Bước 1. CHUẨN BỊ KIỂM TRA:
1.1 Khảo sát và thu thập thông tin:
Trước khi tiến hành kiểm tra đoàn kiểm tra phải thu thập các thông tin cần thiết.
- Phải nắm được các quy trình quy chế liên quan đến hoạt động nghiệp vụ được kiểm tra, phải biết các văn bản pháp quy mới nhất chi phối hoạt động của đơn vị được kiểm tra.
- Những vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị được kiểm tra
- Các số liệu liên quan đến nội dung kiểm tra (Sao kê tín dụng, các tài khoản chi tiết của Phòng Kế toán, Sao kê bảo lãnh, tất toán, thu nợ thu lãi...)
- Những khó khăn, vướng mắc hiện tại và sắp tới
- Những thay đổi về loại hình dịch vụ, quy trình kinh doanh các nghiệp vụ....
- Những nội dung được lãnh đạo Công ty đặc biệt quan tâm - Báo cáo kết quả kiểm tra của các lần kiểm tra trước (nếu có)
Phương pháp thu thập thông tin
Yêu cầu các Phòng được kiểm tra cung cấp trong Thông báo kiểm tra các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra, các số liệu đó đã được đơn vị được kiểm tra kiểm soát.
Phối hợp với tổ kiểm toán cập nhật số liệu tại bảng cân đối phát sinh, các tài khoản chi tiết... để đối chiếu số liệu.
Thu thập bằng các nguồn khác
1.2 Lập đề cương kiểm tra:
Bước này chỉ lập lần đầu cho mỗi nghiệp vụ kiểm tra trong trường hợp có sự thay đổi về nội dung, phạm vi kiểm tra thì cần tiến hành lập lại
Dựa vào các thông tin thu thập được trong thời gian khảo sát, nhóm kiểm tra xây dựng đề cương kiểm tra
1.3 Tổ chức thông báo chương trình kiểm tra:
- Sau khi Đề cương kiểm tra đã được Giám đốc phê duyệt, Phòng KT&KSNB có trách nhiệm lập Thông báo chương trình kiểm tra gửi cho đơn vị được kiểm tra.
- Trước khi gửi Thông báo kiểm tra (trong trường hợp cần thiết), lãnh đạo phòng hoặc trưởng nhóm kiểm tra có thể trao đổi trước với lãnh đạo đơn vị được kiểm tra về thời gian và phương thức làm việc.
Các số liệu cần thiết liên quan đến quá trình kiểm tra do đơn vị được kiểm tra cung cấp được sử dụng làm một trong các tài liệu kiểm tra.
- Thời gian gửi Thông báo cho đơn vị được kiểm tra chậm nhất là 3 ngày trước khi thực hiện kiểm tra.
1.4 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho kiểm tra:
Trưởng nhóm kiểm tra:
- Phổ biến cho các thành viên trong nhóm về những nội dung cụ thể của cuộc kiểm tra: mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp, phạm vi và thời gian của cuộc kiểm tra
- Có thể tổ chức thảo luận trong nhóm để thống nhất về cách thức tiến hành công việc
- Sau khi nhận được các tài liệu của đơn vị được kiểm tra (các Phòng tín dụng) trưởng nhóm tập hợp, rà soát để xem mức độ công việc của quá trình kiểm tra, Dựa vào sao kê tín dụng phân loại theo các nội dung:
+ Số phát sinh hồ sơ trong thời hiệu kiểm tra có giải ngân mới
+ Các phát sinh hồ sơ tất toán của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra
+ Các phát sinh hồ sơ bảo lãnh cho khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra
+ Các phát sinh hồ sơ được gia hạn nợ của khách hàng phát sinh trong kỳ kiểm tra
+ Công tác thu nợ, lãi trong kỳ.
+Căn cứ các nội dung kiến nghị trong báo cáo kiểm tra tín dụng các tháng trước.
Sau đó giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Phân công từng cán bộ kiểm tra phụ trách các bộ hồ sơ công việc hay từng mảng công việc tuỳ vào tình hình cụ thể của đọt kiểm tra
- Đánh giá mức độ dư nợ tín dụng (nhiều hay ít, vay theo món hay theo hạn mức), tính chất khoản vay (ngắn hay dài hạn), đặc điểm khách hàng
(trong hay ngoài ngành, DNNN hay Công ty TNHH, ...vvv...) qua đó xác định hồ sơ trọng yếu để kiểm tra kỹ hơn
+ Chuẩn bị checklist để kiểm tra (phiếu ghi chép): để ghi chép những phát hiện trong quá trình kiểm tra
Bước 2. THỰC HIỆN KIỂM TRA: 2.1 Thu thập bằng chứng kiểm tra:
a/ Phương pháp thu thập bằng chứng
- Sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh, xác minh: Sử dụng số liệu do Phòng được kiểm tra cung cấp để so sánh với cân đối của Phòng Kế toán, để kiểm tra việc cập nhật số liệu của các phòng tín dụng có được thường xuyên, kịp thời và chính xác không.
- Kiểm tra thông qua việc quan sát, phỏng vấn cán bộ tín dụng: Khi có điểm nào chưa rõ trong quá trình kiểm tra có thể phỏng vấn cán bộ tín dụng.
- Trong quá trình kiểm tra Đoàn kiểm tra đánh giá về các chính sách, các thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động tín dụng khi các quy trình quy chế không phù hợp với các quy định, quy trình quy chế ...thì có thể yêu cầu đơn vị được kiểm tra sửa đổi lại cho phù hợp.
- Có thể kiểm tra toàn bộ hồ sơ hoặc chọn mẫu trọng yếu: tuỳ theo thời gian, yêu cầu của từng đợt kiểm tra. Tuy nhiên hiện tại Phòng KTKSNB sử dụng phương pháp kiểm tra toàn bộ hồ sơ.
Lưu ý: Nguyên tắc chọn mẫu trọng yếu có thể chọn một hoặc một vài bộ hồ sơ dựa trên các tiêu chí cụ thể: các khách hàng có dư nợ lớn, đại diện cho các thành phần kinh tế, nợ quá hạn, khách hàng của các bộ tín dụng đã nhiều lần bị nhắc nhở trong các đợt kiểm tra trước...
Trong quá trình kiểm tra các phát hiện cần được cụ thể hoá bằng các bằng chứng kiểm tra ( bản photo các hồ sơ sai sót).
2.2 Ghi chép và tổng hợp kết quả kiểm tra:
Kiểm tra chủ thể vay vốn:
* Kiểm tra hồ sơ pháp lý (Bản sao có công chứng, sao y của đơn vị vay vốn)
- Đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân kiểm tra hồ sơ pháp lý thông qua: Kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ hợp pháp: Quyết định thành lập, Giấy phép hoạt động, giấy đăng ký kinh doanh (kèm theo các lần đăng ký thay đổi giấy đăng ký kinh doanh nếu có), giấy phép hành nghề (nếu có), giấy phép kinh doanh ngoại tệ nếu KH vay bằng ngoại tệ (nếu có), Giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp (nếu có), điều lệ hoạt động (các chi nhánh của công ty hoặc ngân hàng thường không có điều lệ), quy chế tài chính (đối với doanh nghiệp nhà nước), quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó giám đốc, kế toán trưởng, phù hợp với luật Doanh nghiệp, luật các tổ chức tín dụng. Riêng đối với doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc tổng công ty nhà nước phải có uỷ quyền của Tổng Giám Đốc, Giấy uỷ quyền hợp pháp cho người đại diện ký trên HĐTD nếu có. Đối với các công ty ngoài ngành, cần kiểm tra kỹ tư cách pháp lý, năng lực, uy tín của công ty đó và lãnh đạo của công ty đó.
- Đối với CBCNV trong ngành: Kiểm tra bản sao chứng minh thư, sổ hộ khẩu, bản sao các giấy tờ chứng minh việc làm, mức thu nhập của CBCNVnhư: hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng lương hoặc bảng lương, giấy đăng ký kinh doanh (nếu có); giấy phép hành nghề. Đối với cá nhân vay vốn là ngoài ngành đặc biệt phải đánh giá các thông tin về nhân thân của các cá nhân vay vốn (là người như thế nào, quan hệ với PVFC thế nào?, tư cách đạo đức và uy tín tại đơn vị nơi khách hàng công tác (có xác nhận của đơn vị công tác nếu có).
Các CTCG phải là các chứng từ chưa mang cầm cố vay vốn, thời hạn cầm cố CTCG phải phù hợp với thời hạn còn lại của CTCG. Sau đó phải phong toả CTCG trước khi chuyển tiền cho KH. Cho vay bằng hình thức cầm cố chứng từ có giá không cần chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay.
Kiểm tra tổng thể dư nợ đối với từng pháp nhân, thể nhân vay vốn để đối chiếu với mức phân cấp, mức phán quyết và tổng dư cho vay 1 khách hàng so với vốn tự có (có bị vượt quá 15% vốn tự có của PVFC, nếu bị vượt quá thì nguyên nhân là gì) và có kiến nghị xử lý kịp thời. Kiểm tra đối tượng vay vốn có thuộc đối tượng không được phép hoặc hạn chế vay vốn không?
Kiểm tra hồ sơ tài chính của khách hàng vay vốn
Đối với TCKT, TCTD: kiểm tra hồ sơ tài chính căn cứ vào các báo cáo tài chính của khách hàng để kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng hay người bảo lãnh (nếu có) trước, trong và sau khi vay vốn vì vốn vay là vốn tham gia trong quá trình hoạt động kinh doanh của khách hàng, đối chiếu với phương án kinh doanh để đánh giá tính khả thi của dự án.
Khách hàng/người bảo lãnh phải có các báo cáo tài chính của ít nhất 2 năm (trừ những khách hàng mới thành lập dưới 2 năm) và quý liền kề với thời điểm xin vay: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu có), thuyết minh báo cáo tài chính. Để báo cáo tài chính được chính xác, CBTD phải yêu cầu KH cung cấp các báo cáo tài chính đã có xác nhận của các kiểm toán viên (hoặc có dấu xác nhận của khách hàng).
- Kiểm tra độ chính xác, logic của các số liệu tài chính tại các báo cáo. - Kiểm tra vốn kinh doanh khi thành lập: Vốn pháp định, vốn điều lệ (vốn cố định, vốn lưu động).
- Vốn kinh doanh hiện nay: Vốn tự có (vốn cố định, vốn lưu động) Tổng dư nợ và vay bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng (vay đồng VN và vay
ngoại tệ) trong đó có nợ quá hạn không nếu có tìm hiểu nguyên nhân nợ quá hạn là gì?
- Tình hình công nợ hiện nay: Nợ phải thu, nợ phải trả, phân tích khả năng thu hồi các khoản nợ lớn. Khi tình hình chiếm dụng vốn của khách hàng/người bảo lãnh với các tổ chức khác quá lớn so với vốn tự có của khách hàng phải cảnh báo với phòng tín dụng ngay.
- Lợi nhuận thước thuế, lợi nhuận sau thuế, doanh thu thuần. giá vốn hàng bán...
- Một số chỉ tiêu khác.
Đối với cá nhân: Kiểm tra tài chính thông qua kiểm tra bảng lương, tiền ăn trưa và thu nhập định kỳ khác nếu có.
Kiểm tra hồ sơ khoản vay
1/ Kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của phương án vay vốn:
Phương án kinh doanh, dự án, luận chứng kinh tế kỹ thuật được cấp có thẩm quyền phê duyệt và dự án đó có tính khả thi không?. Đối với những dự án XDCB, đầu tư trung và dài hạn cần lưu ý đến cấp có thẩm quyền phê duyệt.(xem chi tiết tại quy chế tài chính của doanh nghiêp nhà nước)
Kiểm tra trong phương án trả nợ gốc và lãi khách hàng sẽ trả bằng nguồn nào? Khách hàng phải chứng minh rằng sẽ trả được nợ vay (cả gốc và lãi) bằng nguồn mà khách hàng đã nêu trong phương án trả nợ.
2/ Kiểm tra hồ sơ khoản vay:
- Giấy đề nghị vay vốn, Giấy nhận nợ phải là bản gốc và các thông số phải phù hợp với các thông số trên tờ trình thẩm định CBTD trình GĐ.
- Kiểm tra sự logic trong tờ trình thẩm định: thời hạn vay, số tiền, lãi suất, có đúng với đơn xin vay và HĐTD không. Đã tập hợp đầy đủ ý kiến của HĐTĐ chưa? Sự phân tích báo cáo tài chính của CBTD trong tờ trình thẩm
định có đúng với các báo cáo tài chính không?, kết luận của CBTD là gì và Giám đốc phê duyệt như thế nào?
Các số liệu trong tờ trình thẩm định có phải là các thông tin mới nhất không? Lưu ý không được lấy các số liệu quá cũ số liệu quá 6 tháng).
- Kiểm tra đối tượng cho vay có phù hợp với giấy phép , pháp luật không cấm, mục đích vay vốn của khách hàng phải phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh, được pháp luật cho phép.
- Hợp đồng thế chấp, cầm cố: Phải đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu các tài sản cầm cố thế chấp của KH, giá trị TSBĐ có được thẩm định đúng với giá trị của TSBĐ đó không (Phải có biên bản định giá TSĐB của tổ định giá TS do lãnh đạo Công ty thành lập và bản cam kết về giá trị TSĐB giữa KH và PVFC)? Kiểm tra giấy tờ hợp lệ, hợp pháp của tài sản đảm bảo nợ vay ngân hàng đối chiếu với hồ sơ thực tế và các hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, thủ tục công chứng.
- Trên Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh kiểm tra sự đầy đủ hợp lý của các thông tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của tổ chức, đại diện thẩm quyền của mỗi bên, mục đích xin vay, số tiền vay, thời hạn vay, lãi suất vay, phương thức tính và trả lãi vay, quyền và trách nhiệm của mỗi bên. Xem xét số tiền vay (các thông tin) trên HĐTD có phù hợp với sự phê duyệt của GĐ không?.
Kiểm tra thẩm quyền của người ký trên hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh. Trường hợp người ký trên các hồ sơ hợp đồng vay vốn không phải là người có thẩm quyền của thì KTV phải kiểm tra có giấy uỷ quyền cho người ký kết các hợp đồng đó không?, trên hợp đồng có ghi số uỷ quyền không?, nội dung giấy uỷ quyền có phù hợp không?. Kiểm tra tính khả thi của phương án kinh doanh của KH, trên phương án kinh doanh phải có dấu và chữ ký xác nhận của cấp có thẩm quyền của KH.
- Lệnh giải ngân, khế ước nhận nợ: Kiểm tra thủ tục giải ngân, người ký lệnh giải ngân có đúng thẩm quyền, số tiền có khớp với KUNN không, thủ tục và trình tự giải ngân và quan trọng là kiểm tra xem số tiền có được chuyển đến nơi cần chuyển không? Đối chiếu số liệu số dư tài khoản kế toán.
* Kiểm tra các tài liệu liên quan đến việc đảm bảo tín dụng:
Trường hợp bảo đảm bằng tiền vay bằng tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng vay, bảo lãnh bằng tài sản của bên thứ ba, bảo đảm tiền vay bằng tài sản hình thành từ vốn vay:
- Kiểm tra giấy tờ chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền quản lý, sử dụng của khách hàng (bên bảo lãnh)
- Kiểm tra việc mua bảo hiểm tài sản: Tài sản pháp luật yêu cầu mua bảo hiểm thì khách hàng (bên bảo lãnh) phải mua bảo hiểm trong thời hạn bảo đảm tiền vay.
- Kiểm tra việc xác định giá trị tài sản đảm bảo
- Kiểm tra phạm vi bảo đảm thực hiện nghĩa vụ và mức cho vay so với giá trị tài sản đảm bảo
- Kiểm tra việc công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo - Kiểm tra việc kiểm soát của PVFC đối với tài sản thế chấp
- Kiểm tra sự tương xứng giữa nội dung các hợp đồng liên quan đến đảm bảo tín dụng và nội dung hợp đồng tín dụng.
- Đối với tài sản là những động sản (dây chuyền sản xuất, kho hàng) cần quan tâm đến việc quản lý, bảo quản tài sản, việc mua bảo hiểm...
Trường hợp cho vay không có đảm bảo bằng tài sản (cho vay tín chấp): - Kiểm tra các điều kiện về uy tín, năng lực pháp lý, khả năng tài chính, dự án đầu tư phương án sản xuất, kinh doanh dịch vụ, ...của khách hàng được giải quyết cho vay không có bảo đảm bằng tài sản. Quan trọng kiểm tra phương án kinh doanh, của khách hàng có ưu điểm gì không, khả năng thu
hồi vốn của dự án, thời gian thu hồi vốn có phù hợp với thời gian vay và trả của khách hàng, tỷ lệ vốn tự có của khách hàng tham gia vào dự án đó như thế nào?
- Kiểm tra năng lực tài chính của bên bảo lãnh tín dụng. - Kiểm tra mức cho vay không có bảo đảm bằng tài sản
* Kiểm tra việc áp dụng lãi suất cho vay, loại cho vay, hạn mức tín