không đạt tiêu chuẩn đảm bảo sử dụng tiết kiệm nhất.
IV. Tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tạicông ty công ty
1. Công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu
Toàn bộ công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu đợc giao cho phòng kế hoạch vật t. Cụ thể :
- Căn cứ vào chỉ lệnh sản xuất và nhu cầu tiêu thụ của thị trờng, trởng phòng Kế hoạch vật t lập kế hoạch sản xuất quý, tháng và trình Phó giám đốc phê duyệt
- Sau khi kế hoạch sản xuất đợc phê duyệt, trởng phòng Kế hoạch vật t căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng, định mức vật t do phòng KT - CN xây dựng và cân đối năng lực sản xuất để lập bảng phân tích vật t cho từng loại giầy. Chẳng hạn, đối với giầy TE.Quai gài thì nội dung phân tích vật t nh sau :
Bảng 14 : Bảng phân tích vật t cho sản xuất (TE.Quai gài) Bảng phân tích vật t
Khách hàng : MEL Chỉ lệnh SX số MEL- 07/02 Số lợng : 210 đôi
STT Tên chi tiết Tên vật t cáchQuy Đvt
Lợng vật t SX + 2% Trong nớc Nhập khẩu 1 Mũ, lót, tẩy Bạt3419 - xanh chàm 0.8 m 53 - đỏ 0.8 m 41 Phin mộc 2222 0.85 m 48 Mút xốp 4mm 0.9 m 24 Gạc xô 1 m 24 1.2 m 6
2 Tăng cờng ôdê Phin mộc pê cô 0.85 m 1.5 3 Viền quai gài - xanh chàm 0.8 m 8
4 Mút độn cổ 1.2 m 3
5 Mút độn lỡi gà 1.2 m 3
- gai 10cm m 9
7 Chỉ may Trắng m 5998
đỏ m 2999
8 Ôdê vuông Nhôm bạc bộ 857
9 Bìa tẩy 1.0*1.2 tấm 5
Nguồn : Phòng KH-VT
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng và tiến độ giao hàng, phó phòng Kế hoạch vật t lập kế hoạch sản xuất tuần và trình Phó giám đốc sản xuất phê duyệt.
- Nhân viên điều độ phòng Kế hoạch vật t lập chỉ lệnh tác nghiệp và kế hoạch sản xuất ngày cho phân xởng đợc phân công phụ trách.
- Nhân viên phân xởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất ngày tiến hành lập phiếu tác nghiệp cho các tổ sản xuất.
- Nhân viên tổng hợp phòng Kế hoạch vật t lập báo cáo thực hiện sản xuất ngày theo báo cáo của các phân xởng.
Để xây dựng kế hoạch sản xuất này, cán bộ kế hoạch cũng xuất phát từ các nguyên tắc sau đây :
- Giảm tối thiểu ứ đọng vốn ở khâu dự trữ. Đây là nguyên tắc luôn đặt lên hàng đầu. Nh đã nói ở trên, giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ khá lớn trong cơ cấu vốn lu động, vì vậy, nếu duy trì mức dự trữ không hợp lý sẽ làm ứ đọng vốn lớn.
- Phải luôn đảm bảo lợng dự trữ hợp lý cả về số lợng, chất lợng và quy cách nguyên vật liệu. Theo quy định của Công ty, nguyên liệu phải dự trữ ở mức ổn định là 1 triệu mét vải một tháng để chủ động sản xuất và làm tốt công tác kiểm tra. Trong đó lợng nguyên vật liệu trong nớc là chủ yếu, còn đối với nguyên vật liệu nhập ngoại thì lợng dự trữ là không lớn, lợng nhập nguyên vật liệu nhập trong kỳ gần bằng lợng nguyên vật liệu xuất dùng. Chúng bảo đảm tối đa cho một tháng sản xuất của Công ty.
- Phải xây dựng kế hoạch cho từng loại nguyên vật liệu.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch, cán bộ xây dựng kế hoạch đã sử dụng phơng pháp cân đối và dựa trên các căn cứ sau :
+ Tình hình thực hiện kế hoạch kỳ trớc. + Khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng. + Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ...
Sau khi xây dựng kế hoạch và đợc giám đốc ký duyệt, tổ phái viên của phòng này sẽ trực tiếp đi mua và nhập kho theo tiến độ đã đề ra và theo chỉ đạo hàng ngày của trởng phòng dựa trên các báo cáo của cán bộ điều độ và của các thủ kho. Kế hoạch này cũng đợc dùng để đánh giá tình hình thực hiện bằng cách so sánh lợng nguyên vật liệu tiêu dùng thực tế và kế hoạch trong một năm và cùng kỳ năm trớc, từ đó đa ra các điều chỉnh trong thời gian tới.
Trớc hết, chúng ta biết rằng chất lợng công tác xây dung kế hoạch tiêu thụ sẽ ảnh hởng đến chất lợng của kế hoạch nguyên vật liệu. Nếu nh kế hoạch sản xuất và kế hoạch tiêu thụ không sát với thực tế thì sẽ dẫn đến lợng nguyên vật liệu vợt quá hoặc không đáp ứng cho nhu cầu sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 15 : Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất - tiêu thụ
Các chỉ tiêu ĐVT KH2001 KH2002 TH 2001 TH 2002 % So sánh 3/1 % So sánh 4/2 %So sánh 4/3 A B 1 2 3 4 5 6 7 Sản lợng sản xuất 1000đôi 4150 4210 4200 4250 101.2 100.9 101.2 Sản lợng tiêu thụ nt 4150 4218 4230 4280 101.9 101.4 101.2 Nguồn : Phòng KH-VT
Nh vậy, trong hai năm gần đây, sản lợng sản xuất và sản lợng tiêu thụ đều vợt kế hoạch. Theo đó, lợng dự trữ nguyên vật liệu tăng.
Để thấy rõ hơn tác động của nhân tố này, chúng ta đi sâu vào phân tích kế hoạch sản xuất quý II năm 2003 mà Công ty giầy Thợng Đình đã đề ra :
Bảng 16 : Dự kiến kế hoạch sản xuất quý II năm 2003 Các chỉ tiêu ĐVT Thực hiện quý II năm 2002
Kế hoạch sản xuất quý II/2003 Dự kiến TH Q I+II Năm 2003 S/Sánh Q II/2002 % S/Sánh 2002 % Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tổng quýII/2003 1. Giá trị SXCN Tỷ đồng 24.8 11.8 10.5 10.3 32.6 73.1 131.5 131.6 2. Tổng sản phẩm Đôi 1.115,786 430,000 450,000 450,000 1,310,000 2,532,292 117.4 119.07 2.1 Sản xuất tại Công ty Đôi 928,069 350,000 370,000 350,000 1,070,000 2,090,174 115.3 117.9
* Giầy xuất khẩu Đôi 185,596 140,000 100,000 100,000 340,000 1,241,682 183.2 149
- Giầy vải xuất khẩu Đôi 40,394 70,000 40,000 40,000 150,000 859,064 371.3 153.6
- Giầy thể thao Đôi 145,202 70,000 60,000 60,000 190,000 382,618 130.9 138.9
* Giầy chất lợng cao Đôi 201,599 160,000 150,000 150,000 460,000 566,143 228.2 142.7
* Giầy nội địa Đôi 540,874 50,000 120,000 120,000 270,000 282,349 49.9 58.8
2.2 Gia công giầy TP nội địa Đôi 187,717 80,000 80,000 80,000 240,000 442,118 127.9 124.7 3. Tiêu thụ nội địa Đôi 577,595 250,000 200,000 200,000 650,000 1,305,903 112.5 109.6
4. Sản lợng trung bình 1 ngày Đôi 14,000 14,231 14,000 14,079
5. Số công sản xuất Công 25 26 25 76
Yếu tố thứ hai ảnh hởng đến chất lợng kế hoạch nguyên vật liệu là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, ảnh hởng đến lợng nguyên vật liệu cần dùng, cần mua sắm của kỳ kế hoạch.
Bảng 17 : Đánh giá công tác lập định mức
Tên nguyên liệu Đvt KH 2001 KH2002 TH2001 TH2002 Giảm
A B 1 2 3 4 5 6 Bạt 7 bata ngời lớn mét 278,39 276,42 276,00 275,25 2,39 3,14 Bạt 7 AVA ngời lớn mét 281,28 280,45 278,57 276,12 3,71 4,33 Mút độn cổ TE kg 7,64 7,34 7,30 7,25 0,34 0,09 Mút độn cổ Nữ các loại kg 7,12 7,06 7,00 6,95 0,12 0,11 Nguồn : Phòng KH-VT
2. Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu
Nhiệm vụ xây dựng định mức nguyên vật liệu là của phòng Kỹ thuật -công nghệ. Hiện nay, cán bộ xây dựng định mức đang sử dụng phơng pháp thống kê kinh nghiệm để lập mức, dựa trên một số căn cứ sau :
- Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm : trên cơ sở thống nhất các thông số kỹ thuật và đợc giám đốc xét duyệt, phòng Kỹ thuật - công nghệ lập mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Chẳng hạn, cùng một kiểu giầy, với các cỡ giầy khác nhau thì mức tiêu dùng nguyên vật liệu là khác nhau :
Bảng 18 : Định mức cho 1000 đôi của một số cỡ giầy
Tên vật t ĐVT Mức cho 1000 đôi
Bạt 7 trắng mét
- Cho cỡ giầy 34 nt 279,52
- Cho cỡ giầy 35 nt 277,16
- Cho cỡ giầy 36 nt 275,31
Xăng công nghiệp lít
- Cho cỡ giầy 34 nt 136,1
- Cho cỡ giầy 35 nt 137,23 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cho cỡ giầy 36 nt 137,8
Nguồn : Phòng KT - CN
- Quyết toán vật t kỳ báo cáo : Cán bộ định mức đối chiếu giữa lợng nguyên vật liệu tiêu hao và số lợng sản phẩm sản xuất ra của kỳ báo cáo để tính ra mức tiêu hao từng đơn vị sản phẩm. Trên cơ sở đó, xây dựng mức cho kỳ báo cáo. Mức này phải đợc Giám đốc chuẩn y. Sau đó, mức đợc đa vào áp dụng trong sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện.
Việc giao mức cho công nhân thờng đợc tiến hành có mặt của thủ trởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện. Các đơn vị sản xuất và cán bộ định mức tạo điều kiện cho công nhân thực hiện. Trong quá trình thực hiện, cán bộ định mức có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện
định mức đối với từng công nhân. Sau một thời gian, thờng là 6 tháng, phòng Kế hoạch vật t tiến hành đánh giá công tác thực hiện : sau sự đánh giá này, mức tiêu hao nào không hợp lý sẽ đợc điều chỉnh cho sát với yêu cầu thực tế hơn.
Cứ nh vậy, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của Công ty đợc đánh giá và sửa đổi.
Với cách thức xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu nh vậy, Công ty đã thu đợc một số kết quả nh sau :
Bảng 19 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu một số loại qua các năm STT Tên vật t Đvt 2000 2001 2002 1 Bạt 7 trắng m 278 276,42 275,25 2 Phin trắng m 336 335,16 334 3 Mút độn cổ kg 7,41 7,34 7,25 4 Chỉ may m 44015 44.000 39.972
5 Xăng côngnghiệp lít 139,03 136,48 134,75
Nguồn : Phòng KT - CN
Việc cải tiến định mức sẽ đóng góp chính vào việc hoàn thiện quản lý sử dụng nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm.
Nếu lấy giá năm 2002 làm gốc để so sánh chúng ta sẽ thu đợc kết quả sau :
Bảng 20: Chi phí một số nguyên liệu chính
(Đơn vị: nghìn đồng)
STT Tên vật t Đơnvị Đơn giá 2000 2001 2002
1 Bạt 7 trắng mét 9.820 2.729.960 2.714.444.4 2.702.955 2 Phin trắng mét 5.500 1.848.000 1.843.380 1.830.000 3 Mút độn cổ kg 38.000 281.580 278.920 275.500 4 Chỉ may mét 6,1 243.829,2 268.400 268.491,5 5 Xăng CN lít 6.500 903.695 887.120 876.070 Nguồn : Phòng KH - VT
Nh vậy, chỉ tính riêng một loại nguyên vật liệu nh vậy mà chi phí cho 1000 đôi đã giảm đáng kể (14.894,4 đồng) .Với số lợng sản xuất mỗi năm hàng nghìn hàng triệu đôi và mỗi đôi giầy sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì con số tiết kiệm là không nhỏ. Tuy nhiên, con số này cũng cha phản ánh hết đợc trình độ sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Để đánh giá một cach chính xác hơn chúng ta phân tích chi phí nguyên vật liệu ở phần sau.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng. Để tổ chức quản lý chúng, Công ty tổ chức 3 phòng chức năng giúp việc trực tiếp :
- Phòng Kế hoạch vật t : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ vật t của Công ty từ khâu mua nguyên liệu, ký kết hợp đồng đến cấp phát vật t cho từng phân xởng đồng thời theo dõi toàn bộ tình hình sử dụng nguyên vật liệu của Công ty. Phòng này lại đợc chia ra làm 4 tổ với nhiệm vụ từng tổ nh sau :
+ Tổ dự trù và tính toán vật t : gồm 14 ngời, chuyên làm nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, trên cơ sở đó tính toán mức vật t cần thu mua.
+ Thủ kho : gồm 7 ngời, có nhiệm vụ quản lý và theo dõi các kho vật t
+ Tổ điêù độ (tổ phái viên) : gồm 6 ngời, có nhiệm vụ cấp phát lợng vật t cho từng phân xởng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất đã lập ra.
+ Tổ thu mua : gồm 5 ngời, chuyên làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trơng nguyên vật liệu và thu mua đảm bảo yêu cầu về số lợng, chật lợng và tiến độ sản xuất.
Ngoài ra, phòng còn có 1 lái xe phục vụ cho việc thu mua nguyên vật liệu đợc nhanh chóng và thuận lợi hơn.
- Phòng Kỹ thuật - công nghệ : đề ra định mức vật t cho từng kiểu, từng cỡ giầy. Thông qua việc pha chế cao su, hoá chất, phòng này sẽ tiến hành rà soát, bổ sung và kiểm tra nguyên vật liệu.
- Phòng QC (phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm) : có nhiệm vụ kiểm tra mẫu nguyên liệu của các đơn vị cung ứng trớc khi nhập kho nguyên vật liệu. Dựa vào việc theo dõi quá trình sản xuất của các phân xởng, phòng sẽ kiểm tra nguyên vật liệu trên từng công đoạn sản xuất.
Giữa các phòng có sự phối hợp với nhau để nguyên vật liệu của Công ty đợc sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Khi có chỉ lệnh sản xuất, phòng Kỹ thuật - công nghệ, sẽ đề ra định mức tiêu dùng nguyên vật liệu; phòng Kế hoạch vật t dựa vào đó để lập kế hoạch nguyên vật liệu. Hai phòng này kết hợp với phòng QC tổ chức lập kế hoạch thu mua và cấp phát nguyên vật liệu cho các phân xởng theo đúng tiến độ, số lợng, chất lợng...
* Hệ thống các kho :
Hiện nay, Công ty giầy Thợng Đình có hai hệ thống kho : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hệ thống kho nguyên liệu mũ giầy, kho phụ liệu may, kho vật t bao gói, kho cao su hoá chất và kho vật t (phục vụ sản xuất giầy thể thao) do phòng vật t quản lý.
- Hệ thống kho thành phẩm do phòng tiêu thụ quản lý.
Hệ thống kho này có chất lợng tơng ứng, bảo quản theo đúng tiêu chuẩn đặt ra cho mỗi chủng loại. Mỗi kho có từ một đến hai thủ kho quản lý, các thủ kho này thuộc các phòng tơng ứng, có nhiệm vụ thờng xuyên theo dõi và thông báo kịp thời nếu phát hiện có dấu hiệu lạ xảy ra. Tất cả các kho này đều trang bị hệ thống quạt thông gió, hệ thống chiếu sáng, bình cứu hoả...và có nội quy, quy chế rõ ràng. Các kho áp dụng hình
thức cấp phát theo nhu cầu sản xuất. Hàng ngày, nhân viên chuyên trách của các phân xởng đến kho đăng ký nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất trong ngày. Bộ phận kho căn cứ vào đó cấp phát theo đúng chủng loại, số lợng. Thủ kho hàng ngày phải làm báo cáo xuất nhập tồn kho trong ngày gửi lên cho cán bộ thống kê thuộc phòng quản lý. Đến cuối tháng, phòng Kế hoạch vật t đối chiếu giữa nguyên vật liệu ghi sổ trên kho và lợng thành phẩm của các phân xởng để đánh giá công tác sử dụng nguyên vật liệu. Đây là cách cấp phát nhanh, dễ thực hiện, đáp ứng nhanh cho các nhu cầu các phân xởng.
* Các phân xởng : nơi sử dụng trực tiếp nguyên vật liệu của Công ty gồm : - Phân xởng Bồi - Cắt : Kết dính các loại nguyên vật liệu (chủ yếu là các loại vải bạt các màu, vải phin, xốp...) bằng một lớp keo dính. Sau đó, bộ phận cắt sẽ pha cắt các tấm vải đã đợc bồi này tuỳ theo loại, kích thớc, mẫu mã của sản phẩm.
- Phân xởng May : thực hiện công việc may các chi tiết của phân xởng Cắt chuyển sang thành mũ giầy hoàn chỉnh, gồm một loạt các thao tác kỹ thuật liên tiếp nh : can dầu góc, kẻ chỉ, may nẹp,...Ngoài các chi tiết nhận từ phân Bồi - Cắt, nguyên vật liệu ở phân xởng May còn có các loại vải phin, dây xăng, tem...
- Phân xởng Cán : chế biến hoá chất và cao su các loại theo tiêu chuẩn lý hoá và mẫu mã nhất định.Phần cao su này lại đợc phân xởng Cán cắt thành đế