ơng Mại và Sản xuất Hợp Phát.
Các chứng từ sử dụng và các quy định chung đợc tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty:
Các chứng từ sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty gồm:
+ Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: Đợc lập thành 03 liên, là chứng từ để thủ kho xuất hàng ra khỏi kho. Hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và đ- ợc ký duyệt đồng thời là Phiếu xuất kho .
+ Hoá đơn bán hàng: Là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chứng từ thanh toán và đi đờng cho hàng hoá xuất bán.
Bên cạnh đó thì việc xuất hàng hoá ra khỏi Công ty phải tuân theo một số quy định sau:
- Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty hoặc phiếu xuất kho đã đợc ký duyệt.
- Thời gian trả chậm đối với khách hàng đợc áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán để dễ dàng cho viêc thực hiện và kiểm tra.
- Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng.
Ví dụ 1: Bán hàng trả chậm.
Ngày 08/ 03/ 2005. Siêu thị VINACONEX đặt mua phồng tôm, đồ hộp. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng của Công ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho với các khoản mục chủ yếu sau: Loại hàng: Phồng tôm, đồ hộp.
Số lợng, đơn giá, tổng giá trị ghi trong hoá đơn GTGT.
Phơng thức thanh toán: Thanh toán chậm 15 ngày kể từ ngày giao hàng.
Sau khi phiếu này đợc Trởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ đợc chuyển cho Bộ phận kế toán để xuất Hoá đơn GTGT. Hoá đơn đợc lập thành 03 liên và đợc luân chuyển nh sau:
- 01 liên lu tại quyển Hóa đơn. - 01 liên đỏ giao cho khách hàng. - 01 liên xanh dùng để thanh toán.
Sau đó Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đợc Kế toán trởng và Giám đốc ký duyệt.
Sau các thủ tục trên nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận đợc Hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã đợc ký duyệt thì cùng ngời nhận hàng ký vào chứng từ, sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào Thẻ kho (đợc lập thành 01 liên), Phiếu đề nghị xuất hàng đợc giao cho khách hàng để ra cổng.
Thẻ kho do Thủ kho mở và đợc chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào Thẻ kho, Thủ kho chuyển Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên Phòng kế toán, căn cứ vào đó Kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào Sổ chi tiết hàng hoá.
Biểu 2.1:
Công ty Hop Phat T&P..,JSC Số phiếu: 03037
Địa chỉ: 02 Chơng Dơng Độ. HN Kho: Công ty
Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty
Kiêm phiếu xuất kho
Ngày 17/03/2005 Xuất cho: Siêu Thị VINACONEX
Địa chỉ: TT Thơng mại Tràng Tiền, 24 Hai Bà Trng- Hà Nội. Phơng thức thanh toán: Chậm 15 ngày kể từ ngày giao hàng.
STT Tên hàng Đơn vị Số lợng Ghi chú
Yêu cầu Thực xuất 1 Phồng tôm mi ni100g Thùng 1 1 2 Phồngtôm 200g Thùng 1 1 3 Phồng tôm 5 tôm Hộp 30 30 4 Phồng cua 200g Hộp 20 20 5 Phông mực 200g Hộp 20 20 6 Phông tôm đặc sản 200g Hộp 20 20 7 Phồng tôm đặc biệt 200g Hộp 20 20
Ngời đề nghị Trởng phòng Kế toán trởng Giám đốc Thủ kho Ngời nhận
Biểu 2.2:
Công ty Hop Phat T&P..,JSC
Địa chỉ: 02 Chơng Dơng Độ. Hà Nội.
Thẻ kho Tháng 03/2005. Hàng hoá: Bán phồng tôm ,đồ hộp. Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 103.500 03004 01/03 ST INTIMEX 955 102.545 ... .. 03014 07/03 ST INTIMEX 320 ... ... 03025 15/03 ST Bài THơ 320 ... ... 03037 17/03 ST VINACONEX 112 ... ... 03046 22/03 ST FIVIMART 45 ... ... 03059 25/03 ST INTIMEX 8.290 ... ... 03068 29/03 ST FIVIMART 60 03075 30/03 ST Mã Mây 508
Biểu 2.3 Hoá đơn Mẫu số: 01/ GTKT – 3LL
Giá trị gia tăng AE/2005B
Liên 2: Giao cho khách hàng 003037 Ngày 17 tháng 03 năm 2005
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Thơng Mại & Sản xuất Hợp Phát. Địa chỉ: Số 02- Chơng Dơng Độ – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
Số tài khoản: 1111 013 771 0015
Điện thoại: 04 9321018 MS: 01 01 37 39 21 Họ tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: ST VINACOEX. Địa chỉ: 24 Hai Bà Trng. Hà Nội. Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS: 01 01 28 62 28
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1 Phông tôm mi ni 100g thùng 1 368.181 368.181 2 Phồng tôm 200g thùng 1 190.909 190.909 3 Phồng tôm 5 tôm Hộp 30 4.363 130.890 4 Phông cua 200g Hộp 20 4.545 90.909 5 Phồng mực 200g Hộp 20 4.545 90.909 6 Phồng tôm đặc sản Hộp 20 4.727 94.545 7 Phồng tôm đặc biệt Hộp 20 4.727 94.545 Cộng tiền hàng: 1.060.888 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 106.088 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.166.976
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm sáu mơi sáu ngàn chín trăm bảy sáu đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên
Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào Hoá đơn GTGT số:003037 ngày 17/03/2005 bán cho Siêu thị VINACONEX, Kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng. Đồng thời, Kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết ( số liệu, ngày, tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, quy cách, số lợng, đơn giá). Với phần mềm kế toán đợc cài đặt sẵn, Kế toán xác định đợc tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là: 550.000VNĐ, sẽ đợc phản ánh trên sổ TK632- Giá vốn hàng bán tại biểu 2.4.
Đến ngày 01/04/2005 Siêu thị VINACONEX thanh toán tiền hàng của Hoá đơn số 003037. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Kế toán phản ánh số tiền nhận đợc.