II. KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM
1.Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chương trình kiểm toán
1.1. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
1.1.1. Tiếp cận và tìm hiểu sơ bộ về khách hàng
Qua một thời gian hoạt động, ACCA đã có được uy tín rộng lớn trên thị trường kiểm toán. Nhờ vào các mối quan hệ giữa các cá nhân với khách hàng hay của ban giám đốc với khách hàng, ACCA ngày càng nhận được nhiều hợp đồng kiểm toán. Hàng năm, ACCA đã gửi nhiều thư chào hàng đến nhiều khách hàng có nhu cầu kiểm toán. Sau khi thư chào hàng được phát hành thì đơn vị có nhu cầu kiểm toán sẽ có thông tin phản hồi. ACCA thương lượng với khách hàng về những điều khoản trong hợp đồng như về giá phí của cuộc kiểm toán, yêu cầu về KTV , yêu cầu công việc cần thực hiện và những thông tin khác. Việc thương lượng này rất quan trọng để đi đến ký kết hợp đồng kiểm toán.
Thực tế cho thấy việc tiếp cận khách hàng đối với khách hàng truyền thống và khách hàng mới là khác nhau.
Công ty X là khách hàng truyền thống của ACCA đã được ACCA kiểm toán từ năm 2001. Hàng năm, sau khi kết thúc kiểm toán, lập thư quản lý, ACCA luôn bày tỏ nguyện vọng được tiếp tục kiểm toán đối với công ty. Nên tháng 3 năm 2005, sau khi đã hoàn thành kiểm toán năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2004, KTV bày tỏ nguyện vọng muốn tiếp tục kiểm toán công ty trong năm tới và được công ty chấp nhận.
Vì đã kiểm toán cho công ty X năm ngoái nên KTV biết được công ty X là công ty cổ phần, hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng luật định, hiệu quả. Ngoài ra, công ty còn có bộ máy tổ chức quản
lý phù hợp vói quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống KSNB được vận hành khá tốt. Vì vậy, ACCA quyết định chấp nhận lời mời tiếp tục kiểm toán BCTC của công ty X năm 2005.
Còn đối với công ty Y là khách hàng mới, lại thực hiện kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên ACCA gửi thư chào hàng kiểm toán nêu rõ các dịch vụ mà ACCA đã có kinh nghiêm như dịch vụ kế toán, dịch vụ tư vấn tài chính và quản trị doanh nghiệp, dịch vụ tư vấn thuế, dịch vụ đào tạo và hỗ trợ tuyển dụng… Sau đó, ACCA nhận được thư mời kiểm toán.
Đối với công ty này, kế hoạch kiểm toán được thiết lập đơn giản hơn. Để công việc kiểm toán diễn ra thuận lợi, ACCA cử KTV THN đã thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán năm trước phụ trách. Còn công ty Y, công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do KTV TH và trợ lý kiểm toán AKG thực hiện.
Trong hai cuộc kiểm toán thực hiện tại hai công ty, ngoài những KTV, trợ lý kiểm toán đã được phân công ở trên thì không có sự tham gia của các KTV khác và không cần sự tham gia của các chuyên gia tư vấn pháp luật. cũng như các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác.
1.1.2. Thu thập những thông tin cơ sở về khách hàng
Công ty X là khách hàng thường xuyên, các KTV đã có điều kiện tiếp xúc với khách hàng và khá hiểu biết về tình hình kinh doanh chung của khách hàng nên KTV chỉ cập nhật những thông tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự, tình hình sản xuất kinh doanh và những thông tin khác trên thị trường có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của công ty. Còn những thông tin chung về khách hàng thì được KTV rút ra từ hồ sơ kiểm toán thường niên. Kỹ thuật thu thập thông tin chủ yếu là tiếp xúc gặp gỡ Ban giám đốc, kiểm tra sơ bộ sổ sách chứng từ...Còn công ty Y. vì là khách hàng năm đầu tiên nên việc thu thập thông tin không chỉ tiếp xúc, gặp gỡ Ban giám đốc. thu thập tài liệu của khách hàng mà KTV còn nghiên cứu các tạp chí. Sách báo về ngành nghề của khách hàng xét trong mối quan hệ chung của nền kinh tế.
Công ty X:
Bảng 5: GTLV của KTV
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: tìm hiểu sơ bộ
Chủ sở hữu và cơ cấu tổ chức
Công ty X là doanh nghiệp cổ phần thành lập từ việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số 1364/2000/QD-BTM ngày 03 tháng 10 năm 2000 của Bộ thương mại. Công ty được cấp giấy phép kinh doanh số 27-03-000-009 ngày 6/12/2000 và thay đổi lần cuối ngày 28/11/2005. Trụ sở công ty đặt tại Quán Bánh, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty X là sản xuất phụ tùng xe máy và mũ bảo hiểm cho người đi xe máy
Sơ đồ 9:Tổ chức bộ máy quản lý của công ty X
Quan hệ trực tuyến CC CC 1 1 Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng Marketing Phòng HCTH Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch Kế toán trưởng
Hệ thống kế toán
Chế độ kế toán áp dụng: Các chính sách kế toán được áp dụng nhất quán trong công ty và nhất quán với chế độ kế toán áp dụng trong cả nước, không có sự thay đổi gì so với những niên độ trước. Trong kỳ không có thay đổi lớn trong chính sách kế toán áp dụng tại công ty. Đơn vị chưa cập nhật những thay đổi chế độ kế toán ban hành theo các Chuẩn mực kế toán mới.
Hình thức ghi sổ: Nhật ký ghi sổ.
Niên độ kế toán: theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12.
Phương pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ được hạch toán theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo tỷ lệ được quy định trong QĐ 206/2003/QD – BTC.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế. Giá hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo giá thực tế đích danh.
Bộ máy kế toán của công ty gốm: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, thủ quỹ, kế toán mua hàng và thanh toán, kế toán tiêu thụ và thanh toán.
Kế toán chu trình mua hàng và thanh toán.
Đối với nghiệp vụ mua hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các nghiệp vụ mua hàng của công ty chủ yếu là mua hàng hóa. Khi nhận được hóa đơn, phiếu nhập kho kèm theo bản nghiệm thu, bàn giao, đánh giá chất lượng (nếu có) kế toán vật tư đối chiếu, kiểm tra số lượng, giá cả hàng mua trên hóa đơn với hợp đồng đã ký nhằm bảo đảm việc mua hàng được thực hiện đúng theo đơn đặt hàng và số tiền phải trả người bán khớp với số lượng hàng mua. Sau đó, kế toán tiến hành ghi sổ.
Đối với nghiệp vụ thanh toán:
Thanh toán các khoản nợ nhà cung cấp ở công ty căn cứ vào yêu cầu thanh toán trên hóa đơn mua hàng, các chứng từ chứng minh kèm theo và căn cứ vào các quy định trên hệ thống KSNB về việc thanh toán của công ty. Có hai trường hợp xảy ra:
+ Trường hợp 1: thanh toán tiền ngay khi mua hàng, thường là những hóa đơn mua hàng với khối lượng nhỏ, thì kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hóa đơn và phê duyệt của Giám đốc để lập phiếu chi và ghi sổ.
+ Trường hợp 2: hàng mua trả chậm. Khi đó, kế toán công nợ sẽ hạch toán số tiền phải trả vào bên Có của sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp, sổ chi tiết này mở theo từng đối tượng.
Công ty Y:
Bảng 6: GTLV của KTV
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty Y Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Kiểm tra chi tiết công nợ
Chủ sở hữu và cơ cấu tổ chức
Công ty Y là công ty 100% vốn nước ngoài Trung Quốc, được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 55/ GP - KCN - HN ngày 21/11/2003 và Giấy phép Đầu tư sửa đổi số 55/ GPĐC1 - KCN - HN ngày 24/05/2005. Công ty Y có trụ sở chính tại Khu công nghiệp Nội Bài, Sóc Sơn - Hà Nội.
Lĩnh vực kinh doanh: Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư thiết bị công nghệ viễn thông, điện tử tin học
Sơ đồ 10:Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Y
Quan hệ trực tuyến CCC 1 2 Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phó giám đốc Phòng thị
Hệ thống kế toán
Bộ máy kế toán của công ty gồm 6 người: 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán thanh toán, 1 kế toán vật tư, 1 kế toán tiền mặt, 1 kế toán TSCĐ và 1 thủ quỹ.
Trong năm nay, Công ty lần đầu tiên áp dụng các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (“VAS”), cụ thể như sau:
VAS 23 Các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ kế toán
VAS 29 Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót. Ngôn ngữ sử dụng chính thức trong kế toán: Trung Quốc, Việt Nam.
Đơn vị tiền tệ chính thức: đồng Việt Nam.
Tỷ giá sử dụng: các giao dịch bằng ngoại tệ được quy đổi về VND theo tỷ giá thực tế của ngân hàng tại ngày phát sinh giao dịch đó. Chênh lệch tỷ giá được xử lý theo Thông tư 44TC/TCDN ngày 07/8/1997 và Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của Bộ tài chính.
Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
Niên độ kế toán: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: hàng tồn kho được trình bày theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp thực tế đích danh. Giá trị hàng tồn kho ngày 31/12/2005 được xác định trên cơ sở theo dõi và ghi chép của thủ kho và kế toán.
1.1.3.Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nhằm thu thập các thông tin mang tính pháp lý của mỗi công ty, KTV cần thu thập giấy phép thành lập, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, các hợp đồng mua hàng, cam kết quan trọng có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán. Tuy nhiên, công ty X là khách hàng truyền thống nên các tài liệu này được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường niên.
Ngoài ra, KTV cần yêu cầu công ty X, Y cung cấp các tài liệu sau: - BCTC, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm trước.
- Các tài liệu kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán của năm hiện hành như:
+ BCĐKT; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sổ cái tài khoản 331,156; + Sổ chi tiết tài khoản 331,156;
+ Biên bản đối chiếu công nợ cuối niên độ;
+ Chứng từ kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán...
1.1.4.Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Kỹ thuật phân tích được sử dụng hầu hết trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán nhằm hiểu rõ hơn về tình hình thanh toán, tình trạng lãi, lỗ cũng như khả năng tiếp tục hoạt động của Công ty. Các thủ tục phân tích mà KTV ACCA thường áp dụng là tính so sánh biến động của năm này so với năm trước về số dư các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán và tính các tỷ suất thanh toán. Kết quả được thể hiện trên giấy tờ làm việc của KTV như sau:
Công ty X
ACCA
CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH
Khách hàng: Công ty X Người lập: THN Ngày: 30/03/06 Kì kiểm toán: 31/12/05 Người soát xét: TTN Ngày: 02/04/06 Nội dung: Kiểm tra chi tiết công nợ
Khoản mục 31/12/2005 31/12/2004 Chênh lệch% Chênh lệch Ghi chú 1. Tiền 2.602.076.932 4.531.805.385 -42,58 (1.929.728.453) (1) 2. Khoản phải thu 6.486.438.423 5.317.510.169 21,98 1.168.928.254 (2)
Cộng TS thanh toán nhanh 9.088.515.355 9.849.315.554 (760.800.199) 3. Hàng tồn kho 23.054.354.121 15.491.618.745 48,82 7.562.735.376 (3) 4. TSLĐ khác 47.422.884 101.255.359 -53,17 (53.832.4745) Cộng TSLĐ 32.190.292.360 25.442.189.658 26,52 6.748.102.702 1. TSCĐ hữu hình 10.320.005.055 11.919.956.536 (1.599.951.481) Tổng tài sản 42.510.297.490 37.362.146.194 5.148.151.296 1. Nợ ngắn hạn 15.426.033.589 12.413.305.837 24,27 3.012.727.752 (4) 2. Nợ khác 1.000.0000 0 Cộng Nợ phải trả15.427.033.589 12.413.305.837 24,28 3.013.727.752 Vốn chủ sở hữu 27.084.263.901 24.948.840.357 2.135.423.544 Tổng nguồn vốn 42.510.297.490 37.362.146.194 5.148.151.296
(1), (2)Tiền giảm mạnh, phải thu khách hàng tăng do thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản và khách hàng chưa thanh toán
(3)Hàng tồn kho tăng 7.562.735.376 VNĐ, trong đó nguyên vật liệu tăng 4.560.938.760 (do nhập nguyên vật liệu nhưng chưa đưa vào sử dụng), thành phẩm tăng 1.892.060.883.
(4)Nợ ngắn hạn tăng 3.012.727.752, trong đó chi tiết Khoản phải trả người bán như sau
Bảng 8: Chi tiết các khoản phải trả
CC CC
Phải trả người bán 31/12/2004 31/12/2005
Công ty Hà Nam Ninh 4.626.835.845 25.853.540.573
Kho Quán Bánh 2.188.756.670 2.810.256.817
Kho I Bến Thủy 0 529.948.521
Cửa hàng Hoàng Mai 0 290.911.307
Công ty vật tư tổng hợp Nghệ tĩnh 300.239.130 268.129.137
Công ty TM Vĩnh Oanh 91.834.643 123.801.700
Xí nghiệp ô tô thương mại 3.678.512 91.882.837
Công ty TNHH TM Bình Lộc 285.161.022 78.213.327
Công ty kho vận miền Nam 23.392.983 36.957.061
Công ty Thăng Long 0 32.551.917
DNTN Sáu Hằng 18.299875 20.195.454
Trạm vật tư NN Tương Dương 0 19.167.617
Công ty Liên Sơn 18.593.612 18.593.612 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đại lý Công Xuân 0 16.709.000
Công ty TNHH Vĩnh Mạnh 0 16.666.667
Đại lý Quỳnh Lưu 18.504.333 13.594.022
CHXD Thanh Niên 81.266.753 9.149.155 Công ty TNHH Hồng Úy 0 820.100 Công ty TNHH Ninh Bình 190.969.167 0 Hợp tác xã Hà Huy Tập 309.519.147 113.593.557 Tổng 8.157.051.690 8.800.065.233 Công ty Y:
Việc phân tích sơ bộ BCTC cũng được tiến hành như công ty X. KTV nhận thấy các mục trên BCĐKT cũng như trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhìn chung không có biến động nào bất thường.
Để đạt được sự hiểu biết về hệ thống KSNB, KTV của ACCA thường dựa vào:
- Kinh nghiệm của KTV đối với khách hàng.
- Phỏng vấn nhân viên : công việc này giúp KTV thu thập được những thông tin cần thiết ban đầu (đối với khách hàng mới) và về những thay đổi trong chính sách của đơn vị (khách hàng thường xuyên).
- Tham quan thực tế: nhằm đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng mà thông qua sổ sách không phản ánh hết. Tuy nhiên, công việc này KTV ít thực hiện.
- Xác minh tài liệu: đối với khách hàng mới, KTV yêu cầu được cung cấp các tài liệu liên quan đến hệ thống KSNB của doanh nghiệp, đó là quy chế tài chính, kế toán, các quyết định bổ nhiệm nhân sự.
Qua tìm hiểu công ty X, các KTV thấy rằng không có thay đổi về mặt nhân sự, phòng ban, ban giám đốc của công ty là những người có trình độ, kinh nghiệm và có trách nhiệm cao. Đối với công tác thu mua vật tư, hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp, công ty đã có những quy định được đề cập đầy đủ trong Quy chế kinh tế tài chính năm 2004 của Công ty (số 50 TC – KT ngày 31/12/2004). Các yếu tố khác của môi trường kiểm soát như công tác kế hoạch, bộ máy tổ chức,...cũng không có thay đổi gì đáng kể so với Hồ sơ kiểm toán năm trước. Vì vậy, KTV sử dụng kết quả đánh giá của lần kiểm toán trước, hệ thống KSNB của công ty được KTV đánh giá là có hiệu lực. Do đó, KTV cần tiến hành thử nghiệm cơ bản ở mức độ vừa phải.
Còn công ty Y, do mới thành lập nên cơ cấu tổ chức quản lý chưa đi vào quy củ. Giám đốc là người Trung Quốc nên không hiểu rõ về kế toán Việt Nam, do đó