II. Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng vốn lu động tại chi nhánh Hà Nội
2. Thực tế công tác quản lý và sử dụng vốn lu động tại chi nhánh
Nghiên cứu thực trạng vốn lu động trong mỗi doanh nghiệp, nhằm thấy đợc quy mô, kết cấu từng yếu tố cấu thành nên tổng vốn lu động. Qua đó thấy đợc sự biến động tăng giảm của vốn lu động cũng nh cơ cấu phân bổ của tổng vốn lu động từ đó xác định những ảnh hởng, tác động của vốn đến tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó đa ra những biện pháp để duy trì, quản lý vốn lu động với một cơ cấu hợp lý để thúc đẩy sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quá trình quản lý vốn lu động, tức là quản lý tiền mặt, quản lý vốn trong thanh toán, quản lý vốn vật t hàng hoá và quản lý các khoản vốn lu động khác. Để đánh giá đợc thực trạng công tác quản lý vốn lu động tại công ty xây dựng số 18 – chi nhánh Hà Nội ta hãy lần lợt xem xét việc quản lý các khoản mục của vốn lu động.
2.1 Phân tích tình hình quản ly vốn bằng tiền.
Bảng 5: Cơ cấu vốn bằng tiền của chi nhánh.
ĐVT: 1000đ
TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền TL% Số tiền TL% Số tiền TL%
1 Vốn bằng tiền 2.123.593 100 2.270.632 100 147.039 6,9
- Tiền gửi ngân hàng 1.747.173 82,3 2.020.018 88,9 272.845 15,6
- Tiền đang chuyển 0 0 0
2 Doanh thu thuần 37.675.070 40.778.143 3.103.073 8,2
Nguồn: Bảng CĐKT của chi nhánh năm 2000 – 2001.
Năm 2001 với sự mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh đã làm tăng lợng vốn tiền mặt chi nhánh từ 2.123.593.000đ lên 2.270.632.000đ tơng ứng với tỷ lệ 6,9%, lợng vốn bằng tiền tăng lên cùng với tốc độ chu chuyển tăng lên đã làm cho doanh thu tăng.
Điều đáng nói ở đây là lợng tiền mặt tăng nhng chi nhánh giữ lại quỹ rất ít, quy mô thờng đợc duy trì ở mức dới 0,5 tỷ đồng và có xu hớng giảm dần qua các năm (năm 2000 tỷ trọng tiền mặt tại quỹ còn chiếm 17,7% nhng đến năm 2001 tỷ lệ này chỉ chiếm 11,1% trong khi vốn bằng tiền vẫn tăng) chi nhánh đã dùng số tiền mặt d thừa gửi vào ngân hàng nên tỷ trọng tiền gửi ngân hàng tăng nên đến 89,9% vào năm 2001. Đây là một tính toán hợp lý, vừa đảm bảo ổn định hoạt động ngân quỹ vừa đem lại cho chi nhánh một khoản thu nhập tài chính tơng đối do đợc hởng lãi suất tiền gửi.
Ngoài ra trong cơ cấu vốn bằng tiền thì không có tiền đang chuyển điều này là rất tốt, chi nhánh không bị ứ đọng vốn trong khâu luân chuyển.
Với cơ cấu và tỷ trọng vốn bằng tiền nh vậy ta có thể cho rằng chi nhánh đã sử dụng vốn bằng tiền một cách hợp lý. Tuy nhiên, chi nhánh vẫn vấp phải một hạn chế đó là, hiện nay chi nhánh cha thực hiện việc lập kế hoạch ngân sách tiền mặt một cách cụ thể. Chính vì vậy, chi nhánh cha có cơ sở để thực hiện các khoản đầu t khác có tỷ suất lợi nhuận cao hơn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tạm thời nhàn rỗi của mình. Trong thời gian tới, chi nhánh cần phải tiến hành việc lập kế hoạch thu chi tiền mặt nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.
2.2 Quản lý các khoản phải thu.
Bảng 6: Cơ cấu vốn trong thanh toán của chi nhánh.
ĐVT: 1000đ
TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền TL% Số tiền TL% Số tiền TL%
1 Vốn trong thanh
toán
7.431.614 100 8.630.398 100 1.198.781 16,1
- Phải thu khách hàng 4.216.434 56,7 4.872.612 56,4 656.178 15,5
- Vốn đầu t vào đợc KT 28.372 0,4 0
- Phải thu nội bộ 2.513.698 33,8 2.978.192 34,5 464.494 18,5
- Phải thu khác 100.460 1,4 97.435 1,2 -3025 -3
2 Doanh thu 37.675.070 40.778.143 3.103.073 8,2
Nguồn: Bảng CĐKT của chi nhánh năm 2000 – 2001
Từ bảng số liệu trên ta thấy năm 2001 cả doanh thu và công nợ phải thu đều tăng, nhng tốc độ tăng của các khoản phải thu cao hơn tốc độ tăng của doanh thu, điều này chứng tỏ năm 2001 vốn của chi nhánh bị chiếm dụng nhiều hơn. Đây là điều gây nhiều bất lợi cho hoạt động kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng vốn lu động của chi nhánh nói riêng. Bởi vậy chi nhánh cần tăng cờng đẩy mạnh các biện pháp thu hồi công nợ, để đẩy mạnh tốc độ luân chuyển vốn lu động góp phần sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả hơn.
Trong cơ cấu nguồn vốn trong thanh toán, thì khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng tăng theo đà phát triển của doanh thu (năm 2000 là 4.216.434.000đ năm 2001 là 4.872.612.000đ tăng 15,5%). Nguyên nhân khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao là vì trong lĩnh vực xây lắp hiện nay, sau khi thắng thầu (bên B) phải ứng trớc một lợng vốn lớn để tiến hành thi công, còn việc thanh toán sẽ đợc chủ đầu t (bên A) thực hiện thành nhiều lần trong và sau quá trình thi công, bàn giao thậm chí cá biệt còn có thể kéo dài hàng năm sau khi đã nghiệm thu và bàn giao.
Năm 2001 chi nhánh đã ký kết, thi công và bàn giao đa vào sử dụng nhiều công trình lớn nh:
- Cây xăng Dịch Vọng.
- Nhà Ga T1 Sân bay Nội Bài. - Bênh viện Bạch Mai.
- Viện khoa học công nghệ…
Do đó khoản phải thu khách hàng tăng lên là lẽ đơng nhiên.
Bên cạnh khoản phải thu hàng thì khoản phải thu nội bộ cũng chiếm một tỷ trọng tơng đối lớn. Bởi lẽ hiện nay chi nhánh áp dụng phơng thức quản lý giao khoán công trình hoặc hạng mục công trình cho các đội thi công. Sau khi chúng thầu chi nhánh sẽ tiến hành giao khoán lại cho các tổ đội, các tổ đội nhận tiền tạm ứng tại chi nhánh, tự chịu trách nhiệm thuê nhân công, mua nguyên vật liệu đầu vào, hàng tháng hoặc hàng quý tổng hợp chi phí gửi về chi nhánh. Khi đó chi nhánh mới hạch toán chi phí vào công trình đợc. Vì vậy năm 2001 khi chi nhánh mở rộng quan hệ làm ăn,
các công trình đợc ký kết nhiều hơn thì các khoản tạm ứng cũng tăng là lẽ đơng nhiên.
Ngoài hai khoản “phải thu khách hàng” và “phải thu nội bộ” chiếm tỷ trọng lớn ra thì các khoản “trả trớc cho ngời bán” và khoản “phải thu khác” tuy có tăng, nh- ng tỷ trọng trên tổng nợ phải thu vẫn ổn định ở mức thấp, điều này là tơng đối tốt, bởi lẽ năm 2001, mặc dù mở rộng sản xuất kinh doanh khả năng chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp, cá nhân khác sẽ tăng (do quan hệ mua bán chịu) những khoản ứng trớc cho ngời bán vẫn giữ tỷ trọng ổn định, điều đó thể hiện uy tín của chi nhánh đối với các nhà cung cấp tơng đối tốt. Chi nhánh nên tiếp tục mở rộng và duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp nh hiện nay.
Nh vậy cơ cấu vốn trong thanh toán của chi nhánh biến động theo chiều hớng hợp lý, tuy nhiên số tiền phải thu khách hàng trong mỗi kỳ vẫn còn rất lớn, chi nhánh nên có biện pháp thu hồi thích hợp, tránh ảnh hởng xấu đến tình hình tài chính của chi nhánh.
2.3 Quản lý vốn vật t hàng hoá.
Là một bộ phận chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng vốn lu động của chi nhánh, là lực lợng vốn chủ yếu tham gia vào quá trình xây lắp. Điều đó đợc thể hiện phần nào qua bảng cơ cấu vốn vật t hàng hoá của chi nhánh đợc trình bày dới dây.
Bảng 7: Cơ cấu vốn vật t hàng hoá của chi nhánh trong hai năm 2000 – 2001.
ĐVT: 1000đ
TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền TL% Số tiền TL% Số tiền TL%
1 Tổng vốn vật t hàng hoá 20.219.534 100 21.521.436 100 1.301.902 6,4
- NL – VL 23.610 0,1 37.781 0,2 14.171 6
- CC – DC 3.680.752 18,2 4.291.360 19,9 610.608 16,5
-Chi phí SXKD DD 16.515.315 81,7 17.192.695 79,9 677.380 4,1
2 Tổng doanh thu 37.675.070 40.778.143 3.103.073 8,2
Nguồn: Bảng CĐKT của chi nhánh năm 2000 – 2001.
Từ số liệu ở bảng trên cho thấy so với năm 2000 thì năm 2001 lợng vốn vật t hàng hoá tồn kho của chi nhánh tăng lên 1.301.902.000đ tơng ứng với tỷ lệ 6,4%, trong khi doanh thu tăng 3.103.073.000đ tơng ứng với tỷ lệ 8,2%, điều đó thể hiện sang năm 2001 chi nhánh đã có nhiều cố gắng trong việc quản lý và sử dụng hàng l u kho đa hệ số phục vụ của hàng lu kho lên cao hơn năm 2000. Trong năm 2000 cứ một đồng đầu t vào vật t hàng hoá chỉ mang lại 1,85 đồng doanh thu (37.675.070 ữ
20.219.534) nhng sang năm 2001 cũng đầu t nh vậy nhng chi nhánh đã thu đợc 1,9 đồng trên một đồng vốn đầu t. Với triển vọng phát triển này, nếu trong những năm tới chi nhánh tiếp tục phát huy công tác quản lý và sử dụng vốn vật t hàng hoá nh hiện nay thì khả năng đạt đợc doanh thu và lợi nhuận cao hơn là hoàn toàn có thể, vì vốn vật t hàng hoá là bộ phận chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng vốn lu động, nên đơng nhiên việc nâng cao công tác quản lý và hiệu quả sử dụng vốn vật t hàng hoá thì sẽ góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng của tổng vốn lu động.
Trong cơ cấu vốn lu động của mỗi doanh nghiệp luôn có một bộ phận quan trọng nằm trong khâu sản xuất với nhiệm vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành liên tục, tuỳ từng loại hình doanh nghiệp mà phần vốn lu động này đợc biểu hiện dới các hình thức khác nhau. Nhng đối với doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản thì đây là chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và luôn chiếm một tỷ trọng cao nhất trong tổng vốn vật t hàng hoá.
ở chi nhánh Hà Nội, điều này đợc thể hiện trong năm 2000, tỷ trọng của chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chiếm 81,7% trên tổng vốn vật t hàng hoá và năm 2001 là 79,9%, tuy tỷ trọng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trên tổng vốn vật t hàng hoá của chi nhánh giảm 1,8% từ năm 2000 qua năm 2001, nhng lại tăng lên với số tuyệt đối là 677.380.000đ. Nguyên nhân của chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng là do khối lợng công trình thi công tăng, nhiều công trình, hạng mục công trình dở dang cha hoàn thành hay khối lợng xây lắp dở dang trong năm cha đợc bên chủ đầu t nghiệm thu, chấp nhận thanh toán hoặc chi phí sản xuất phát sinh từ khi khởi công công trình đến thời điểm kiểm kê đánh giá đối với những công trình quy định thanh toán sau khi hoàn thành toàn bộ.
Ngoài chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chiếm tỷ trọng cao ra thì trong cơ cấu vốn vật t hàng hoá lợng nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng là những vật t, phơng tiện góp phần tích cực vào việc duy trì sản xuất kinh doanh thờng xuyên liên tục.
Do đặc điểm của ngành xây lắp và quy chế riêng trong quản lý thi công tại chi nhánh là: Chi nhánh luôn thực hiện phơng thức giao khoán công trình hay hạng mục công trình cho các tổ đôị thi công tự chịu trách nhiệm cung ứng nguyên liệu, vật liệu, do đó trong mục nguyên vật tồn kho của chi nhánh ở cuối niên độ là rất thấp chỉ chiếm 0,1% năm 2000 và 0,2% năm 2001 trên tổng nguồn vốn vật t hàng hoá. Loại nguyên vật liệu này chủ yếu tồn đọng dới dạng vật liệu phục vụ quản lý điều hành chi nhánh. Đây là một nét đặc thù rất riêng trong ngành sản xuất, mà chỉ các doanh nghiệp xây lắp mới có, cho nên trong việc quản lý và sử dụng hàng lu kho chi nhánh có thể bỏ qua công đoạn quản lý chi tiết mục nguyên vật liệu ở chi nhánh.
Khác với nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ là một lợng vật t hỗ trợ trong thi công, nó không là bộ phận trực tiếp cấu thành nên sản phẩm nhng lại không thể thiếu trong công tác xây lắp. Xác định đợc tầm quan trọng của công cụ dụng cụ, trong năm 2001 chi nhánh đã đầu t mua sắm thêm một lợng công cụ dụng cụ mới sẵn sàng đáp ứng nhu cầu phục vụ thi công đa tỷ trọng công cụ dụng cụ trên tổng vốn vật t hàng hoá tăng từ 18,2% năm 2000, nên 19,9% năm 2001. Việc đầu t thêm trang thiết bị phục vụ thi công là cần thiết và cấp bách. Vì trong điều kiện thi công xây lắp chủ yếu đợc thực hiện ngoài trời nên khi gặp thuận lợi về thời tiết thì việc thi công phải đ- ợc tiến hành khẩn trơng do đó nếu công cụ dụng cụ không đầy đủ sẽ làm đình trệ việc thi công. Tuy nhiên, việc đầu t tăng thêm cũng cần phải xác định cân đối với sự gia tăng của doanh thu và lợi nhuận vì nếu công cụ, dụng cụ tồn kho không đợc sử dụng hoặc để lâu mới sử dụng sẽ làm tăng chi phí bảo quản, giảm giá trị từ đó làm giảm…
lợi nhuận của chi nhánh. Đây là vấn đề chi nhánh cần quan tâm, có kế hoạch cung ứng, dự trữ và sử dụng cho phù hợp.
Trên đây là một số vấn đề cơ bản trong hoạt động quản lý vốn lu động nói chung và quản lý vốn vật t hàng hoá tại chi nhánh nói riêng, để hiểu rõ hơn tình hình quản lý và sử dụng vốn lu động của chi nhánh ta cần đánh giá hiệu quả sử dụng của từng khoản mục cấu thành nên vốn lu động.
iiI. Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lu động tại chi nhánh.
Hiệu quả sử dụng vốn lu động luôn gắn liền với lợi ích và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp việc quản lý và sử dụng vốn lu động kém hiệu quả sẽ làm tốc độ luân chuyển vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn thấp. ở mức độ nghiêm trọng hơn, hiện tợng này sẽ dẫn đến thất thoát vốn, ảnh hởng đến quá trình tái sản xuất, quy mô vốn giảm, làm chu kỳ sản xuất sau thu hẹp hơn so với chu kỳ trớc, tình trạng trên nếu kéo dài liên tục thì chắc chắn doanh nghiệp không thể đứng vững đợc trên thị tr- ờng.
Để tìm hiểu xem hiện nay chi nhánh đã sử dụng vốn lu động có hiệu quả hay cha ta có thể tiến hành xem xét trên mốt số khía cạnh sau: