- Phần đầu (header): Chứa tên và địa chỉ của người nhận, tên và địa chỉ của những người sẽ được gửi đến, chủ đề của thư (subject) Tên và địa
a. Gửi và nhận thư điện tử
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ 4.1 Mục đích của quản trị hệ thống
4.1. Mục đích của quản trị hệ thống
Ngày nay, thư điện tử là một công cụ giúp việc rất hiệu quả để
chuyển tải tâm tư tình cảm của con người cũng như trong kinh doanh. Ngoài ra tên miền của địa chỉ thư điện tử cũng là một thương hiệu đại diện cho giá trị của một đơn vị, tổ chức hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào. Do vậy nhu cầu xây dựng một hệ thống thư điện tử cho riêng mình là rất cần thiết đối với một tổ chức hay các đơn vị.
Nó còn cho phép các đơn vị có thể tự mình quản lý hệ thống máy
chủ thư điện tử của chính mình. Điều đó đồng nghĩa với việc chủ động
trong việc quản trị máy chủ thư điện tử cũng như đảm bảo an toàn cao hơn cho thông tin của doanh nghiệp.
Các thông số cần thiết để thiết lập Mail Server
- Domain name phải đăng kí tên miền cho máy chủ thư điện tử. Nếu máy chủ thư quản lý nhiều Domain name thì cần phải đăng kí các Domain name tương ứng cho máy chủ thư.
- Địa chỉ IP của DNS Server mà Mail Server của bạn sẽ truy vấn: xác định địa chỉ IP của máy chủ DNS. Hệ thống Domain name có tác dụng để xác định đường đi của một bức thư từ nơi gửi đến nơi nhận.
- Để hệ thống thư điện tử có thể hoạt động được thì Domain name của hệ thống thư trên hệ thống DNS phải được chỉ về máy chủ quản lý thư.
Làm thế nào để kết nối vào Internet để gửi và nhận thư.
+ Cách thứ nhất là: máy chủ thư kết nối trực tiếp thông qua Router/gateway vào mạng Internet. Trong trường hợp này bạn không cần thêm thông tin mà chỉ được cấp một địa chỉ IP tĩnh.
+ Cách thứ hai là: PC kết nối thông qua Modem và bạn phải kết nối Dial-up hoặc ADSL vào mạng. Trong trường hợp này thư của bạn được lưu trên Mail geteway của một nhà cung cấp dịch vụ và bạn cần phải có thông tin để lấy thư về, lúc này bạn không cần địa chỉ IP tĩnh.
Thông thường nhà cung cấp dịch vụ chuyển tất cả thư của tên miền tới account
“catch-all” POP3 trên máy chủ thư điện tử.
4.2.Các công việc cần thiết để quản trị hệ thống thư điện tử
- Thiết lập cấu hình và cấu trúc của dịch vụ thư điện tử để máy chủ
hoạt động tối ưu và phù hợp với năng lực của hệ thống, băng thông qua
mạng và dung lượng của ổ đĩa để đảm bảo hoạt động ổn định của hệ thống. - Thiết lập các chính sách và các điều kiện chống virut (anti-virut) và chống spam (anti-Spam).
- Lưu trữ và khôi phục lại dữ liệu và cấu hình của hệ thống (backup/restore).
- Nhận các thông báo về tình trạng gửi nhận thư của người dùng, trợ giúp và tìm cách giải quyết các lỗi của hệ thống.
- Xác định và phân tích, phòng chống các lỗi của hệ thống và làm báo cáo lên cấp trên.
- Công việc của người quản trị máy chủ thư điện tử là một công việc yêu cầu rất nhiều công sức cũng như trí tuệ và cả sự kiên trì.
- Để có thể quản lý tốt hệ thống máy chủ thư điện tử thì người quản trị phải hiểu hết cấu trúc của mạng, của hệ thống thư điện tử và sơ đồ hoạt động, cấu hình của máy chủ để có thể phát huy tốt nhất năng lực của hệ thống.
- Thiết lập chính sách hoạt động của hệ thống thư như chặn các thư đến theo địa chỉ IP, địa chỉ thư hay một từ khoá xác định để ngăn chặn các thư phản động, phá hoại hệ thống Spam thư.
- Bất cứ hệ thống nào đều không đảm bảo 100% an toàn vì: không ai
có thể đảm bảo có thể biết hết mọi vấn đề về hệ thống cũng như trình độ
của hacker ngày càng cao. Đồng thời các thảm họa gây ra do thiên nhiên
cũng như con người là không thể lường hết được, do đó việc sao lưu, lưu
trữ hệ thống để có thể khôi phục lại một cách nhanh nhất hệ thống là một yêu cầu quan trọng với người quản trị hệ thống.
- Giống như những bức thư tay thông thường, yêu cầu của một bức là phải được chuyển từ người gửi đến người nhận một cách chính xác. Do đó công việc của người quản trị thư còn phải xác định các phản ánh của khách hàng và xác định nguyên nhân gây lỗi và trợ giúp khách hàng khi cần thiết.
- Xác định và phân tích các lỗi có khả năng xẩy ra với hệ thống để tìm cách giải
quyết đồng thời phải báo cáo cấp trên ( đôí với các lỗi ngoài khả năng xử
PHẦN 2