Tải Th – ơng Mại Du Lịch Sài Gòn Hà Nội –
2.1.2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty gồm 8 thành viên đặt dới sự lãnh đạo của Giám đốc Công ty, kế toán trởng trực tiếp chỉ đạo các nhân viên trong phòng. Để phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty, bộ máy kế toán đợc tổ chức nh sau:
Sơ đồ 09:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH VT-TM-DL Sài Gòn Hà Nội
Chú thích:
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
Kế toán trởng kiêm phó giám đốc :
_ Kế toán trởng có các quyền và nghĩa vụ sau:
- Tham mu cho Giám đốc Công ty về công tác tài chính.
- Tham mu cho Giám đốc Công ty trong việc lập Kế hoạch tài chính hàng năm trình Hội đồng Thành viên phê duyệt.
- Giúp Giám đốc Công ty trong công tác quản lý, sử dụng vốn và tài sản để đạt đợc mục tiêu đề ra phù hợp với nghị quyết của Hội đồng Thành viên.
- Tổ chức thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh tại Công ty.
- Đảm bảo nguồn tài chính cho các mặt hoạt động của Công ty. - Tổ chức thực hiện công tác Kế toán – Thống kê tại Công ty.
- Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra quỹ tiền mặt, việc ghi sổ của thủ quỹ, nhân viên kế toán.
- Ký cùng với chủ tài khoản trong các giao dịch với Ngân hàng.
Phạm Thanh Xuân Kế toán 42 A
Phó giám đốc kiêm Kế toán tr- ởng Kế toán tổng hợp -TSCĐ -Giá thành -Lập báo cáo tài chính Kế toán viên -Tiền mặt -TGNH -Công nợ -Lơng Thủ quỹ
- Tổ chức bảo quản, lu trữ chứng từ, sổ sách và các tài liệu kế toán theo chế độ quy định.
- Tham mu cho Giám đốc trong công tác quy hoạch, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh : nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho .v.v. trong Công ty.
Kế toán tổng hợp :
_ Phụ trách phần hành tài sản cố định, thuế, tập hợp chi phí, tính giá thành, phần hành kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp có những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi chi tiết từng TSCĐ, tổng thể TSCĐ trong toàn Công ty theo các tiêu chí quy định của Pháp lệnh kế toán. Lu giữ và bảo quản đầy đủ, chứng từ, hồ sơ của tình hình tăng giảm TSCĐ, thẻ TSCĐ, sổ theo dõi chi tiết TSCĐ. Báo cáo tình hình biến động TSCĐ và các thông tin khác về TSCĐ một cách chính xác đầy đủ trung thực, kịp thời cho kế toán trởng. Trích khấu hao từng quý đầy đủ, chính xác từ đó phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hay chi phí quản lý trong kỳ.
- Tính toán đầy đủ, chính xác số thuế đầu vào, đầu ra và số thuế phải nộp trong kỳ của hoạt động cung cấp dịch vụ. Nộp thuế, thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo đúng thời gian và quy định của Nhà nớc.
- Tập hợp đúng, đủ, chính xác mọi chi phí liên qua đến hoạt động kinh doanh trong kỳ nh: tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang từ đó xác định đợc giá vốn hàng bán của việc cung cấp dịch vụ; tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. Kiểm tra, đối chiếu số liệu một cách tổng hợp, phát hiện và điều chỉnh kịp thời khi có sai sót. Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ và sử dụng các phơng pháp hạch toán kế toán hợp lý.
- Lập các Báo cáo tài chính định kỳ hàng quý gửi cho các cơ quan chức năng theo đúng quy định, lập định kỳ hàng tháng gửi cho Hội đồng quản trị. Có thể phải lập đột xuất khi cơ quan tài chính, Hội đồng quản trị hay kế toán trởng yêu cầu.
- Giúp kế toán trởng trong việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, giải quyết các vấn đề về quản lý hoạt động chung của phòng và nghiệp vụ tài chính - kế toán khi kế toán trởng vắng mặt.
- Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ, chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu mà mình cung cấp hay những công việc mà kế toán trởng giao cho.
Thủ quỹ:
Trớc hết, hàng ngày, thủ quỹ phải đối chiếu với checker và thu ngân về doanh thu của ngày hôm trớc.
Cụ thể, hết một ca làm việc, khi lái xe giao ca, checker có trách nhiệm kiểm tra số km xe chạy, số km thực tế có khách, kiểm tra xem số km trên đồng hồ có chính xác với quãng đờng xe chạy hay không. Sau đó, checker viết
báo cáo checker chuyển cho thu ngân thu tiền.
Sau đó, căn cứ vào phiếu nộp tiền taxi do lái xe ghi sau khi đã xem xét
Báo cáo Checker, thu ngân thu tiền của lái xe sau khi đã trừ % hỗ trợ (tiền
xăng và lơng của lái xe). Sau đó thu ngân lập Bảng báo cáo doanh thu. Hàng ngày, thu ngân nộp tiền (doanh thu của ngày hôm trớc) cho thủ quỹ căn cứ vào
bảng báo cáo doanh thu do thu ngân và checker cùng ký nhận.
Hàng ngày, thủ quỹ đối chiếu với thu ngân về doanh thu của ngày hôm trớc, vào sổ quỹ, tính số d tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và đối chiếu với kế toán
tiền mặt. Thu, chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi khi đã có đầy đủ thủ tục hợp lý, có đủ chữ ký của kế toán trởng, của Giám đốc… Thủ quỹ còn có trách nhiệm báo cáo với kế toán trởng và kế toán tổng hợp về tình hình tồn quỹ để kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan. Qua đó, kế toán trởng cũng biết đợc lợng tiền mặt hiện có trong quỹ để có những quyết định phù hợp.
Kế toán tiền mặt, TGNH, công nợ, lơng và phân bổ lơng :
_ Kế toán tiền mặt, TGNH, công nợ, lơng và phân bổ lơng có những chức năng và nhiệm vụ chính sau:
- Hàng ngày, sau khi kiểm tra lại Bảng báo cáo doanh thu và Báo cáo
checker, kế toán tiến hành viết phiếu thu (thu tiền doanh thu từ hoạt động Taxi,
thu tiền hỗ trợ tai nạn), phiếu chi (chi tiền lơng lái xe Taxi). Theo dõi thờng xuyên mọi hoạt động thu chi của quỹ tiền mặt, tiến hành các thủ tục thu chi nh viết phiếu thu, phiếu chi cho các hoạt động khác của Công ty nh tạm ứng, thanh toán tạm ứng… sau khi có các chứng từ hợp lệ. Cập nhật các chứng từ, sổ chi tiết các tài khoản liên quan hàng ngày vào máy tính, thờng xuyên đối chiếu số d với thủ quỹ để kiểm tra đợc số d tiền tại quỹ hàng ngày.
- Do đặc thù của kinh doanh của Công ty nên phát sinh thu chi qua ngân hàng là không nhiều, kế toán theo dõi số tiền gửi, hay các khoản lãi vay ngân hàng phát sinh.
- Kiểm tra, theo dõi, mở sổ và thanh toán những chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán có phát sinh các khoản phải thu, phải trả trong quá trình kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của Công ty và Pháp lệnh kế toán. Kế toán còn phải theo dõi khoản phải thu của lái xe nh nộp tiền tạm ứng hay các giấy báo nợ. Mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng khách hàng, nhà cung cấp… Số d công nợ phải đợc xác định theo từng thời điểm và thời gian cụ thể. Đôn đốc khách hàng, phối hợp cùng với đội xe nhắc nhở lái xe nộp tiền khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, không để phát sinh các khoản nợ khó đòi.
- Hàng ngày, kế toán theo dõi, kiểm tra đầy đủ số tiền lơng lái xe Taxi. Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ nh bảng chấm công… kế toán tính toán đúng số tiền lơng, BHXH phải trả cho nhân viên, hay BHYT, KPCĐ phải thu từ lơng theo đúng chế độ của Nhà nớc.