Trong lĩnh vực xõy lắp, việc nõng cao năng lực mỏy múc thiết bị và ứng dụng khoa học kĩ thuật cú tỏc dụng làm tăng năng xuất lao động, giảm sức lực của con người, tăng độ an toàn lao động trờn cụng trường. Đội ngũ mỏy múc thiết bị và kĩ thuật thi cụng của cụng ty là một trong những yờu cầu của chủ đầu tư đối với nhà thầu, do đặc điểm kĩ thuật thi cụng cỏc cụng trỡnh mà yờu cầu về mỏy múc và kĩ thuật đối với nhà thầu cũng tương đối đa dạng.Đỏp ứng vấn đề đú cụng ty Phục Hưng JSC đó cố gắng nõng cao chất lượng số lượng mỏy múc thiết bị thi cụng hiện đại của Nhật, Mỹ, Trung Quốc…, đưa vào ỏp dụng nhiều loại biện phỏp thi cụng mới, hiện đại như cỏp dự ứng lực, thi cụng lừi, vỏch bằng biện phỏp khuụn trượt, thi cụng tầng hầm bằng cọc barret và biện phỏp Top-Down, ỏp dụng thi cụng và nghiệm thu theo tiờu chuẩn quốc tế.
2.2.1.4.Một số yếu tố khỏc
Ngoài những yếu tố nờu trờn thỡ cũn cơ một số yếu tố khỏc cú thể ảnh hưởng cũng tương đối mạnh tới cụng tỏc đấu thầu của cụng ty đú là : thương hiờu của cụng ty trờn thị trường xõy lắp và bộ phận tỡm kiếm cỏc dự ỏn đấu thầu.
Thương hiệu của cụng ty là một phần tài sản vụ hỡnh mà cụng ty cú được dựa trờn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mỡnh cộng với mức độ làm hài lũng khỏch hàng, tạo được uy tớn và ấn tượng đối với cụng chỳng và khỏch hàng trờn thị trường. Việc nắm bắt được thuận lợi của thương hiệu đem lại làm yếu tố cạnh tranh trờn trường xõy dựng là một việc quan trọng và cần phải tiến hành mạnh hơn nữa trong thời gian tới của cụng ty Phục Hưng, do mới ra đời, cũn non trẻ trờn thị trường xõy lắp Việt Nam nờn thương hiệu và uy tớn của cụng ty đang cũn trong giai đoạn xõy dựng và hỡnh thành, so với cỏc cụng ty lớn cú truyền thống và uy tớn nhiều
năm như Vinaconex hay Tổng cụng ty Sụng Đà… thỡ Phục Hưng vẫn là cụng ty mới hỡnh thành và thuụng hiệu chưa thể so sỏnh được. Thực tế đó chứng minh rằng uy tớn của cụng ty quyết định một phần kết quả đấu thầu, điển hỡnh là năm 2006 cụng ty cú tham gia đấu thầu dự ỏn Xi măng Hà Tiờn I mặc dự cụng ty Phục Hưng cú biện phỏp thi cụng an toàn hiệu quả và cú tiến độ nhanh hơn so với cỏc nhà thầu khỏc giỏ chào thầu là 82.324.180.000 VNĐ và cú thư giảm giỏ 3% nhưng cuối cựng chủ đầu tư lại lựa chọn một nhà thầu khỏc cú uy tớn hơn Phục Hưng nhưng cú giỏ trỳng thầu là 84.115 Tỷ đồng, điều này cũng dễ hiểu do nhà thầu thường muốn chọn một nhà thầu cú uy tớn cho cụng trỡnh của mỡnh nhưng đối với Phục Hưng JSC thỡ là một bài học cần phải nõng cao yếu tố thương hiệu của cụng ty.
Việc thực hiện tỡm kiếm thụng tin về đấu thầu của cụng ty được tực hiện qua nhiều kờnh, mà bộ phận đảm nhiệm là Phũng kế hoạch kĩ thuật đấu thầu và quản lý dự ỏn tiến hành, cỏc nhõn viờn của phũng sẽ tỡm kiếm cỏc thụng tin về đấu thầu qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, qua cỏc kờnh cỏ nhõn hay qua giới thiệu của cụng ty mẹ, trong năm 2008 cụng ty tham gia đấu thầu 19 gúi thầu ( trỳng thầu 15 gúi , trượt thầu 4 gúi) thỡ số gúi thầu do tỡm kiếm thụng tin là 10, cũn lại là do cụng ty mẹ giới thiệu và do cỏc kờnh cỏ nhõn. Hiện nay để cụng tỏc đấu thầu của cụng ty được thực hiện một cỏch chuyờn nghiệp hơn thỡ việc thu thập và tỡm kiếm cỏc dự ỏn đấu thầu phải thực hiện ở một quy mụ rộng hơn, nhiều kờn thụng tin hơn nữa và quan trọng là cụng ty phải tự tỡm kiếm được nhiều dự ỏn đấu thầu chứ khụng nờn phục thuộc quỏ nhiều vào cụng ty mẹ và cỏc kờnh cỏ nhõn như hiện nay.
Để thắng thầu thỡ nhà thầu phải cú một hồ sơ thầu hợp lệ và thuyết phục, hiện nay cụng tỏc soạn thảo hồ sơ dự thầu đang được thực hiện tại Phũng kế hoạch, kĩ thuật đấu thầu và quản lý dự ỏn. Ngoài những cụng việc thực hiện đỏp ứng yờu cầu của bờn mời thầu đó nờu ra trong hồ sơ mời thầu thỡ một cụng việc hết sức quan trọng khi thực hiện hồ sơ mời thầu đú là việc lập dự toỏn thụng qua búc tỏch và tiờn lượng khối lượng của cụng trỡnh trờn bản vẽ mà bờn mời thầu cung cấp, việc lập dự toỏn sẽ cho biết giỏ cả chớnh xỏc của dự ỏn hay phần cụng việc mà bờn mời thầu đem ra đấu thầu, nhờ đú mà cụng ty cú quyết định đề xuất thư giảm giỏ hay khụng. Hiện nay tại cụng ty Phục Hưng JSC thỡ số nhõn viờn làm dự toỏn là rất ớt mà đõy là
cụng việc hết sức quan trọng, do vậy trong thời gian tới cụng ty cần chỳ trọng vào cụng tỏc dự toỏn để nõng cao chất lượng của hồ sơ dự thầu.
2.2.2.Cỏc yếu tố từ mụi trường bờn ngoài
2.2.2.1.Cỏc yếu tố từ mụi trường vĩ mụ:
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xõy lắp, cụng ty Phục Hưng JSC chịu một số ảnh hưởng từ mụi trường vĩ mụ tới cỏc hoạt động của mỡnh như : Quy định của phỏp luật trong lĩnh vực đấu thầu xõy lắp, ảnh hưởng của giỏ cả và cỏc biến số của nền kinh tế tới hoạt động xõy lắp của mỡnh.
-Quy định của phỏp luật trong lĩnh vực đấu thầu xõy lắp : Nhận thấy đấu thầu
là một hoạt động quan trọng và tương đối phức tạp, ngày 25/11/2005 Quốc Hội đó thụng qua Luật đấu thầu mục đớch để hướng dẫn thực hiện và quản lý cỏc hoạt động đấu thầu, trong đú cú đấu thầu xõy lắp. Thủ tướng chớnh phủ đó ban hành nghị định 58/CP về việc hướng dẫn thi hành luật đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo luật xõy dựng. Hiện nay việc đấu thầu của cụng ty đang được thực hiện theo hướng dẫn của Nghị Định 58/CP.Việc nhà nước ban hành cỏc văn bản quy phạm phỏp luật đó giỳp cho cụng việc đấu thầu của cụng ty cú thể thực hiện một cỏch nhanh chúng và thống nhất, tuy nhiờn nú đũi hỏi cỏc cỏn bộ phụ trỏch cụng việc đấu thầu cũng như bộ mỏy lónh đạo của cụng ty cú kiến thức am hiểu về phỏp luật.
-Ảnh hưởng của giỏ cả và một số biến số của nền kinh tế : Giỏ cả, đặc biệt là
giỏ vật liệu xõy dựng cú ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động của cụng ty trong lĩnh vực xõy lắp. giỏ cả cú thể làm đỡnh trệ hoạt động cung cấp vật liệu điều đú làm ảnh hưởng tới tiến độ của cụng trỡnh, biến động giỏ cả cũng làm cụng việc dự toỏn khi thực hiện hồ sơ mời thầu trở nờn khú khăn hơn và phải điều chỉnh nhiều lần, việc thực hiện xem xột thụng qua thư giảm giỏ cũng khú cú thể thực hiện khi mà giỏ cả biến động tăng cao. Do vậy cụng ty cần phải thực hiện cỏc kế hoạch dự phũng trước những biến động về giỏ cả để cụng việc thi cụng cũng như cụng việc đấu thầu được thực hiện một cỏch thụng suốt.
Là một cụng ty đi sau trong lĩnh vực xõy lắp, cụng ty luụn cú những tớnh toỏn khi tham gia đấu thầu mà cú sự tham gia của cỏc tờn tuổi lớn của nghành xõy dựng Việt Nam như Tổng Cụng ty Sụng Đà, Vinaconex…Ngoài những điểm mạnh về mặt kĩ thuật và chất lượng thỡ cụng ty Phục Hưng JSC sử dụng thư giảm giỏ như là một biện phỏp cạnh tranh với cỏc đối thủ tờn tuổi khỏc. Đõy cũng là một chiến lược đỳng đắn của cụng ty bởi vỡ khi chưa xõy dựng đủ uy tớn về thương hiệu cú thể cạnh tranh với cỏc cụng ty lớn trong nghành xõy dựng thỡ sử dụng yếu tố giỏ thành như một thứ vũ khớ lợi hại cú thể tạo được thành cụng khi tham gia đấu thầu.Tuy nhiờn trong tương lai thỡ việc quan trọng là cụng ty phải xõy dựng cho mỡnh được một thương hiệu mạnh đủ sức cạnh tranh lại với cỏc cụng ty lớn khỏc, bởi vỡ khụng phải lỳc nào giỏ thành cũng phỏt huy hết tỏc dụng của nú, đặc biệt là khi đấu thầu những cụng trỡnh lớn, đũi hỏi nhà thầu cú kinh nghiệm, nhà đầu tư yờu cầu chất lượng cao.
2.2.2.3. Ảnh hưởng từ phớa cỏc đối tỏc cung cấp nguyờn liệu và thiết bị:
Hiện nay việc cung cấp cỏc nguyờn liệu và thiết bị cho cụng ty Phục Hưng JSC đang được thực hiện bởi một số đối tỏc như Nhụm kớnh Sinh Nam, đối tỏc cung cấp thộp : simco, Thỏi nguyờn, Hậu Giang... Đõy là một điều tất yếu bởi cụng ty mới thành lập, đang cũn thiếu nhiều thiết bị và nguyờn vật liệu quan trọng.Tuy nhiờn cụng ty đó nỗ lực khụng phụ thuộc vào nhiều một vài đầu mối cung cấp mà đang đa dạng húa cỏc đầu mối cung cõp nguyờn vật lieu xõy dựng cũng như thiết bị nhằm trỏnh bị ộp giỏ khi mà giỏ cung cấp nguyờn liệu cho ngành xõy dựng đang cú xu hướng tăng cao hiện nay. Hiện nay cụng ty cũng đó tự cung cấp được một số loại nguyờn liệu cho hoạt động xõy lắp của mỡnh và cung cấp cho thị trường như cụng ty đó tự sản xuất được Bờ tụng thương phẩm phục vụ cho hoạt động của cụng ty và cung cấp cho thị trường.
2.3. Thực trạng đấu thầu xõy lắp ở cụng ty Phục Hưng JSC
Quỏ trỡnh thu thập thụng tin Sử lý cỏc thụng tin về HSMT Thực Hiện HSDT Kớ kết hợp đồng Nội dung Kĩ Thuật Nội dung hành chớnh phỏp lý Nội Dung Tài Chớnh Hậu đấu thầu Cỏc điều kiện tài chớnh khỏc Giỏ dự thầu tổng hợp và chi tiết Thuyết minh giỏ dự thầu Biện phỏp và kĩ thuật tổ chức thi cụng Sơ đồ tổ chức thi cụng và nhõn sự Hồ sơ năng lực Đơn dự thầu và bảo lónh dự thầu Nguồn gốc vật tư thiết bị sử dụng thi cụng
2.3.1.1. Quỏ trỡnh thu thập thụng tin về cỏc cụng trỡnh thực hiện đấu thầu:
Đõy là quỏ trỡnh đầu tiờn của đấu thầu, cụng ty sẽ thu thập thụng tin về đấu thầu qua nhiều kờnh khỏc nhau của cụng ty như : cỏc nhà thầu trưc tiếp gửi thư mời thầu, đài bỏo, truyền hỡnh…hoặc do cụng ty mẹ giao cho. Hiện nay cụng việc tỡm kiếm thụng tin về đấu thầu được thực hiện tại phũng kế hoạch kĩ thuật quản lý dự ỏn và đấu thầu của cụng ty thực hiện.
2.3.1.2.Nghiờn cứu xử lý thụng tin ra quyết định đấu thầu
Sau khi cú được thụng tin về đấu thầu, Phũng quản lý dự ỏn cú nhiệm vụ phõn tớch xem năng lực của cụng ty cú phự hợp với gúi thầu khụng, mức độ khả thi của dự ỏn. Đồng thời xem xột năng lực, tư cỏch của chủ đầu tư (thụng qua Ngõn hàng để xem xột về tỡnh hỡnh tài chớnh của họ), cỏn bộ kĩ thuật xem xột tỡm hiểu thực tế, đỏnh giỏ sơ bộ gúi thầu và đưa ra ý kiến thi cụng, sau đú phũng sẽ lập bỏo cỏo lờn giỏm đốc để giỏm đốc quyết định. Sản phẩm cuối cựng là quyết định tham gia đấu thầu hay khụng tham gia đấu thầu. Đõy là giai đoạn hết sức quan trọng của cụng tỏc chuẩn bị đấu thầu, bởi vỡ nếu khụng xem xột phõn tớch một cỏch kĩ càng dự ỏn thỡ cú thể bỏ qua cơ hội tham gia đấu thầu và thắng thầu, hoặc cú tham gia đấu thầu và thắng thầu nhưng do phõn tớch dự ỏn khụng kĩ càng nờn cụng ty vẫn bị lỗ. Do đú muốn ra được quyết định chớnh xỏc thỡ cần cú thụng tin đầy đủ kịp thời và chớnh xỏc. Việc phõn tớch phải tiến hành kĩ càng để cú thể đưa ra ý kiến tham mưu cho tổng giỏm đốc quyết định.
2.3.1.3.Thực hiện hồ sơ dự thầu
Sau khi quyết định tham gia đấu thầu thỡ cụng ty sẽ tiến hành mua hồ sơ dự thầu và thực hiện soạn thảo hồ sơ dự thầu. Đõy là giai đoạn quan trọng nhất và cú khối lượng cụng việc phải thực hiện nhiều nhất đối với việc đấu thầu của cụng ty, trong giai đoạn này thỡ cụng ty phải thực hiện những hoạt động quan trọng sau đõy:
Về mặt hành chớnh phỏp lý : Nội dung chủ yếu về mặt hành chớnh
phỏp lý trong thực hiện hồ sơ dự thầu bao gồm : + Đơn dự thầu và bảo lónh dự thầu
cụng ty phải thực hiện lập đơn dự thầu, cỏc mẫu đơn từ cụng văn khỏc theo yờu cầu của nhà thầu như chuẩn bị hồ sơ nhõn lực, hồ sơ kinh nghiệm, chứng nhận đăng ký kinh doanh… đõy là cụng việc mang tớnh hành chớnh thuần tỳy tuy nhiờn khi thực hiện cụng việc này thỡ cần phải cú sự am hiểu kĩ càng về mặt phỏp lý, nắm rừ luật đấu thầu cũng như nghị định 58NĐ/CP của chớnh phủ về hướng dẫn thực hiện đấu thầu xõy dựng theo luật đấu thầu và luật xõy dựng.
Về mặt kĩ thuật: Về kỹ thuật thỡ cần thực hiện một số cụng việc quan
trọng như sau :
+ Sơ đồ bố trớ thi cụng và bố trớ nhõn sự + Thiết bị dự kiến đưa vào cụng trỡnh + Nguồn gốc chủng loại vật tư
+Biện phỏp tổ chức thi cụng và kĩ thuật thi cụng
Phũng Kế hoạch, Kỹ thuõt đấu thầu và Quản lý dự ỏn sẽ đưa ra cỏc phương ỏn kĩ thuật theo yờu cầu của chủ đầu tư phự hợp nhất với khả năng kĩ thuật của cụng ty như biện phỏp thi cụng, tiến độ thi cụng, cụng tỏc bảo đảm an toàn lao động, số nhõn cụng sử dụng thi cụng…việc đưa ra cỏc đề xuất về mặt kĩ thuật càng chi tiết thỡ càng dễ thuyết phục nhà đầu tư khi lựa chọn phương ỏn tốt nhất, do đú cần phải đưa ra những đề xuất về mặt kĩ thuật hợp lớ, cú tớnh khả thi cao nhất, tiến độ nhanh nhất cú thể, đảm bảo an toàn lao động khi tham gia thi cụng và cú chi phớ thấp nhất.
Về khớa cạnh tài chớnh: phũng Phũng Kế hoạch, Kỹ thuõt đấu thầu và
Quản lý dự ỏn sẽ lấy số liệu tài chớnh từ nguồn phũng tài chớnh kế toỏn để đưa ra cỏc số liệu tài chớnh theo yờu cầu của chủ đầu tư, ngoài ra một cụng việc quan trọng hơn đú là việc búc tỏch khối lượng thi cụng dựa trờn bản vẽ thiết kế của chủ đầu tư đó cung cấp để lập dự toỏn đơn giỏ chi tiết cho cỏc gúi thầu từ đú đưa ra giỏ chào thầu hợp lý. Đõy là một trong những nội dung quan trọng nhất của hồ sơ dự thầu, nú cú thể tạo được sự cạnh tranh trong khi đấu thầu vỡ liờn qua tới giỏ cả của cụng trỡnh. Trong khi thực hiện nội dung tài chớnh cần hoàn thành 3 cụng việc quan trọng sau đõy:
+ Thuyết minh giỏ dự thầu
+Cỏc điều kiện tài chớnh khỏc ( nếu cú).
Quỏ trỡnh lập hồ sơ dự thầu thường hay gặp phải rất nhiều khú khăn:
+ Thiếu thụng tin về gúi thầu. Do đú khi lập biện phỏp kĩ thuật thi cụng cụng ty thường phải mất thờm chi phớ xỏc nhận và thu thập thụng tin.
+ Giỏ gúi thầu đưa ra thường khụng sỏt với thực tế vỡ vậy giỏ của nhà thầu thường lớn hơn giỏ của chủ thầu. Một số trường hợp xõy dựng dự toỏn quỏ thấp gõy khú khăn cho việc xột kết quả trỳng thầu, phải chào lại giỏ, điều chỉnh dự toỏn, thiết kế ban đầu thiếu chớnh xỏc gõy khú khăn cho nhà thầu xỏc định giỏ dự thầu và cỏc thụng số kĩ thuật.
+ Hồ sơ mời thầu cú quỏ nhiều điều khoản phải tuõn theo. Bờn cạnh đú, cụng tỏc phục vụ thầu cũn thiếu chất lượng làm ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu.