2.2.1.1 Lựa chọn nhà cung ứng và mua sắm vật tư
Mua vật tư là khâu quan trọng đầu tiên đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thông suốt. Tại Nhà máy ôtô Cửu Long, quá trình mua vật tư được thực hiện như lưu đồ 1. Nguồn vật tư chính của Nhà máy được mua tư hai nguồn chính là mua vật tư trong nước (công tác nội địa hoá) và nhập ngoại.
Căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh và các hợp đồng đã kí kết với khách hàng, căn cứ vào lượng vật tư tồn kho, Phòng Nội địa hoá xây dựng phương án mua hàng cho từng lô hàng trình Giám đốc Công ty xét duyệt. Sau khi phương án được duyệt sẽ chuyển đến cho các phòng, ban liên quan thực hiện. Tương tự như vậy, Phòng Xuất nhập khẩu cũng dựa trên những căn cứ trên để lập phương án mua hàng, sau đó trình Giám đốc xét duyệt.
Sau khi các phương án đã được xét duyệt, các Trưởng phòng Nội địa hoá và Xuất nhập khẩu sẽ tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp, xác định khả năng cung cấp của họ, giá cả, phương thức thanh toán và uy tín của nhà cung cấp trên thụ trường.
Lưu đồ 1: Qui trình mua vật tư của Nhà máy ôtô Cửu Long
Trên cơ sở tìm hiểu các nhà cung cấp, các Trưởng phòng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp, lập hợp đồng hoặc đơn hàng. Vật tư sẽ được giao nhận theo hợp đồng đã kí. Riêng với vật tư nhập ngoại, trước khi nhận hàng, Phòng Xuất nhập khẩu phải mở L/C tại Ngân hàng. Vật tư sau khi được nhập về kho hàng, Nhà máy phải tiến hàng kiểm tra về cả số lượng và chất lượng. Các vật tư kém chất lượng bị phát hiện trong khi giao nhận sẽ được trả về nhà cung cấp ngay lập
Kế hoạch sản xuất kinh doanh đã duyệt Các hợp đồng đã ký
Phương án mua vật tư, linh kiện Vật tư tồn kho Kế hoạch sản xuất của Nhà
máy ôtô Cửu Long
Thông báo cho nhà cung cấp (điện thoại, fax, đơn hàng)
Nhà cung cấp thông tin lại chào hàng, chấp nhận đơn hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Lập hợp đồng hoặc đơn hàng Chuyển hợp đồng hoặc đơn hàng đã kí cho Nhà máy ôtô Đặt cọc, ứng tiền (nếu có) Nhận hàng
Kiểm tra hàng Thanh toán / Thanh lý
Thông báo nhà cung ứng xử lý: Trả lại/ Xử lý
tức hoặc thông báo cho nhà cung cấp để xử lý. Đối với số lượng hàng không đạt yêu cầu hoặc tỉ lệ hỏng vượt quá tỉ lệ cho phép thì phải yêu cầu nhà cung cấp nhận lại hàng và phối hợp cùng tìm ra biện pháp khắc phục, sửa chữa.
Biểu 10: Phát hiện và xử lý vật tư, thiết bị không đạt yêu cầu
Thứ
tự Công đoạn Giới hạn mở Người mở phiếu Biện pháp xử lý 1 Mua vật tư- Nhập khẩu linh
kiện ôtô
Kiểm tra nếu có vật tư thành phẩm không đạt
- Phòng xuất nhập khẩu
- Báo cáo Giám đốc - Thông báo Nhà cung cấp để xử lý
- Vật tư mua trong nước Vật tư sản phẩm không đạt của một nhà sản xuất không được lớn hơn 3% - Phòng XNK - Nhà máy sản xuất và lắp ráp ôtô Cửu Long
- Báo cáo Giám đốc - Thông báo cho cơ sở sản xuất để xử lý
2
Vật tư, sản phẩm lưu kho trong quá trình sản xuất không đạt Phát hiện hỏng là mở phiếu - Phòng XNK - Nhà máy sản xuất và lắp ráp ôtô Cửu Long - Mua bù (nếu cần) - Thông báo Nhà cung cấp để xử lý
3 Hồ sơ giao nhận chứng từ không đạt yêu cầu Vi phạm không quá 3 lần cho một hợp đồng mua bán - Phòng XNK - Phòng tài chính kế toán
- Sửa lại cho đúng
4 Sản phẩm vật tư trong quá trình giao cho khách hàng Phát hiện không đạt là mở phiếu - Phòng Kế hoạch kinh doanh - Nhà máy sản xuất và lắp ráp ôtô Cửu Long
- Sửa lại cho đạt hoặc đổi sản phẩm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đáp ứng nhu cầu của khách
5 Sản phẩm vật tư trong các công đoạn sản xuất
Tỷ lệ hỏng trong công đoạn kiểm tra
- Nhà máy sản xuất và lắp ráp ôtô Cửu Long
- Thông báo cho Nhà cung cấp vật tư linh kiện và Nhà sản xuất.Tìm nguyên nhân và sửa lại để cung cấp - Báo cáo cho Giám đốc Công ty (nếu cần) 6 Sản phẩm vật tư trong quá trình kiểm tra thành phẩm Phát hiện phụ tùng chi tiết không đạt
- Phòng QLCL báo lỗi sau lắp ráp
- Thông báo cho Nhà máy
- Thông báo cho Nhà cung cấp tìm nguyên nhân sửa chữa cho đạt yêu cầu
- Báo cáo Giám đốc Công ty
Nguồn: Phòng Quản lý chất lượng
Việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp sẽ chia làm hai bước.
- Bước thứ nhất: đánh giá ban đầu. Các trưởng phòng sẽ căn cứ vào lượng thông tin có được để chọn ra nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của Công
ty. Biểu 9 thể hiện những nhà cung cấp trong nước đã được Công ty lựa chọn sau khi đã phân tích kĩ lưỡng.
- Bước thứ hai: theo dõi nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp sẽ có một phiếu theo dõi quá trình thực hiện bao gồm: hỏi giá, báo giá, các tài liệu do họ cung cấp về sản phẩm, thư từ giao dịch đàm phán, tiến độ giao hàng, trên cơ sở đó đôn đốc việc giao vật tư, hàng hoá kịp thời. Trong trường hợp nhà cung cấp không thực hiện đúng phải báo cho trưởng phòng Nội địa hoá, trưởng phòng XNK, Giám đốc, Phó giám đốc Công ty biết. Định kì 6 tháng một lần cán bộ theo dõi mua vật tư tổng hợp tình hình thực hiện hợp đồng của các nhà cung cấp, trình Trưởng phòng xem xét có tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp đó.
2.2.1.2 Kiểm tra chất lượng vật tư
Tất cả vật tư mua về đều được kiểm tra đầy đủ tại kho. Đối với vật tư mua trong nước, Công ty uỷ quyền cho Nhà máy kiểm tra. Các vật tư nhập khẩu Công ty thuê giám định hoặc đơn vị phân tích kiểm tra. Phòng XNK, phòng Nội địa hoá và Nhà máy kiểm tra chất lượng theo mẫu, số lượng lô hàng nhập mua về theo đúng chức năng và quyền hạn đã được Giám đốc Công ty giao cho.Việc kiểm tra vật tư sẽ được thực hiện theo hai bước.
Bước 1: Kiểm tra số lượng: Việc kiểm tra số lượng vật tư sẽ được thực hiện bằng cách so sánh số lượng thực tế với số lượng qui định trong hợp đồng, hoá đơn và phiếu mua hàng (nếu có).
Bước 2: Kiểm tra chất lượng
- Với linh kiện mua trong nước: Sau khi nhập linh kiện về kho sẽ tiến hành lắp ráp thử từ 2 – 5 xe hoàn chỉnh để xác định được sự đồng nhất giữa các linh kiện nhập khẩu với các linh kiện mua trong nước. Việc các định chất lượng linh kiện thực nhập so với các linh kiện mẫu do phòng Nội địa hoá, Nhà máy sản xuất, lắp ráp cùng tiến hành theo đúng chức năng của từng bộ phận.
- Với linh kiện nhập khẩu: Sau khi nhập linh kiện về kho, Nhà máy phải tiến hành cho lắp thử 2 – 5 sản phẩm và kiểm tra các chỉ tiêu theo đúng
qui định. Trong quá trình lắp ráp phát sinh chất lượng không đảm bảo, Nhà máy báo cáo lên Giám đốc Công ty để xem xét giải quyết.
Các số liệu kiểm tra sẽ được ghi chép và xử lý với các vật tư không phù hợp. Biểu 11: Tỷ lệ vật tư hỏng và xử lý vật tư hỏng tại Nhà máy
Đơn vị:%
Thứ
tự Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Quí I năm2006
1 Vật tư trong nước 6 10 11 9
2 Vật tư ngoại nhập 5 8 7 7
Xử lý
3 Trả lại nhà cung cấp 37 23 27 13
4 Sửa chữa, khắc phục 63 77 73 87 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn: tính toán từ số liệu của Nhà máy
Năm 2003, Nhà máy chưa có các thiết bị kiểm tra vật tư mà chủ yếu kiểm tra bằng tay và quan sát nên tỷ lệ vật tư chưa phù hợp bị phát hiện còn thấp (6% vật tư trong nước và 5% vật tư nhập ngoại). Bước sang năm 2004, Nhà máy đi vào hoạt động, với sự đầu tư bài bản hơn, đầy đủ các thiết bị kiểm tra hơn nên tỷ lệ vật tư chưa đạt yêu cầu có tăng lên (10% vật tư trong nước và 8% vật tư nhập ngoại), nhưng tỷ lệ này luôn ở mức chấp nhận được và Nhà máy có biện pháp xử lý kịp thời với các vật tư hỏng, đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất. Tuy nhiên Nhà máy cần có biện pháp hạn chế đến mức tối đa mức độ nhập các vật tư hỏng để giảm chi phí xử lý. Đa phần vật tư hỏng Nhà máy đều có sự kết hợp với nhà cung cấp có biện pháp sửa chữa tại chỗ (chiếm trên 60% các vật tư nhập). Các vật tư này sau khi sửa chữa có thể được nhập kho và sử dụng. Các vật tư phù hợp được nhập kho và sẵn sàng cho việc tham gia vào quá trình sản xuất.
Như vậy, với việc kiểm tra gắt gao vật tư đầu vào đảm bảo cho vật tư khi tham gia sản xuất có chất lượng đạt yêu cầu Nhà máy đã đặt ra.