II. Tình hình hoạt động nhập khẩu của Trung tâm thơng mại và xuất
1.3.Lập phơng án kinh doanh
1. Tổ chức hoạt động nhập khẩu
1.3.Lập phơng án kinh doanh
Theo qui định của Trung tâm thì mọi hoạt động nhập khẩu dới mọi hình thức đều phải lập phơng án kinh doanh để các bộ phận chức năng (bộ phận kế tốn, Ban lãnh đạo ...) xem xét cĩ nên tiến hành thực hiện hay khơng. Phơng án kinh doanh phải đợc sự phê duyệt của Giám đốc Trung tâm căn cứ vào những đánh giá nhận xét của các bộ phận chức năng.
Phơng án kinh doanh đề cập những vấn đề sau:
- Tên và địa chỉ của hai bên đối tác kinh doanh.
- Thời gian dự kiến thực hiện thơng vụ: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc.
- Phơng thức, địa điểm, thời gian giao nhận hàng hĩa.
- Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh doanh: giá bán, giá vốn (giá mua + thuế nhập khẩu +VAT hay thuế tiêu thụ dặc biệt nếu cĩ), chi phí kinh doanh trực tiếp ( phí lu kho, lu bãi, lãi ngân hàng...), lãi thu về.
Do Trung tâm cịn bị hạn chế về vốn, vốn kinh doanh sử dụng trong các thơng vụ chủ yếu phải đi vay ngân hàng nên sau khi lập phơng án kinh doanh, Trung tâm phải gửi tài liệu thuyết trình phơng án kinh doanh tới ngân hàng để đợc tiến hành làm thủ tục vay vốn.
1.4 Đàm phán và ký kết hợp đồng
Việc đàm phán và ký kết hợp đồng ở Trung tâm đợc thực hiện cũng giống nh ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác.
Tại Trung tâm, thờng thì trởng phịng hoặc phĩ phịng kinh doanh đợc giám đốc uỷ quyền giao dịch đàm phán thoả thuận mọi điều khoản của hợp đồng. Nhng sau đĩ tồn bộ nội dung hợp đồng phải thơng qua sự phê duyệt của Giám đốc Trung tâm. Các hình thức đàm phán đợc sử dụng linh hoạt trong mỗi trờng hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Ngời cán bộ kinh doanh trong đàm phán phải tận dụng những thế mạnh của mình và khai thác những điểm yếu của đối phơng, xác định đợc “điểm chết” của quá trình thơng lợng, tất cả nhằm mục đích tối đa hố lợi nhuận. Theo qui định của pháp luật Việt Nam, Trung tâm thực hiện ký kết hợp đồng dới hình thức văn bản và cĩ thể đợc ký theo hai cách:
- Các bên chủ động gặp nhau cùng bàn bạc và đi đến ký kết.
- Một trong hai bên soạn thảo hợp đồng rồi gửi cho bên xem xét và ký sau. Đơi khi cĩ những hợp đồng phức tạp một trong các bên dự thảo hợp đồng rồi gửi cho bên kia xem xét, thống nhất ngày gặp gỡ bàn bạc trực tiếp để đi đến ký kết.
1.5 Thực hiện hợp đồng
Trong bớc thực hiện hợp đồng của một hợp đồng nhập khẩu tại Trung tâm, cũng giống nh các doanh nghiệp Việt Nam khác, chủ yếu gồm hai hoạt động chủ yếu: giao nhận hàng hố và thanh tốn tiền hàng cho nhà xuất khẩu.
Giao nhận hàng hố nhập khẩu của Trung tâm MTC đợc chia làm hai loại: giao nhận hàng hố nhập khẩu kinh doanh và giao nhận hàng hố nhập khẩu uỷ thác.
Đối với giao nhận hàng nhập khẩu kinh doanh: khi nhận đợc thơng báo tàu đã nhập cảng, Trung tâm nhanh chĩng thực hiện mọi thủ tục liên quan đến giao nhận hàng hố nhằm giảm chi phí lu kho, lu bãi. Việc giao nhận hàng hố nhập khẩu với ga cảng đợc Trung tâm thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp bằng cách uỷ thác cho đơn vị thuê ngồi thực hiện.
Đối với giao nhận hàng hố nhập khẩu uỷ thác: khi hàng hố về đến cảng, Trung tâm lập lệnh giao hàng đồng thời chuyển bộ chứng từ hàng hố cho khách hàng uỷ thác để họ thực hiện việc giao nhận hàng hố với ga cảng (việc giao nhận này cĩ sự theo dõi giám sát của nhân viên Trung tâm). Khi giao nhận nếu cĩ sự tổn thất, tranh chấp về hàng hố thì Trung tâm cĩ trách nhiệm đứng ra thay mặt khách hàng uỷ thác yêu cầu giám định, khiếu nại các bên cĩ liên quan nhằm bảo vệ quyền lợi cho bên uỷ thác. Sau khi giao nhận xong thì hàng hĩa thuộc tồn quyền quyết định của bên uỷ thác. Cĩ trờng hợp bên uỷ thác nhập khẩu yêu cầu, Trung tâm thực hiện giao nhận hàng hố nhập khẩu rồi mới giao hàng cho mình ngay tại cảng hoặc vận chuyển tới một địa điểm nào đĩ để bàn giao. Khi đĩ, Trung tâm phải đứng ra thực hiện giao nhận rồi mới giao cho khách hàng hoặc vận chuyển tới địa điểm đã thoả thuận.
Giống nh các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu khác, trong thanh tốn, Trung tâm chủ yếu sử dụng phơng thức tín dụng chứng từ để đảm bảo lợi ích cho cả ngời nhập khẩu lẫn ngời xuất khẩu. L/C phải đợc soạn thảo dựa trên cơ sở nội dung hợp đồng mua bán.
Ngồi ra, phơng thức chuyển tiền thanh tốn bằng T/T cũng thờng đợc sử dụng. Khi đĩ, Trung tâm phải chuyển tiền cho ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho ngời bán. Sau khi nhận đợc thơng báo giao hàng, Trung tâm ra Ngân hàng để nhận bộ chứng từ giao hàng. Trung tâm cĩ trách nhiệm kiểm tra nếu thấy hợp lệ thì chuyển tiền cho Ngân hàng và đợc Ngân hàng ký xác nhận để đi nhận hàng.
Trong trờng hợp khách hàng là khách tin cậy đã làm việc lâu năm, khi thanh tốn bằng T/T, ngời bán sẽ gửi bộ chứng từ và Trung tâm chuyển tiền ngay cho họ. Trung tâm cầm bộ chứng từ này ra cảng nhận hàng và kiểm tra kỹ lỡng về số lợng, chất lợng hàng hĩa.
1.6 Tổ chức bán hàng nhập khẩu
Đây là khâu quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hố. Với mục tiêu thu đợc lợi nhuận, Trung tâm cần phải bán đợc hàng hố và phải bán đợc với số lợng nhiều mới cĩ khả năng thu dợc doanh lợi cao, đứng
vững trên và phát triển trên thị trờng. Hàng hố khơng bán đợc sẽ dẫn đến thua lỗ, phá sản.
Sau khi nhập hàng hố về, đối với những hợp đồng uỷ thác và các đơn đặt hàng thì Trung tâm chuyển thẳng hàng cho nhà uỷ thác và khách hàng. Cịn đối với các hàng hố tự doanh thì Trung tâm sẽ tiến hành giao hàng cho khách hàng trong nớc của mình theo hợp đồng nội đã ký (hợp đồng nhập khẩu tức hợp đồng ngoại, Trung tâm ký kết trên cơ sở nội dung hợp đồng nội bán hàng cho khách hàng trong nớc).
Hàng tháng, Trung tâm phải tiến hành hạch tốn khối lợng, giá trị hàng hố bán đợc để làm cơ sở kế tốn và báo cáo định kỳ lên Cơng ty.
Để giúp hoạt động bán hàng nhập khẩu hiệu quả, Trung tâm đã thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng nh thăm dị, tiếp cận khách hàng, trình bày giới thiệu hàng hố, in ấn, phát hành các tài liệu về Trung tâm, về hàng hố, xử lý các thơng tin phản hồi từ phía khách hàng...
ý thức đợc tính chất đặc biệt của hàng hố nhập khẩu, Trung tâm đã đẩy mạnh dịch vụ sau bán hàng để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng. Đáp ứng nhu cầu khách hàng, Trung tâm thờng mời chuyên gia của các hãng nớc ngồi mà Trung tâm làm đại lý tham gia lắp đặt, sửa chữa , bảo dỡng tại đơn vị sử dụng. Phụ tùng thay thế cũng đợc chú ý cung ứng một cách thuận tiện để tiện thay thế.
Với việc thực hiện các biện pháp này, doanh số bán của Trung tâm đã tăng lên đáng kể. Điều này thúc đẩy hoạt động nhập khẩu hàng hố kinh doanh của Trung tâm và đã đợc chứng minh bằng kết quả kim nghạch nhập khẩu tăng đều qua các năm 1999, 2000, 2001( trong phần tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm). Đây chính là nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong thời gian tới.
2 Phơng thức nhập khẩu
Cĩ nhiều phơng thức khác nhau trong kinh doanh nhập khẩu nhng tại Trung tâm thơng mại và xuất nhập khâủ thiết bị thuỷ sử dụng hai phơng thức sau :
- Nhập khẩu tự doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập khẩu tự doanh tức là nhập khẩu phục vụ cho mục đích kinh doanh của chính Trung tâm. Trên cơ sở nhu cầu và đặt hàng của khách hàng trong n-
ớc, Trung tâm tiến hành đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu để nhập khẩu hàng hố từ các hãng cĩ uy tín trên khắp thế giới.
Theo hình thức nhập khẩu tự doanh,Trung tâm phải tuân thủ mọi qui định của Nhà nớc đối với hoạt động nhập khẩu, chịu ảnh hởng và chi phối bởi nhu cầu từ nền kinh tế. Các mặt hàng nhập khẩu phải phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng mới cĩ thể đem lại hiệu quả kinh tế.
Đây là phơng thức nhập khẩu chủ yếu của Trung tâm khi tham gia vào hoạt động thơng mại quốc tế. Kim nghạch nhập khẩu theo phơng thức này của Trung tâm thờng chiếm đến 90% kim nghạch nhập khẩu hàng năm.
Các mặt hàng mà Trung tâm nhập khẩu theo phơng thức này thờng là các loại vật t thiết bị tàu thuỷ phục vụ nghành đĩng tàu cĩ xuất xứ từ nhiều nơi trên thế giới nh: các loại máy thuỷ, máy phát điện, các thiết bị đo dầu, các loại cần cẩu, các loại bơm, thiết bị cứu hộ trên biển, thiết bị điện dùng cho tàu thuỷ...
Đội ngũ cán bộ cĩ trình độ, thành thạo kinh nghiệm, năng động cũng là một thế mạnh cho phép hoạt động kinh doanh của Trung tâm đem lại hiệu quả, khai thác đợc nhiều nguồn hàng với giá cả ở mức cạnh tranh.
- Nhập khẩu uỷ thác:
Theo phơng thức nhập khẩu uỷ thác, Trung tâm đứng ra đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thay thế cho ngời uỷ thác ở trong nớc vì một lý do nào đĩ khơng trực tiếp đứng ra nhập khẩu hàng hố (cĩ thể do hạn chế về khả năng nắm bắt thị trờng, giá cả hoặc khơng cĩ quyền xuất nhập khẩu trực tiếp...). Theo phơng thức này, Trung tâm là ngời trung gian và đợc hởng phí uỷ thác sau khi hồn thành hết các nghĩa vụ đối với bên uỷ thác nh đã qui định trong hợp đồng uỷ thác.
Để hoạt động tốt theo phơng thức này, Trung tâm phải luơn tìm kiém đ- ợc các nhu cầu từ nền kinh tế, luơn chú trọng nâng cao uy tín, cũng nh phải năng động sáng tạo để cạnh tranh với các đối thủ khác.
Mặt hàng mà Trung tâm thờng tiến nhập khẩu theo phơng thức này là: các sản phẩm điện tử, các sản phẩm cơng nghệ cao, các vật t thiết bị ngồi ngành đĩng tàu...
Tuy nhiên, theo hình thức này, Trung tâm chỉ thu đợc một khoản phí uỷ thác nhất định, lợi nhuận thu đợc từ phơng thức này là nhỏ. Kim ngạch nhập
khẩu từ phơng thớc này chỉ chiếm khoảng 8-10% trong tổng kim nghạch nhập khẩu của Trung tâm.
Tình hình nhập khẩu theo phơng thức của Trung tâm đợc xem xét qua bảng sau:
Bảng 4: cơ cấu nhập khẩu theo phơng thức
(Đơn vị: Triệu đồng)
Phơng thức 1999 2000 2001
Giá trị Tỷ trọng% Giá trị Tỷ trọng% Gía trị Tỷ trọng%
Nk uỷ thác 154 04 240 06 495 11
NKtự doanh 3694 96 3760 90 4005 89
Tổng KN. 3848 100 4000 100 4500 100
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của Trung tâm MTC)
Theo bảng trên, ta thấy tổng kim ngạch nhập khẩu của Trung tâm ngày càng tăng qua các năm. Trong đĩ, kim ngạch nhập khẩu tự doanh luơn chiếm tỷ trọng rất lớn, đĩng vai trị chủ yếu trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Cịn nhập khẩu uỷ thác tuy con số cịn khiêm tốn nhng cũng đã tăng đều qua các năm. Năm 1999, khi Trung tâm mới thành lập, hình thức nhập khẩu này chỉ chiếm 4% trong tổng kim ngạch nhập khẩu. Đến năm 2001, con số này đã là 11%. Điều này chứng tỏ sự trởng thành và chuyên nghiệp hố của đội ngũ cán bộ kinh doanh của Trung tâm cũng nh sự đa dạng hố phơng thức kinh doanh của Trung tâm.
III. Kết quả hoạt động nhập khẩu
1. Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của MTC
Trong những năm qua tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm vẫn đợc duy trì ổn định và tăng trởng theo hàng năm. Kế hoạch đề ra hàng
năm, Trung tâm đều hồn thành trong điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trờng. Năm 1999, doanh thu đạt 8.550 triệu đồng, tới năm 2001 thì con số này tăng lên là 9.700 triệu đồng, tăng 1.150 triệu đồng tơng ứng với 13,45% (xem bảng 5).
Bảng 5 : Kết quả kinh doanh của Trung tâm MTC
( Đơn vị : 1.000 đồng )
( Nguồn :Báo cáo Tổng kết Trung tâm MTC) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 6 : Cơ cấu doanh thu và lợi nhuận nhập khẩu của MTC
(Đơn vị : Triệu đồng)
Chỉ tiêu 1999 2000 2001
TH TT TH TT TH TT
Tổng doanh thu 8.550 100% 9.200 100% 9.700 100%
Doanh thu từ nhập khẩu 7.695 90% 8.004 87% 8.245 85%
Lợi nhuận 82,280 100% 85 100% 90 100%
Lợi nhuận từ nhập khẩu 7.2406 88% 7.044 88% 7.503 91%
(Nguồn: Báo cáo Tổng kết Trung tâm MTC)
Ta thấy, trong điều kiện sức ép canh tranh nh hiện nay, số cơng ty đợc phép kinh doanh các thiết bị vận tải thuỷ tăng lên. Đặc biệt phải kể tới các cơng ty kinh doanh của nớc ngồi tham gia vào thị trờng Việt Nam và tỏ ra cĩ lợi thế cạnh tranh trên phơng diện tài chính, quản lý cũng nh tổ chức kinh Năm So sánh (%) 1999 2000 2001
Chỉ tiêu 00/ 99 01/ 00 1. Doanh thu 8.550.000 9.200.000 9.700.000 107,6 105,4 2. VAT (10%) 855.000 920.000 970.000 107,6 105,4 3. Doanh thu thuần 7.695.000 8.280.000 8.730.000 107,6 105,4 4. Giá vốn 7.552.902 8.134.762 8.577.648 107,7 105,4 5. Lãi gộp 142.098 145.238 152.352 102,2 104,9 6. CPKD & QLDN 21.098 20.238 20.000 95,9 98,8 7. Lợi nhuận trớc thuế 121.000 125.000 132.352 103,3 105,9 8. Thuế TNDN (32%) 38.720 40.000 42.352 103,3 105,9 9. Lợi nhuận sau thuế 82.280 85.000 90.000 103,3 105,9
doanh. Nhng tất cả các yếu tố trên cũng khơng ngăn đợc sự tăng trởng của Trung tâm. Trung bình hằng năm tốc độ phát triển của Trung tâm tăng với tỷ lệ khá cao 4,48%.
Trị giá vốn hàng hố của Trung tâm trong năm 2000/1999 tăng 7,7% làm cho lãi gộp tăng 2,2%; năm 2001/2000 tăng 5,4% lãi gộp tăng lên 4,9%. Sở dĩ nh vậy là bởi vì, Trung tâm mở rộng hoạt động kinh doanh cùng với việc làm tăng tốc độ sử dụng vốn nên cả doanh thu và trị giá vốn cũng tăng lên.
Để đánh giá kết quả cuối cùng ta cĩ chỉ tiêu về tỷ suất lợi nhuận: Lợi nhuận
Tỷ suất lợi nhuận = (*) (Mức doanh lợi) Chi phí
Bảng 7: Tỷ suất lợi nhuận tính theo chi phí kinh doanh
Năm 1999 2000 2001
Tỷ suất lợi nhuận 3.9 4.2 4.5
Lợi nhuận của Trung tâm tăng lên theo từng năm: năm 2000/1999 là 2,720 triệu đồng tơng ứng là 3,3%; năm 2001/2000 tăng 5,0 triệu đồng tơng ứng là 5,9%. Nhìn vào bảng 5 ta thấy, qua các năm khơng những lợi nhuận tăng về giá trị tuyệt đối, mà cịn cho thấy sự hiệu quả của hoạt động kinh doanh. áp dụng cơng thức (*) ta cĩ kết quả tỷ suất lợi nhuận tính theo chi phí ở bảng 7: năm 1999 một đồng chi phí bỏ ra Cơng ty thu về đợc 3,9 đồng lợi nhuận; năm 2000 là 4,2 đồng và năm 2001 là 4,5 đồng. Nh vậy, qua hàng năm hoạt động, lợi nhuận Trung tâm thu đợc trên một đồng chi phí bỏ ra ngày càng cao.
Nhìn vào các khoản mục trong bảng 5 ta thấy rằng, chi phí quản lý và chi phí kinh doanh cĩ xu hớng giảm đi làm cho lợi nhuận tăng lên. Chính vì vậy, để tối đa hố lợi nhuận doanh nghiệp phải luơn chú ý tới việc làm giảm chi phí nhng khơng làm giảm doanh thu, làm cho giá thành dịch vụ sẽ giảm do đĩ sẽ kích thích đợc khách hàng mua các sản phẩm của Trung tâm, nh vậy sẽ làm tăng lợi nhuận, nâng cao đời sống cán bộ cơng nhân viên của Trung tâm, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nớc.
Theo bảng 6 cho thấy qua các năm, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu luơn chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng doanh thu (năm 1990: 90%, năm 2000:
87% và năm 2001: 85%). Điều này chứng tỏ tính chủ đạo của hoạt động kinh