1. Nội dung và nguyên tắc hạch tốn:
1.1. Nội dung:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác cĩ liên quan đến hoạt động của tồn doanh nghiệp như : Tiền lương và các chi phí tính theo lương, chi phí vật liệu đồ dùng cho văn phịng, khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế, lệ phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngồi thuộc văn phịng doanh nghiệp và các chi phí khác bằng tiền chung cho tồn doanh nghiệp như: phí kiểm tốn, chi phí tiếp tân, khánh tiết, cơng tác phí, tiền nộp quỹ quản lý tổng cơng ty và các khoản trợ cấp thơi việc cho người lao động theo chế độ.
1.2. Nguyên tắc hạch tốn:
Trong quá trình hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp phải được theo dõi chi tiết theo từng yếu tố chi phí đã phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố. Về nguyên tắc, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ cũng được tính hết vào giá thành tồn bộ của những sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt, đối với một số doanh nghiệp cĩ chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong kỳ khơng cĩ sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu khơng tương ứng với chi phí quản lý doanh nghiệp thì kế tốn phải kết chuyển tồn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ sang chi phí hoạt động của
kỳ sau hoặc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ cho hai đối tượng: sản phẩm đã bán trong kỳ và sản phẩm chưa bán được lúc cuối kỳ. Mức chi phí quản lý doanh nghiệp cho những sản phẩm chưa bán được lúc cuối kỳ được chuyển sang kỳ sau.
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” + Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
- Số dự phịng phải thu khĩ địi, dự phịng phải lập trả (chênh lệch giữa số dự phịng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phịng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
- Dự phịng trợ cấp mất việc làm.
+ Bên Cĩ:
- Hồn nhập dự phịng phải thu khĩ địi, dự phịng phải trả (chênh lệch giữa số dự phịng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phịng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản 642 khơng cĩ số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, cĩ 8 tài khoản cấp 2: Tài khoản 642 – Chi phí nhân viên quản lý
Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quàn lý Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phịng Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6425 – Thuế,phí và lệ phí Tài khoản 6426 – Chi phí dự phịng
Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngồi Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
3. Hạch tốn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
- Tiền lương, tiền cơng, phụ cấp và các khoản khác phải trảcho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiêp, trích BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi;
Nợ TK 642 (6421) Cĩ TK 334, 338.
- Giá trị vật liệu, cơng cụ dụng cụ dung cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ chạy xe, vật liệu dùng cho sữa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 (6422, 6423)
Nợ TK 133 (1331) (Nếu được khấu trừ) Cĩ TK 152
Cĩ TK 111, 112, 142, 242, 331, …
- Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn, ghi:
Nợ TK 642 (6424) Cĩ TK 214
- Thuế mơn bài, tiền thuê đất, … phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 642 (6425)
Cĩ TK 333
- Lệ phí giao thơng, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi: Nợ TK 642 (6425)
Cĩ TK 111, 112, …
- Dự phịng phải thu khĩ địi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 (6426) Cĩ TK 139
- Tiền điện thoại, điện, nước mua ngồi phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ:
Nợ TK 642 (6427) Nợ TK 133 (Nếu cĩ)
Cĩ TK 111, 112, 331, 335 …
- Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí khác, ghi:
Nợ TK 642 (6428)
Nợ TK 133 (Nếu được khấu trừ thuế) Cĩ TK 111, 112, 331, 335 …
- Thuế GTGT đầu vào khơng được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642
Cĩ TK 133 (1331, 1332).
- Khi trích lập quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm, ghi: Nợ TK 642
Cĩ TK 351
- Đối với sản phẩm, hàng hĩa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ tiêu dùng nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp:
* Nếu sản phẩm, hàng hĩa tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hĩa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì khơng phải tính thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 642
Cĩ TK 512 (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hĩa xuất tiêu dùng nội bộ).
* Ngược lại, ghi:
Nợ TK 642 (6422, 6423, 6427, 6428) Cĩ TK 333 (3331)
Cĩ TK 512 (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hĩa xuất tiêu dùng nội bộ).
- Cuối kỳ kế tốn, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911 Cĩ TK 642