2)
2.1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động của Công ty:
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức các bộ phận Công ty
Công ty có quy mô nhỏ, được tổ chức thành 3 bộ phận có chức năng khác nhau.
o Bộ phận kiểm toán: gồm chủ nhiệm kiểm toán kiêm giám đốc Công ty, 01 kiểm toán viên chính và 03 trợ lý kiểm toán. Các trợ lý kiểm toán thực hiện phần kỹ thuật theo kế hoạch, chương trình kiểm toán mà cấp lãnh đạo đã soạn ra theo đặc điểm khách hàng, phạm vi, quy mô cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên chính quản lý công việc của cấp dưới qua việc kiểm tra các số liệu mà họ đã thực hiện. Kiểm toán viên chính còn có trách nhiệm giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình kiểm toán đồng thời tạo dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng; thường xuyên cập nhật thông tin công việc đang thực hiện với chủ nhiệm kiểm toán. Chủ nhiệm kiểm toán kiêm giám đốc là người lập kế hoạch kiểm toán, kiểm tra, giám sát công việc đạt được đồng thời quản lý các mối quan hệ khách hàng. Chủ nhiệm kiểm toán kiêm giám đốc là người cuối cùng ký vào báo cáo kiểm toán và chịu trách nhiệm trước khách hàng về kết quả kiểm toán được thực hiện bởi các nhân viên dưới quyền. Bộ phận kiểm toán cũng thực hiện hoạt động tư vấn và những hoạt động khác trong phạm vi cho phép.
o Bộ phận kế toán: gồm 02 kế toán viên thực hiện công việc kế toán hành chính của Công ty và các dịch vụ kế toán, tư vấn cho các khách hàng. Các nghiệp vụ thường xuyên của Công ty là thu, chi, thanh toán lương; kế toán tài sản cố định ít phát sinh.
Giám đốc kiêm nhóm trưởng kiểm toán Phó giám đốc Bộ phận phiên dịch Bộ phận kiểm toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kế toán
o Bộ phận phiên dịch: do 01 nhân viên đảm nhận, thực hiện phiên dịch các công văn, giấy tờ đến và đi; đồng thời, soạn thảo các hợp đồng, văn bản cho khách hàng bằng tiếng Anh và tiếng Hoa.
o Bộ phận kỹ thuật: do một (01) nhân viên phụ trách, tiến hành bảo trì hệ thống máy tính, phần mềm kế toán – kiểm toán Sunysoft do Công ty thiết kế, đưa dữ liệu của các khách hàng vào phần mềm, cài đặt và hướng dẫn các khách hàng về phần mềm.
o Giám đốc kiêm chủ nhiệm kiểm toán giữ vai trò điều hành chung, giám sát tất cả hoạt động của các bộ phận. Là người đại diện Công ty chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng của các cuộc kiểm toán do Công ty tiến hành. Phó giám đốc phụ trách giám đốc trong các hoạt động của Công ty.
Công ty tổ chức theo mô hình tập trung, giám đốc quản lý trực tiếp hoạt động của Công ty. Các bộ phận đảm nhận chức năng khác nhau nhưng đều liên quan với nhau, phối hợp chặt chẽ với nhau để phát huy cao nhất mọi nguồn lực nội bộ nhằm hoàn thành công việc đảm bảo tiến độ, chất lượng công việc tuân thủ theo đúng các quy định của Công ty. Tuy nhiên, quy mô công ty nhỏ, các nhân viên đảm nhận nhiều vị trí trong Công ty, như các trợ lý kiểm toán đồng thời là các kế toán viên trong Công ty, nhân viên phiên dịch đảm nhận vai trò thư ký giám đốc, tiếp xúc các khách hàng. Các công việc còn chồng chéo hoặc một người còn kiêm nhiệm nhiều việc.
2.1.5. Đặc điểm về hệ thống hồ sơ kiểm toán
2.1.5.1. Những yêu cầu chung đặt ra cho hồ sơ kiểm toán nói chung và hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính nói riêng được công ty qui định như sau:
Tất cả các tài liệu trong file kiểm toán phải được đục lỗ và cho vào trong file. Các tài liệu trong file cần được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn theo một trật tự đã
được quy định.
Nhóm kiểm toán cần phải lập hồ sơ kiểm toán để đảm bảo cung cấp đầy đủ những cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét của mình, đảm bảo cho kiểm toán viên không tham gia kiểm toán và người soát xét hiểu được công việc kiểm toán và có cơ sở đưa ra ý kiến của mình.
2.1.5.1.1. Các tài liệu được lưu trong hồ sơ kiểm toán như:
Hợp đồng kiểm toán, kế hoạch kiểm toán đã có sự phê chuẩn của người quản lý phải được ghi đầy đủ các thông tin như tên, số liệu hồ sơ, ngày tháng lập và lưu trữ.
Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, quá trình phát triển của khách hàng.
Các tài liệu về thuế: các văn bản, chế độ thuế áp dụng riêng trong lĩnh vực kinh doanh.
Các thông tin chung về khách hàng đó là:
Các ghi chép hoặc bản sao của các tài liệu hợp đồng, thoả thuận và các biên bản quan trọng (quyết định thành lập công ty, điều lệ công ty, giấy phép đầu tư, khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về nghĩa vụ thuế hàng năm.
Các tài liệu về nhân sự: Các thoả ước lao động, các quyết định riêng của khách hàng về nhân sự, quyết định về quản lí và sử dụng quỹ lương.
Các tài liệu về kế toán, văn bản chấp thuận chế độ kế toán áp dụng, các nguyên tắc kế toán áp dụng và các tài liệu liên quan khác.
Trên cơ sở những tài liệu thu thập được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên sẽ đưa ra nhận định trên tài liệu làm việc là biểu tổng hợp. Biểu tổng hợp này sẽ ghi chép các vấn đề tồn tại của cuộc kiểm toán và hướng xử lý do nhóm trưởng tổng hợp và thống nhất với các kiểm toán viên khác từ các phần hành kiểm toán khác.
2.1.5.1.2. Thứ tự được sắp xếp trong hồ sơ kiểm toán
Báo cáo kiểm toán phát hành (bản photo) Thư quản lí phát hành (bản photo)
Các bản báo cáo, thư quản lí dự thảo đã được soát xét Hợp đồng kiểm toán
Kế hoạch kiểm toán có sự phê chuẩn của Ban giám đốc Hồ sơ pháp lý của khách hàng
Các chính sách tài chính kiểm toán, kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bộ báo cáo tài chính của khách hàng trước kiểm toán và quyết toán thuế.
Giấy tờ làm việc được sắp xếp theo chương trình kiểm toán của công ty theo số thứ tự tham chiếu từ nhỏ đến lớn.
Kiểm toán viên phải ghi đầy đủ các thông tin trên giấy tờ làm việc như: tên khách hàng, nội dung, kỳ kinh doanh, người lập, người soát xét và ngày soát xét.
Giấy tờ làm việc phải được đánh số ở góc trên bên phải bằng bút đỏ. Toàn bộ giấy tờ phải được tham chiếu liên kết với nhau và với các chương trình kiểm toán cũng như các bằng chứng kiểm toán thu thập được. Toàn bộ giấy tờ làm việc phải được trưởng nhóm và người soát xét. Các yếu tố bổ sung về giấy tờ làm việc phải được ghi lại trên giấy soát xét có giải trình của ngưòi thực hiện.
2.1.5.2. Hệ thống kiểm soát chất lượng báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính
Báo cáo kiểm toán là sản phẩm cuối cùng trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính của khách hàng. Báo cáo kiểm toán chứa đựng rủi ro kiểm toán hoặc những sai sót trong việc soạn thảo của công ty kiểm toán nên việc kiểm soát chất lượng báo cáo cần được chú trọng thực hiện. Sau khi nhóm kiểm toán hoàn thành kiểm toán, kiểm toán viên chính sẽ soát xét lại tất cả công việc kiểm toán cũng như hồ sơ, giấy tờ và báo cáo kiểm toán, tiếp đó giám đốc sẽ soát xét lại lần nữa trước khi phát hành báo cáo.