2. Kiến nghị
2.2. Tính giá nhập kho
Công ty nên hạch toán tính giá của từng đơn đặt hàng theo giá thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách :
+ Giao cho các thống kê phân xởng tập hợp chi phí phát sinh : chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng báo cáo lên phòng kế toán.
+Kế toán tính giá thành căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do thống kê phân xởng gửi lên, đồng thời tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan trực tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khác bằng tiền…để xác định giá thành thành phẩm sản xuất trong tháng.
Còn tỷ lệ giao khoán mà công ty đặt ra thì công ty chỉ nên dùng để làm tiêu chuẩn xác định mức độ hoàn thành sản xuất của các phân xởng đối với từng đơn đặt hàng:
Nếu phân xởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ lớn hơn so với qui định mà phòng kế hoạch tính toán và giao riêng cho từng phân xởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng thì Công ty có thể xác định nguyên nhân và bắt phạt, bồi thờng vật chất….
Nếu phân xởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ nhỏ hơn so với qui định đợc giao riêng cho từng phân xởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng, điều đó đã nói lên phân xởng đã tiết kiệm đợc chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng hiệu quả sản xuất. Do đó Công ty có thể khen thỏng, khuyến khích vật chất đối với những phân xởng này…
2.3. Mở hệ thống tài khoản
Để hạn chế tồn tại này công ty có thể áp dụng phơng án sau: vẫn mở tài khoản 155 theo tài khoản cấp hai mà doanh nghiệp đang áp dụng nhng ở mỗi tài khoản cấp hai nên mở thêm tài khoản cấp ba chi tiết cho từng sản phẩm của công ty. Ví dụ :
TK 15511: Máy cắt tôn cuộn; TK 15512: Bình áp lực… TK 15521 : Vòng bi điện …
Tơng ứng với việc mở hệ thống tài khoản cấp hai này thì khi định khoản cũng cần định khoản theo tiểu khoản để đáp ứng nhu cầu quản lý một cách
nhanh nhất. Hiện nay, bộ phận kế toán gần nh tách việc sử dụng chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản . Phần định khoản ở các chứng từ ban đầu đều đợc định khoản theo tài khoản cấp một. Ví dụ, khi nhập kho máy cắt tôn cuộn thì yêu cầu định khoản trên phiếu nhập kho đợc định khoản nh sau:
Nợ TK 155 Có TK 154
Thay vào đó chúng ta có thể định khoản nh sau: Nợ TK 15511: TP- Máy cắt tôn cuộn
Có TK 154
Việc định khoản theo tiểu khoản cũng góp phần cho kế toán vào sổ chính xác hơn. Nếu thực hiện kế toán thủ công ta thấy việc mở tài khoản nh vậy rất rờm rà nhng điều này rất dễ dàng thực hiện khi sử dụng kế toán máy bằng cách mã hoá hệ thống tài khoản. Khi định khoản trên chứng từ ban đầu cho phép ta lựa chọn tài khoản cấp ba. Khi cần thiết có báo cáo quản trị ta sẽ lựa chọn chi tiết theo nội dung của các tài khoản.
2.4. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
.Để hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán theo từng khoản mục, mỗi khoản mục chi phí gắn liền với một tài khoản cấp hai và sử dụng bảng kê số 5 để tập hợp chi phí
Cụ thể:
2.4.1. Chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ, chi phí bao bì đóng gói, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí tiền lơng và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, các chi phí bằng tiền khác.Do đó tài khoản 641 sẽ đợc mở thành tài khoản cấp hai nh sau:
TK 6411: Lơng nhân viên;
TK 6412: Bao bì đóng gói thành phẩm; TK 6413: Chi phí đồ dùng dụng cụ; TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm; TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
Tơng ứng vớií tài khoản cấp hai này công ty sẽ mở các sổ chi tiết tơng ứng
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liên quan đến việc phát sịnh chi phí chi phí bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết . Cụ thể:
- Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng xác định chi phí tiền lơng và các khoản phải trả nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411: 33.915.000 Có TK 334: 28.500.000 Có TK 338: 5.415.000
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 7 ngày 1/12/2003 khi xuất bao bì đóng gói thành phẩm:
Nợ TK 6412: 325.000 Có TK 152: 325.000
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 9 ngày 5/12/2003 đồ dùng dụng cụ Nợ TK 6413: 875.100
Có TK 153: 875.100
- Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng số 1983 thanh toán tiền điện tháng 12 ngày 26/12/2003
Nợ TK 6417: 4.063.000 Nợ TK 133 : 463.000 Có TK 112: 4.469.300
- Căn cứ phiếu chi tiền mặt số 486 chi cho việc bán hàng Nợ TK 6418: 426.500
Nợ TK 133 : 42.650 Có TK 111: 469.150
Cuối tháng, kế toán dựa vào sổ chi tiết tiến hành tập hợp vào bảng kê 5. Số liệu tổng hợp của bảng kê sẽ đợc phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7.
2.4.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Cơ khí Quang Trung bao gồm các khoản chi phí sau: Lơng nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Tơng tự nh tài khoản 641, công ty cũng mở các tài khoản cấp hai nh sau: TK 6421: Lơng và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý;
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý; TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng; TK 6424: Khấu hao tài sản cố định;
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài; TK 6428: Chi phí khác bằng tiền.
Hàng ngày phát sinh chi phí căn cứ vào chứng từ liên quan để ghi vào sổ chi tiết theo các định khoản sau:
- Chi phí tiền lơng và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý: Nợ TK 6421: 40.043.500
Có TK 334: 33.650.000 Có TK 338: 6.393.500 - Chi phí vật liệu quản lý: Nợ TK 6422: 4.575.000 Có TK 152: 4.575.000
- Chi phí đồ dùng văn phòng:
Nợ TK 6423: 7.423.000 Có TK 153: 7.423.000
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Nợ TK 6424: 20.500.400
Có TK214: 20.500.400
Đồng thời ghi đơn Có TK 009: 20.500.400
- Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Nợ TK 6427: 11.770.500 Nợ TK 133 : 1.177.050 Có TK 112: 11.770.500 - Chi phí bằng tiền khác: Nợ TK 6428: 35.000.000 Nợ TK 133 : 3.500.000 Có TK 111: 35.000.000
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết chi phí bán hàng vào bảng kê 5 và nhật ký chứng từ 7.
Đánh bảng kê 5
2.5. Hạch toán chi phí bảo hành
Đối với một hợp đồng đợc ký kết giữa Công ty với đơn vị khách hàng thì ban đầu khách hàng ứng trớc 10% , đến khi giao hàng giao tiếp 85% giá trị hợp đồng, còn lại 5% cha thu. Công ty bảo hành cho khách hàng trong vòng một năm, 5% bảo hành Công ty treo trên nợ tài khoản 131, nếu sau một năm không xảy ra hỏng hóc thì Công ty có quyền thu hồi lại 5% đó, còn nếu xảy ra hỏng hóc thì không nộp trả công ty nữa. Nh vậy phần hạch toán công ty đã không hạch toán theo chế độ kế toán
Để hạch toán chi phí bảo hành thì theo chế độ quy định nh sau:
•Xét với Công ty không có bộ phận bảo hành riêng; - Khi trích trớc chi phí bảo hành:
Nợ TK 6415 – Chi phí bảo hành Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Khi phát sinh chi phí bảo hành ghi: Nợ TK 621, 622, 627
Có TK 111, 112, 152, …
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành phát sinh thực tế trong kỳ: Nợ TK 154
Có TK 621, 622, 627.
- Khi sửa chữa xong sản phẩm bàn giao cho khách hàng:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả Có TK 154
- Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm ghi: Nợ TK 335
Có TK 6415
- Trờng hợp số trích trớc chi phí bảo hành lớn hơn số thực tế phát sinh thì số chênh lệch ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 Có TK 6415
- Trờng hợp chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc thì số trích thiếu đợc tính vào chi phí.
2.6. Trích lập dự phòng
2.6.1. Dự phòng hàng tồn kho
Theo Quyết định số 149/2001/ QĐ- BTC ngày 31/122001 của Bộ trởng Bộ Tài chính tại chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho đã quy định: “ Cuối kỳ kế
toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho”
Giá trị thuần có thể thực hiện đợc: Là giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thờng trừ (-) chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cho việc tiêu thụ chúng
Cuối niên độ, kế toán so sánh giá trị hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giá thực tế. Nếu giá thực tế nhỏ hơn thì lập dự phòng theo số chênh lệch
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lợng hàng hoá x Giá hàng hoá ghi trên sổ - Giá hàng hoá ngày 31/12 trên thực tế
- Cuối niên độ kế toán( năm N), tính ra số dự phòng giảm giá hàng
tồn kho:
Nợ TK 632
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối năm N+1 tính ra số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập,
so sánh với số dự phòng năm trớc đã lập:
+ Nếu số đã lập năm N lớn hơn số cần lập năm N+1thì phải hoàn nhập dự phòng và ghi giảm giá vốn:
Nợ TK 159 Có TK 632
+ Nếu số đã lập năm N nhỏ hơn số cần lập năm N+1 thì tiến hành trích lập thêm:
Nợ TK 632 Có TK 159
2.6.2. Dự phòng phải thu khó đòi
Ngày 15/09/1997 Bộ Tài chính ban hành Thông t số 65/TC/BTC để hớng dẫn chế độ trích lập, sử dụng và xử lý các khoản dự phòng cấn thiết cho sản xuất kinh doanh và thông t hớng dẫn 33/1998/TT- BTC ngày 17/3/1998 về trích lập và hạch toán các khoản dự phòng.
- Nợ phải thu khó đòi: là khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ đợc ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc
khế ớc vay nợ, cam kết nợ, Công ty đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhng vẫn cha thu đợc nợ.Trờng hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn cha tới hai năm nhng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc ngời nợ có dấu hiệu bỏ trốn, bị giam dữ xét xử thì đợc coi là khoản nợ phải thu khó đòi
Tính đến ngày 31/12/2003 khách hàng còn nợ tiền của Công ty là 137.780.000 đồng, đã thu hồi đợc 32.540.000 đồng.Mặc dù quản lý sát sao nhng vẫn có khách hàng nợ khoản tiền lớn trong thời gian dài. Nếu công ty không đòi đợc hết nợ hoặc để khoản nợ quá lâu, quá nhiều sẽ dẫn đến những đột biến bất lợi khó tránh khỏi trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do cha xác định đợc là khoản nợ đó có thể đòi đợc một cách chính xác hay cha nên hiện nay Công ty cha lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định của kế toán hiện hành.
- Để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh, Công ty cần tìm hiểu đợc nguyên nhân dẫn đến việc khách hàng không có khả năng trả nợ để cuối niên độ kế toán trích lập dự phòng theo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, Công ty căn cứ vào chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ về số tiền còn nợ cha trả.
- Thời điểm lập và hoàn nhập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đều thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. Căn cứ vào biến động thực tế mà Công ty chủ động xác định mức trích lập và xử lý theo đúng quy định( mức dự phòng không đợc quá 20% khoản nợ phải thu).
Dự phòng phải thu khó đòi =
Số nợ phải thu khó đòi
(có thuế) x
Số % có khả năng mất
Cách trích lập:
- Cuối niên độ kế toán( năm N) tính ra số dự phòng phải thu khó đòi: Nợ TK 642
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
- Cuối niên độ kế toán sau (năm N+1) tính ra số dự phòng phải thu khó đòi, so sánh với số dự phòng đã lập năm N:
+ Số cần lập lớn hơn số đã lập thì cần trích lập thêm: Nợ TK 642
Có TK 139
+ Số cần lập nhỏ hơn số đã lập thì tiến hành hoàn nhập dự phòng; Nợ TK 139
Có TK 642
- Xoá sổ khoản phải thu khó đòi: Nợ TK 139: Số đã lập
Nợ TK 642; Số cha lập
Có TK 131: Tổng số nợ khó đòi
Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
- Nếu khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ nhng đòi đợc thì hạch toán vào thu nhập khác
Nợ TK 111, 112 Có TK 711
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004.
2.6. Phơng thức tiêu thụ và chính sách áp dụng linh hoạt
2.6.1. Phơng thức tiêu thụ:
Công ty có thể áp dụng thêm các phơng thức tiêu thụ nh gửi hàng đi bán, trả góp, bán hàng qua đại lý. Tuỳ từng đối tợng khách hàng cụ thể mà xét duyệt xem phơng thức đó có phù hợp hay không? Hoàn thiện công tác tổ chức bán hàng nh xây dựng hệ thống đại lý phân phối sản phẩm
2.6.2. Chính sách chiết khấu thơng mại:
- Để khuyến khích ngời mua hàng, công ty có thể sử dụng chiết khấu th- ơng mại với khách hàng thờng xuyên, mua với số lợng lớn.
- Tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 521: Chiết khấu thợng mại;
+ Khi áp dụng chính sách này, kế toán ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK 521: Chiết khấu thơng mại
Nợ TK 3331 : Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 111,112.131…
+ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu áp dụng cho khách hàng sang tài khoản doanh thu:
Nợ TK 511 Có TK 521
2.6.3. Chính sách chiết khấu thanh toán
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng có khả năng thanh toán sớm nhằm khuyến khích thanh toán tăng thêm vốn lu động( đặc biệt là khoản mục tiền cho Công ty). Số tiền chiết khấu này đợc hạch toán vào chi phí tài chính
2.7. Sổ kế toán chi tiết
2.7.1. Sổ kế toán chi tiết bán hàng có thể đợc mở theo mẫu sau.
Doanh nghiệp... Sổ chi tiết bán hàng
Tên sản phẩm ... Năm:... Quyển số:……….. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn Giải TKĐƯ
Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Thuế 521 531 532 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng hóa