II. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ nhằm nâng cao
1) Hoàn thiện kế toán TSCĐ nhằm tăng cờng quản lý chặt chẽ và
hiệu quả TSCĐ :
a) Về phân loại TSCĐ :
Kế toán Công ty nên tiến hành phân loại TSCĐ một cách cụ thể và hoàn chỉnh hơn, việc phân loại theo công dụng hay đặc trng kỹ thuật phải đợc thực hiện đối với cả TSCĐHH và TSCĐ thuê tài chính. Nhìn vào cơ cấu tài sản thấy tỷ trọng TSCĐ thuê tài chính của Công ty chiếm đến 61,01% lại bao gồm cả máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải truyền dẫn, và thiết bị dụng cụ quản lý thế mà Công ty lại không thực hiện phân loại, rõ ràng là một thiếu sót rất lớn. Vì vậy Công ty nên phân loại TSCĐ thuê tài chính thành từng nhóm loại cụ thể theo công dụng hay đặc trng kỹ thuật nh việc phân loại TSCĐHH.
Còn theo cách phân loại TSCĐHH hiện nay thì thiết bị dụng cụ quản lý bị lẫn trong nhóm các TSCĐ khác, cần đợc phân loại riêng thành một nhóm theo quy định chung.
Thêm vào đó cũng nên phân loại theo mục đích sử dụng thành 4 loại nh sau:
+ TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh cơ bản: Là những TSCĐ sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ TSCĐ dùng ngoài sản xuất kinh doanh : Là những TSCĐ dùng cho các hoạt động phúc lợi, an ninh, các hoạt động phụ.
+ TSCĐ chờ thanh lý, giải quyết: Là những tài sản đã h hỏng hoặc quá lạc hậu chờ quyết định thanh lý.
+ TSCĐ cha dùng hoặc không cần dùng: Là những TSCĐ dùng để dự trữ hoặc không phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Việc không phân loại TSCĐ theo mục đích sử dụng sẽ rất khó khăn để xác định chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐ cũng nh tỷ trọng đầu t TSCĐ vào sản xuất kinh doanh thì phải xem lại bảng kê danh mục tài sản và cộng từng bộ phận. Tuy nhiên việc làm này rất mất thời gian và không chính xác. Công ty nên phân loại theo tiêu thức này vì giúp cho nhà quản lý TSCĐ trong và ngoài SXKD. Từ đó giúp cho việc đánh giá phân tích tình hình sử dụng TSCĐ đem lại lợi ích cao nhất. Đồng thời có kế hoạch xử lý những TSCĐ còn tồn tại để kịp thời thu hồi vốn, tái đầu t TSCĐ. Đồng thời phân loại theo mục đích sử dụng sẽ giúp cho kế toán tiến hành phân bổ khấu hao cho các bộ phận một cách chính xác hợp lý hơn.
Mặt khác, Công ty cần có kế hoạch hàng năm cho việc đầu t, mua sắm TSCĐ sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng nh đặc điểm ngành nghề của Công ty. Cần dựa trên nhu cầu sử dụng TSCĐ thực tế để xác định một cơ cấu TSCĐ hợp lý, đặc biệt là cơ cấu đầu t giữa nhà cửa vật kiến trúc và máy móc thiết bị vì đây là hai loại TSCĐ phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
b) Về hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán:
Công ty nên điều chỉnh lại hệ thống tài khoản đang sử dụng theo hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính mới ban hành.
Cụ thể, để phản ánh giá trị quyền sử dụng đất, Công ty sử dụng TK 2131. Khi tập hợp chi phí sửa chữa và phân bổ chi phí cho nhiều năm tài chính thì
Công ty sử dụng TK 242. Còn đối với nghiệp vụ thanh lý, nhợng bán, Công ty phải hạch toán nh sau:
Xoá sổ TSCĐ : Nợ TK 214 : Giá trị hao mòn luỹ kế Nợ TK 811 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá TSCĐ Chi phí thanh lý, nhợng bán Nợ TK 811 : Tập hợp chi phí thanh lý, nh ợng bán Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331, 111, 112 … Các khoản thu hồi Nợ TK 111, 112, 131, 152 …
Có TK 711 : Giá bán (ch a có VAT) Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra
c) Về hạch toán chi tiết TSCĐ :
Thứ nhất việc chi tiết tài khoản 211 hiện nay là không đầy đủ và rõ ràng. Công ty nên chi tiết cấp 1 đúng nh quy định và phải tách thiết bị dụng cụ quản lý riêng nh sau:
TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113: Máy móc, thiết bị
TK 2114: Phơng tiện vận tải, truyền dẫn TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý
TK 2118: TSCĐ khác
Ngoài ra công ty cũng nên chi tiết TK cấp 2 theo các nhóm TSCĐ phù hợp với mô hình quản lý chung của công ty. Có thể chi tiết cho từng phân x- ởng, nhà máy, cho từng đơn vị sử dụng.
TK 212 cũng nên chi tiết để tiện theo và quản lý. Vì quy định hiện hành không cụ thể việc chi tiết tài khoản cấp II nên theo thực trạng TSCĐ thuê tài chính tại Công ty có thể chi tiết nh sau:
TK 2121: Máy móc thiết bị
TK 2122 : Phơng tiện vận tải truyền dẫn. TK 2123 : Thiết bị dụng cụ quản lý.
Do một đặc điểm nổi bật về TSCĐ của Công ty in Bu điện là sự đa dạng và phức tạp , vì thế Công ty nên sử dụng mã, số hiệu TSCĐ để quản lý tất cả các TSCĐ của mình. Điều này vừa thuận lợi cho việc theo dõi quản lý vừa dễ tổng hợp kiểm tra đối chiếu và phù hợp khi áp dụng vào kế toán máy.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, số hiệu tài sản có thể đợc xây dựng bao gồm 4 nhóm chữ và số nh sau:
- Nhóm thứ nhất thể hiện TSCĐ thuộc nhóm tài sản khác nhau và đợc phản ánh trên các tài khoản TSCĐ. Vì vậy đợc căn cứ vào quy định các nhóm TSCĐ theo danh mục TSCĐ của nhà nớc đã ban hành theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trởng Bộ tài chính, và hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để xác định:
+ A 2113 - Máy móc thiết bị động lực + B 2113 - Máy móc thiết bị công tác
+ C 2115 - Dụng cụ làm việc đo lờng, thí nghiệm + D 2114 - Thiết bị và phơng tiện vận tải
+ E 2115 - Dụng cụ quản lý + F 2112 - Nhà cửa vật kiến trúc
+ H 2118 - Tài sản cố định hữu hình khác
+ H 2131 đến 2138 - Các tài sản cố định vô hình
Trong nhóm thứ nhất các chữ cái A,B,C,D… chỉ nhóm TSCĐ phù hợp với danh mục tài sản đã quy định trong quyết định 206, các số 2112- 2138 là các tài khoản cấp 2 phản ánh các TSCĐ trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp.
- Nhóm thứ 2 xác định TSCĐ thuộc các loại khác nhau trong nhóm. Hiện nay TSCĐ trong công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, vì vậy phải quy định mã số cụ thể cho từng loại TSCĐ trong từng nhóm tài sản. Có thể sử dụng dãy số tự nhiên để làm mã số cho từng loại TSCĐ. Ví dụ trong nhóm D2114 - Thiết bị và phơng tiện vận tải:
+ Phơng tiện vận tải đờng bộ quy định mã 01 + Thiết bị truyền dẫn mã 02
+ Thiết bị xếp dỡ mã 03….
- Nhóm thứ 3 xác định TSCĐ đợc sử dụng ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Với cơ cấu mạng lới kinh doanh của công ty bao gồm các bộ phận: Văn phòng công ty, các xí nghiệp, các chi nhánh, các nhà máy, các kho… có thể sử dụng các số tự nhiên để quy định mã số cho từng bộ phận có cùng chức năng nh sau:
+ TSCĐ văn phòng: Số 01 + TSCĐ các nhà máy: số 02
+ TSCĐ các xí nghiệp: Số 03 + TSCĐ các chi nhánh: Số 04…
Sau đó tuỳ thuộc vào số lợng phòng ban, nhà máy… để quy định mã số chi tiết tiếp theo cho từng bộ phận (ví dụ: phòng tổng hợp mã 01, phòng kỹ thuật mã 02…do đó TSCĐ ở phòng tổng hợp, nhóm thứ 3 có mã số 01- 01, phòng kỹ thuật mã số 01- 02…)
- Nhóm thứ 4 là nhóm cuối cùng xác định cho từng thứ TSCĐ trong công ty. Để thuận lợi và dễ nhận biết các nhóm, loại, thứ TSCĐ giữa các nhóm mã số đợc phận định bởi dấu gạch ngang(-) hoặc dấu chấm(.), nh vậy số hiệu TSCĐ có dạng sau: ***- *** - *** - ***
Ví dụ: Nhà văn phòng công ty có số hiệu: F2112- 01- 01- 01 Trong đó:
F - TSCĐ thuộc nhóm nhà cửa vật kiến trúc
2112- TSCĐ đợc kế toán phản ánh trên sổ tài khoản 2112 01 - TSCĐ thuộc loại 1 trong nhóm
01- TSCĐ thuộc bộ phận văn phòng
01- Mã số của nhà văn phòng theo quy định của doanh nghiệp
Số hiệu TSCĐ sau khi đợc xác định phải đợc gắn vào từng thứ tài sản để đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra tình hình bảo quản sử dụng, và phục vụ cho quá trình kiểm kê đánh giá lại tài sảnkhi cần thiết một cách thuận lợi. Mặt khác sau khi tài sản đã đợc đánh số hiệu, trên các chứng từ và sổ kế toán các thông tin phản ánh về tình hình và sự biến động của tài sản cần đợc ghi rõ số hiệu của tài sản nh là yếu tố bổ sung, giúp kế toán kiểm tra và xử lý số liệu đ- ợc nhanh chóng chính xác. Đồng thời trên thẻ và sổ theo dõi tài sản cố định cũng phải ghi rõ số hiệu của từng TSCĐ đã đợc xác định.
Hoàn thiện thẻ TSCĐ
Theo quan điểm kế toán TSCĐ hiện hành cho phép các doanh nghiệp đợc lựa chọn phơng pháp khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng tài sản đem lại lợi ích kinh tế. Để phản ánh đợc chính xác giá trị của tài sản cũng nh tình hình sử dụng và trách nhiệm trong tình hình sử dụng TSCĐ, trên thẻ TSCĐ cần đợc bổ sung những chỉ tiêu sau:
+ Thời gian sử dụng dự kiến của TSCĐ + Phơng pháp khấu hao áp dụng cho TSCĐ + Ngời chịu trách nhiệm vật chất đối với TSCĐ
Đơn vị:… Địa chỉ:… Thẻ tài sản cố định Số :… Số hiệu tài sản cố định:… Ngày tháng năm lập thẻ Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số ngày tháng năm Tên, mã kí hiệu, quy cách TSCĐ :
Nớc sản xuất: Năm sản xuất: Năm đa vào sử dụng Bộ phận quản lý sử dụng:
Công suất (Diện tích) thiết kế : Thời gian dự kiến sử dụng: Phơng pháp khấu hao áp dụng:
Số hiệu chứng
từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị khấu hao luỹ kế
Giá trị còn lại Ngày
tháng
năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Số khấu
hao
Khấu hao luỹ kế
STT Tên, quy cách, dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị
Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ:
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày tháng năm Lý do giảm:
Ngời chịu trách nhiệm Ngời lập thẻ Kế toán trởng vật chất
Căn cứ để ghi sổ kế toán là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nên đối với trờng hợp nhợng bán hoặc thanh lý TSCĐ, Công ty nên lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” kèm trong bộ hồ sơ TSCĐ giảm để thuận tiện cho việc theo dõi và ghi chép. Mẫu này có thể đợc lập nh sau :
Công ty in bu điện Mẫu số: 03-TSCĐ
564-Nguyễn văn cừ- Gia Lâm -HN Ban hành theo QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC
Biên bản thanh lý TSCĐ
Ngày …tháng … năm … Số ………….
Nợ :………..
Có :………..
Căn cứ quyết định số:.. …ngày…... tháng …. năm .… của ….. ………
…………về việc thanh lý tài sản cố định. I. Ban thanh lý TSCĐ gồm : Ông (bà)……..đại diện …..trởng ban Ông (bà) …….đại diện……uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ - Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ………..
- Số hiệu TSCĐ ……..
- Năm sản xuất …. - Năm đa vào sử dụng: ……… Số thẻ ……….
- Nguyên giá TSCĐ :………..
- Giá trị Hao mòn :……….
- Giá trị còn lại của TSCĐ :……….
III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ ………..
………
Ngày …. tháng….năm…. Trởng ban thanh lý (ký, họ tên) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ - Chi phí thanh lý TSCĐ :………(viết bằng chữ)……….
- Giá trị thu hồi :……….(viết bằng chữ)……….. - Đã ghi giảm (số) thẻ TSCĐ ngày ….tháng….năm…. Ngày …tháng…năm…
Giám đốc Kế toán trởng
Khi hạch toán tăng, giảm TSCĐ ngoài việc lu tất cả chứng từ có liên quan vào bộ hồ sơ riêng cho mỗi TSCĐ và lập thẻ TSCĐ, kế toán nhất thiết phải vào sổ chi tiết TSCĐ. Công ty không nên dùng “Bảng kê chi tiết TSCĐ” để thay thế vì thông tin trên bảng này mang lại cha đầy đủ để theo dõi chi tiết. Sổ chi tiết TSCĐ đợc mở cho từng loại TSCĐ, từng nhóm TSCĐ chi tiết theo yêu cầu quản lý. Mẫu sổ này có thể đợc lập theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Ngoài ra công ty còn nên lập cả sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng để quản lý chặt chẽ đợc việc sử dụng TSCĐ để có biện pháp xử lý kịp thời khi có sai phạm. Mẫu sổ này có thể thiết kế nh sau:
Sổ chi tiết TSCĐ
Loại tài sản ……
S t t
Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảmTSCĐ
Chứng từ Tên,đặc điểm, ký hiệu Nớc sản xuất Tháng năm đa vào sử dụng Số
hiệu Nguyêngiá
Khấu hao KH đã tính đến khi ghi giảm Chứng từ Lý do giảm SH NT Tỷ lệ(%) KH Mức KH SH NT 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Cộng
SCT-TSCĐ Số…
Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng
Bộ phận sử dụng…. Năm:… Chứng từ Tên TSCĐ đang sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Ngời phụ trách hiện vật Giảm TSCĐ S ố Ngày Chứng từ Lý do giảm Giá trị còn lại Khấu hao luỹ kế Số Ngày Ngời lập sổ Kế toán trởng
Sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng do kế toán TSCĐ theo dõi, khi có nghiệp vụ TSCĐ phát sinh cùng với việc lập thẻ và vào sổ chi tiết kế toán sẽ tiến hành vào sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng. TSCĐ dùng cho đơn vị nào sẽ vào sổ chi tiết TSCĐ dùng cho đơn vị đó, mỗi TSCĐ sẽ đợc theo dõi trên một dòng của sổ.Cơ sở ghi sổ TSCĐ đợc căn cứ vào số TSCĐ thực tế đã giao cho các bộ phận, các thẻ TSCĐ và các chứng từ có lên quan khác để ghi cho từng thứ TSCĐ trên sổ.
d) Về khấu hao TSCĐ :
Trong kế toán khấu hao TSCĐHH, phơng pháp khấu hao mà Công ty áp dụng là phơng pháp khấu hao đờng thẳng cho tất cả các loại tài sản. Việc áp dụng chỉ một phơng pháp khấu hao này là cha hợp lý vì TSCĐ trong Công ty có nhiều loại nhiều nhóm khác nhau, đợc sử dụng với nhiều mục đích khác nhau,mức độ tham gia hay phát huy tác dụng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng rất khác nhau, đồng thời mức độ hao mòn hữu hình và vô hình cũng khác nhau, lợi ích thu đợc từ chúng cũng khác nhau. Thiết nghĩ phơng pháp khấu hao phải phù hợp với lợi ích kinh tế mà tài sản đem lại cho Công ty. Việc hạch toán đúng đắn khoản chi phí này sẽ là căn cứ quan trọng để tạo nguồn bù đắp cho việc tái tạo thiết bị máy móc, cũng đồng thời cho
phép tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm sản xuất, xác định chính xác kết quả kinh doanh của Công ty.
Theo chuẩn mực kế toán và quy định hiện hành cho phép các doanh nghiệp đợc lựa chọn các phơng pháp trích khấu hao phù hợp với từng loại TSCĐ của doanh nghiệp. Vì vậy thiết nghĩ Công ty cũng nên lựa chọn các ph- ơng pháp khấu hao khác nhau cho từng loại TSCĐ thay vì chỉ dùng một phơng pháp khấu hao đờng thẳng nh hiện nay. Công ty có thể tính khấu hao theo h- ớng nh sau:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng. + Máy móc thiết bị gắn liền với quá trình sản xuất nh những thiết bị máy móc trực tiếp tạo ra sản phẩm có thể tính đợc theo công suất hoặc theo số ca số giờ làm việc nh ở nhà máy in, nhà máy thẻ thì nên hạch toán khấu hao theo