I. Quá trình hình thành và phát triển NHCT Cầu Giấy
2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức và quản lý:
2.1. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHCT Cầu Giấy
Sơ đồ 4 : Cơ cấu tổ chức của chi nhánh
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
2.1.2. Bộ máý tổ chức của chi nhánh
Bộ máý quản lý của chi nhánh NHCT Cầu Giấy hiện nay thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này cơ quan chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho các phòng ban chức năng khác.
Bảng 1 : Cơ cấu lao động các phòng ban
Đơn vị: Ngời
Phòng ban Nhân sự tháng 1/2006
Ban giám đốc 3
Phòng tổ chức hành chính 25
Phòng kinh doanh đối ngoại 28
Phòng tài trợ thơng mại 12
Phòng kế toán tài chính 20
Phòng tiền tệ kho quỹ 10
Phòng KHTHNV&TT 43
Phòng giao dịch Cầu Diễn 15
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Các bộ phận chức năng chỉ tham mu t vấn giúp ban giám đốc khi ra quyết định hoặc góp ý kiến để tìm ra những giải pháp tối u cho những vấn đề phức tạp. Các quyết định của phó giám đốc phụ trách các phòng ban sẽ đa xuống các đơn vị tơng ứng thông qua cấp lãnh đạo trực tiếp của họ. Thực hiện quản lí theo mô hình trực tuyến chức năng này sẽ đẩy việc chuyên môn hóa và các bộ phận chức năng phải tham mu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến chứ không riêng với cấp quản trị mà mình trực thuộc. Do đó các bộ phận của chi nhánh phải quan tâm
Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giámđốc 2 P. Tài trợ th- ơng mại P.Tiền tệ kho quỹ P.KD đối nội P.TC HC P.Kếtoán P.KHTHN V&T T P.Kiểm tra nội bộ PGD Cầu Diễn Các QTK
đến những hoạt động của các bộ phận khác làm cho việc đào tạo sử dụng con ng- ời có hiệu quả hơn
2.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
2.2.1.Phòng kinh doanh
•Phòng kinh doanh: là phòng đầu ra của ngành ngân hàng nên nó có rất nhiều nhiệm vụ và chức năng. Phòng kinh doanh gồm các bộ phận:
Bộ phận tín dụng công nghiệp Bộ phận tín dụng ngoài quốc doanh Bộ phận cân đối tổng hợp
•Về cơ cấu phòng gồm: 1 trởng phòng và 2 phó phòng. Trởng phòng có nhiệm vụ phụ trách chung và phụ trách trực tiếp bộ phận tín dụng ngoài quốc doanh, còn lại 2 phó phòng phụ trách các mảng tín dụng công nghiệp, tín dụng thơng nghiệp và cân đối tổng hợp. Cán bộ tín dụng đợc trởng phòng phân công trực tiếp để giải quyết các nghiệp vụ tín dụng.
•Chức năng của phòng kinh doanh: Thu hút tiền gửi của khối doanh nghiệp vì tiền gửi của khối doanh nghiệp có lãi xuất thấp chủ yếu là giao dịch nên Ngân hàng còn thực hiện cho vay và đầu t với các doanh nghiệp khác nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh.
•Nhiệm vụ của phòng kinh doanh: Chấp hành nghiêm túc quy trình cho vay một cách chặt chẽ, duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh, khắc phục các khoản nợ quá hạn, nâng cao chất lợng tín dụng cho các khoản vay.
2.2.2.Phòng kế toán - thanh toán
•Phòng kế toán thanh toán về cơ cấu gồm có 1 trởng phòng và 2 phó phòng •Chức năng của phòng kế toán thanh toán là phòng thu hút nguồn vốn của doanh nghiệp cho Ngân hàng, bởi vì họ là ngời trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên họ nắm vững đợc khối lợng tiền gửi. Tuy nhiên phòng kế toán thanh toán có sự thay đổi do hiện đại hoá công nghệ ngân hàng. Khi thực hiện chơng trình này thì khối lợng công việc sẽ đợc giảm bớt thay vào đó máy tính sẽ thực hiện rất nhiều các chức năng nhiệm vụ cùng một lúc, đó là giao dịch trực tiếp với khách hàng và thanh toán không dùng tiền mặt.
•Nhiệm vụ phòng kế toán thanh toán
Phải luôn kết hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh và kinh doanh đối ngoại trong khâu quản lý tài sản có, theo dõi chặt chẽ các kỳ hạn nợ, nắm chắc các khế
ớc ngắn hạn để thu nợ, thu lãi kịp thời, hạn chế các khoản nợ quá hạn góp phần chống thất thu. Đồng thời phải thực hiện đúng chế độ phối hợp động bộ với phòng tổ chức hành chính và các phòng ban có liên quan để đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu vật chất thiết yếu để phục vụ cho công tác kinh doanh.
Mọi khoản thu chi tài chính phải đợc hạch toán đầy đủ, chính xác và trung thực hoạt động kinh doanh của cơ quan.
Tổ vi tính
•Chức năng của tổ vi tính: Cập nhật số liệu của toàn chi nhánh, chuyển số liệu của toàn chi nhánh lên NHCT Việt Nam để hạch toán chung toàn hệ thống. Đây là phòng tập trung số liệu trong ngày có lãi vay, lãi trả.
•Nhiệm vụ của tổ vi tính: Cùng với sự phát triển của nghiệp vụ thông tin điện toán, nhận chuyển tiền kịp thời cho ban lãnh đạo chi nhánh và các phòng ban trong công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
2.2.3. Phòng kinh doanh đối ngoại
•Phòng kinh doanh đối ngoại gồm có 1 trởng phòng và 2 phó phòng
•Chức năng của phòng kinh doanh đối ngoại:Thu hút tiền gửi ngoại tệ đồng thời hạch toán các khoản cho vay bằng ngoại tệ, đảm bảo nhu cầu thanh toán của khách hàng, thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Bên cạnh đó nó còn thanh toán các hợp đồng cho vay bảo lãnh liên quan đến ngoại tệ và xuất nhập khẩu. Ngoài ra nó còn có nhiệm vụ kinh doanh mua bán ngoại tệ.
•Nhiệm vụ của phòng kinh doanh đối ngoại:Kiểm tra các hợp đồng kinh tế hớng dẫn khách hàng ký hợp đồng với nớc ngoài. Mở L/C thanh toán hàng nhập khẩu với khách hàng có nhu cầu. Thực hiên các chức năng chuyển tiền và kinh doanh ngoại tệ đòi hỏi phải nắm bắt tình hình tỷ giá để kinh doanh có lãi.
Trong thời gian vừa qua phòng kinh doanh ngoại hối đã kết hợp với phòng kinh doanh để cho vay có hiệu quả, tăng vòng quay vốn ngoại tệ tạo môi trờng giúp cho doanh nghiệp nhập nguyên vật liệu máy móc thiết bị, phát triển sản xuất kinh doanh.
2.2.4.Phòng nguồn vốn
Phòng nguồn vốn gồm 1 trởng phòng và 2 phó phòng, trong đó chủ yếu huy động nguồn tiền gửi dân c.
Chức năng của phòng nguồn vốn: Kiểm tra tình hình hoạt động của 7 quỹ tiết kiệm nằm rải rác trong quận. Các quỹ tiết kiệm này có nhiệm vụ giao dịch với khách hàng .
Cơ cấu của một quỹ tiết kiệm phải từ 3 ngời trở lên gồm 1 trởng quỹ, 1 kế toán, 1 thủ quỹ. Việc thu hút nguồn vốn phải dựa trên văn bản pháp quy do NHCT Việt Nam quy định.
Nhiệm vụ của phòng nguồn vốn: Huy động tiền gửi dân c, có thể huy động ở rất nhiều hình thức nh phát hành kì phiếu, trái phiếu, ở hình thức này bao giờ lãi suất cũng cao tuy nhiên nó là nguồn vốn huy động tơng đối ổn định và bền vững.
Tăng trởng vững chắc có uy tín với khách hàng, đảm bảo khả năng thanh toán và cho vay kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh góp phần tăng tr- ởng kinh tế.
2.2.5.Phòng tiền tệ kho quỹ
Phòng tiền tệ kho quỹ gồm 1 trởng phòng và 1 phó phòng với hai bộ phậna chính là thu – chi nghiệp vụ.
Chức năng của phòng tiền tệ kho quỹ: Theo dõi tiền mặt và ngân phiếu thu đủ và chi đủ trên cơ sở chứng từ kế toán chuyển sang. Thực hiện công tác điều chuyển tiền, kiểm đếm và bảo quản tiền, các giấy tờ có giá, đảm bảo an toàn kho quỹ.
Nhiệm vụ của phòng tiền tệ kho quỹ: Quản lý hộ tài sản cho các doanh nghiệp, quản lý toàn bộ các giấy tờ có giá của hệ thống ngân hàng, quản lý giấy tờ thế chấp của khách hàng tại Ngân hàng và quản lý tài sản cầm cố. Ngoài ra phòng còn đáp ứng kịp thời nhu cầu thu chi tiền mặt của khách hàng.
2.2.6.Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính bao gồm 1 trởng phòng và 2 phó phòng.
Chức năng của phòng tổ chức hành chính: Quản lý tổ chức hành chính, phân công lao động đáp ứng nhu cầu về cơ sở vật chất để các phòng ban và bộ phận hoạt động. Làm công tác tham mu cho ban giám đốc trong công tác tuyển dụng đào tạo nguồn nhân lực đề bạt nâng lơng cho cán bộ nhân viên.
•Nhiệm vụ: Thực hiện các chính sách BHYT, BHXH, Công đoàn….cho cán bộ nhân viên, phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm quản lý tài sản phục vụ cho các phòng ban, các hoạt động kinh doanh. Phòng tổ chức hành chính phải thực hiện các công tác hành chính đảm bảo cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.
2.2.7.Phòng kiểm soát nội bộ
Phòng kiểm soát gồm 1 trởng phòng và 1 phó phòng
Chức năng: Kiểm soát và nắm bắt đợc tất cả các nghiệp vụ chủ yếu nh nghiệp vụ tín dụng, nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ huy động vốn, nghiệp vụ tiền tệ
kho quỹ, nghiệp vụ thanh toán quốc tế và công tác pháp chế. Điều chỉnh hoạt động Ngân hàng kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, thiếu sót mà cán bộ nhân viên ngân hàng vi phạm.
Nhiệm vụ: Thông qua công tác kiểm tra để kịp thời đề ra các biện pháp để uốn nắn những sai lệch sửa chữa khuyết điểm phát huy những mặt mạnh, kiên quyết sử lý các trờng hợp vi phạm cá nhân.
2.2.8. Phòng giao dịch Cầu Diễn
Phòng giao dịch gồm 2 bộ phận: Tín dụng kế toán và kho quỹ
Phòng giao dịch Cầu Diễn gồm 1 trởng phòng và 1 phó phòng. Nó hoạt động đầy đủ nh một ngân hàng nhỏ.
Chức năng: Cho vay và huy động tiền gửi
Nhiệm vụ: Làm tốt công tác tiếp thị khách hàng, thúc đẩy việc thu hút thêm khách hàng nhằm góp phần tăng thêm số lợng khách hàng mới cho NHCT Cầu Giấy.