II. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh du
1. Giải pháp đối với công ty
1.1. Xây dựng lại cơ cấu tổ chức của phòng dulịch quốc tế
Chúng ta biết rằng đối với mỗi tổ chức, mỗi đơn vị kinh tế thành công hay thất bại trong kinh doanh phần lớn bị chi phối bởi nhân tố con người là Trung tâm của mọi hoạt động – chính vì lẽ đó, việc sử dụng thành công nhân tố con người đã là một bước thành công cơ bản của doanh nghiệp.
Xét về cơ cấu tổ chức của phòng Du lịch quốc tế, hiện nay phòng du lịch quốc tế có 6 cán bộ công nhân viên bao gồm : một trưởng phòng, một phó phòng, 2 chuyên viên du lịch và 2 hướng dẫn viên du lịch.
Về chức năng nhiệm vụ ;
- Trưởng và phó phòng thay nhau làm công tác lao động (nếu một trong 2 người vắng mặt) phó phòng thực hiện nhiệm vụ xây dựng các chương trình du lịch, làm công tác quản lý tài chính, lương thưởng cho cán bộ công nhân, nhân viên …. Để từđó báo cáo lên trưởng phòng để trưởng phòng ký duyệt . Trưởng phòng được phép thay mặt công ty ký kết các hợp đồng về du lịch, tham gia các hội chợ, triển lãm quốc tế về du lịch thông qua đó để tìm kiếm nguồn khách….
- Hai chuyên viên du lịch cùng làm công tác hỗ trợ phó phòng trong việc lập các chương trình du lịch, thực hiện việc xin cấp hộ chiếu, Visa, nhận đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn (đôi khi 2 cán bộ này còn kiềm luôn cả công việc hướng dẫn viên du lịch).
- Hai hướng dẫn viên du lịch công việc chính của 2 nhân viên là làm hướng dẫn viên song họ cũng có thể trở thành các nhân viên tiếp thị (nếu cần)
để quảng cáo, giới thiệu các chương trình du lịch đến với công chúng hoặc trở
thành các nhân viên văn phòng.
Có thể thấy rằng, với cách bố trí nhân lực như vậy sẽ tận dụng tối da được năng suất làm việc của cán bộ trong phongf, tiết kiệm được nhiều chi phí liên quan. Tuy nhiên nó lị nảy sinh ra một vấn đề đó là sự chuyên môn hoá công việc. Tính chuyên môn hoá ở đây thể hiện ở khả năng thành thục của cán bộ đối với công việc, khả năng chuyên sâu trong công việc đó.
Sự chuyên môn hoá công việc phản án sự tập trung của bộ phận cán bộ
vào từng công việc cụ thể tránh để tình trạng một cán bộ làm nhiều công việc trong cùng một lúc mà khong có sự chuyển sâu. Để có thể làm được điều đó công ty cần phải tách rời hoạt động kinh doanh ra thành từng công việc cụ thể và được giao cho từng người cụ thể.
Sự bất hợp lý trong việc bố trí cơ cấu tổ chức kinh doanh của phòng Du lịch quốc tế còn gây ra nhữngkhó khăn nhất định trong công tác quản lý.
Với cách bố trí như vậy nhà quản lý chỉ còn có thể quản lý con ngời hơn lf công việc, thể hiện ở chỗ do nhân sự thì ít, khối lượng công việc kinh doanh lại lớn hơn từ khâu quảng cáo, tiếp thị, lập chương trình đên dẫn khách và điều hành thì khi trong mùa du lịc tất cả các con người ở đay đều phải làm nhiều công việc khác nhu với cường độ cao. Và vì thế tính chính xác và hiệu quảđối với mỗi công việc là không lớn. Trong vai trò của người quản lý, họ chỉ có thể
quản lý được cường độ hoạt động của nhân viên mà khó có thể nhìn nhận được mức độ hoàn thành của công việc họ làm…
Từ những tồn tại hực ttế đó, để tạo ra tính hiệu quả công việc, sự thuận tiệp trong công tác quản lý cũng như để tạo điều kiện kinh doanh và phát triển sau này. Công ty cần bố trí sắp xếp lại như sau:
Sơđồ 4: Cơ cấu tổ chức lại phòng Du lịch quốc tế Ban quản lý hoạt động du lịch quốc tế Bộ phận kinh doanh lữ hành Bộ phận nghiê n cứu thị trườn Bộ phận kinh doanh chiến lược Bộ phận quảng cáo Bộ phận tài chính kế toán
Các bộ phận nay có được quản lý trực tiếp từ ban quản lý chung, đồng thời các bộ phận này có sự liên quan trực tiếp với nhau. Sự phân chia này làm cho các bộ phận có các chức năng riêng biệt, dễ dàng trong quản lý. Các chức năng riêng của từng bộ phận:
* Bộ phận kinh doanh lữ hành: với nhiệm vụ bán các chương trình du lịch cho khách, thực hiện chúng thông qua các đại lý, chi nhánh công ty. Cung cấp cho du khách tối đa các loại hình dịch vụ cần thiết cho chuyến đi lu lịch như vé máy bay, khách sạn, vé tham quan thắng cảnh cũng như các loại hàng hoá mà Công ty có khả năng kinh doanh. Bộ phận này có thể liên lạc trực tiếp với Phòng Thương mại – dịch vụ của Công ty cùng kinh doanh. Kết hợp với phòng Du lịch nội địa để sử dụng đội xe của Công ty cũng như thực hiện tốt các chương trinhf du lịch tại Việt Nam. Đây là bộ phận kinh doanh trực tiếp,
* Bộ phận nghiên cứu thị trường: chịu sự chỉđạo trực tiếp của Ban quản lý với nhiệm vụ: chủ động tìm kiếm thị trường, tìm hiểu phân tích các thông tin về thị trường đó như mức độ nhu cầu, tâm lý khách, độ tuổi mức chỉ tiêu, thu nhập… để từ đó báo cáo lên Ban quản lý tìm cách xâm nhập vào thị trường
đó, ký kết các hợp đồng du lịch. Đồng thời bộ phận này có chức năng lập ra các chương trình du lịch, các chính sách giá cả, sản phẩm… đối với từng thị
trường. Với khối lượng công việc lớn như vậy nhất thiết phải có một số lượng lớn cán bộ, với trình độ chuyên môn cao trong bộ phận này, nếu có thể tách thành từng nhóm.
* Bộ phận kinh doanh chiến lược: có chức năng dự báo tình hình phát triển của các đơn vị kinh doanh du lịch trong và ngoài nước, xây dựng các phương án kinh doanh, chiến lược kinh doanh phù hợp với điều kiện của Công ty, đồng thời dự báo nhu cầu du lịch của các thị trường. Thông qua các số liệu thống kê của bộ phận nghiên cứu thị trường. Bộ phận này có thể định hwngs phát triển cho Công ty trong thời gian tiếp theo. Bên cạnh đó bộ phận này còn lập ra các phương án đầu tư, các chính sách sử dụng vốn, ngân sách của Công ty đểđem lại hiệu quả cao nhất.
* Bộ phạn tài chính kế toán: Vì phòng Du lịch quốc tế được phép kinh doanh độc lập tự hạch toán kinh doanh nên bộ phận này có nhiệm vụ như
phòng kế toán của Công ty.
* Bộ phận quảng cáo: lập và thực hiện các chương trình quảng cáo, giới thiệu về Công ty du lịch và tư vấn đầu tư quốc tế ra công chúng, lựa chọn hình thức quyết định, phương tiện quảng cáo sao cho du khách dễ dàng tiếp nhận và
đến với Công ty.
* Ban quản lý hoạt động Du lịch quốc tế có các chức năng:
+ Tham gia các hội chợ, triển lãn du lịch có thể giới thiệu về Công ty, tìm hiểu thị trường du lịch quốc tế.
+ Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, có ý kiến chỉ đạo kịp thời có các phát sinh đột biến.