NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.2.4. Về công tác quản lý các khoản chi phí
• Đối với chi phí nguyên vật liệu
Nhược điểm : trong khâu nhập kho nguyên vật liệu, đội xây lắp chưa thành lập bộ phận kiểm tra chất lượng, chỉ có duy nhất thủ kho đội là người trực tiếp nhận hàng và Ngày ghi
sổ
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI ĐỐI
ỨNG
SỐ PHÁT SINH
Số Ngày
10-05-2012 PM05/009 Chuyển tiền vào TK NH Á Châu
112105 50.000.000
11-05-2012 PM05/010 Thu lãi từ TK tiết kiệm 51501 789.000 12-05-2012 TD05/001 Chuyển tiền vào TK gửi tự
động 1121051 300.000.000 ….. ….. Ngày ghi sổ Số CT
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI ĐỐI ỨNG SỐ PHÁT SINH
Số Ngày TK CTiết
10-05 10/05 05/09PM 10-5-2012 Chuyển tiền vào TK NH Á Châu
1121 05 50.000.000
11-05 11/05 05/10PM 11-05-2012 Thu lãi từ TK tiết kiệm 515 01 789.000
12-05 12/05 05/01TD 12-05-2012 Chuyển tiền vào TK gửi tự động
1121 05.1 300.000.000
….. …..
SỐ CHI TIẾT
TÀI KHOẢN 112-05 : TIỀN GỬI NHÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHÚ MỸ
SỐ CHI TIẾT
kiểm tra chất lượng nên dễ dẫn đến tình trạng không đảm bảo chất lượng trong quá trình thi công, tình trạng thất thoát do thủ kho có thể thông đồng với bên cung ứng để khai khống nguyên vật liệu.
Một số kiến nghị:
Do chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể quản lý tốt và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí này nhằm nâng cao trách nhiệm của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, đặc biệt là trong vấn đề giảm giá thành công trình, tránh thất thoát, tăng sức cạnh tranh của công ty. Giảm chi phí nguyên liệu, vật liệu bao gồm việc giảm chi phí thu mua vật liệu và giảm chi phí vận chuyển vật liệu đến tận chân công trình, giảm thất thoát tiêu hao trong việc quản lý sử dụng.
(1) Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm”
Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm định để xác nhận số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật liệu. Do đó công ty cần phải lập một biên bản kiểm nghiệm vật tư của công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của người cung cấp.
Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Còn nếu vật tư mua về dù số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất như bên bán đã thỏa thuận thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản để xác nhận.
Trường hợp mua nguyên vật liệu xuất thẳng đến chân công trình, ở đó chỉ có các kho tạm thời, vì vậy công ty cần thiết phải thực hiện nghiêm túc thủ tục giao nhận nguyên vật liệu và xuất nguyên vật liệu vào công trình và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan để tăng cường kiểm soát nguyên vật liệu tương tự như trường hợp nguyên vật liệu mua về nhập kho và xuất kho khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng cho công trình. Đặc biệt trong trường hợp khoán gọn nguyên vật liệu cho các đội xây dựng kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mua hàng do đội gửi lên một cách chặt chẽ, đối chiếu với khối lượng nguyên vật liệu đã sử dụng với khối lượng nguyên vật liệu quyết toán công trình, tránh tình trạng mua hoá đơn, kê khai khối lượng vật liệu đã mua.
(2) Sau khi nghiệm thu,quyết toán hạng mục công trình, công trình: Thực hiện đầy đủ và nghiêm túc công tác kiểm kê xác định số nguyên vật liệu còn tồn lại để nhập kho hoặc bán thu hồi phế liệu và thực hiện ghi giảm giá thành hạng mục công trình hoặc, công trình.
(3) Hàng tháng bộ phận kế toán phối hợp với các thủ kho, các tổ, đội thi công kiểm tra, đối chiếu công tác lập và lưu trữ các phiếu nhập, xuất và thẻ kho với sổ chi tiết
nguyên vật liệu, sổ tổng hợp nguyên vật liệu một cách có hệ thống; tổng hợp lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình, tiến hành so sánh, đối chiếu với định mức tiêu hao, bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu của tổ, đội thi công để xác định nguyên nhân thất thoát, chênh lệch để có biện pháp điều chỉnh, xử lý và kiểm soát kịp thời.
Đối với nguyên vật liệu sử dụng luân chuyển cần có phương pháp hạch toán thống nhất, xác định được số lần có thể sử dụng để tính số phân bổ giá trị phù hợp vào từng hạng mục công trình, công trình chứ không phụ thuộc vào giá trị nguyên vật liệu sử dụng luân chuyển lớn hay nhỏ.
(4) Kiểm soát chặt chẽ về chứng từ chi phí nguyên vật liệu trước khi hạch toán. Kế toán giám sát các chi phí phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc, phải có hoá đơn của bên cung cấp theo tiến độ thi công, cho từng chuyến giao hàng, hoá đơn phải được lập ngay khi giao hàng và phải có "biên bản giao nhận vật tư". Nếu việc giao hàng gồm nhiều chuyến hàng, sau khi hoàn thành mới viết hoá đơn thì mỗi chuyến giao hàng phải có "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" và cũng phải lập "biên bản giao nhận vật tư" cho từng chuyến giao hàng. Hoá đơn chứng từ phải phản ánh theo đúng tiến độ, phù hợp thời gian cung cấp ghi trên nhật ký thi công. Đây là cơ sở để kiểm soát vật liệu đầu vào mà bên cung cấp vật tư khó có thể gian lận viết khống hay giả mạo hóa đơn đầu vào.
• Chi phí nhân công
Nhược điểm:Việc quản lý lao động ngoại tỉnh thông qua hợp đồng ngắn hạn và còn tồn tại như trình độ tay nghề của công nhân chưa được đánh giá đúng mức, chưa kiểm tra tay nghề trước khi thuê, việc quản lý chưa được chú trọng đúng mức nên dễ dẫn đến lấy cắp vật tư, làm việc kém năng suất, thiếu tinh thần trách nhiệm.
Một số kiến nghi kiểm soát chi phí nhân công
Xây dựng chế độ quản lý đối với công nhân lao động : tiếp tục chính sách quản lý công nhân theo tổ đội, có đăng ký tạm trú tạm vắng, ăn ở tại lán trại của công trình(đối với công nhân ngoại tỉnh)
Thủ tục kiểm soát ngày công lao động : định kỳ hoặc đột xuất công ty cử người kiểm tra số người thực tế làm việc tại công trình.
Hơn nữa, đối với công nhân thuê ngoài, để đảm bảo an toàn trong lao động, tăng năng suất lao động, Công ty nên có quy định trích một số phần trăm số tiền phải trả cho người lao động Trong khi thi công, nếu có tai nạn lao động bất ngờ xảy ra thì công ty sẽ có một khoản tiền để hỗ trợ cho người bị tai nạn. Việc này vừa khuyến khích người lao động làm việc có năng suất, đồng thời nâng cao uy tín của Công ty và phù hợp với chế độ bảo hiểm của người lao động. Để thực hiện được điều này thì giữa Công ty và người lao động phải có sự thoả thuận với nhau.
Nhược điểm : Công tác bảo trì bảo dưỡng máy thi công chưa được thực hiện, tình trạng phơi nắng phơi mưa diễn ra thường xuyên, việc đánh giá công việc còn nhiều bất cập.
Một số kiến nghị
- Đối với máy thi công thuê ngoài : lập nhật trình ca máy cụ thể từng giờ có xác nhận kỹ thuật, kế toán và đội trưởng thi công nhằm hạn chế sự thông đồng giữa lái máy và bộ phận kỹ thuật.
- Đối với máy thi công thuộc quản lý của công ty : Đội trưởng cần quy địng trách nhiệm trực tiếp cho người lái máy, mọi hư hỏng mất mát phải có lý do giải trình và bồi thường thiệt hại thuộc phạm vi trách nhiệm của họ.
- Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
+ Kiểm soát chi phí nhiên liệu chạy máy thi công : nhiên liệu cấp cho ca máy phải dựa vào kế hoạch khối lượng thi công và định mức tiêu hao, các thủ tục kiểm soát tương tự kiểm soát nguyên vật liệu.
+ Kiểm soát chi phí nhân công lái : tiền lương của công nhân lái máy được trả theo công việc, thủ tục kiểm soát tương tự thủ tục kiểm soát chi phí nhân công
• Chi phí sản xuất chung
Nhược điểm : Chi phí sản xuất chung của công ty được theo dõi tổng hợp từng công trình, chưa theo dõi từng bộ phận cấu thành nên khó kiểm soát. Công ty chưa xây dựng được các thủ tục kiểm soát chi phí này, cũng như chưa đi vào đánh giá, phân tích chi phí sản xuất chung thực hiện so với dự toán, nên chưa phát hiện các nhân tố ảnh hưởng, làm cơ sở cho các biện pháp kiểm soát thích hợp.
Kiến nghị
Để quản lý tốt khoản mục chi phí sản xuất chung chỉ có cách hiệu quả nhất là kiểm tra chặt chẽ chi phí kể cả nguồn gốc phát sinh và đối tượng chịu phí. Các chi phí bất hợp lý cần phải được kiểm tra và loại bỏ khỏi giá thành công trình. Chi phí công trình nào bất hợp lý thì công trình chịu, tuyệt đối không gánh bù cho công trình khác. Và một việc rất quan trọng là phân bổ chi phí sản xuất chung hợp lý tránh tình trạng phản ánh sai lệch giá thành từng công trình thì từ đó mới giảm được khoản mục chi phí này.
Thủ tục kiểm soát
+ Kiểm soát chi phí tiền lương nhân viên quản lý : quy định trong giờ làm việc, bất kỳ ai ra khỏi vị trí làm việc phải báo cáo lý do và cung cấp bằng chứng cho việc vắng mặt của mình.
+ Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài : đối với tiền điện, tiền nước quản lý thông qua đồng hồ nhưng khống chế mức tối đa, nếu vượt thì quy trách nhiệm cho từng cá nhân liên quan.
+ Kiểm soát chi phí bằng tiền khác như chi phí tiếp khách.. công ty nên quy định mức cụ thể nếu vượt quá thì cá nhân liên quan phải bồi thường.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh lành mạnh hiện nay, một doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và đứng vững khi biết sử dụng kết hợp đúng đắn các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng đầu ra và tự cân đối hạch toán kinh tế. Để đạt được điều này thông tin kinh tế đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc chi phối các quyết định quản trị. Nó gắn liền với công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và các doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác, tính đúng tính đủ giá thành sản phẩm không những góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho quản trị doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, chính xác về giá bán, nhằm thu được lợi nhuận tối đa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình cấp phát và sử dụng vốn, vấn đề có thể nói là rất nan giải đối với sự tăng trưởng của nền kinh tế đất nước hiện nay.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây lắp và địa ốc Vũng Tàu, em đã cố gắng tìm hiểu thực trạng công tác hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty, kết hợp với những lý luận đã tiếp thu ở trường, em xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến nhỏ với nguyện vọng hoàn thiện hơn nữa công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp ở công ty.
Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhưng do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn, bài viết của em mới chỉ đề cập đến những vấn đề có tính chất cơ bản và chỉ đưa ra những ý kiến bước đầu chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự quan tâm góp ý và chỉ bảo của các thầy cô cùng các cán bộ phòng kế toán Công ty để bài viết hoàn thiện hơn.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với Ths.Nguyễn Thị Anh Thư. Cảm ơn các cô, các anh chị phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần xây lắp và địa ốc Vũng Tàu. Cảm ơn ban giám đốc Công ty cổ phần xây lắp và địa ốc Vũng Tàu đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này.