III. Thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ
1. Thanh toán hàng xuất theo phương thức L/C
- Tất cả thư tín dụng và các sửa đổi bổ sung, liên quan (nếu có) nhận được từ Ngân hàng đại lý thì phải thông báo ngay đầy đủ chính xác.
- Trước khi thông báo cho khách hàng, thanh toán viên phải kiểm tra xem đã có xác nhận mã của bộ phận mật mã hay chưa (nếu L/C mở bằng điện hay Telex) đối chiếu với mẫu chữ ký được uỷ quyền của Ngân hàng đại lý. Nếu L/C mở bằng mẫu Swift phải đúng mẫu Swift MT700 kiểm tra tính chất pháp lý của L/C làm thông báo L/C trên thông báo L/C phải lưu ý khách hàng nghiên cứu kỹ L/C, nếu có điều gì chưa đúng hoặc cần sửa đổi thì liên hệ trực tiếp người mua để sửa đổi L/C.
Tính pháp lý của L/C thể hiện ở chỗ nó được Ngân hàng phát hành tuyên bố rõ L/C được tuân theo những quy định nào nhằm xác định rõ trách nhiệm của các Ngân hàng tham gia trong nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ. Nếu L/C ghi áp dụng theo UCP bản sửa đổi số 500 năm 1993 thì thanh toán viên phải lưu ý khách hàng.
- L/C đã có mã khóa đúng chưa (nếu mở bằng telex)
- L/C đã có chữ ký đúng chữ ký đã được giới thiệu hay không - Nếu L/C mở bằng mẫu Swift phải đúng mẫu Swift MT700
Trường hợp từ chối thông báo L/C thì phải thông báo ngay việc từ chối L/C đó cho Ngân hàng mở L/C đó biết.
- Nếu L/C được mở bằng điện và có thư xác nhận gửi sau. Khi kiểm tra chứng từ hàng xuất khẩu do khách hàng xuất trình Ngân hàng, Ngân hàng thanh toán lấy L/C mở bằng điện có mã hóa làm L/C gốc.
Nếu Ngân hàng mở điện mở L/C có tính chất báo trước chưa có các điều khoản chi tiết đầy đủ.
+ Khi thông báo điện đó cho khách hàng phải ghi rõ:
"L/C này chưa có hiệu lực thi hành " để khách hàng chú ý và chờ nhận L/C có đầy đủ chi tiết các điều khoản mới thực hiện việc giao hàng.
+ Khi nhận được L/C chi tiết.
Khi nhận được L/C chi tiết thanh toán viên kiểm tra các yếu tố nêu trên và thông báo chính thức cho khách hàng.
- Sau khi kiểm tra các yếu tố như trên thanh toán viên tiến hành lập hồ sơ L/C, ghi chép vào sổ thanh toán, đưa số liệu vào máy như quy định và gửi thông báo cho khách hàng. Đồng thời lập chứng từ thủ tục phí theo chế độ hiện hành cố định là 20 USD và hạch toán như sau:
* Nếu nhà xuất khẩu trả phí
Nợ: Tài khoản tiền gửi của khách hàng
Có: Tài khoản thu thủ tục phí về thanh toán Quốc tế.
* Nếu nhà nhập khẩu trả tiền thì vẫn tạm thu trước của nhà xuất khẩu, khi nào nhà nhập khẩu trả tiền thì hoàn trả luôn thủ tục phí và trả cho đơn vị nhập khẩu.
Nếu Ngân hàng mở L/C yêu cầu Vietcombank xác nhận L/C đó thì việc chấp nhận và định mức ký quỹ đối với việc xác nhận này do Giám đốc cơ sở xem xét và quyết định. Trên thông báo hoặc bản chính L/C phải ghi chú thêm câu "Chúng tôi xác nhận L/C này ", đồng thời tuỳ theo quy định của L/C mà tiến hành thu phí xác nhận Ngân hàng mở L/C hoặc khách hàng theo chế độ thủ tục phí hiện hành là 0,3 - 0,5% giá trị L/C trên một quý, tối thiểu 30 USD.
Trong trường hợp không đồng ý xác nhận L/C thì trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được L/C phải thông báo cho Ngân hàng mở L/C biết và thông báo L/C đó cho khách hàng, trong đó lưu ý khách hàng về việc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam không đồng ý xác nhận L/C.
Việc Thông báo L/C cho khách hàng là các nhà xuất khẩu Việt Nam phải đảm bảo yêu cầu chính xác rõ ràng và đúng với bản gốc. Thưòng thanh toán viên phải gửi bản chính L/C và kèm theo bản thông báo cho đơn vị xuất khẩu và giấy thu thủ tục phí. Tại thị trường nườc người mở, Các Ngân hàng thường mở L/C bằng thư: ví dụ: Sanwabank Tokyo, Tohbank Tokyo - Misubishi Tokyo, Tokaibank Tokyo, nên mỗi khi nhận được L/C do các Ngân hàng này mở, đều phải kiểm tra mẫu chữ ký. Còn các Ngân hàng khác hiện nay thường mở L/C bằng điện theo Code Swift MT 700.
1.1. Thông báo sửa đổi thư tín dụng :
Theo điều 11 và điều 12 của UCP năm 1993 bản sửa đổi số 500 quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ của Ngân hàng thông báo khi nhận được những chỉ thị về sửa đổi L/C, khi nhận được sửa đổi của Ngân hàng mở như gia hạn, tăng giá trị... Thanh toán viên phải lập tức thông báo điều chỉnh L/C gửi cho đơn vị xuất khẩu và nếu có vướng mắe về một chi tiết nào đó thì liên hệ với Ngân hàng mở theo điều khoản 11 và điều khoản 12 trong UCP số 500 " Nếu chỉ thị nhận được không đầy đủ rõ ràng để thông báo, xác nhận hay sửa đổi tín dụng thì Vietcombank không hề chịu trách nhiệm gì "Thông báo sơ bộ này phải ghi rõ ràng thông báo gửi đến chỉ để biết và Ngân hàng thông báo được miễn trách nhiệm. Trong bất kỳ trường hợp nào thì Ngân hàng thông báo phải báo cho ngân hàng mở hành động tiếp tục và yêu cầu cung cấp những thông tin cần thiết”.
Ngân hàng mở phải cung cấp những thông tin cần thiết không chậm trễ. Tín dụng chỉ thị hoàn chỉnh và rõ ràng Ngân hàng thông báo sẵn sàng hành động theo những chỉ thị đó.
Đó là điều khoản 12 trong UCP 500 do vậy khi nhận được điện /Telex hoặc thư của Ngân hàng mở L/C điều chỉnh giảm giá trị L/C hay xin huỷ L/C, thanh toán viên phải khẩn trương thông báo cho khách hàng và khi nhận được ý kiến của họ thì phải báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết.
Trường hợp khách hàng đồng ý theo yêu cầu của Ngân hàng mở L/C thì thanh toán viên phải huỷ bỏ số dư L/C đó trong hồ sơ, sổ sách liên quan.
Đồng thời thanh toán viên lập phiếu chuyển khoản thu thủ tục phí sửa đổi: - Sửa đổi tăng : 20 USD
- Sửa đổi khác 10 USD và hạch toán:
Nợ : Tài khoản tiền gửi của đơn vị Có: Tài khoản thủ tục phí.
1.2. Nhận bộ chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ:
Nhận được thông báo thư tín dụng, đơn vị xuất khẩu thực hiện việc giao hàng và lập bộ chừng từ gửi đến Vietcombank để thanh toán. Vietcombank đóng vai trò là Ngân hàng thanh toán cho Người hưởng lợi và đòi tiền Ngân hàng mở L/C (Trong trường hợp Vietcombank chiết khấu chứng từ).
Theo điều 14 của UCP 500 nêu rõ " Khi Ngân hàng mở uỷ quyền cho một Ngân hàng nào đó trả tiền, hay cam kết trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu hoặc chiết khấu các chứng từ phù hợp với những điều kiện của tín dụng thì Ngân hàng mở phải:
- Hoàn lại tiền cho Ngân hàng được chỉ định để trả tiền hoặc cam kết sẽ trả tiền sau hay chấp nhận các hối phiếu hoặc chiết khấu.
- Nhận chứng từ
Do vậy để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi lại vốn, thu hồi lại các khoản thanh toán hàng xuất, việc kiểm tra chứng từ chặt chẽ và kỹ lưỡng là rất cần thiết.
Trước khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải đọc kỹ L/C và các bản sửa đổi để nắm được toàn bộ nội dung và các yêu cầu phải thực hiện. Bộ chứng từ phải được xuất trình đúng hạn. Nếu L/C có giá trị hiệu lực ở Việt Nam thì ngày xuất trình chậm nhất:
* Sau 21 ngày kể từ ngày giao hàng, nhưng phải trong thời hạn hiệu lực của L/C. Một bộ chứng từ thanh toán thông thường gồm các chứng từ như sau:
- Hối phiếu
- Hoá đơn thương mại - Vận đơn
- Bảng kê chi tiết Ngoài ra còn có: - Chứng từ bảo hiểm
- Giấy chứng nhậm xuất xứ - Giấy chứng nhận khử trùng.
Tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, giá cả, điều kiện khác nhau mà yêu cầu các chứng từ khác nhau.
Ví dụ: Hàng tươi sống bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu mua với gia CIF phải có chứng từ bảo hiểm.
Việc kiểm tra các chứng từ bảo đảm phù hợp, chặt chẽ các mặt sau: - Loại số lượng chứng từ xuất trình
- Thời hạn xuất trình
- Nội dung, yếu tố của chứng từ phù hợp với quy định của L/C. Một bộ chứng từ hoàn hảo thì phải phù hợp với điều kiện trên hai mặt sau:
- Từng chứng từ phù hợp với L/C. - Các chứng từ phải phù hợp với nhau.