2.3.1 Những kết quả đạt được.
Hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ nói chung và đối với nghiệp vụ tín dụng nói riêng của PVFC trong thời gian qua đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện khái quát ở những điểm sau:
Thứ nhất: Đã xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức trong toàn bộ công ty, hoạt động KTKSNB đã đi vào quy củ nề nếp.
Tuy mới được thành lập năm 2000 và chính thức hoạt động vào năm 2001 nhưng công ty đã xây dựng được một hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ có hiệu quả và không ngừng được củng cố cả về nề nếp lẫn chất lượng công việc. Hoạt động kiểm tra kiểm soát diễn ra một cách đều đặn có hệ thống trong từng hoạt động của công ty, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu của quản lý nói chung và yêu cầu của lãnh đạo công ty nói riêng. Đội ngũ cán bộ nhân viên trong hệ thống kiểm tra kiểm soát đều là những người có trình
độ đại học trở lên, có chuyên môn cao, khả năng làm việc chuyên nghiệp với thái độ nhiệt tình và nghiêm túc.
Bên cạnh đó, hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ của công ty đã xây dựng được các quy trình kiểm tra, những kênh thông tin báo cáo nội bộ, và ban hành những văn bản hướng dẫn phương pháp kiểm tra kiểm soát trong nhiều lĩnh vực, ở nhiều phòng ban của công ty như: phòng thu xếp vốn và Tài chính Doanh nghiệp, phòng quản lý tín dụng, phòng tài chính doanh nghiệp, …với các nghiệp vụ cụ thể trong đó có nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát tín dụng QT-09-01-08 mà chúng ta đang nghiên cứu. Ngoài ra hàng năm hệ thống kiểm tra kiểm soát còn xây dựng các đề cương kiểm tra hướng dẫn triển khai các hoạt động của công ty một cách chính xác, hệ thống: như đề cương hướng dẫn kiểm tra hoạt động thu xếp vốn của phòng thu xếp vốn, đề cương hướng dẫn kiểm tra hoạt động tín dụng phòng tín dụng …
Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ cũng phối hợp và giúp đỡ với các phòng khác ở hội sở chính để xây dựng đề cương, và tiến hành xây dựng, thực hiện các quy trình kiểm tra kiểm soát, cũng như các quy trình của các phòng khác, nhằm mang lại chất lượng công việc tốt nhất cho toàn bộ công ty.
Trên cơ sở của các đề cương, báo cáo của ban kiểm soát, và kiểm tra kiểm soát nội bộ, hàng tháng các phòng, ban đều có báo cáo giao ban tại đơn vị và báo cáo nhanh về kết quả kiểm tra kiểm soát hoạt động của từng phòng ban, chi nhánh tới lãnh đạo công ty. Từ đó báo cáo tổng hợp của toàn hệ thống sẽ được lập để tổng kết các hoạt động của công ty trong quý hoặc trong năm.
Như vậy về cơ bản hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ của PVFC đã hoạt động một cách khá trôi chảy và thống nhất.
Thứ hai: Công tác kiểm tra kiểm soát tín dụng vẫn được đảm bảo tốt mặc dù khối lượng công việc lớn và ngày càng tăng.
Do đối tượng kiểm tra kiểm soát là hoạt động tín dụng là một hoạt động phức tạp với khối lượng công việc lớn, nghiệp vụ tín dụng có quy trình phức tạp, các bước lại nhiều nên công việc mà phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ thực hiện là rất lớn.
Số vụ việc cần kiểm tra ngày càng nhiều với số lượng chứng từ và hồ sơ vay vốn kiểm tra lớn gây không ít khó khăn cho công tác kiểm tra nhưng với sự nhiệt tình và sáng tạo trong công việc kết hợp với hệ thống công nghệ thông tin hiện đại và chu trình làm việc khoa học đã giúp phòng kiểm tra kiểm soát luôn luôn hoàn thành tốt công việc được giao.
Thứ ba: Về quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng của PVFC, ngoài việc công ty đã tự xây dựng cho mình một quy trình riêng, cụ thể ta còn thấy rằng nó có ưu điểm lớn là kiểm tra việc thẩm định khách hàng trong quy trình tín dụng rất chặt chẽ đã đáp ứng được nhu cầu về quản lý nói chung và nhu cầu về quản lý tín dụng nói riêng: Trong quy trình tín dụng thông thường xét về mặt kiểm tra kiểm soát thì các bước Thẩm định, cấp tín dụng, và giám sát khoản vay và thu nợ, thu lãi.. là rất quan trọng. Bởi lẽ các bước này trong thực tế nảy sinh rất nhiều các vấn đề phức tạp. Ví dụ đơn giản như khi thẩm định một khách hàng, cán bộ tín dụng thẩm định những tài liệu hay thông tin về khách hàng họ luôn phải đối mặt với rất nhiều điều dễ dẫn đến sự sai lệch về thông tin về khách hàng. Đó là vì động cơ muốn vay vốn mà khách hàng sẽ tìm mọi cách để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng kể cả những thông tin mà khách hàng đưa ra là không có thật hay thiếu chính xác, mà việc xác định độ chính xác của thông tin từ phía khách hàng đối với ngân hàng nhiều khi là rất khó bởi ngân hàng bị hạn chế rất nhiều về các điều kiện khách quan cũng như chủ quan. Chính vì vậy mà ta thấy trong quy trình kiểm tra kiểm soát nội bộ đối với tín dụng tại PVFC việc thẩm định về khách hàng được kiểm tra kiểm soát rất kỹ càng nhằm hạn chế tính phức tạp của khâu thẩm định: từ hồ sơ Pháp lý (hồ sơ tài chính, hồ sơ khoản vay,..), các tài liệu liên quan tới bảo
đảm tín dụng, việc áp dụng lãi suất, hình thức, hạn mức, thời hạn tín dụng,… tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đều được kiểm tra, giám sát và so sánh đối chiếu với những quy trình, quy định, quy chế, của công ty và của nhà nước và nếu nhìn về khối lượng và thời gian có lẽ phần thẩm định về khách hàng là chiếm khối lượng công việc lớn nhất và tỷ mỷ nhất.
Thứ tư: Qua công tác kiểm tra kiểm soát tín dụng đã phát hiện được những sai sót, vi phạm, từ đó đề xuất ra những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động của công ty nói chung và nâng cao chất lượng của công tác tín dụng nói riêng.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân.
Qua tìm hiểu thực trạng của nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát tín dụng của phòng KTKSNB, nhất là về quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng của PVFC em nhận thấy ngoài những mặt tích cực đã đạt được thì công tác kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty còn có một số mặt hạn chế sau:
Thứ nhất: Tính kịp thời trong hoạt động kiểm tra kiểm soát tín dụng chưa cao. Kiểm tra kiểm soát là một hoạt động cố hữu của quản lý tức là nó luôn gắn liền với quản lý và phải được thực hiện ở mọi khâu của quá trình quản lý. Hoạt động tín dụng cũng không là ngoại lệ thậm chí hoạt động tín dụng gắn liền với chủ thể là ngân hàng còn là hoạt động đặc biệt phải kiểm tra kiểm soát. Qua nghiên cứu em thấy quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty hiện tại mới chỉ dùng lại ở mức kiểm tra sau khi khoản tín dụng đã được giải ngân, vì vậy chưa ngăn chặn và phát hiện kịp thời ngay từ khâu thẩm định, tiếp xúc khách hàng, kịp thời phát hiện và báo cáo tới Giám đốc Công ty các khách hàng có biểu hiện vay và sử dụng vốn không đúng mục đích. Do vậy theo em trong quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng cần bổ sung việc kiểm tra ngay từ bước thẩm định hồ sơ xin vay.
Thứ hai: Trong quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng thì việc kiểm tra ở bước cấp tín dụng và giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi chưa thực sự chặt chẽ . Ở hai bước này sở dĩ nói kiểm tra kiểm soát chưa được chặt chẽ bởi: Một mặt như đã nói ở trên cấp tín dụng và giám sát khoản vay là những khâu hết sức phức tạp, đối với cấp tín dụng từ việc đầy đủ các hồ sơ, thủ tục đến việc cấp tín dụng là cả một vấn đề. Ví dụ như không phải lúc nào cũng đủ hồ sơ, đúng thủ tục mới cấp tín dụng hay đủ hồ sơ đúng thủ tục chưa chắc đã được cấp tín dụng bởi lẽ trong nhiều trường hợp nhất là đối với các tổ chức nhà nước, xuất hiện nhiều văn bản, quy định, quy chế không hợp lý hay chồng chéo nhau làm cho việc cấp tín dụng trở nên rất khó khăn. Đối với giám sát khoản vay thu nợ thu lãi cũng vậy, nếu các khách hàng là các doanh nghiệp trong cùng tổng công ty hay là CBCNV của công ty thì việc giám sát là không quá khó, nhưng nếu công ty mở rộng cho vay với nhiều đối tượng khác nhau trong nền kinh tế thì việc giám sát quá trình sử dụng vốn, kinh doanh có hiệu quả hay không của khách hàng là rất khó, cụ thể là ở bước này phải theo dõi khả năng trả nợ (khấu hao) và trả lãi (lợi nhuận) của khách hàng trong một thời gian sẽ gặp rất nhiều cản trở cả về mặt không gian và thời gian. Mặt khác trong quy trình kiểm tra kiểm soát tín dụng việc kiểm tra bước cấp tín dụng và giám sát các khoản vay chỉ dừng lại ở mức độ trung bình, chưa thật chặt chẽ các bước thực hiện chỉ là kiểm tra xem việc cấp tín dụng đã đúng quy trình chưa, cấp tín dụng đã đúng đối tượng, đúng thời hạn chưa …mà chưa quan tâm để giám sát cụ thể như đã nói ở trên hay việc kiểm tra giám sát khoản vay, thu nợ, thu lãi chỉ dừng lại ở việc kiểm tra trên giấy tờ công việc thu lãi, thu nợ, đúng hạn, đúng thủ tục không, hay gia hạn nợ khi nào và như thế nào còn việc giám sát một cách thật chặt chẽ để giải quyết những khó khăn, phức tạp ở trên đối với khách hàng để có những điều chỉnh ngay lập tức thì chưa làm được. Điều này trước hết xuất phát từ khả năng thực hiện, giám sát chưa chặt chẽ của quy trình tín dụng của công ty dẫn đến sự chưa chặt chẽ
của quy trình kiểm tra kiểm soát, và sau đó là những nguyên nhân như đã nêu của hạn chế đầu - những khó khăn về nhiều vấn đề khách quan mà tổ chức tín dụng nào cũng gặp phải trong một nền kinh tế thị trường mới phát triển như ở Việt Nam.
Chương III MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM TRA KIỂM SOÁT ĐỐI
VỚI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI CÔNG TY
3.1 Định hướng hoạt động tín dụng và kiểm tra kiểm soát tín dụng của công ty. công ty.
Như đã trình bảy ở trên, với nhu cầu vốn ngay càng cao đấp ứng cho như cầu tồn tại, phát triển trong nền kinh tế thị trường, số dư tín dụng trong thời gian tới còn tăng trưởng mạnh mẽ. Tuy nhiên gắn với nó là các rủi ro, vì vậy đòi hỏi phải kiểm tra kiểm soát chặt chẽ, dự báo được các rủi ro tiềm ẩn, vì vậy công tác kiểm tra kiểm soát cần lưu ý đến một số vấn đề sau:
- Định hướng Công tác kiểm tra kiểm soát là Phòng hỗ trợ cho các Phòng tín dụng trong công tác thẩm định tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, phương án sử dụng vốn vay để tư vấn cho Lãnh đạo Công ty ra quyết định chấp thuận cho vay hay không.
- Là kênh tra cứu thông tin cho các Phòng, vì thông qua quá trình kiểm tra kiểm soát, có thể một nhóm khách hàng có quan hệ với nhau nhưng chưa có quan hệ tín dụng tại PVFC (chẳng hạn các Công ty con trong Tổng Công ty lớn, đã sử dịch vụ tư vấn tài chính của PVFC, sau đó một đơn vị khác đến có nhu cầu vay vốn, thông qua các hồ sơ tư vấn, có thể đưa ra năng lực tài chính của đơn vị là lành mạnh hay không, cung cấp cho các Trưởng Phòng tín dụng, Ban Giám đốc ra quyết định)
- Tăng khả năng khai thác thông tin, và liên hệ với hệ thống kiểm tra kiểm soát tại các Tổ chức tín dụng khác để có thể khai thác, trao đổi thông tin về khách hàng mới hoặc một dự án mới mà tổ chức tín dụng đó đã tham gia.
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò của hệ thống kiểm tra kiểm soát đối với chất lượng tíndụng của Công ty Tài chính Dầu khí. soát đối với chất lượng tíndụng của Công ty Tài chính Dầu khí. 3.2.1 Xây dựng chiến lược phát triển lâu dài cho hoạt động kiểm tra kiểm
soát nội bộ.
Như chúng ta đã phân tích ở trên thì những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến sự thiếu hiệu quả của hệ thống KTKSNB nói chung và KTKS tín dụng nói riêng không những là của một mình PVFC mà còn là của nhiều tổ chức tín dụng hiện nay. Do đó để có thể khắc phục những hạn chế và nâng cao được vai trò của hệ thống KTKS đối với tín dụng tại PVFC chúng ta không chỉ cần có những giải pháp tình thế mà cần phải có một giải pháp mang tính chất lâu dài và bền vững. Và việc xây dựng một chiến lược phát triển lâu dài cho hoạt động KTKSNB là điều rất cần thiết. Để phát triển được chiến lược trước hết phải xác định yêu cầu của các cổ đông tức là xác định xem các nhà lãnh đạo cấp cao, hội đồng quản trị và ban giám đốc muốn KTKSNB mang lại những giá trị gì cho tổ chức và như thế nào. Trên cơ sở đó mô tả những nhiệm vụ, của kiểm tra kiểm soát nội bộ thông qua quy chế KTKSNB. Và cuối cùng là xây dựng chiến lược phát triển chính thức cho KTKSNB thông qua một số nội dung chính sau:
+Xác định một cách chính thức lợi ích mà kiểm tra kiểm soát nội bộ mang lại cho tổ chức, đối tượng phục vụ, giá trị mà KTKSNB tạo ra trong hiện tại và trong tương lai; những chiến thuật hoạt động để đạt được các mục tiêu cơ bản, trách nhiệm quản lý bộ phận KTKSNB. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Xác định nhu cầu về vốn và nguồn nhân lực hiện tại và trong thời gian những năm tới, các giả định và tiêu chuẩn cơ bản để so sánh kế hoạch với số liệu của một bên thứ ba.
+ Kế hoạch cũng phải cân nhắc chi phí và lợi ích của việc sử dụng những cách tiếp cận khác nhau trong việc đạt được những kết quả mong muốn, ví dụ:
• Tối ưu hoá việc phối hợp hoạt động của KTKSNB với các chức năng kiểm soát và quản lý rủi ro khác.
• Sử dụng nguồn lực của bên thứ ba để có được những kỹ năng và năng lực cần thiết cho KTKSNB, ví dụ như thuê các đối tác thực hiện kiểm toán những mảng chuyên sâu mà KTKSNB của tổ chức chưa thực hiện được như kiểm toán công nghệ thông tin.
• Phát triển một chương trình để tự đánh giá về kiểm soát.
+Vấn đề về thông tin liên lạc, ví dụ các kênh thông tin trong tổ chức về vị thế, nhiệm vụ, quyền hạn của KTKSNB, cách thức để thông báo KTKSNB tới các đối tượng có liên quan, giám sát việc thực hiên các kiến nghị của kiểm toán…
+Những tiêu chí cơ bản để đánh giá về kết quả hoạt động của KTKSNB. Khi đánh giá về kết quả hoạt động của KTKSNB có một khó khăn là những giá trị mà nó mang lại phần lớn là mang tính định tính và rất khó để đo lường trực tiếp, ví dụ như hỗ trợ cho quản lý rủi ro, hay tăng cường kiểm soát nội bộ. Các chỉ tiêu truyền thống để đánh giá kết quả hoạt động này như số báo cáo phát hành, số sai phạm phát hiện được…Không có mối liên hệ thực sự chặt chẽ với những giá trị mà KTKSNB được kỳ vọng là sẽ đem lại. Phương pháp hiện nay đang được rất nhiều ngân hàng và các công ty lớn trên thế giới sử dụng là bảng chấm điểm cân bằng (Balanced Scorecard). Ý tưởng ở đây là trên cơ sở những kỳ vọng mà các nhà lãnh đạo đặt ra cho KTKSNB