III. Thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ
2. Thanh toán hàng nhập khẩu theo phương thức L/C
2.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Ngân hàng Ngoại thương chỉ tiếp nhận hồ sơ thanh toán hàng nhập cho khách hàng khi còn đủ các điều kiện sau:
Khi nhận được được thư yêu cầu mở hoặc điều chỉnh L/C của khách hàng, phải kiểm tra nội dung theo mẫu qui định, kiểm tra nguồn vốn và khả năng thanh toán của khách hàng đối vơí L/C yêu cầu mở, để yêu cầu ký quỹ hoặc xem xét điều kiện miễn giảm ký quỹ theo qui định của Giám đốc.
Sau khi kiểm tra nếu hợp lệ thanh toán viên lập hồ sơ L/C, đưa số liệu vào mạng vi tính theo qui định. Việc mở L/C hoặc điều chỉnh L/C được thực hiện theo những phướng thức sau: Nếu bằng điện thì theo mẫu MT700, MT701,MT707 ,
- Thư : Theo mẫu qui định của NHNT và phải có đầy đủ chữ ký uỷ quyền. Hạch toán số tiền ký quỹ nếu có và thu thủ tục phí theo biểu phí dịch vụ hiện hành của NHNT.
Trường hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận, trước khi mở L/C ngoài việc kiểm tra nguồn vốn của L/C tthanh toán viên phải tra điều khoản qui định phí xác nhận. Nếu người mua chịu phí phải xác định rõ nguồn tiền trả phí xác nhận.
Khi mở L/C xác nhận, trong L/C phải chi ra tên địa chỉ đầy đủ của ngân hàng xác nhận trong trường hợp Ngân hàng thông báo đồng thời là ngân hàng xác nhận thì trong L/C phải ghi “ please add your confir mation (đối vơí L/C mở bằng Telex hoặc bằng thư) và chỉ rõ phí xác nhận do ai chịu.
Nếu một ngân hàng xác nhận không phải là ngân hàng thông báo thì phải liên hệ trước với ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với NHNT đề nghị họ xác nhận, nếu họ chấp thuận thì căn cứ theo yêu cầu của họ khi mở L/C phải thông báo cho biết để họ gưỉ xác nhận L/C cho ngân hàng thông báo Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam sẽ lhông chịu trách nhiệm đối với bất kỳ sự chậm trễ nào gây ra do chậm xác nhận L/C của Ngân hàng nước ngoài
Trường hợp Ngân hàng xác nhận yêu cầu ký quỹ, khi chuyển tiền ký quỹ trên lệnh chuyển tiền phải yêu cầu họ trả lãi số tiền ký quỹ kể từ ngày họ nhận được tiền đến khi thanh toán xong L/C đó. Thanh toán viên phải theo dõi chặt chẽ và hạch toán tiền ký quỹ theo chế độ hiện hành.
Đối với L/C phải ký quy theo quy định của Ngân hàng Ngoại thương thì thanh toán viên phải thực hiện hạch toán ký quỹ theo chế độ. Mức phí ký quỹ chung cho từng khách hàng do Giám đốc quyết định.
Đối với L/C xác nhận số tiền ký quỹ không được thấp hơn số tiền Ngân hàng Ngoại thương phải ký quỹ tại Ngân hàng nước ngòai.
Trường hợp phí điều chỉnh do người hưởng lợi chịu, trong điện hoặc thư gửi Ngân hàng thông báo phải ghi rõ: Phí điều chỉnh sẽ được trừ vào tiền hàng khi thanh toán L/C hoặc lập thư đòi phí sau.
Phải có hồ sơ theo dõi các khoản phí đã đòi NH nước ngoài, trong vòng 30 ngày không được nhận tiền phí thì phải nhắc NH thông báo. Định kỳ vào đầu tháng sau đó
phải báo cáo số liệu về việc thu phí nước ngoài cho trưởng phòng để xử lý kịp thời những khoản phí chưa thu được.
Trong thời hạn hiệu lực của L/C, nếu :
- Ngân Hàng thông báo yêu cầu huỷ L/C : Thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua và đề nghị họ trả lời bằng văn bản, khi nhận dược trả lời của khách hàng bằng văn bản thì phải điện ngay cho Ngân Hàng thông báo biết.
Người mua yêu cầu huỷ L/C : căn cứ vào thư uêu cầu của khách hàng NHNT điện báo cho NH thông báo biết, trong nội dung điện ghi rõ “trong vòng 07 ngày làm việc nếu không nhận được trả lời thì L/C tự động huỷ ”
Khi L/c hết hạn hiệu lực hoặc L/c được phép huỷ, phải huỷ số dư L/C và hoàn trả ký quỹ nếu có.
2.2. Kiểm tra chứng từ, giao chứng từ, trả tiền:
Khi nhận được chứng từ giao hàng từ nước ngoài, thanh toán viên phải kiểm tra chứng từ trước khi giao cho khách hàng.
* Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện :
Khi nhận được đòi tiền của NH nước ngoài xác nhận chứng từ phù hợp, thanh toán viên kiểm tra sự xác nhận mã (nếu bằng Telex), các mẫu điện thích hợp (nếu bằng SWIFT), nếu hợp lệ thanh toán viên thực hiện trả tiền theo chỉ dẫn trên lệnh chuyển tiền đồng thời điện báo cho NH đòi tiền biết họ họ yêu cầu sử dụng MT756 (nếu bằng SWIFT), trừ phí trên số tiền phải trả và hạch toán theo chế độ Kế Toán hiện hành. Mặc dù đã trả tiền theo lệnh đòi tiền nhưng khi nhận được chứng từ, thanh toán viên phải kiểm tra, nếu phát hiện chứng từ không phù hợp với điều kiện L/C thì phải thông báo ngay cho khách hàng theo mẫu qui định, đồng thời thông báo ngay cho NH nước ngoài, trong thông báo phải chỉ ra những điểm không hợp lệ và ghi rõ : Chúng tôi đang giữ chứng từ chờ quyết định của các ông (we are holding the documents at your disposal).
Khi nhận được điện đòi tiền của NH nước ngoài thông báo chứng từ không phù hợp, thanh toán viên phaỉ thông báo ngay cho nhười mua chi tiết những điểm không phù hợp, yêu cầu người mua trả lời bằng văn bản trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của NHNTVN.
+ Nếu người mua chấp nhận thanh toán, thực hiện việc thanh toán theo qui định. + Nếu Người mua không chấp nhạn thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần thì phải điện báo ngay cho NH đòi biết.
Trường hợp L/C qui định đòi tiền bằng chứng từ :
- Khi nhận được chứng từ nước ngoài xác nhận chứnh từ phù hợp, thanh toán viên phải kiểm tra chữ ký uỷ quyền, kiểm tra nội dung chứng từ
+ Nếu phù hợp thì thực hiện việc trả tiền và giao chứng từ cho khách hàng. + Nếu chứng từ không phù hợp với các điều kiện, điều khoản L/C, thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua những điểm không phù hợp, yêu cầu họ trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của NH phải có ý kiến bằng văn bản về bộ chứng từ đó, đồng thời phải điện báo cho NH chuyển chứng từ những điểm không phù hợp, trên điện báo phải nêu rõ : chúng tôi đang giữ chứng từ và chờ sự định đoạt của các ông.
Việc thông báo cho NH chuyển chứng từ không được quá 07 ngày làm việc của NH kể từ ngày tiếp theo ngày nhận chứng từ.
Trường hợp nhận được chứng từ của NH nước ngoài gửi đến nhờ thu theo L/C do chứng từ không phù hợp, phải thông báo cho người mua và nêu rõ các điểm không phù hợp... và yêu cầu người mua trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của Ngân hàng phải có ý kiến bằng văn bản về bộ chứng từ đó. Nếu chấp nhận thanh toán thì giao chứng từ cho khách hàng và thực hiện việc trả tiền theo qui định, nếu không chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán miột phần thì phải thông báo ngay cho NH chuyển chứng từ biết.
Trường hợp người mua yêu cầu NHNT phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để nhận hàng nhập theo L/C, người mua phải có yêu cầu bằng văn bản và cam kết và cam kết trả tiền kể cả khi chứng từ không phù hợp và thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành của NHNT.
Trường hợp khách hàng yêu cầu chỉ định NH hoàn trả ngay khi mở L/C, chi nhánh cần xem xét những trường hợp cụ thể để quyết định có chấp nhận chỉ định NH hoàn trả hay không, nhưng phải đủ các điều kiện sau :
+ L/C hạn chế thanh toán tại một Ngân hàng thương mại có tín nhiệm với NHNTVN.
+ Số tiền tối đa của L/C là 500.000 USD hoặc tương đương.
+ Nhân hàng được chỉ định hoàn trả phải là Ngân hàng giữ tài khoản và là Ngân hàng đại lý chính của NHNTVN.
L/C có qui định NH hoàn trả, sau khi mở L/C thanh toán viên tién hành lập uỷ quyền hoàn trả gửi NH hoàn trả bằng SWIFT, bằng TELEX họăc bằng thư, trong nội dung L/C phải ghi rõ : Ngân hàng đòi tiền phải thông báo về việc đòi tiền trước 02 ngày làm việc. Đối với các L/C cho phép tự động ghi Nợ, trong nội dung l/C phải qui định rõ :Phải thông báo ghi nợ trước 02 ngày làm việc.
Trường hợp cần sửa đổi hoặc uỷ quyền, thanh toán viên phải thông báo ngay cho NH được uỷ quyền bằng SWIFT, bằng TELEX, hoặc bằng thư.
Chương III
Những vấn đề tồn tại và một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Ngoại thương
________
I./ một số tồn tại trong thanh toán L/C với thị trường nước ngoài của Ngân hàng Ngoại thương :
Trong một số trường hợp nhất là các loại hình nghiệp vụ mới chưa được quy trình hóa và văn bản hóa đã dẫn đến tình trạng thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý, cụ thể là trường hợp phát hành P/B theo yêu cầu của GENERALIMEX, Vietcombank phát hành P/B chỉ trên một thư yêu cầu rất đơn giản và không có yêu cầu cụ thể.
* Kỹ năng xử lý của cán bộ thanh toán còn bất cập so với yêu cầu phát triển và mở rộng thanh toán quốc tế. Nhận thức của cán bộ Vietcombank về quan hệ kinh doanh giữa các Ngân hàng với Khách hàng còn có những vấn đề chưa thực sự làm hài lòng khách hàng.
Nhiều nơi, nhiều lúc vì quá thiên lệch để bảo vệ quyền lợi của khách hàng trong nước đã sử lý nghiệp vụ thoát ly với tập quán quốc tế dẫn đến hậu quả ngân hàng vi phạm UCP 500 làm ảnh hưởng đến uy tín trên thương trường.
Thiếu sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ các khâu nghiệp vụ trong ngân hàng nhất là tín dụng và thanh toán để thu hút, ràng buộc khách hàng.
* Chính sách của nhà nước và văn bản của các nhành chức năng chưa đồng bộ và chưa phù hợp với tình hình phát triển của công tác thanh toán. Các văn bản pháp quy của ngành Ngân hàng cho nghiệp vụ thanh toán chưa đáp ứng kịp thời hoặc chưa đủ nên trong việc thực hiện nghiệp vụ còn dè dặt.
* Vietcombank ở vào thế cạnh tranh bất lợi so với Ngân hàng Nước ngoài vì các Ngân hàng này dường như được coi là hợp lệ khi cho vay ngoại tệ để thu mua xuất khẩu. Các Ngân hàng Nước ngoài thường được các Ngân hàng mẹ đỡ đầu có vốn điều lệ lớn nên được phép cho vay dự án lớn, nhờ vậy mà có điều kiện ràng buộc người vay thực hiện thanh toán qua họ nên kim ngạch thanh toán qua Vietcombank giảm đi.
* Trình độ am hiểu về thanh toán quốc tế của nhiều đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu còn hạn chế và trong một số trường hợp đã có biểu hiện làm ăn không trung thực.
II./ Một số kiến nghị nhằm giải quyết tồn tại trong thời gian tới : 1. Kiến nghị chung
Để có thể duy trì và giữ vững thị phần của Vietcombank trong thanh toán quốc tế, một số vấn đề đáng quan tâm là:
Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước ban hành quy định về thanh toán quốc tế làm căn cứ thực hiện nhất là khi xảy ra tranh chấp với khách hàng. Ngân hàng bổ sung quy định về biểu phí thanh toán qua Ngân hàng cho phù hợp với việc phất triển các nghiệp vụ của Ngân hàng Thương mại.
Kiến nghị viới Ngân hàng Nhà nước đề nghị với Chính phủ cần có sự thống nhất giữa các Bộ, Ngành có liên quan để tránh sự sung đột pháp lý giữa thông lệ Quốc tế với quy định trong nước về nghĩa vụ cam kết tài chính của Ngân hàng với Nước ngoài.
Tiếp tục tập trung giải quyết dứt điểm các vương mắc trong thanh toán quốc tế. Để đảm bảo uy tín trong thanh toán cần nghiên cứ đưa ra hạn mức thanh toánddối với các khách hàng trong nước cũng như với các ngân hàng nước ngoài trên cơ sở tín nhiệm trong thanh toán và căn cứ vào các số lượng các giao dịch.
* Cần tập trung nghiên cứu và phải có biện pháp tổng thể mới có thể thúc đẩy được công tác thanh toán Quốc tế và cân bằng hoạt động kinh doanh giữa tín dụng và dịch vụ.
Duy trì và tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng, chủ động tìm hiểu khách hàng để có thông tin kịp thời và chính xác về phía khách hàng.
Cần có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ thanh toán.
Rà soát lại các văn bản về thanh toán trong nước, quy trình hóa và mẫu biểu hóa nghiệp vụ thanh toán, bảo lãnh. Phối hợp chặt chẽ công tác thanh toán trong nước và thanh toán với nước ngoài nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Nên thường xuyên có các thông tin kịp thời về quan hệ thanh toán của các ngân hàng đại lý cũng như thông tin về quan hệ khách hàng.
Nâng cao và hòan thiện chương trình vi tính hóa trong toàn bộ hệ thống Ngân hàng để đảm bảo công tác thanh toán được thực hiện thông suất và chính xác.
2. Một số ý kiến nhằm năng cao hiệu quả thanh toán xuất nhập khẩu bằng phương pháp tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
a. Thời gian thanh toán đối với bộ chứng từ :
Trong thời gian thanh toán xuất khẩu điều quan trong nhất là làm thế nào xác lập được bộ chứng từ hoàn hảo phù hợp với nguyên tắc và tập quán Quốc tế và L/C và phải được chuyển nhanh. Vì vậy đối với các Ngân hàng Nước ngoài thường thanh toán chậm, thì ta cần cương quyết đòi họ phải trả đúng hạn và phải trả lãi thời gian chậm thanh toán nếu có giá trị. Điều đáng tiếc là phần lớn các bộ chứng từ xuất của Vietcombank có giá trị không lớn do đó trong trường hợp Ngân hàng Nước ngoài thanh toán chậm, lãi phạt trả chậm quá nhỏ đôi khi không đủ để thanh toán điện phí hay bưu phí gửi đi đòi. Vì vậy vấn đề này cần được giải quyết theo hệ thống và phạm vi toàn Ngành tại Vietcombank TW.
b. Tìm hiểu các điều khoản và điều kiện của thư tín dụng tránh các sai sót về chứng từ để có thể làm cho các ngân hàng nước ngoaì từ chối thanh toán:
Đây là vấn đề cơ bản trong việc thanh toán hàng xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ, một vấn đề có nhiều vướng mắc do khả năng hạn chế của các doanh nghiệp xuất khẩu địa phương. Thực tế có một số Công ty xuất khẩu cán bộ nghiệp vụ chưa hề biết đến “draft hay invoice” ra sao và trong nhiều trường hợp cán bộ Vietcombank phải hướng dẫn tỷ mỷ thậm chí ngân hàng phải làm giúp họ.
Tình trạng phổ biến là chứng từ làm không đẹp và không nghiêm túc về hình thức, và còn nhiều sai sót về nội dung về vấn đề này nên chăng Vietcombank có thể in sẵn các mẫu Draft, Invoice...cho đẹp để phát cho khách hàng xuất khẩu điền vào như một số các Ngân hàng nước ngoài vẫn làm như Ci Ti Bank, Nationnabank Korea hoặc Mitsubi shi Bank vv... Và hầu hết các Ngân hàng Quốc tế lớn, phí tổn in các mẫu biểu này có thể tính vào phí thanh toán hàng xuất. Làm như vậy bộ chứng từ của khách hàng vừa đẹp lại vừa đồng bộ về hình thức mà bớt được nhiều sai sót về nội dung (vì khách hàng chỉ điền vào những chỗ trống để chừa sẵn).
Để thực hiện “ mua đứt bán đoạn “ bộ chứng từ trong thanh toán L/C at sight” thì