc, châu lục, toàn cầu);
- Nơi phân bố khách hàng, nhà cung cấp, hay thành viên của tổ chức; - Đối thủ cạnh tranh của tổ chức…
c) Xác định những giải pháp thực tế
Xem xét mỗi giải pháp dưới đây có thể phù hợp với những ứng dụng và tổ chức lựa chọn:
- Không làm gì cả - được sử dụng như một trường hợp cơ bản.
- Đạt được hệ thống hiện có: Điều này là hữu hiệu đối với sức cạnh tranh của bạn (phải chắc chắn rằng có thể đưa ra những thông tin chỉ dẫn đến chỗ bạn tìm ra một hệ thống như vậy).
- Phát triển một hệ thống nền tảng: Bao gồm cả việc phát triển một phiên bản cơ sở cho hệ thống mới một cách thực chất, cái mà có thể là điểm khởi đầu cho sự phát triển sau này. Hệ thống nền tảng này nên bao gồm những lợi thế cạnh tranh một cách đầy đủ để tạo khác biệt với những hệ thống hiện có khác.
- Phát triển một hệ thống cao cấp: Bao gồm cả sự phát triển một phiên bản cao cấp cho hệ thống mới một cách thực chất, đỉều này có ý nghĩa hơn bất kì hệ thống hiện có nào.
Mô tả một cách tóm tắt những vấn đề sẽ liên quan tới mỗi giải pháp cho ứng dụng TMĐT của tổ chức, với những sự khác biệt lớn giữa các giải pháp thì cần mô tả một cách chi tiết và đầy đủ.
64
d) Phân tích tính khả thi
Phân tích tính khả thi của bốn giải pháp được xác định ở trên liên quan đến: - Các bên liên quan;
- Các tổ chức và mối quan hệ của họ với tổ chức khác; - Môi trường bên ngoài cùa tổ chức;
- Môi trường cạnh tranh; - Quy định của chính phủ; - Tính khả thi vể xử lý; - Tính khả thi về dữ liệu…
Kết quả việc nghiên cứu tính khả thi phải có tính thực tế. Nấu bạn thấy rằng sự nghiên cứu của mình đưa ra giải pháp là việc không thay đổi gì cả hay là việc đạt được một hệ thống hiện có được nhìn nhận là thích hợp hơn tất cả những giải pháp khác, nghĩa là bạn không thấy được tầm quan trọng và tính thiết yếu của lợi thế cạnh tranh trong những giải pháp khác. Nó cũng có thể chỉ ra rằng ứng dụng bạn chọn có thể quá khó khăn để tiếp tục và bạn có mong muốn chọn một ứng dụng khác cho phần còn lại của nhiệm vụ.
2.4.3.3 Những thách thức thường gặp trong nghiên cứu tính khả thi
Dưới đây là những vấn đề thường xảy ra và gặp phải trong nghiên cứu tính khả thi mà các tổ chức cần quan tâm phòng tránh.
a) Những thách thức vì sự thiếu hiểu biết
- Một số nhà phát triển không phân biệt được một cách đầy đủ những giải pháp của họ hoặc không chú trọng vào một loạt những giải pháp thích hợp.
- Khi một số nhà phát triển chỉ chú trọng vào hệ thống tiêu chuẩn, họ sẽ tập trung vào những đặc điểm chung và không chỉ ra được sự khác biệt rõ ràng của chúng so với đối thủ. Nếu không có gì làm chúng trở nên độc nhất, thì sẽ không có lí do gì để nghi ngờ việc chúng sẽ được sử dụng trong hệ thống của các doanh nghiệp cạnh tranh đó.
- Một số nhà phát triển chỉ dựa vào kiến thức cá nhân của mình như thông tin cơ bản khi nghiên cứu tính khả thi mà không đưa ra hướng dẫn thích hợp cho người sử dụng.
- Một số nhà phát triển lại coi việc nghiên cứu tính khả thi như những hoạt động nhất thời được tiến hành vào khoảng thời gian điều tra ban đầu và phân tích. Họ có thể không đánh giá được hiệu quả của những thay đổi khác nhau trong dự án, trong tổ chức hay trong môi trường của doanh nghiệp.
- Một số nhà phát triển có thể chú trọng đến việc nghiên cứu tính khả thi như là tất cả những gì được yêu cầu để đáp ứng nhu cầu của việc quản lí rủi ro một dự án.
65 - Một nhà phát triển thực hiện việc nghiên cứu tính khả thi theo cách dường như là họ đã chọn ra được giải pháp tốt nhất. Đáng ra là họ thực hiện việc đó một cách vô tư rồi sử dụng kết quả đó chọn ra cách tốt nhất.
- Một số nhà phát triển lại quyết định rằng một giải pháp không khả thi chỉ bởi vì họ muốn thế.
- Một số nhà phát triển lại đi vào những chi tiết lớn trong giải pháp mà họ chọn nhưng lại thiếu chi tiết về những giải pháp khác.
- Một số nhà phát triển sử dụng nhiều phương pháp khác nhau mà không so sánh được để đánh giá những giải pháp khác nhau.
- Một số nhà phát triển quy những chi phí/lợi ích chung cho một giải pháp mà họ áp dụng.
- Một số nhà phát triển nhận ra cần có một dự án khả thi làm gian lận kết quả của phân tích tính khả thi để hỗ trợ cho giải pháp mà họ đã chọn từ trước.
c) Những thách thức đặc biệt
- Các nhà phát triển có thể tập trung vào môi trường trong doanh nghiệp và bỏ qua môi trường rộng lớn hơn bên ngoài, nơi mà tổ chức đang tồn tại và kinh doanh trong phân tích tính khả thi về cách thức hoạt động.
- Các nhà phát triển có thể đánh giá thấp giới hạn của sự ràng buộc về pháp luật với hệ thống trong phân tích tính khả thi sự điều chỉnh của Chính phủ. Ví như: Chẳng phải Internet là một tình trạng phi chính phủ không thể kiểm soát được hay sao? Tuy nhiên, tất cả các công ty đều bị giới hạn bởi luật pháp về cách tiến hành kinh doanh không phụ thuộc vào việc họ tiến hành công việc kinh doanh như thế nào.
- Một số nhà phát triển tuyên bố một cách vô căn cứ và thiếu dẫn chứng rằng công nghệ tương tự đã được sử dụng ở đâu đó trong phân tích tính khả thi về công nghệ của họ.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2
1. Phân tích các nhu cầu phát triển hệ thống TMĐT của một doanh nghiệp. 2. Các vấn đề cần lưu ý khi tập hợp thông tin phát triển hệ thống TMĐT? 3. Giới thiệu về phương pháp nguyên mẫu trong phát triển hệ thống TMĐT. 4. Trình bày quy trình phát triển dự án TMĐT?
5. Những vấn đề trong quản trị rủi ro hệ thống TMĐT? 6. Tính khả thi của một hệ thống TMĐT là gì?
7. Phân tích các nội dung cơ bản khi xác định yêu cầu đối với một hệ thống TMĐT?
66 8. Hãy xác định các hoạt động (nhóm người dùng, nội dung, công cụ) cơ bản của một hệ thống TMĐT?
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 2
1. Thạc Bình Cường, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2002.
2. Nguyễn Văn Hồng và Nguyễn Văn Thoan (chủ biên) – Trường ĐH Ngoại thương, Giáo trình Thương mại điện tử căn bản, NXB Bách khoa, Hà Nội, 2013.
3. Nguyễn Văn Minh (chủ biên), Giáo trình phát triển hệ thống thương mại điện tử, NXB Thống kê, 2014.
4. GS.TS. Bùi Xuân Phong (chủ biên), TS. Nguyễn Đăng Quang, ThS. Hà Văn Hội, Giáo trình lập và quản lý dự án đầu tư, NXB Bưu Điện, 2003.
5. Trần Đình Quế, Giáo trình phân tích thiết kế Hệ thống thông tin, Học viện Công nghệ BCVT.