tại Công ty
Về công tác kiểm tra, kiểm nghiệm nguyên vật liệu tại thời điểm nhập kho
Công ty nên thành lập bộ phận nhận hàng riêng, trong đó có đại diện của bộ phận kho (thủ kho), phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu. Khi nhà cung cấp giao hàng về đến Công ty, bộ phận nhận hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc phiếu giao hàng, hợp đồng mua bán (nếu có) để tiến hành kiểm tra, đối chiếu quy cách, chủng loại, số lượng và chất lượng lô hàng thực tế giao nhận. Sau đó lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư có xác nhận, đầy đủ chữ ký của bộ phận nhận hàng của Công ty và bên giao hàng.
Qua quá trình kiểm tra, đối chiếu nếu phát hiện hàng nhập không đạt yêu cầu thì cần lập tức liên hệ với phía nhà cung cấp nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và hướng xử lý thích hợp.
Khi chuyển bộ chứng từ nhập kho đến phòng Kế toán, thủ kho cần sắp xếp đầy đủ các chứng từ sau: hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, hợp đồng mua bán (nếu có), biên bản kiểm nghiệm vật tư (có đầy đủ các chữ ký xác nhận) và phiếu nhập kho để kế toán vật tư làm căn cứ hạch toán chính xác nghiệp vụ nhập kho NVL.
Tương tự, khi chuyến bộ chứng từ xuất kho đến phòng kế toán, ngoài phiếu xuất kho thì thủ kho cần chuyển kèm theo giấy đề nghị xuất vật tư (có đầy đủ sự phê duyệt) để kế toán có đầy đủ căn cứ hạch toán chính xác nghiệp vụ xuất kho NVL.
Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Công ty nên rút ngắn khoảng cách thời gian giữa các lần kiểm kê NVL, có thể là 2 hoặc 3 tháng một lần sẽ có thể theo dõi, bám sát tình hình NVL về số lượng, phẩm chất,... hạn chế tốt nhất có thể tình trạng giảm sút chất lượng, hư hỏng, mất mát, thiếu hụt NVL.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ