- PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU QUẢNG BÌNH
3.1.2. Một số tồn tại trong công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty xăng dầu Quảng Bình
xăng dầu Quảng Bình
► Trong công tác quản lý TSCĐ
- Về việc đánh số hiệu TSCĐ: Tại Công ty vẫn chưa tiến hành đánh số hiệu TSCĐ. Mã hóa là một công cụ khá hữu ích trong công tác quản lý tài sản khi muốn xác định nhanh một hay một nhóm tài sản bất kỳ. Việc không tiến hành mã hóa TSCĐ là một trong những cản trở lớn của công ty khi muốn sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ.
- Về phân loại TSCĐ: Tài sản không được phân loại theo tình hình sử dụng TSCĐ, do đó công ty không nắm rõ tình trạng kỹ thuật của TSCĐ hiện
có để có kế hoạch thanh lý, nhượng bán hay sửa chữa, thay thế các TSCĐ đã lỗi thời, đưa ra các biện pháp quản lý và sử dụng hợp lý TSCĐ.
- Về xử lý TSCĐ: Có nhiều TSCĐ đã hư hỏng, không còn sử dụng nhưng vẫn chưa tiến hành thanh lý, gây ứ đọng vốn.
► Trong công tác hạch toán kế toán
- Kế toán chi tiết:
Sổ TSCĐ mà Công ty xăng dầu Quảng Bình đang sử dụng không theo mẫu của Bộ Tài chính quy định. Sổ TSCĐ mà Công ty áp dụng không thể hiện được tình hình tăng, giảm TSCĐ và số hiệu các chứng từ kèm liên quan.
Việc trích và phân bổ khấu hao TSCĐ được tính toán trên Bảng tính khấu hao TSCĐ và Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ thay vì lập theo Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ như quy định của Bộ Tài chính.. Bảng tính khấu hao TSCĐ được lập riêng cho từng TSCĐ. Thực tế này làm cho công việc kế toán càng thêm rườm rà và kém hiệu quả, đặc biệt là trong điều kiện phát triển của công ty, số lượng TSCĐ ngày càng lớn.
- Kế toán tổng hợp:
+ Về tài khoản sử dụng để hạch toán TSCĐ: Tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, các nghiệp vụ về tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ đều hạch toán vào TK 211- TSCĐ và TK 214 – Hao mòn TSCĐ. Các tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản như quy định của Bộ Tài chính. Điều này gây khó khăn khi muốn biết thông tin, số liệu về một nhóm TSCĐ nhất định.
+ Về hệ thống sổ sách sử dụng: Công ty không sử dụng Nhật ký chứng từ số 9 (ghi Có TK 211) và Nhật ký chứng từ số 7 (ghi Có TK 214)
mà hạch toán các nghiệp vụ liên quan vào Nhật ký chứng từ số 10. Điều này làm tăng khối lượng nghiệp vụ hạch toán vào NKCT số 10 và còn trái với quy định của Bộ Tài chính.
+ Đối với việc trích lập khấu hao TSCĐ: TSCĐ trong công ty được trích theo nguyên tắc tròn tháng. Ví dụ như đối với nghiệp vụ mua 3 máy tính HP-COMPAQ NX 6120 vào ngày 15 tháng 4 năm 2006, kế toán sẽ bắt đầu trích khấu hao từ tháng 5 năm 2006. Điều này không phản ánh chính xác chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí cuat công ty. Đồng thời không tuân thủ chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ hiện hành của Bộ Tài chính.
Thời gian sử dụng TSCĐ được xác định dựa vào tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ và nằm trong giới hạn khung thời gian sử dụng TSCĐ quy định ở quyết định 206. Tuy nhiên, thời gian sử dụng thực tế của TSCĐ thường dài hơn rất nhiều so với thời gian sử dụng hữu ích ước tính. Điều đó dẫn đến một thực tế là trong số TSCĐ đang sử dụng, tồn tại một số lượng lớn các TSCĐ đã khấu hao hết. Như vậy, việc trích khấu hao không gần với hao mòn thực tế của TSCĐ.
Từ năm 2004, giới hạn khung thời gian sử dụng TSCĐ theo quy định bị thay đổi (từ quyết định 166/1999/QĐ-BTC đến 206/2003/QĐ-BTC). Tuy nhiên doanh nghiệp không xác định lại thời gian khấu hao của các TSCĐ đưa vào sử dụng trước ngày 1/1/2004. Điều này là trái vơi quy định của Bộ Tài chính.
Về phương pháp trích khấu hao, tại Công ty xăng dầu Quảng Bình, tất cả các TSCĐ đều được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán nhưng lại không hợp
lý khi áp dụng với các tài sản có tốc độ hao mòn nhanh như các thiết bị đo lường xăng dầu. Các tài sản này có hiệu quả sử dụng cao khi còn mới nhưng càng về sau thì càng kém, nhất là cùng với sự xuất hiện với các TSCĐ có công nghệ cao hơn. Khi công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho những TSCĐ loại này, mức trích khấu hao (đưa vào chi phí) không đổi, trong lúc lợi ích kinh tế do các TSCĐ này mang lại giảm đi, mức trích khấu hao không phản ánh đúng hao mòn tự nhiên của TSCĐ, tốc độ thu hồi vốn chậm.
+ Kế toán không phân biệt nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ. Tất cả các chi phí cho sửa chữa, nâng cấp đều hạch toán vào chi phí. Điều này là trái với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Về bản chất, các nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp rất khác nhau: Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc có tính chất khôi phục hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận quan trọng của nó. Nâng cấp TSCĐ là loại hình sửa chữa có tính chất làm tăng thêm tính năng hoạt động của TSCĐ hoặc kéo dài tuổi thọ của nó. Bản chất của nghiệp vụ nâng cấp TSCĐ là một nghiệp vụ đầu tư bổ sung cho