IV. 2S ực ần thiết phải cĩ chương trìnhđ ào tạo
3 Hệ thống tổ chức
3.1 Sơđồ tổ chức của Doanh nghiệp
Vẽ sơ đồ tổ chức của Doanh nghiệp
3.2 Trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí cơng tác
Doanh nghiệp làm theo mẫu sau:
STT Chức danh Nhiệm vụ và quyền hạn
1. 2. 3.
4 Hệ thống tài liệu mơi trường
4.1 Mơ tả cấu trúc tài liệu của hệ thống
Hệ thống văn bản của Doanh nghiệp bao gồm 4 cấp
4.2 Định nghĩa
4.2.1 Tài liệu nội bộ: là những tài liệu do Doanh nghiệp soạn thảo và ban hành như: - Sổ tay mơi trường - Sổ tay mơi trường
- Các thủ tục mơi trường
- Các tài liệu, quy trình hỗ trợ cùng với các hướng dẫn và biểu mẫu cĩ liên quan đến mơi trường
- Những chỉ dẫn áp dụng của quốc tế (ISO 14001: 2004)
4.2.1.1 Sổ tay mơi trường
Là tài liệu nền tảng của HTQLMT, trong đĩ trình bày tổng quát các yếu tố của hệ thống bao gồm các yêu cầu của ISO 14001: 2004 thực hiện tại Doanh nghiệp
4.2.1.2 Quy trình
Là tài liệu mơ tả các bước cần thực hiện để hồn tất một quá trình
Ở mỗi bước cơng việc, quy trình xác định trách nhiệm, mơ tả các hoạt động và cách thức phối hợp của các đơn vị chức năng cần thiết.
Các quy trình cĩ nội dung nhất quán với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001: 2004, phù hợp với thực tế và cĩ thể viện dẫn đến tài liệu hỗ trợ. Sổ tay mơi trường Sổ tay quy trình Tài liệu hỗ trợ Hồ sơ - Các tiêu chuẩn quốc tế - Các tiêu chuẩn quốc gia
4.2.1.3 Tài liệu hỗ trợ
Bao gồm các văn bản trình bày dưới dạng hướng dẫn cơng việc, sơ đồ quản lý mơi trường, mục tiêu mơi trường, kế hoạch hành động, sơ đồ kiểm sốt quá trình kế hoạch hành động, bản vẽ, các tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn, catalogue sản phẩm, các bản vẽ, sơđồ, thơng báo.
4.2.1.4 Hồ sơ mơi trường
Tài liệu cung cấp những bằng chứng khách quan của các hoạt động đã được thực hiện hay các kết quảđạt được.
4.2.2 Tài liệu bên ngồi
Là những tài liệu cĩ nguồn gốc từ bên ngồi cĩ liên quan đến mơi trường như các tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn quy định của nhà nước Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn do khách hàng quy định, tiêu chuẩn ISO 14001: 2004, catalogue các thiết bị bản vẽ.
4.3 Ngơn ngữ sử dụng
Các tài liệu thuộc hệ thống văn bản được soạn thảo bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh (Pháp/ Hoa..) tùy theo yêu cầu sử dụng và được xem xét bởi cấp cĩ thẩm quyền để đảm bảo các bản cĩ nội dung như nhau.
5 Mối quan hệ giữa các tài liệu, quy trình và tiêu chuẩn ISO 14001 – Ma trận trách nhiệm
Bảng 5.2: Mối quan hệ giữa các tài liệu, quy trình và tiêu chuẩn ISO 14001 – Ma trận trách nhiệm Trách nhiệm các bộ phận ISO 14001 Mã quy trình Các quy trình và tiêu chuẩn A B C D E
Ghi chú: A,B,C,D,E : là kí hiệu của mỗi phịng ban
A: Tổng giám đốc/ đại diện lãnh đạo B: Phịng kế hoạch kinh doanh C: Phịng kỹ thuật D: Phịng sản xuất E: Phịng kế tốn 6 Phụ lục đính kèm
Chính sách bảo vệ mơi trường của Doanh nghiệp Chương trình quản lý mơi trường tại Doanh nghiệp
V.2.3.3 Hướng dẫn xây dựng Hệ thống tài liệu 1 Phân tích các quá trình hoạt động 1 Phân tích các quá trình hoạt động
Các tiêu chí để đảm bảo mỗi quá trình hoạt động đều được kiểm sốt:
Năm câu hỏi tổng quát để xác định xem quá trình hoạt động cĩ được kiểm sốt hay khơng:
Cơng việc nào cần phải kiểm sốt?
Các quy trình nào cần xây dựng để thực hiện cơng việc? Các tiêu chuẩn cơng việc và kỹ năng gì?
Cần cĩ những hoạt động kiểm tra nào? Cần cĩ những nguồn lực nào?
Các giai đoạn phân tích một quá trình:
Giai đoạn 1: Điểm bắt đầu là xác định rõ mục đích và phạm vi của quá trình để phân tích
Giai đoạn 2: Thu thập thơng tin về quy trình, điều này địi hỏi phải thâm nhập vào quá trình hoạt động, xem xét tất cả các bước hiện cĩ của quá trình, tham khảo ý kiến của những người tham gia vào quá trình này. Phân tích phải đủ chi tiết, cụ thể để cĩ thể viết được quy trình phù hợp với yêu cầu và mục đích.
Giai đoạn 3: Sốt xét và kiểm tra lại các thơng tin đã ghi chép được. Mục tiêu là để đảm bảo quá trình hoạt động được vận hành theo phương thức cĩ kiểm sốt và đáp ứng được yêu cầu.
Giai đoạn 4: khi việc phân tích đã được hồn thành, tiến hành kiểm tra các quá trình đã phân tích, xét các yếu tố sau:
Cĩ đáp ứng được mục tiêu của chúng? Cĩ điểm yếu nào khơng?
Đáp ứng được các yêu cầu tương ứng của ISO 14001? Cĩ thể mơ tả trong quy trình tài liệu?