Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản thanh toán với khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều do có máy tính hỗ trợ.
Công tác kế toán các khoản phải thu phải thờng xuyên theo dõi công nợ từng khách hàng để thu hồi vốn kịp thời.
•Tài khoản sử dụng:
TK 131 “Phải thu của khách hàng”.
Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống danh mục tài khoản theo quy tắc:
TK1311: Phải thu các DN thuộc nội bộ TCT.
TK1314: Phải thu các DN thành phần kinh tế khác. Đồng thời, tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng thành phần kinh tế khác:
TK1314101 : Các trung tâm bán xi măng. TK1314102 : Văn phòng công ty.
…..
Ngoài ra, còn các tài khoản liên quan khác nh: TK5111, TK111 “Tiền mặt”, TK112 “Tiền gửi ngân hàng”,TK9111…
•Trình tự kế toán phải thu của khách hàng.
Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty và mở Sổ chi tiết theo dõi công nợ đối với từng khách hàng.
Cuối tháng, khi hạch toán doanh thu bán hàng, máy sẽ chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu khi bán hàng vào Sổ cái và Sổ chi tiết của TK 131.
Trong tháng, khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ đó, hai bộ phận kế toán này phản ánh số đã thu vào máy theo quy trình sau:
Phiếu thu Nhập dữ liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự trên vào Sổ cái và Sổ chi tiết TK131 Theo TG250 ngày 29/12/05, ngày ghi sổ 31/12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn do trung tâm 1 bán hàng số tiền 150.000.000.
Kế toán vào máy:
Từ màn hình giao dịên chung, chọn “Nhập chứng từ”, đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số: về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải.
Ô “Tài khoản” :Nhập 1121.
Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ.
Ô “Phát sinh Nợ” :Nhập số tiền 150.000.000, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 1314101.
Ô “Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Có”: Máy sẽ tự hiện số liệu. Âna Enter.
Máy sẽ tự kết xuất số liệu sang sổ chi tiết TK1314101 và sổ cái TK131. Cuối tháng, kế toán in ra sổ chi tiết và sổ cái để theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng và của toàn công ty.
2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty VTKTXM. * Đặc điểm hạch toán giá vốn hàng bán tại công ty.
Công ty tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh tức khi xuất kho hàng hóa thì căn cứ vào số lợng hàng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho.
Công ty phản ánh giá vốn hàng bán là giá mua thực tế của hàng hóa tại các công ty sản xuất và chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, lu kho, bảo quản…) phân bổ cho số hàng đã bán.
Giá vốn hàng bán đợc hạch toán một lần vào cuối tháng, không hạch toán hàng ngày theo từng hóa đơn mà hạch toán giá vốn chung cho tất cả các phơng thức bán hàng( bán buôn, bán lẻ, đại lý).
*Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh giá vốn hàng bán công ty sử dụng TK632”Giá vốn hàng bán” và mở chi tiết TK63211”Giá vốn kinh doanh xi măng” trong đó:
TK632111:” Giá mua hàng hóa”. TK632112: “ Chi phí mua hàng hóa”.
Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan: TK1561”Giá mua hàng hóa”, TK1562”Chi phí thu mua hàng hóa”, TK9111…
*Trình tự kế toán giá vốn hàng bán:
Cuối tháng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng tổng hợp trị giá vốn xuất bán các loại xi măng vận chuyển bằng các đơn vị ( bộ, sắt, thủy) và phản ánh vào Bảng tổng hợp giá vốn(Biểu 10).
Đồng thời, kế toán bán hàng tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng tồn cuối tháng theo công thức:
Chi phí thu mua phân = ∑{ khối lợng * đơn giá thanh toán
Bổ cho hàng tồn hàng tồn cớc thực tế }
Phần chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối tháng đợc phản ánh trên Bảng phân bổ chi phí hàng tồn. Sau khi xác định đợc chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho, kế toán bán hàng xác định đợc chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức:
Chi phí thu mua Chi phí vận Chi phí vận Chi phí thu mua Phân bổ cho =chuyển tồn + chuyển phát - phân bổ cho hàng
Hàng bán đầu kỳ sinh trong kỳ tồn cuối kỳ Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán vào máy theo trình tự chung. Cuối tháng, theo XK1201, ngày 31/12/05, ngày ghi sổ 16/01/05, xuất bán xi măng giá vốn tháng 12/05 80.591,62 tấn xi măng các loại vận chuyển bằng đờng bộ, kế toán vào máy theo trình tự:
Từ màn hình giao diện chung, chọn “Nhập chứng từ”, kích chuột vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu và Diễn giải.
Ô” Phát sinh Nợ” : Nhập 48.240.593.331, ấn Enter.
Tiếp tục quay về khai báo số hiệu tài khoản đối ứng (TK1561) ở ô “Tài khoản” và máy sẽ tự ghi số tiền tơng ứng với giá vốn.
ấn Enter.
Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các Sổ chi tiết TK632 để kết chuyển vào TK9111.