II. giải pháp
1. Làm tốt công tác cán bộ
để nâng cao chất lợng đội ngũ cán bộ.
Sự thành công hay thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào cũng bắt nguồn từ nguyên nhân đầu tiên và căn bản nhất đó là nhân sự và cơ cấu nhân sự. Các phịng kinh doanh hiện nay có đội ngũ cán bộ kinh doanh tơng đối hoàn chỉnh chất lợng cao, hầu hết đã qua đào tạo đại học chính qui, hoặc tại chức về nghiệp vụ và ngoại ngữ. Tuy nhiên kinh doanh XNK không đơn thuần u cầu về trình độ cao mà cịn có các yếu tố khác nh kinh nghiệm, khả năng giao tiếp, sự phản xạ nhạy bén trớc các biến động của thị trờng. Dù muốn hay khơng thì các cán bộ có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về trình độ ngoại ngữ, cịn các nhân viên trẻ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế. Đứng tr- ớc triển vọng của việc nhập khẩu nguyên liệu nhựa công ty nhận thấy rằng yêu cầu nâng cao chất lợng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ kinh doanh nhập khẩu là hết sức cần thiết. ’’ Đào tạo xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực quản lý, có trình độ chun mơn, phẩm chất đạo đức ngang tầm với nhiệm vụ của công ty ‘’
Trớc nhiệm vụ đó cơng ty phải thờng xuyên đào tạo và đào tạo lại cán bộ cho phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ mới. Vấn đề đào tạo đợc thực hiện trên hai góc độ chính qui và phi chính qui. Trên góc độ nghiệp vụ kinh doanh XNK là q trình đào tạo phi chính qui, cán bộ có kinh nghiệm thực tế trợ giúp hớng dẫn cho các cán bộ trẻ. Có thể tiến hành mở các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ để ngày càng nâng cao nghiệp vụ và cập nhật những sự thay đổi đã diễn ra. Trên thực tế bởi vì thị trờng nớc ngồi ln ln biến động, đồng thời các chủ trơng chính sách của nhà nớc về ngoại thơng cũng không phải là cố định. Điều này địi hỏi cơng ty phải ln ln bổ xung các nguồn sách báo, tài liệu cập nhật các nguồn thông tin.
Hiệu quả và chất lợng làm việc sẽ đợc nâng lên nếu cơng ty có sự quan tâm đúng mức và kịp thời tới lợi ích vật chất và khuyến khích tinh thần tới đội ngũ cán bộ kinh doanh. Cơng ty có thể lập các quỹ đào tạo để hỗ trợ một phần cho các cán bộ kinh doanh đi học tập. Xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý phát huy đợc tính năng động sáng tạo của mỗi cá nhân cũng nh khai thác có hiệu quả nguồn lực chất xám của đội ngũ kinh doanh nhập khẩu. Thực hiện giải pháp này phải bố trí đúng ngời đúng việc. Tiến hành sát hạch kiểm tra trình độ cán bộ kinh doanh thờng xuyên về nghiệp vụ chun mơn.
2. Duy trì các mối quan hệ với khách hàng, đẩy mạnh các hoạt động xúc tiến thơng mại, tìm thêm đối tác mới. Trong q trình hoạt động kinh doanh của mình cơng ty Thơng mại và xuất nhập khẩu Hà Nội đã chủ động tạo lập cho mình mối quan hệ rộng khắp với các bạn hàng khắp nơi trên thế giới và duy trì đợc mối quan hệ tin tởng lẫn nhau. Hoạt động nhập khẩu phải gắn chặt với thị trờng nớc ngồi vì vậy thiết lập đợc mạng lới bạn hàng cung cấp rộng khắp là rất quan trọng tạo nguồn hàng ổn định và chất lợng. Đứng trớc yêu cầu tạo thế và lực vững chắc cho sự phát triển lâu dài ban lãnh đạo công xác định : cơng ty chỉ có thể tăng trởng và phát triển nếu tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng vững chắc, uy tín. Muốn vậy cơng ty cần phải có các chính sách và giải pháp để mở rộng mối quan hệ với bạn hàng, khai thác tốt các bạn hàng hiện nay. Đồng thời tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng trọng điểm và tập trung nỗ lực vào bạn hàng đó.
Trớc hết trong ngắn hạn cơng ty cần duy trì và khai thác chiều rộng và chiều sâu có hiệu quả bạn hàng hiện tại. Trong thời gian tới thị trờng nguyên liệu nhựa vẫn đầy triển vọng với nhu cầu ngày càng tăng và sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú. Các giải pháp cụ thể mà công ty cần phải tiến hành với bạn hàng là : nghiên cứu tìm hiểu kỹ các thơng tin về mơi trờng kinh tế – chính trị – luật pháp của nớc bạn hàng để làm điều kiện tiền đề cho việc thơng thảo hợp đồng, dự đoán đợc xu hớng phát triển của thị trờng cung cấp nguyên liệu nhựa, thiết lập mối quan hệ rộng khắp đối với các nhà cung cấp ở mỗi nớc bạn hàng, thờng xuyên cập nhật thông tin về năng lực sản xuất, sức mạnh tài chính, quy mơ và khả năng cung ứng của mỗi nhà cung cấp. Mỗi thông tin về nhà cung cấp là một sự trợ giúp quý giá
cho công ty trong vấn đề xây dựng hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu nhựa từ các nớc bạn hàng đó. Phịng kinh doanh Xuất nhập khẩu có thể chi tiết hố các thơng tin về nhà cung cấp theo danh mục mặt hàng, theo vùng lãnh thổ hoặc theo nhà cung cấp. Trong giai đoạn hiện nay cần hồn chỉnh các thơng tin về các nhà cung cấp ở các nớc Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Singapo ... bởi đây là các bạn hàng có tỷ trọng lớn trong nguồn nguyên liệu nhập khẩu của công ty.
Từng bớc mở rộng danh mục nhà cung cấp nguyên liệu nhựa trong thời gian tới. Xúc tiến thăm dị thị trờng, tập hợp các thơng tin về thị trờng nguyên liệu nhựa ở các nớc Trung cận đông, Đông âu... để tiến tới nhập khẩu nguyên liệu từ thị trờng khu vực này thông qua việc thiết lập các mối quan hệ trực tiếp và gián tiếp. Việc mở rộng thị trờng cung cấp nguyên liệu nhựa là rất quan trọng, tạo cho cơng ty có nguồn hàng ổn định và có thể tự do lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu chất lợng, giá cả phù hợp.
Bên cạnh yêu cầu khách quan cần phải mở rộng thị trờng nhập khẩu nguyên liệu nhựa thì việc thiết lập và tạo lập một mối quan hệ với các bạn hàng mới và nhà cung cấp truyền thống. Tính chất đặc thù của nguyên liệu nhựa khiến cho ‘’ bạn hàng truyền thống ‘’ trở thành một tiêu chí hết sức quan trọng. Dù sao phịng kinh doanh phải đứng trên mục tiêu hiệu quả kinh tế và chất lợng cao để xây dựng một hệ thống bạn hàng truyền thống. Muốn vậy phải cập nhật thông tin đầy đủ về nhà cung cấp đó, thiết lập các mối quan hệ thân thiết với các cá nhân cụ thể của hãng cung cấp đó (nh giám đốc tiếp thị, giám đốc thị trờng) hoặc là chính uy tín của cơng ty đối với họ. Cơng ty có thể dành một số u đãi nhất định cho các bạn hàng về khía cạnh vật chất nh nhập khẩu với quy mô lớn, chiết khấu do giao hàng sớm, chất lợng cao, tăng % hoa hồng cho khách hàng khi thực hiện hợp đồng mua bán lớn, nhận vận chuyển hàng hoá cho bạn hàng, giảm giá hàng bán trong trờng hợp mua khối lợng lớn, mua liên tục ... Trong thời gian qua công ty chủ yếu nhập nguyên liệu từ Nhật Bản , Hàn Quốc , Thái Lan , Đài Loan ... Nhìn chung đây là những đối tác rất tốt làm ăn có uy tín, chất lợng nguyên liệu nhựa của các nớc này không thua kém so với các nớc phát triển khác nhng giá cả lại chấp nhận đợc. Đó là nguồn hàng ổn định lâu dài của cơng ty vì vậy cơng
ty cần phải chú trọng vào thị trờng naỳ để cho hoạt động nhập khẩu nguyên liệu nhựa diễn ra thuận lợi và dễ dàng hơn.
Trong nền kinh tế thị trờng, sự khắc nghiệt của nó khơng cho phép một doanh nghiệp chỉ bó hẹp trong phạm vi kinh doanh trong một thi trờng nhất định với một số bạn hàng nhất định. Bạn hàng truyền thống có thể chấm dứt quan hệ làm ăn với ta khi lợi ích của họ khơng đợc đảm bảo hoặc khi có những đối tác đem lại cho họ nhiều lợi ích hơn. Do đó, cơng ty thơng mại và xuất nhập khẩu Hà Nội cũng nh các cơng ty khác ln phải tìm kiếm và quan hệ với các bạn hàng, khách hàng mới nhằm đảm bảo lợi ích và sự tồn tại cho mình dựa trên việc : giao hàng đúng hẹn, đúng số lợng, chất lợng, mẫu mã, chào giá hợp lý, giảm giá cho khách hàng lần đầu tiên ký hợp đồng, giao hàng tận nơi cho khách...
3. Phát triển cơng tác tìm kiếm thu thập thơng tin, nắm bắt nhu cầu thị trờng.
Hệ thống thông tin thị trờng và xử lý thơng tin thị trờng chính là sự nghiên cứu các biến động của thị trờng và đa ra các quyết định phù hợp. Nghiên cứu thị trờng là cơng việc rất cần thiết và có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu của công ty. Thông qua nghiên cứu thị trờng công ty sẽ nắm bắt đợc các thơng tin nh tình hình cung cầu của thị trờng, cơ cấu chủng loại mà thị trờng cung ứng, mức giá và khả năng biến động, các đối thủ cạnh tranh, tỷ giá hối đối, lãi xuất tiền vay ...để từ đó có cơ sở đa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm bảo đảm cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu đợc an toàn và khai thác đợc cơ hội có thể có. Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào của công ty cũng gắn với thị trờng. Nắm bắt đợc thị trờng, hiểu biết đợc các qui luật của thị tr- ờng là hết sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh XNK thì cơng tác nghiên cứu thị trờng lại càng cần thiết và cần phải quan tâm thoả đáng. Công ty Thơng mại và xuất nhập khẩu Hà Nội là một công ty chuyên nhập khẩu nguyên liệu nhựa có quan hệ với nhiều cơng ty trên thế giới đã có hoặc cha có văn phịng đại diện tại Việt nam. Trong q trình hoạt động kinh doanh của mình, cơng tác nghiên cứu thị trờng đã đợc công ty quan tâm. Khác với trớc đây việc nghiên cứu thị trờng là không quan trọng, mọi hợp đồng đều đợc thực hiện theo sự chỉ đạo của Nhà nớc. Ngày nay trong nền kinh tế thị tr-
ờng nhận rõ vai trò và tầm quan trọng của việc nghiên cứu thị trờng đối với sự sống cịn của mình. Cơng ty đã giao cho phịng kinh doanh chuyên trách về công tác nghiên cứu thị trờng. Tuy nhiên công tác nghiên cứu thị trờng còn đợc tiến hành ở mức độ chung chung, khái quát về các bạn hàng và các thị trờng cung cấp nguyên liệu nhựa. Do vậy trong thời gian tới công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trờng, đi vào nghiên cứu cụ thể, nắm đợc chính xác các thơng tin về thị trờng đó theo hai khía cạnh sau :
Trớc hết trên góc độ khách quan, cơng ty nên đầu t và trang bị cho các phòng kinh doanh hệ thống trang bị hiện đại để cập nhật và xử lý thông tin thị trờng. Vấn đề đầu t trang thiết bị hiện đại là hoàn toàn khả thi. Hiện tại trên thị trờng cũng nh điều kiện khoa học kỹ thuật cho phép hệ thống trang thiết bị gọn nhẹ, tơng đối rẻ và đủ mạnh để xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Ngồi ra trên góc độ chủ quan cơng ty cần phải triển khai tổ chức hoạt động thu thập và xử lý thông tin thị trờng một cách cụ thể mà trong đó việc tổ chức và hồn thiện bộ máy thu thập và xử lý thông tin thị trờng, xây dựng chiến lợc thu thập xử lý thơng tin. Cụ thể cơng ty cần phải có những cán bộ chun sâu có chun mơn nghiệp vụ giỏi, có khả năng phân tích và đa ra những nhận định chính xác. Trên cơ sở đó phân tích , lựa chọn mặt hàng, lựa chọn thị trờng, xem xét hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, xem xét khả năng, mức độ tiêu thụ của thị trờng, từ đó lập kế hoạch về nhu cầu làm cơ sở cho kế hoạch nhập khẩu. Đồng thời công ty cần phải xác lập mạng lới cộng tác viên rộng khắp với nhiệm vụ cung cấp thơng tin cho phịng nghiên cứu, có thể áp dụng hình thức trao đổi thông tin và tận dụng khai thác nguồn thông tin từ các vụ chuyên trách của Bộ thơng mại. Đồng thời cơng ty cần đa dạng hố hình thức và cách thức thu thập thông tin từ bạn hàng và khách hàng, cho tới việc thiết lập mối quan hệ mật thiết với Vụ xúc tiến (Bộ thơng mại) hay với các tổ chức nghiên cứu thị trờng ở trong và ngoài nớc.
(Nguồn : Giáo trình marketing thơng mại quốc tế) Đối với hoạt động nhập khẩu nguyên liệu nhựa của công ty việc nghiên cứu thị trờng có ý nghĩa rất lớn. Bởi vì nh chúng ta đã biết thị trờng nguyên liệu nhựa có nhiều yếu tố ảnh hởng và làm cho giá cả của nó cũng biến động theo, nếu cơng ty khơng nắm bắt đợc các thơng tin đó thì sẽ có thể nhập khẩu q nhiều hoặc quá ít nguyên liệu nhựa khơng phù hợp với tình hình cung cầu trên thị trờng. Hiện nay thị trờng nhập khẩu chủ yếu của công ty vẫn là các thị trờng truyền thống ở khu vực Châu á - Thái Bình Dơng nh Nhật, Hàn Quốc, Thái Lan ... Bên cạnh đó cơng ty đang cố gắng mở rộng kinh doanh sang một số các bạn hàng mới ở thị trờng Trung cận đông. Tuy nhiên trong kinh doanh cần phải lựa chọn một số đối tác chính, lâu dài để vạch kế hoạch kinh doanh nhập khẩu. Trong thời gian tới công ty cần
Xây dựng mục tiêu nghiên cứu
Phân định đối t ợng và lựa chọn ph ơng pháp nghiên cứu Thu thập thông
tin
Xây dựng lại mục tiêu nghiên cứu
Phân tích và lựa chọn mặt hàng Phân tích và lựa chọn thị tr ờng Phân tích cạnh tranh Phân tích khai thác cơng suất thị tr ờng Dự báo thị tr ờng
thành lập một bộ phận chuyên trách về Marketing, có thể lấy cán bộ từ phịng kinh doanh (là những ngời có nhiều kinh nghiệm làm công tác nghiên cứu thị trờng) và tuyển thêm một số cán bộ bên ngồi cơng ty chun ngành Marketing. Khi tổ chức bộ phận Marketing cần chia làm hai nhóm cơng việc : nhóm nghiên cứu thị trờng nhập khẩu và nhóm nghiên cứu thị trờng trong nớc, địi hỏi phải năng động, tháo vát, có nghiệp vụ marketing, hiểu biết về ngun liệu nhựa, thơng thạo ngoại ngữ, có khả năng tìm kiếm thơng tin trên mạng Internet, có nh vậy mới biết thị trờng cần những loại nguyên liệu sản xuất nào, chất lợng và số lợng nh thế nào. Tăng cờng thu thập các thơng tin về chính sách thơng mại của các nớc bạn hàng, tình hình sản xuất nguyên liệu nhựa hiện tại cũng nh dự đoán trong t- ơng lai của các nớc đó. Nếu cơng ty nắm bắt đầy đủ các thơng tin đó thì sẽ điều chỉnh đợc khối lợng nhập khẩu vừa đủ, phù hợp với tình hình cung cầu trên thị trờng, tránh đợc tình trạng làm ăn thua lỗ. 4. Huy động sử dụng vốn có hiệu quả.
Một vấn đề đặt ra đối với công ty Thơng mại và xuất nhập khẩu Hà Nội hiện nay đó là tình trạng thiếu vốn để nhập khẩu nguyên liệu nhựa. Cơ cấu vốn lu động của công ty không đủ tài trợ cho các thơng vụ nhập khẩu nguyên liệu nên nhiều khi bị hạn chế trong việc tận dụng cơ hội kinh doanh. Vì vậy để cơng tác nhập khẩu nguyên liệu nhựa đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất trong nớc cũng nh giảm thiểu các khoản chi phí thì cơng ty cần chú trọng tới một số biện pháp sau : Cơng ty cần có sự quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn, thực hiện nghiệp vụ quản lý thu chi tiền tệ bảo đảm thúc đẩy các hoạt động kinh doanh nhất là các hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu nhựa cần có số vốn lớn. Cơng tác kế tốn phải hoàn thành tốt các