II. KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM
1.Khả năng thanh toán hiện hành (lần)
2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần) 204,96% 204,69% 3. Khả năng thanh toán nhanh (lần) 36,51% 16,87%
NX: Các tỷ suất năm 2005 của công ty X giảm so với năm 2004 chứng tỏ khả năng thanh toán của Công ty kém đi, phù hợp vối các khoản phải trả người bán tăng lên trong khi số lượng hàng hóa giảm đi.
Công ty Y
KTV cũng tiến hành thực hiện thủ tục phân tích như trên, kết quả được thể hiện trên GTLV của KTV như sau:
Bảng 16: GTLV của KTV
CC CC
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty Y Người lập: TH Ngày: 30/02/06
Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Phân tích
Công ty X 2004 2005 Chênh lệch % chênh lệch
tăng Trả trước cho người bán 0 0 0 0 Phải trả người bán 698.254.500 896.217.000 197.962.500 28.3
Khả năng thanh toán Năm 2004 Năm 2005
1. Khả năng thanh toán hiện hành (lần) 1.26 1.12 2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần) 0.97 0.93 3. Khả năng thanh toán nhanh (lần) 0.16 0.19
NX: số dư khoản phải trả người bán năm 2005 tăng 197.962.500 đồng so với năm 2004,đã thực hiện đối chiếu với lượng hàng mua vào năm 2005, số biến động này là phù hợp, khoản tăng này là khoản tăng chủ yếu khoản phải trả của hai nhà cung cấp là công ty Lifan và công ty Johnson.
Công ty Y đang gặp vấn đề về khả năng thanh toán, khả năng thanh toán hiện hành giảm xuống còn 1.12, khả năng thanh toán nhanh giảm xuống còn 0.93.
2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư
2.2.1. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết
Bước này nhằm xác minh tính đúng đắn của số dư đầu năm và số dư cuối kỳ của Các khoản nợ phải trả người bán. Ban đầu, KTV cộng tổng số phát sinh trên sổ
CC CC
cái TK 331 và đối chiếu với BCĐKT, sổ chi tiết. Sau đó, KTV so sánh số dư cuối kỳ của các khoản phải trả người bán trên báo cáo với số tổng cộng trên sổ tổng hợp nhằm xác định việc cộng sổ là chính xác.
Bảng 17:GTLV của KTV
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06
Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: kiểm tra chi tiết
Dư đầu kỳ : 8.588.044.233 a Phát sinh Nợ :430.992.213 b Phát sinh Có :643.013.543 b Dư cuối kỳ : 8.800.065.233 c a: Khớp với BCTC đã được kiểm toán năm b: Đã kiểm tra cộng dồn đúng
c: Khớp với BCĐKT
KTV thực hiện tương tự như vậy với công ty Y và nhận thấy rằng số dư đầu năm, cuối năm trên BCTC, sổ cái, sổ chi tiết đều khớp nhau.
2.2.2. Khẳng định số dư
Để khẳng định số dư, KTV đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp với sổ chi tiết, biên bản đối chiếu công nợ. Kết quả được phản ánh trên GTLV của KTV như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 18: GTLV của KTV
CC CC
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty X Người lập: Ngày: Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: Ngày: Nội dung: Tổng hợp phải trả
Mục tiêu: Tổng hợp số dư phải trả đầu năm, cuối năm của các nhà cung cấp có số phát sinh lớn
trong năm. Đối chiếu với số liệu trên BCTC. Giải thích các chênh lệch nếu có.
Phải trả người bán 31/12/2004 31/12/2005
Công ty Hà Nam Ninh 4.626.835.845 25.853.540.573{a}
Kho Quán Bánh 2.188.756.670 2.810.256.817{b}
Kho I Bến Thủy 0 529.948.521
Cửa hàng Hoàng Mai 0 290.911.307{b}
Công ty vật tư tổng hợp Nghệ tĩnh 300.239.130 268.129.137{b} Công ty TM Vĩnh Oanh 91.834.643 123.801.700{b} Xí nghiệp ô tô thương mại 3.678.512 91.882.837 Công ty TNHH TM Bình Lộc 285.161.022 78.213.327{c} Công ty kho vận miền Nam 23.392.983 36.957.061
Công ty Thăng Long 0 32.551.917
DNTN Sáu Hằng 18.299875 20.195.454{b}
Trạm vật tư NN Tương Dương 0 19.167.617
Công ty Liên Sơn 18.593.612 18.593.612(*)
CC CC C
Ngoài ra, để khẳng định số dư của các nhà cung cấp và khẳng định không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót, KTV tiến hành thủ tục gửi thư xác nhận.Đối với thủ tục gửi thư xác nhận Khoản phải trả người bán, KTV sẽ tiến hành gửi thư xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phương thức thư xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thường bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Việc gửi thư xác nhận được tiến hành càng sớm càng tốt (thường vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vãn không nhận được phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có được bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Thư xác nhận cũng như phúc đáp đều được gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Nếu trong trường hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận được thư phúc đáp, các thủ tục thay thế thường được KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì.
KTV tiến hành chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thường trong năm để tiến hành gửi thư xác nhận .
Dưới đây là mẫu thư xác nhận và kết quả gửi thư xác nhận được KTV tổng hợp trên GTLV
Bảng 19: GTLV của KTV
CÔNG TY X <CC5> 2/6
Địa chỉ: Quán Bánh – TP Vinh – Nghệ An .Tel: 84-4-6 788 296 Fax: 84- 4-6 788 297
Nghệ An, ngày 20 tháng 03 năm 2006
THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ PHẢI TRẢ
Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trưởng .
Công ty Hà Nam Ninh (143 Trần Nhân Tông - TP Nam Định Thưa Quý Ông/Bà,
hiện kiểm toán BCTC của công ty chúng tôi cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2005. Kính đề nghị Quý Ông, Bà xác nhận và gửi trực tiếp cho KTV của chúng tôi, theo địa chỉ dưới đây số dư khoản CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACCA) phải trả Quý công ty tại thời điểm ngày 31/12/2005. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xin vui lòng gửi Fax, trước khi gửi bản chính qua Bưu điện, cho KTV của chúng tôi theo số (84-4) 6364166.
Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Ông / Bà. CÔNG TY X
Ký tên, đóng dấu
Kính gửi : CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 14/14 Phố Yên Lạc, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Người nhận : Mai Việt Hùng – KTV
Chúng tôi xác nhận số dư công nợ Công ty X còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2005 là 4.308.924.429VND. Chúng tôi gửi kèm theo đây là sổ chi tiết của chúng tôi (nếu có chênh lệch)
Hà Nội. ngày 20 tháng 03 năm 2006
Giám đốc
(Kí, đóng dấu)
Bảng 20: GTLV của KTV
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
1/6
Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét:
TTN Ngày: 02/04/06
Nội dung: Tổng hợp gửi thư xác nhận phải trả
STT Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện
thoại Phải trả - SS Ghi chú
1 Công ty Hà Nam
Ninh 83 Bạch Đằng Hà Nam 039 239 716 4.308.924.429<CC5 2/6> 2 Kho Quán Bánh 27 Bạch Mai ,
Nghệ An 038 545 681 2.810.256.817 CC 5
3 Kho I Bến Thủy 184 Đ.Thăng Long Nghệ An 038 782 562 529.948.521 4 Cửa hàng Hoàng Mai Nam Định (035) 823 493 1290.911.307 5 Công ty vật tư tổng hợp Nghệ tĩnh Hà Tĩnh (036) 855 613 268.129.137 Tổng 8.800.065.233
Đã nhận được phúc đáp thư xác nhận và không có chênh lệch.
Mặc dù không nhận được phúc đáp của nhà cung cấp là Kho I Bến Thủy nhưng không thấy KTV tiến hành các thủ tục thay thế.
Tương tự như đối với công ty X, đối với công ty Y KTV cũng lập tờ theo dõi các đối tượng công nợ và tiến hành đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ cuối niên độ. Trong quá trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán tại công ty Y, KTV phát hiện hầu hết các khoản phải trả công ty chưa thực hiện đối chiếu công nợ cuối niên độ kế toán. KTV cho rằng, công ty Y là công ty mới thành lập, cơ cấu tổ chức hoạt động còn chưa đồng bộ, hệ thống kế toán còn yếu kém nên chưa thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên. KTV cho rằng cần phải đưa vấn đề này vào thư quản lý. KTV tiến hành chọn mẫu 100% các nhà cung cấp để xác nhận công nợ và yêu cầu gửi thư phúc đáp nhanh chóng. Trong trường hợp không nhận được thư trả lời, KTV cần xác định các thủ tục kiểm toán bổ sung như kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập BCTC...
2.3.3.Kiểm tra số phát sinh
Các nghiệp vụ mua hàng của công ty X chủ yếu là mua nguyên vật liệu . Để kiểm tra, KTV chọn một số nhà cung cấp thường có số phát sinh lớn, nhà cung cấp mới, nhà cung cấp chưa có biên bản đối chiếu công nợ và chưa nhận được phúc đáp thư xác nhận. Sau đó, chọn những nghiệp vụ mua hàng điển hình để kiểm tra cách hạch toán bằng cách kiểm tra một số nghiệp vụ hạch toán xem có phù hợp với quy trình hạch toán không hoặc cách hạch toán có gì khác biệt với những cách hạch toán thông thường không, kiểm tra hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán. Qua kết quả kiểm toán năm trước, KTV thấy rằng không tồn tại sai sót trọng yếu, do đó không tập trung kiểm tra toàn bộ mà chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu
những nghiệp vụ mà theo phán đoán của KTV thì ở đó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra sai sót.
Tại công ty Y, KTV phán đoán có nhiều khả năng xảy ra sai sót đối với các khoản phải trả người bán hơn nên tập trung kiểm tra chi tiết.
a. Kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 21: GTLV của KTV
Đơn vị: trđ
Số CT Ngày Diễn giải TKĐƯ Số tiền (1) (2) (3) (4) 1436 5/7 Phí vận chuyển tháng 6 112 46,725 1475 6/7 phí dịch vụ hải quan 112 12,518 1519 14/7 phí vận chuyển tháng 7 112 43,59 48 14/8 Mua thép indô 112 30.73 54 16/8 Mua thép nhật 112 25.87 …..
(1)Kiểm tra Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt (2)Kiểm tra danh sách hàng hóa nhập kho
(3)Kiểm tra hoá đơn, thanh toán tiền (4)Kiểm tra việc ghi nhận kho, phải trả
Kết luận: Dựa trên công việc thực hiện thì TK này không có sai sót trọng yếu Vấn đề ghi thư quản lý:
- Ngày hoá đơn của nhà cung cấp thường trước ngày nhập hàng rất nhiều. Nguyên nhân là do thời gian người được nhờ mua hàng giữ hàng rất lâu.
b. Kiểm tra hàng mua trả lại
Mục đích của công việc này là xem việc ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp do hàng mua trả lại là có thật hay không và có được ghi đúng kỳ không. Kết quả kiểm tra tại công ty Y như sau:
Khách hàng: Công ty Y
Kì kiểm toán: 31/12/05 Người lập:
NTHM
Ngày: 13/03/06 Nội dung: Kiểm tra chi tiết tk 331 Người soát
xét: TTH
Ngày: 15/03/06
ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Bảng 22: GTLV của KTV
ACCA CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 1/6
Khách hàng: Công ty Y Người lập: THN Ngày: 30/02/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét:
TTN Ngày: 02/04/06
Nội dung: kiểm tra chi tiết
STT Nội dung Số tiền Phiếu xuất kho
SH Ngày tháng
1 Trả lại hàng cho công ty Johnson 19.741.475 NQ365 13/12/05 (1)
2 Trả lại hàng cho Công ty GMN 8.632.000 NQ385 26/12/05 (1)
(1): đã kiểm tra biên bản trả lại hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. NX: hàng mua trả lại có đầy đủ thủ tục và được ghi nhận đúng kỳ.
c. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ
Thủ tục này được thực hiện tại các doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ, chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Qua kiểm tra, KTV thấy công ty X không giao dịch bằng ngoại tệ , vì vậy không phát sinh các khoản phải trả có gốc ngoại tệ.
Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty Y, KTV đã biết được rằng, Công ty Y đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá được chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do ngân hàng Nhà nước công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
d. Kiểm tra các khoản công nợ ngoài niên độ
Mục đích thủ tục này là tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép. Để kiểm tra, KTV tiến hành chọn mẫu các phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2006 đến thời điểm kiểm toán, kiểm tra các tài liệu gốc đính kèm, đối chiếu sổ chi tiết TK 331...
Kết quả kiểm toán được thể hiện trên GTLV như sau:
Bảng 23: Giấy tờ làm việc của KTV
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty Y Người lập:TH Ngày: 30/02/06
Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTH Ngày: 02/04/06
Nội dung: Tìm kiếm các khoản nợ chưa được ghi sổ (Tiền mặt)
Phiếu chi Nội dung Số tiền
SH NT
PC001 02/01/06 Trung thanh toán tiền 15.632.563 PC006 05/01/06 Linh thanh toán tiền 22.632.520 BN001 06/01/06 Thuý thanh toán tiền 35.630.563 PC013 12/01/06 Thuý thanh toán tiền 12.635.600 (*) BN005 12/01/06 Minh thanh toán tiền 54.632.512
Mục tiêu: Đảm bảo mọi khoản nợ đã được ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/05.
Nguyên tắc của việc chọn mẫu là chọn các Phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2004
đến 15/01/2006 với số tiền lớn hơn 12 triệu VND.
Đã kiểm tra việc ghi chép Phải trả người bán trong Sổ cái tài khoản Phải trả người bán vào ngày 31/12/2005→OK 6 1 4 8 CC 8
(*)Đây là chi phí phát sinh trong năm 2006
Kết luận: Các khoản nợ đã được ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/05.