III. Thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ
e.Kiểm tra chứng từ khá c:
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm : Đối với hàng hoá phải qua kiểm nghiệm. - Giấy chứng nhận kiểm dịch: Đối với hàng thực phẩm động thực vật - Giấy chứng nhận trọng lượng hàng hoá
- Giấy chứng nhậnphân tích: Đối với hàng hoá nguyên liệu thô - Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá
- Bảng kê chi tiết đóng gói
- Giấy chứng nhận kiểm tra hàng hoá của tổ chức trung gian
Qua kiểm tra chứng từ có gì sai sót không phù hợp với quy định của L/C thì giải quyết như sau:
- Đối với chứng từ sai sót không nghiêm trọng và có thể sửa chữa được thì báo ngay cho khách hàng biết để sửa chữa lại chứng từ.
- Chứng từ xuất trình có sai sót mà khách hàng không thể sửa chữa được trên thư hoặc điện đòi tiền gửi Ngân hàng nước ngoài cần ghi đầy đủ các sai sót, đồng thời chỉ thị cách thức trả tiền khi Ngân hàng trả tiền đồng ý bỏ qua những sai sót và chấp nhận trả tiền.
1.3. Gửi bộ chứng từ đòi tiền:
Sau khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên gửi điện hoặc thư đòi tiền Ngân hàng trả theo L/C quy định.
- Ngân hàng trả tiền và Ngân hàng mở L/C là cùng một Ngân hàng của Nhật bản thì thanh toán viên gửi bộ chứng từ và hối phiếu đến ngân hàng đó.
- Ngân hàng trả tiền và Ngân hàng mở L/C là hai ngân hàng khác nhau. Thanh toán viên phải lập thêm hối phiếu nữa đòi tiền ngân hàng trả tìên còn bộ chứng từ thì gửi tới ngân hàng mở L/C.
Yêu cầu của điện trả tiền là phải ghi rõ số L/C của ngân hàng nước ngoài, số tham chiếu của Ngân hàng Ngoại thương và chỉ thị rõ số tiền được ghi có vào tài khoản tiền gửi của Vietcombank tại Ngân hàng nào.
Số tiền đòi gồm giá trị hối phiếu hoặc giá trị hoá đơn và tiền phí thanh toán nếu phí này do phía nhập khẩu chịu, bên cạnh đó thanh toán viên phải gửi kèm theo bản xác nhận chứng từ phù hợp và yêu cầu của Ngân hàng trả tiền xác nhận lại bằng Telex.
Trong trường hợp cơ sở Ngân hàng Ngoại thương chưa có mã hoá với ngân hàng trả tiền thì có thể gửi điện đòi tiền theo một trong các cách sau:
a. Gửi lệnh đòi tiền đến một Ngân hàng đại lý có quan hệ tốt với Ngân hàng. Ngoại thương Việt Nam để yêu cầu họ giải mã và trực tiếp truyền lệnh đòi tiền đó tới Ngân hàng trả tiền hoặc.
b. Gửi trực tiếp đòi tiền đến Ngân hàng trả tièn và nêu rõ mã sẽ do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam...(Hà nội hoặc chi nhánh Vietcombank Ho Chi Minh city) cung cấp cho quý khách đồng thời điện cho cơ sở Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đó (Có quan hệ đại lý với Ngân hàng trả tiền) theo nội dung sau đay để nhờ mã giúp. Đề nghị mã với Ngân hàng...(Tên Ngân hàng trả tiền) số tiền... vào ngày... (Ngày điện đòi tiền Ngân hàng trả tiền cũng là ngày ghi trên thư gửi chứng từ) xin xác nhận mã trực tiếp với họ.
c. Gửi trực tiếp toàn bộ nội dung điện đòi tiền đến cơ sở Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam có quan hệ đại lý với Ngân hàng trả tiền để yêu cầu cơ sở Ngân hàng Ngoại thương đó mã và chuyển trực tiếp điện đòi tiền, ngày đòi tiền là ngày ghi trên thư gửi chứng từ.
- Ngay sau khi điện đòi tiền nước ngoài, thanh toán viên phải lập thư gửi chứng từ cho ngân hàng nước ngoài đúng như chỉ thị trong L/C về gửi chứng từ (Ngày ghi trên thư là ngày điện đòi tiền)và xác nhận chúng tôi đã đòi tiền bằng điện / Telex ngày... Tránh thực hiện hai lần.
- Nếu L/C không cho phép đòi tiền thì lập thư đòi tiền Ngân hàng nước ngoài đúng như các chỉ thị liên quan, ghi trong L/C. Thư đòi tiền phải có đầy đủ chữ ký được ủy quyền đúng theo quy định trên thư đòi tiền:
* Chứng nhận các điều khoản của L/C được thực hiện đúng
* Đề nghị họ trả tiền vào tài khoản Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam hoặc tài khoản của chi nhánh tại họ hay tại Ngân hàng đại lý khác ngay khi nhận được chứng từ này.
* Ghi thêm số tiền phí mà ta phải thu (Nếu L/C cho phép).
Để thu hút khách hàng Vietcombank quy định việc kiểm tra chứng từ cũng như các thủ tục đòi tiền nước ngoài...Phải được tiến hành trong 08 giờ làm việc kể từ khi nhận được chứng từ của khách hàng. Trong khi đó UCP 500 cho phép kiểm tra trong vòng 7 ngày làm việc.
1.4. Thanh toán L/C:
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất khẩu do đơn vị xuất trình, nếu bộ chứng từ có sai sót mà đơn vị xuất khẩu không thể khắc phục được Vietcombank sẽ gửi thư đòi tiền Ngân hàng mở L/C, trên thư đòi tiền phải ghi đầy đủ các sai sót và yêu cầu Ngân hàng mở L/C, thông báo cho Người mở L/C để chấp nhận sai sót, trả tiền theo chỉ dẫn ghi trên thư đòi tiền. Nếu chứng từ hợp lệ do đơn vị yêu cầu, Vietcombank có thể không hoặc có thể chiết khấu.