mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Trong mỗi doanh nghiệp, định mức nói chung và định mức tiêu dùng nguyên vật liệu nói riêng có vai trò hết sức quan trọng, nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên liệu, điều hoà, cân đối lợng nguyên vật liệu cần dùng cho doanh nghiệp; là căn cứ trực tiếp để cấp phát nguyên vật liệu hợp lý, kịp thời cho các phân xởng, bộ phận sản xuất, bảo đảm cho quá trình sản xuất đợc cân đối, nhịp nhàng và liên tục; là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa lãng phí; đánh giá trình độ khoa học, tiến bộ kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới...Để có một định mức thực sự hợp lý, góp phần hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu cần có phơng pháp xây dựng phù hợp. Phơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu quyết định tới chất lợng của định mức. Tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn những phơng pháp xây dựng định mức thích hợp.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phơng pháp thống kê kinh nghiệm để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Phơng pháp này dựa vào hai căn cứ :
+ Các số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo + Kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến
Trên cơ sở đó dùng phơng pháp bình quân gia quyền để xây dựng định mức. Tuy nhiên, trong thực tế phơng pháp này đã bộc lộ một số nhợc điểm...Vì vậy, Công ty có thể áp dụng phơng pháp phân tích trong xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Thực chất của phơng pháp này là kết hợp việc tính toán kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao lợng nguyên vật liệu đó trong quá trình sản xuất ra sản phẩm để xác định định định mức tiêu dùng nguyên vật cho kỳ kế hoạch. Trong điều kiện hiện nay, Công ty hoàn toàn có thể áp dụng phơng pháp này vì một số lý do :
- Phơng pháp mới không yêu cầu phải đầu t thêm phòng thí nghiệm và các ph- ơng tiện hỗ trợ.
- Cán bộ xây dựng định mức hiện nay của Công ty có đủ trình độ và kinh nghiệm để có thể áp dụng phơng pháp này mà không cần phải đào tạo, đào tạo lại.
- Hệ thống thông tin đợc tổ chức tốt : các phòng ban, các phân xởng đợc trang bị hệ thống máy tính và đã thành lập đợc mạng lới quản lý nội bộ đủ để giúp cán bộ xây dựng định mức nhanh chóng thu thập các thông tin cần thiết để thực hiện công việc chuyên môn.
* Phơng thức tiến hành :
- Bớc 1 : Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến mức trong đó đặc biệt chú ý đến các tài liệu về kết cấu sản phẩm, đặc điểm về máy móc thiết bị, trình độ kỹ thuật của công nhân, số liệu về tình hình thực hiện của kỳ báo cáo.
- Bớc 2 : Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hởng tới mức để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, khắc phục các khuyết tật về công nghệ, cải tiến thiết kế sản phẩm để tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
- Bớc 3 : Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm trong kỳ kế hoạch.
Để phân tích khối lợng này một cách nhanh chóng và có hiệu quả, Công ty có thể tổ chức thành nhóm các cán bộ : Cán bộ xây dựng định mức, cán bộ chuyên trách về thiết kế sản phẩm, cán bộ phòng QC - chuyên trách kiểm tra chất lợng đầu vào. Nhóm này sẽ tập trung thảo luận phân tích các yếu tố liên quan đến bớc đầu đa ra một mức hợp lý nhất có thể. Ví dụ, đối với loại vải phin trắng khổ 0.8m dùng để làm lót giầy, với định mức hiện hành là 275,25 đ/m. Với đặc điểm sản phẩm của Công ty, nhóm này phải chỉ ra với kích cỡ giầy là bao nhiêu để có thể tận dụng tối đa chiều dài cuộn vải 70m vì không thể ghép cuộn khác vào để tận dụng.
Trong quá trình xây dựng định mức nguyên vật liệu, cán bộ xây dựng định mức phải xác định đợc cơ cấu định mức tiêu dùng nguyên vật liệu :
Sơ đồ 5 : Sơ đồ cơ cấu định mức Định mức tiêu dùng
nguyên vật liệu
Tiêu dùng thuần
tuý (có ích) (phế liệu)Tổn thất
Phế liệu
dùng lại Phế liệu không dùng lại
Dùng
Việc nghiên cứu định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa cả về kỹ thuật và quản lý :
- Về mặt kỹ thuật, thông qua cơ cấu của định mức, phản ánh trình độ phát triển kỹ thuật, khả năng ứng dụng kỹ thuật mới vào sản xuất; phản ánh đúng trình độ và khả năng thiết kế sản phẩm, trình độ sử dụng hợp lý vầ tiết kiệm nguyên vật liệu.
- Về mặt quản lý, trớc hết nó phản ánh trình độ của tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp. Đi sâu vào từng lĩnh vực cụ thể ta thấy : + Cơ cấu định mức nó là cơ sở cho việc xây dựng cũng nh quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
+ Là cơ sở cho việc tính toán yếu tố chi phí nguyên vật liệu vào giá thành kế hoạch và giá thành thực tế một cách chính xác và khoa học.
+ Là cơ sở cho việc thực hiện hạch toán kinh tế nội bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn là mục tiêu cho các phong trào thi đua về hợp lý sản xuất, cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật mới và công nghệ mới vào sản xuất.
II. Không ngừng nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân
Lao động là yếu tố động nhất, cách mạng nhất trong các yếu tố sản xuất của doanh nghiệp. Lao động đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, sự tác động của lao động lên đối tợng lao động bằng công cụ là cần thiết để tạo ra của cải, vật chất cho xã hội, đối tợng lao động của quá trình sản xuất là con ngời, thông qua con ngời tác động vào các yếu tố khác nhau. Nhận thấy vai trò của yếu tố lao động trong sản xuất mà các doanh nghiệp có biện pháp nâng cao trình độ ngời lao động trong sản xuất từ đó mà việc kết hợp các yếu tố cơ bản của sản xuất thực hiện, chặt chẽ, hợp lý. Đào tạo trình độ ngời lao động là một biện pháp. Lao động tác động vào quá trình công nghệ, quá trình kiểm tra và quá trình vận chuyển, các quá trình này bao gồm cả vấn đề sử dụng nguyên vật liệu.
Đào tạo, bồi dỡng ngời lao động là biện pháp nâng cao chất lợng công nhân mà họ đang làm, là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng nh kiến thức thực tế tạo ra đội ngũ có khả năng hoàn thành công việc một cách có hiệu quả.
Việc đào tạo cán bộ công nhân viên phải dựa trên cơ sở xác định mục tiêu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, trình độ năng lực của đội ngũ công nhân viên hiện có tại Công ty để xây dựng một
kế hoạch đào tạo chi tiết cụ thể sát sao với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình mới.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty có trình độ chiếm tỷ lệ thấp :
- Trình độ trên đại học : 1 ngời - Đại học : 82 ngời - Cao đẳng và trung cấp : 140 ngời - Thợ bậc 7 : 9 ngời
Trình độ lao động ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng nguyên vật liệu. Số công nhân lao động chân tay chiếm tỷ lệ lớn, trong khi đó nhiều công việc cần đến trình độ bậc cao, am hiểu về công nghệ lại thiếu nên chất lợng sản phẩm cũng chịu ảnh hởng. Công ty cần triển khai chơng trình đào tạo, đào tạo lại một cách có hiệu qủa hơn. Tuy nhiên, việc quyết định đài thọ cho cán bộ công nhân viên đi học phải đợc tiến hành chu đáo và đảm bảo công bằng, hiệu quả. Muốn nh vậy lãnh đạo Công ty cần phải tiến hành các công việc sau: - Trớc hết phải đánh giá tổng thể để xác định những vị trí công tác nào quan trọng hoặc quá yếu kém cần phải đợc đảm đơng bởi những ngời có khả năng và trình độ.
- Thông báo rộng rãi tới toàn thể Công ty và tiến hành đánh giá, lựa chọn những cá nhân xứng đáng và cử đi đào tạo.
- Sau khoá đào tạo, tiến hành đánh giá, sat hạch thực tế. Nếu cử ngời đi học đảm bảo đợc yêu cầu thì mới quyết định chính thức giao công việc và điều chỉnh mức lơng thởng cho thích hợp. Ngợc lại, nhất định không đợc thăng chức, nâng lơng cho những ngời không có khả năng thực tế.
Ngoài việc tiến hành đào tạo, đào tạo lại Công ty cần thờng xuyên tổ chức những buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Trong những buổi nói chuyện này, những cán bộ chuyên môn phải đa ra đợc những chủ đề thảo luận gợi ý những ý kiến đóng góp tích cực cho Côn g ty. Cán bộ xây dựng định mức nguyên vật liệu có thể lấy ý kiến của các phân xởng để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức cho hợp lý. Tuy nhiên, muốn lấy đợc ý kiến sát với thực tế thì lãnh đạo Công ty phải phát động phong trào tốt và có những khen thởng xứng đáng. Có thể để cho các phân x- ởng tự đề ra mức tiêu dùng nguyên vật liệu và thực hiện. Nếu nh mức các phân xởng tiên tiến hơn mức kế hoạch của Công ty thì phân xởng đó sẽ đợc thỏng bằng 50% số tiền tiết kiệm. Với cách làm nh vậy, sẽ nâng cao tính chủ động, sáng tạo của các phân xởng và đảm bảo nâng cao đợc mức tiết kiệm nguyên vật liệu.
Ngoài việc tiến hành đào tạo, đào tạo lại Công ty có thể áp dụng tổng thể các biện pháp khuyến khích tinh thần lao động của cán bộ công nhân viên
nh biện pháp giáo dục, kinh tế, hành chính...trong đó lấy kinh tế làm then chốt.
III. Tăng cờng quản lý và hạch toán tiêu dùng Nguyên vật liệu
Quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu càng ngày càng quan tâm tới vai trò của nguyên vật liệu trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khác do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu đợc tăng lên một cách vững chắc.
Mục tiêu cuối cùng của quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là tạo ra lợi nhuận thông qua sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, có quản lý tốt thì mới phát huy đợc việc sử dụng tốt. Quản lý nguyên vật liệu thông qua việc tiếp nhận, quản lý kho, cấp phát nguyên vật liệu và hạch toán.
Quản lý trong khâu tiếp nhận là quản lý về số lợng, chất lợng, chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời hao hụt, mất mát...
Quản lý kho là việc thực hiện bảo quản toàn vẹn số lợng, chất lợng, ngăn chặn mất mát, nắm vững tình hình biến động của nguyên vật liệu trong kho, đảm bảo việc xuất, nhập, kiểm kê dễ dàng. Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời, chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi tận dụng triệt để và hiệu quả công suất máy móc thiết bị và thời gian lao động của công nhân, thúc đẩy việc sử dụng tốt nguyên vật liệu.
Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc xem xét, đối chiếu nguyên vật liệu nhận về và số lợng sản phẩm giao nộp để biết đợc kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu hay nói cách khác nó là hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Trên thực tế, để đáp ứng nhu cầu sản xuất, Công ty giầy Thợng Đình hàng năm đã phải mua với một khối lợng nguyên vật liệu phong phú và rất lớn nên công tác hạch toán gặp khó khăn, khối lợng nguyên vật hạch toán nhiều. Trong khi đó Công ty chỉ tiến hành hạch toán vào cuối tháng. Vì vậy, hiệu quả của công tác này cha cao.
Để nâng cao hiệu quả của công tác này, Công ty áp dụng hình thức cấp phát theo hạn mức : Phòng Kế hoạch vật t căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và kế hoạch tiến độ sản xuất hàng tháng của từng chủng loại sản phẩm, lập phiếu cấp phát cho từng phân xởng và bộ phận kho. Phiếu này đợc lập chi tiết và tiến hành theo mẫu sau :
Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức Tên đơn vị :... Lĩnh tại :... Danh đIểm vật t Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Đơn vị lĩnh Hạn mức lĩnh trong tháng Sản phẩm Số lợng tháng trứớc chuyển sang Số lợng thực phát trong tháng (theo ngày) Giá đơn vị Cộng thành tiền (viết bằng chữ )... Phụ trách vật t Phụ trách kế hoạch Thủ kho
Căn cứ vào phiếu này bộ phận kho chuẩn bị cấp phát theo hạn kỳ đúng số lợng, đúng chủng loại. Nếu có trờng hợp thiếu nguyên liệu sản xuất do một lý do nào đó thì các phân xởng phải báo cáo ngay cán bộ điều độ, cán bộ vật t của phòng kế hoạch vật t. Một mặt, phòng lệnh cho cán bộ kho cấp phát kịp thời để đảm bảo sản xuất. Mặt khác, cán bộ định mức có thể tìm hiểu ngay
nguyên nhân tại sao mức tiêu hao thực tế lạivợt quá mức quy định. Nh vậy, công tác theo dõi đợc tiến hành hiệu quả hơn.
- Trờng hợp nguyên vật liệu thừa thì chứng tỏ phân xởng đã có thành tích tiết kiệm. Ngoài việc khấu trừ vào phiếu hạn mức tháng sau, phòng Kế hoạch vật t có thể đánh giá công tác tiết kiệm của từng phân xởng theo tháng, tiến hành những điều chỉnh kịp thời.
IV. Tiếp tục đầu t hơn nữa cho công tác thị trờng nguyên vật liệu
Thị trờng ở đây muốn nói là thị trờng nguyên vật liệu đầu vào.
Để đảm bảo nguồn nguyên liệu có chất lợng và giá cả thích hợp nhất, Công ty cần nắm vững thông tin nhà cung cấp để đảm bảo yêu cầu đầu tiên. Ngoài việc giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống, Công ty không ngừng thu thập thông tin về giá cả thị trờng các loại vật t liên quan, tìm kiếm các nhà cung cấp mới có những điều kiện thuận lợi hơn, tìm kiếm khả năng thay thế các loại vật t giá thành cao bằng những loại vật t giá thành rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm.
Tất cả mọi mẫu nguyên liệu do các nhà cung cấp gửi đến chào hàng đều phải đợc kiểm tra chất lợng và sản xuất thử, nếu đạt yêu cầu mới thực hiện việc ký kết hợp đồng. Trong quá trình ký kết hợp đồng thì tuỳ từng đối tợng mà cử đi đàm phán. Có nh vậy mới đảm bảo thu đợc hiệu quả cao nhất. Các điều khoản hợp đồng phải rõ ràng và đợc quy định trách nhiệm cụ thể. Số l- ợng mua, thời gian mua hàng phải tính toán làm sao vừa tận dụng chính xác xúc tiến bán của nhà cung cấp, vừa đảm bảo lợng tồn kho hợp lý, chi phí tồn kho thấp nhất. Với một hệ thống máy tính và đội ngũ cán bộ nhân viên quản lý nh hiện nay, Công ty có thể áp dụng MRP vào quản lý nguyên vật liệu. MRP là một hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu