công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc
2.1. Hạch toán doanh thu bán hàng
Công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc thực hiện kinh doanh hàng hoá theo hai hình thức là bán buôn và bán lẻ được trình bày dưới đây:
2.1.1.1. Phương thức bán buôn:
Đặc điểm của hình thức này là hàng hoá chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng hoá thường được bán theo lô hàng, với số lượng lớn. Do đó để tạo sức cạnh tranh trên thị trường, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm, mẫu mã mà công ty còn khảo sát giá trên thị trường do bộ phận thị trường thực hiện. Từ đó doanh nghiệp sẽ đưa ra bảng giá thích hợp nhất để đem lại lợi ích tối đa cho các nhà đại lý cũng như cho bản thân doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá gồm hai hình thức sau:
Phương thức bán buôn qua kho:
Đây là phương thức mà trong đó hàng hoá đem bán phải xuất từ kho của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho là hình thức doanh nghiệp mua hàng hoá từ nhà cung cấp chính, sau đó nhập vào kho. Từ đó doanh nghiệp có thể dựa vào những nghiên cứu thị trường để lập kế hoạch về thay đổi mẫu mã, các chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm như khuyến mại… cũng như việc đưa ra bảng giá cạnh tranh.
Khi bên đại lý có nhu cầu, doanh nghiệp căn cứ vào số lượng hàng hoá mà hai bên ký kết với nhau bằng hợp đồng hoặc thoả thuận bằng hoá đơn. Sau đó, tuỳ theo yêu cầu của khách hàng doanh nghiệp sẽ lo khâu vận chuyển hoặc người mua sẽ cử đội vận tải của họ đến chở hàng hoá. Chi phí vận chuyển có thể do bên mua hoặc bên bán chịu hoặc mỗi bên một nửa. Tuy nhiên, trong thực tế, đa số những hợp đồng mà doanh nghiệp thực hiện thì đơn vị đều chịu trách nhiệm vận chuyển và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Bán buôn vận chuyển thẳng:
Đây là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán ra không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà đem bán ngay cho khách hàng. Tức là công ty mua hàng từ nhà cung cấp, rồi vận chuyển thẳng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết mà không qua kho.
Sau khi giao nhận hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đã đủ số lượng, đảm bảo về mẫu mã, chất lượng, giá cả,…vào các chứng từ của doanh nghiệp.
Đối với cả hai hình thức trên, doanh nghiệp dùng phương tiện vận tải của mình (nếu thấy thuận lợi) hoặc thuê ngoài, để đưa hàng hoá tới tận nơi khách hàng yêu cầu.Toàn bộ phí này sẽ do doanh nghiệp chịu và miễn phí cho khách hàng. Ngoài ra doanh nghiệp còn đáp ứng nhu cầu lắp đặt miễn phí cho những người có nhu cầu.
Doanh nghiệp không áp dụng hình thức bán hàng ký gửi đại lý và không áp dụng hình thức bán trả góp
2.1.1.2. Bán lẻ hàng hoá:
Đặc điểm của phương thức này là hàng hoá đã đi sâu vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ thường bán với số lượng nhỏ, giá thường ổn định hơn bán buôn.
Công ty tự xây dựng những cửa hàng bán lẻ phục vụ cho khách hàng. Doanh nghiệp áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Trong đó việc thu tiền người mua và giao hàng cho người mua không tách rời nhau. Theo đó, mỗi cửa hàng, nhân viên bán hàng tại các cửa hàng giao hàng và thu tiền hàng, viết hoá đơn (nếu khách hàng có nhu cầu). Cuối ngày hoặc hết ca, nhân viên từng quầy sẽ kiểm kê hàng hoá tồn quầy, lập bản kê bán lẻ từng lần bán, từng loại hàng, và các báo cáo bán hàng. Cuối ngày gửi bảng kê này được gửi cho bộ phận kế toán và Ban dự án bán lẻ qua hệ thống mạng nội bộ trực tuyến để hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện tốt nhiệm vụ. Hình thức này được doanh nghiệp lựa chọn vì nó tiết kiệm được thời gian mua hàng của khách. Hiện nay, doanh nghiệp có dự định sẽ bổ sung thêm hình thức bán lẻ ‘bán hàng tự phục vụ’ bằng bản kế hoạch dự trù. Theo hình thức này, khách hàng sẽ chọn mua những mặt hàng phù hợp và thanh toán tại quầy thu ngân.
Ngoài ra, công ty còn có Showroom để quảng cáo hàng hoá và bán lẻ nếu có yêu cầu. Nếu khách hàng có nhu cầu mua thì nhân viên trực giới thiệu sản phẩm tại đó sẽ cung cấp danh sách các hàng hoá kèm theo và bảng giá đã được cập nhật thường xuyên để khách hàng tự lựa chọn món hàng thích hợp. Nhân viên trực tại đây cũng sẽ lập hoá đơn (nếu cần).
Đối với loại hình này, doanh nghiệp chỉ thực hiện khi có nhu cầu. Khi có đơn đặt hàng gửi đến phòng dịch vụ, công ty sẽ cho đội kỹ thuật (đội này kiêm cả kiểm định chất lượng hàng hoá) đến tận nơi khách hàng yêu cầu để thực hiện lắp đặt. Khi lắp đặt xong, khách hàng chấp nhận là yêu cầu đã được thoả mãn thì ghi nhận doanh thu và giá vốn, lập hoá đơn (nếu khách hàng yêu cầu). Để nhận những đơn đặt hàng thuộc loại hình dịch vụ này, phòng thị trường phải tính toán rất kỹ lưỡng mức hiệu quả giữa chi phí bỏ ra và doanh thu thu lại vì công ty chỉ có một đội chuyên lắp đặt, còn chi nhánh của công ty lại có ở 64 tỉnh thành trong cả nước. Do đó có một vài trường hợp do địa lý cách trở giá cả lại cạnh tranh, nên nhiều hợp đồng không thể ký kết. Đây là một yếu điểm của công ty.
2.1.2. Phương thức thanh toán:
Đối với hầu hết các khách lẻ, doanh nghiệp áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt để tránh rủi ro và thuận tiện cho việc kiểm soát. Những khách hàng có quan hệ từ lâu năm, doanh nghiệp có thể cho trả chậm nhưng với số lượng thấp. Để thu hút khách hàng, đối với những người tiêu dùng mua lẻ hàng hoá với số lượng đáng kể, doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức khuyến mại hoặc bốc thăm trúng thưởng tuỳ theo chiến lược của đơn vị.
Đối với những khách hàng là đại lý bán buôn (đây là các khách hàng mua theo giá bán buôn chứ không phải là đại lý được hưởng hoa hồng của công ty, gọi tắt là đại lý bán buôn), đơn vị áp dụng phương thức thanh toán trả chậm có chiết khấu thanh toán. Điều đó có nghĩa là, doanh nghiệp sẽ áp dụng chiết khấu thanh toán cho những khách hàng trả tiền sớm và trong thời hạn cho phép thường là 10 ngày kể từ ngày mua hàng. Những khách này khi trả tiền hàng sẽ thanh toán bằng chuyển khoản qua các ngân hàng thương mại để tránh tình trạng rủi ro mất tiền cũng như hiện tượng bỏ sót trong công tác kế toán.
Đối với những khách hàng vừa là người tiêu dùng (có thể là những người bán lẻ hoặc các nhà đại lý) đồng thời cũng là người cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp, công ty có thể áp dụng hình thức bù trừ công nợ nếu cả hai bên đều tán thành thông
qua biên bản bù trừ công nợ. Số tiền hàng khách hàng còn nợ lại sẽ được thanh toán theo như hình thức của các nhà đại lý bán buôn.
Dù khách hàng có thanh toán ngay bằng tiền mặt hay không, công ty vẫn sẽ hạch toán qua TK 131 để cho dễ kiểm soát.
2.1.3. Hạch toán chi tiết phần hành doanh thu bán hàng:
Đối với hình thức bán buôn:
Đối với hoạt động bán hàng, phòng thị trường sẽ chịu trách nhiệm kinh doanh hàng hoá. Do vậy, khi có khách hàng yêu cầu mua hàng, phòng này có trách nhiệm viết hoá đơn GTGT và đưa một liên cho giám đốc phê duyệt và đưa ra lệnh xuất bán. Sau đó gửi lệnh này cho phòng kế toán để tiến hành lập phiếu xuất kho. Thủ kho xuất hàng tại kho của doanh nghiệp với số lượng theo hợp đồng đã ký kết. Cuối cùng, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng của nghiệp vụ này vào các chứng từ cần thiết và chia sẻ thông tin cho bộ phận kế hoạch để xây dựng kế hoạch bán hàng. Theo đó, thủ kho sẽ ghi số lượng hàng hoá, chủng loại trong phiếu xuất kho, còn kế toán (cụ thể là kế toán bán hàng) sẽ ghi nhận đơn giá và tính thành tiền. Đồng thời với quá trình trên, giám đốc công ty chỉ đạo bộ phận vận tải chuyển hàng đến cho khách hàng. Do doanh nghiệp là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng, công ty chỉ sử dụng hoá đơn GTGT. Hoá đơn này gồm ba liên
Liên 1 (màu tím) : Lưu ở sổ gốc
Liên 2 ( màu đỏ) :Giao cho khách hàng
Liên 3 (màu xanh) : Giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng
Ví dụ 1
Ngày 25 tháng 12 năm 2007, công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc bán một số mặt hàng là các thiết bị điện với số lượng lớn. Sau khi đàm phán, hai bên đi đến thoả thuận và thống nhất với nhau các điều khoản trong hợp đồng như sau:
Loại hàng: Đèn huỳnh quang CLVS 240, đèn Exit Clex 103A, đèn Exit 1 mặt
Số lượng, đơn giá, tổng giá trị: sẽ được ghi cụ thể trong hoá đơn GTGT (được trình bày ở trang bên)
Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm nhất là 35 ngày kể từ ngày giao hàng. Nếu doanh nghiệp thanh toán trước 10 ngày sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 0,05% trên tổng số mặt hàng đã giao
Hình thức thanh toán: Thanh toán qua ngân hàng BIDV
HOÁ ĐƠN