433 31/12/2006 Nhập ngô 26/12 cô Vi xe
2.3.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Cùng với kế toán chi tiết nguyên vật liệu, hàng ngày kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa sử dụng các tài khoản sau:
- TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu.
- TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. - TK 1111: Tiền mặt.
- TK 1121: Tiền gửi ngân hàng.
- TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - TK 6271: Chi phí sản xuất chung.
- TK 6411: Chi phí bán hàng.
- Tk 6421: Chi phí quản lý doanh nghiệp. ….
Công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Việc định khoản kế toán được tiến hành ngay trên các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày theo đúng chế độ tài chính Nhà nước ban hành. Để tổng hợp công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật kí chung. Page 74 of 95 Số lượng NVL tồn kho cuối tháng = NVL tồn đầu Số lượng tháng + NVL nhập Số lượng trong tháng _ Số lượng NVL xuất trong tháng Trị giá NVL tồn kho cuối tháng
= tồn đầu thángTrị giá NVL + Trị giá NVL nhập trong
tháng
_ Trị giá NVL xuất trong
Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán nhập dữ liệu của các chứng từ đó vào máy. Mỗi chứng từ có một mã số nhất định, riêng biệt. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Acountting. Những nét đặc trưng của chương trình này như sau:
- Chương trình được xây dựng trên cơ sở đặc trưng riêng của nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi Phú Gia.
- Các loại danh mục nhiều dạng cụ thể và có thể bổ sung, thay đổi khi các cơ chế tài chính thay đổi.
- Các loại báo cáo kế toán đều được thể hiện các số liệu thông qua các bảng tham số hoặc các các mã của nghiệp vụ kế toán(nơi nhập dữ liệu kế toán). Việc nhập dữ liệu kế toán được định nghĩa thành các nghiệp vụ cụ thể để thuận tiện và dễ dàng cho người nhập. Do vậy phần mềm có độ linh hoạt cao, ít phụ thuộc vào hệ thống tài khoản.
- Giúp cho công tác kế toán dễ thực hiện(không cần phải lo định khoảnkế toán mà chỉ cần chọn đúng nghiệp vụ), hạn chế sai sót.
Phần mềm này qui định:
2.3.4.1. Đối với kế toán tổng hợp nhập kho
Hoạt động nhập kho được phân ra thành các đăc thù để nhập kho như: - Nhập kho do thu mua: Dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến nhập kho nguyên vật liệu do thu mua, tuy nhiên tuỳ tính chất nguyên vật liệu thu mua, có mục đích sử dụng, cách thức tổ chức theo dõi, hạch toán riêng như:
+ Thu mua ngô tươi cần phải qua giai đoạn sấy(Quá trình sấy sẽ làm giá vốn khác đi). Trường hợp này phải nhập bổ sung thêm thông số tỷ lệ thu hồi dự kiến của ngô thu được sau khi sấy. Ví dụ tỷ lệ thu hồi dự kiến là 0,9 nghĩa là cứ 1 kg ngô nguyên liệu sẽ thu được 0,9 kg ngô sấy. Trường hợp này sẽ hạch toán:
Nợ TK 1521 Có TK 3311
+ Thu mua các nguyên vật liệu khác nhu nguyên liệu chế biến cám, bao bì, thuốc thú y,… Tuỳ thuộc vào các nghiệp vụ mà kế toán chọn các FOM cho đúng với yêu cầu hạch toán:
Nợ TK 1521 Có TK 3311
- Nhập các sản phẩm do quá trình sản xuất ra:
Là để nhập sản phẩm sản xuất ra. Với các hoạt động nhập kho này vì bao giờ cũng có định mức cho qua trình sản xuất do vậy phần mềm đi theo hướng vừa xuất các nguyên liệu để sản xuất sản phẩm, đồng thời lập chứng từ nhập kho thành phẩm luôn, qua đó thực hiện tính giá vốn(vật tư, nguyên vật liệu) của sản phẩm để làm căn cứ hạch toán. Vì là nhập kho theo định mức,
công thức nên khi dùng FOM này phải tạo lập công thức, định mức của sản phẩm đó.
Các sản phẩm sản xuất ra được phân ra thành các nghiệp vụ cụ thể như sau(Khi nhập căn cứ vào tính chất nghiệp vụ để chọn cho đúng nghiệp vụ).
+ Nhập ngô thu được sau khi sấy:
Trường hợp này do có tính chất đặc thù(khoán chi phí sấy, định mức chi phí sấy theo số lượng ngô sấy), do vậy cũng phải nhập định mức của chi phí sấy ngô, các chi phí vận chuyển, nhiên kiệu sấy ngô và nguyên liệu chính là ngô nguyên liệu theo định mức dự kiến thu được.
Căn cứ vào định mức dự kiến sản xuất của các chi phí sấy trong danh mục định mức và định mức nguyên liệu(than) tại nơi nhập công thức(trong công thức đăng kí nguyên liệu ngô tươi với danh mục, số lượng nhưng thực tế chương trình sẽ không lấy số lượng tại đây để tính), chương trình sẽ tính giá thành của ngô sấy trên cơ sở giá của bao manh và chi phí sấy và ngô nguyên liệu hạch toán:
Phiếu nhập kho: Nợ TK 1521: Ngô sấy nhập kho. Có TK 1541: Chi phí dở dang. Phiếu xuất kho: Nợ TK 1541: Chi phí dở dang. Có TK 3388: Phải trả chi phí sấy.
Có TK 1521: Chi phí ngô nguyên liệu. Có TK 1521: Than
+ Nhập thức ăn sản xuất ra:
Tất cả các thức ăn sản xuất ra nhập vào FOM này, mỗi loại thức ăn có thể có một hoặc nhiều định mức sản xuất. Khi nhạp phải nhập đúng định mức cụ thể, mỗi lần nhập có thể cho phép ta nhập nhiều sản phẩm trong một phiếu (Mỗi sản phẩm chỉ nhập được 01 lần).
Về hạch toán, chương trình sẽ tự hạch toán 02 bút toán là: Nợ TK 1521
Có TK 1541 Và Nợ TK 1551 Có TK 1541
Hai bút toán này hạch toán với số tiền bằng nhau . + Nhập bao bì do xưởng bao bì nhập kho:
Trường hợp này do tính chất đặc thù(khoán chi phí gia công cho bộ phận xưởng in theo từng loại định mức cụ thể theo sản phẩm bao bì), do vậy cũng phải nhập định mức của chi phí gia công và nguyên vật liệu chính của bao bì (bao manh) theo định mức.
Căn cứ vào định mức sản xuất(công thức) và định mức gia công, chương trình sẽ tính giá thành của bao bì khi nhập trên cơ sở giá của bao manh và chi phí gia công để hạch toán:
Nợ TK 1521: Chi phí bao manh hoàn thành. Page 76 of 95
Có TK 1541: Chi phí dở dang.
Nợ TK 1541
Có TK 3388:Phải trả chi phí gia công xưởng in. Có TK 1521: Chi phí bao manh.
- Nhập kho do trả lại hàng:
Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu bị trả lại để hạch toán: Nợ TK 1521
Có TK 1311
Trường hợp khác chưa rõ lý do, chưa có nghiệp vụ để nhập có thể sử dụng FOM nhập cá biệt.
2.3.4.2. Đối với trường hợp xuất kho
- Xuất bán nguyên liệu nông sản, hạch toán: Nợ TK 1311
Có TK 5111. - Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:
Nợ TK 6211 Có TK 1521.
- Xuất kho nguyên vật liệu trả lại cho người bán:
Trường hợp nguyên vật liệu đã mua, đã nhập kho nhưng vì một lý do nào đó phải trả lại cho người bán thì sử dụng FOM này để nhập số liệu. Khách hàng là khách đã bán nguyên liệu cho công ty, giá bán là giá đã nhập kho. Trường hợp này hạch toán:
Nợ TK 3311 Có TK 1521.
Những trường hợp xuất bán khác chưa rõ lý do, chưa có nghiệp vụ để nhập có thể sử dụng FOM nhập cá biệt.
Với sự vận dụng phần mềm này, công việc kế toán trở nên thuận tiện. Số liệu sau khi được cập nhật vào máy sẽ tự động phản ánh vào các sổ chi tiết, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái. Sổ nhật ký chung là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Dưới đây là Nhật ký chung tháng 12/2006.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12/2006 ĐVT: 1000đ Chứng từ Nôị dung Đã ghi sổ Cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số trang trước chuyển sang … … X1 1/12 Xuất NL để SXSP 511A 621 1 1521 62,303,623 62,303,623 X2 1/12 Xuất NL để SXSP 723A 621 1 1521 37,332,605 37,332,605 N6 2/12 Nhập ngô 1/12 cô Vi xe 1889 1521 331 1 44,203,360 44,203,360 N7 2/12 Nhập ngô 1/12 cô Vi xe 7228 1521 331 1 31,517,300 31,517,300 N11 3/12 Nhập ngô 2/12 cô Vi xe 1819 1521 331 1 42,670,470 42,670,470 Page 78 of 95
PC6 5/12 Trả lương công nhân trực tiếp SXSP 511A 334 1 111 1 16,396,000 16,396,000 … … ….. … … … …
PT24 12/12 Thu tiền bán bao bì rách. 111 1 711 1 1,130,000 1,130,000 N278 23/12 Nhập cám xoa 20/3 Oanh Thơm. 1521 331 1 23,358,400 23,358,400 N402 29/12 Nhập ngô cô Vi xe 1889 1521 331 1 44,939,700 44,939,700 74 31/12 Xuất bán gạo lật cho
Cipi, HN 131 1 511 1 199,403,04 0 199,403,040 … … Cộng chuyển sang trang sau. … … … …
Thanh Hoá, ngày tháng 12 năm 2006
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)
Kết cấu sổ Nhật ký chung:
Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu sau: - Cột1: Ngày, tháng ghi sổ
- Cột 2 + 3: Sổ ngày tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ vào sổ. - Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Cột 5: Đánh dấu nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã ghi vào sổ Cái. - Cột 6: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản ghi 1 dòng.
- Cột 7: Số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ - Cột 8: Số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Số liệu trên sổ Nhật ký chung là cơ sở để vào sổ Cái. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phat sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản được mở 1 tờ sổ riêng hoặc một số trang liên tiếp trong Sổ cái.
SỔ CÁI
Tháng 12 năm 2006 Tên TK: nguyên liệu, vật liệu
Số hiệu TK: 1521 ĐVT: Đồng Số CT Ngày CT
Nội dung TKĐƯ PS Nợ PS Có Dư đầu kỳ 21.462.523.570 X1 1/12 Xuất NVL để SX SP 511A 6211 62.304.623 X2 1/12 Xuất NVL để SX SP 723A 6211 37.332.605 N6 2/12 Nhập ngô 1/12 cô 3311 44.203.360 Page 80 of 95
Vi xe 1889 N7 2/12 Nhập ngô 1/12 cô Vi xe 7228 3311 31.517.300 N11 3/12 Nhập ngô 2/12 cô Vi xe 1889 3311 42.670.470 N20 5/12 Nhập ngô 3/12 cô Vi xe 0827 3311 44.114.070 N21 5/12 Nhập ngô 4/12 cô Vi xe 0244 3311 49.722.320 N24 5/12 Nhập ngô 4/12 Thanh Hiếu xe 8478 3311 70.754.560 N57 7/12 Nhập cám xoa Thu Sơn xe 3513 3311 1.838.200 X93 9/12 Xuất NVL để SXSP 6211 11.624.125 N102 10/12 Nhập mix 6/12 Nutriway xe 9980 3311 11.838.750 N259 15/12 Nhập manh 723A/ 40 1111 28.800.000 N263 22/12 Nhập mix 19/12 Đặng Phát 3311 108.242.000 N278 23/12 Nhập cám xoa 20/3 Oanh Thơm 3311 23.358.400 N402 29/12 Nhập ngô cô Vi xe 1889 3311 44.939.700 … … … … … … Cộng phát sinh 47.121.949.169 40.313.412.600 Dư cuối kỳ 21.272.017.006
Sổ Cái tài khoản 152 cho biết tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Sổ Cái là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh, từ đó lập báo cáo tài chính. Sổ Cái được qui định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ. Cách ghi Sổ Cái được qui định như sau:
- Cột 1: Ngày, tháng ghi sổ.
- Cột 2+3: Số ngày, tháng lập của chứng từ làm căn cứ ghi sổ. - Côt 4: Nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Cột 5+6: Số trang, số thứ tự dòng của Nhật kí chung đã ghi nghiệp vụ này.
- Cột 7: Số hiệu tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản trang Sổ Cái này.
- Cột 8+9: Số tiền phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản trang Sổ Cái này.
Ngày đầu tiên của niên độ kế toán hoặc của tháng, kế toán ghi số dư của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư(Nợ hoặc Có).
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế và số dư trang trước chuyển sang. Cuối kì(tháng, quí) kế toán phải khoá sổ, cộng tổng phát sinh Nợ, Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Thực tế ở Công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa, kế toán chỉ phản ánh vào máy số liệu đầu kì, số phát sinh của các chứng từ nhập, xuất. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật kí chung và Sổ Cái. Từ đó máy sẽ tự động tính ra số tồn cuối tháng, lập các báo cáo nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu trong kì, lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính khác.
Cuối mỗi quí, công ty tiến hành kiểm kê thực tế nguyên vật liệu để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu.
Chẳng hạn, ngày 31/12/2006, công ty đã tiến hàng kiểm kê kho nguyên vật liệu chính(các kho khác biên bản kiểm kê cũng được lập tương tự ) như sau:
Vào hồi 14 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2006 tại công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa, chúng tôi gồm:
1. Ông: Lê Quí Việt - Trưởng ban: Đại diện kiểm kê. 2. Ông: Lê Đăng Thể - Phó ban 1: Đại diện phía nhà máy. 3. Ông: Trần Mai Bân - Phó ban 2: Đại diện phía nhà máy. 4. Bà: Trần Thị Hiền - Thư kí 1: Kế toán trưởng nhà máy. 5. Bà: Nguyễn Thị Tươi - Thư kí 2: Đại diện phía công ty.
Page 82 of 95
CÔNG TY CPNS THANH HOANHÀ MÁY SX THỨC ĂN CHĂN NUÔI NHÀ MÁY SX THỨC ĂN CHĂN NUÔI