2.2.3.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và lượng hàng tồn kho thực tế, phòng kỹ thuật kiểm tra nguyên vật liệu để lập nhu cầu nguyên vật liệu cần trong tuần, gửi
phòng thu mua. Phòng thu mua tìm nguồn hàng để có kế hoạch mua nguyên vật liệu và trình cho giám đốc phê duyệt.
Khi nguyên vật liệu về đến công ty:
• Đối với nguyên vật liệu nhận tại kho bên mua(Công ty tự vận chuyển).
- Phòng thu mua giao lại phiếu xuất kho hoặc hoá đơn của bên cung cấp cho thủ kho.
- Phòng kỹ thuật kiểm tra và lập biên bản kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu giao cho thủ kho.
- Nhà cân tiến hành cân qua cân điện tử để kiểm tra lại số lượng nguyên vật liệu so với số lượng trong phiếu xuất kho hoặc hoá đơn của nhà cung cấp, kết quả cân giao cho thủ kho.
- Thủ kho tiến hành nhập kho rồi chuyển phiếu xuất hoặc hoá đơn của nhà cung cấp cùng với biên bản kiểm tra chất lượng và phiếu cân cho kế toán.
- Căn cứ vào hồ sơ(Biên bản kiểm tra chất lượng, phiếu cân hàng, phiếu xuất hoặc hoá đơn của bên cung cấp), kế toán lập biên bản nhận hàng(Ghi rõ số lượng, chất lượng đã nhận từ nhà cung cấp và số lượng thực nhập tại kho, nếu có sự chênh lệch phải xác định nguyên nhân, đề xuất hướng xử lý. Trường hợp sai lệch lớn phải trình giám đốc phê duyệt).
- Kế toán lập phiếu nhập kho theo số lượng thực tế qua cân điện tử kèm hoá đơn hoặc phiếu xuất kho của người bán, biên bản kiểm tra chất lượng, phiếu cân.
• Trường hợp thu mua tại kho công ty:
- Nguyên vật liệu về công ty, kỹ thuật kiểm tra chất lượng, nếu đạt tiêu chuẩn theo qui định của công ty thì lập biên bản kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Biên bản chuyển cho bộ phận cân để tổ chức cân hàng, bộ phận này ký xác nhận đã nhận được thông báo cân hàng trên biên bản.
- Bộ phận cân hàng lập phiếu cân hàng giao cho thủ kho biên bản và phiếu cân hàng để tiến hành nhập hàng.
- Sau khi nhập hàng, thủ kho chuyển kết quả cân và biên bản về phòng thu mua để xác định giá mua.
- Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phòng thu mua tính giá mua và chuyển về phòng kế toán.
- Phòng kế toán lập phiếu nhập kho và làm thủ tục thanh toán cho khách hàng. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký và các hồ sơ kèm theo(Biên bản và phiếu cân).
Các loại nguyên vật liệu công ty mua về hầu hết được nhập kho theo đúng quy địnhvà thủ kho có trách nhiệm sắp xếp trong kho sao cho khoa học, hợp lí, đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng nhóm, từng loại vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi số hiện có, số nhập, xuất, tồn,….
Sau đây là sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại công ty:
2.2.3.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu
• Trường hợp xuất cho sản xuất:
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế, nguyên vật liệu được xuất kho theo công thức qui định cho từng loại sản phẩm với tỷ lệ phần trăm của các nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại thức ăn chăn nuôi có một công thức riêng tuỳ theo từng loại sản phẩm theo từng loại vật nuôi và do đó số lượng nguyên vật liệu xuất ra cũng khác nhau. Chẳng hạn:
Page 32 of 95 Hoá đơn
NVL về
Phòng thu
mua Lệnh nhập kho nghiệmKiểm
Cân vi tính Phiếu nhập
kho Nhập kho
Để sản xuất ra 3.000 sản phẩm thức ăn chăn nuôi loại 525C/ 25 cần xuất số bao bì là: 3.000/ 25 = 120 (bao) và 120 cái tem thương hiệu Nasaco cùng số nguyên vật liệu cần theo công thức sau:
- Bột cá hấp sấy: 29,88 (kg)
- Khô đậu tương: 301,79 (kg)
- Sắn: 298,80 (kg) - Khô cọ: 224,10 (kg) - Ngô đẹp: 1314,74 (kg) - Cám xoa: 543,82 (kg) - DCP: 16,14 (kg) - Bột đá: 38,84 (kg) - Dầu thực vật: 56,77 (kg) - Premix: 55,58 (kg) - Rỉ mât: 119,52 (kg)
• Trường hợp xuất theo hợp đồng:
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, kế toán viết lệnh xuất kho giao cho phòng hành chính(lệnh xuất kho lập 2 liên: Lưu 1 liên tại phòng kế toán, 1 liên gửi phòng hành chính) thực hiện.
- Căn cứ vào lệnh xuất kho, phòng hành chính lo phương tiện và bốc xếp hàng.
- Nguyên vật liệu qua cân điện tử để cân số lượng nguyên vật liệu xuất bán.
- Trước khi qua cổng, lái xe(hoặc người giao hàng) phải giao lại lệnh xuất và phiếu cân cho bảo vệ. Bảo vệ kiểm tra, xác nhận, ghi sổ theo dõi và chuyển hồ sơ về phòng kế toán.
- Sau khi giao hàng, người giao hàng chuyển phiếu nhận hàng của người mua về phòng kế toán. Căn cứ kết quả giao hàng, kế toán đối chiếu với số lượng hàng xuất đi. Nếu có chênh lệch số liệu, kế toán phải lập biên bản xác nhận lượng hàng chênh lệch. Chênh lệch trong phạm vi qui định, kế toán chủ động xử lý. Còn nếu chênh lệch vượt mức quy định, biên bản phải được giám đốc phê duyệt.
- Căn cứ hồ sơ(Lệnh xuất, phiếu cân, phiếu nhận hàng của người mua, biên bản xử lý chênh lệch), kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất phải có đủ chữ kí theo qui định trên phiếu và sổ bán hàng.
• Trường hợp xuất bán khác:
- Căn cứ vào nhu cầu mua nguyên vật liệu của khách hàng, phòng thu mua lập lệnh xuất kho trình lãnh đạo công ty(giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng) phê duyệt.
- Các bước qui định xuất hàng tương tự như trường hợp xuất theo hợp đồng.
- Việc bán hàng không thu tiền ngay phải được sự đồng ý của giám đốc công ty.
Sau đây là sơ đồ biểu diễn thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại công ty:
2.2.3.3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đòi hỏi kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các loại nguyên vật liệu trong công ty theo cả chỉ tiêu số lượng, chất lượng, giá trị. Việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu này. Kế toán chi tiêt nguyên vật liệu là công việc ghi chép, phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị.
Công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa sử dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu là “phương pháp thẻ song song”. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty đều phải lập chứng từ. Chứng từ chính là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên tài khoản kế toá, sổ kế toán, báo cáo kế toán.
Ở công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa, các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu đều được lập theo qui định của kế toán và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho(Mẫu 01 – VT). - Phiếu xuất kho(Mẫu 02 – VT).
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(Mẫu 02 – BH). - Sổ chi tiết tài khoản.
- Sổ phụ chi tiết tài khoản.
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
2.2.3.3.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhập kho.
Page 34 of 95 Lệnh xuất kho Kiểm nghiệm (nếu có) Nhu cầu của khách hàng, nhu
cầu sản xuất Phòng thu mua Cân vi tính Phiếu xuất kho Xuất kho
Nguyên vật liệu nhập kho ở công ty chủ yếu do mua ngoài. Công ty không có nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, nguyên vật liệu được biếu tặng,…
Theo thông báo số 01/TB – PKTNM ngày 15/08/2006 đối với quy trình nhập nguyên vật liệu và luân chuyển chứng từ quy định:
Để nhập nguyên vật liệu và luân chuyển chứng từ đầy đủ, kịp thời, chính xác, không ảnh hưởng đến công việc chung, khi phát sinh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu hoặc các nghiệp vụ khác liên quan đến thanh toán, thủ kho và các bộ phận liên quan khác phải tuân thủ những qui định sau:
• Đối với những nguyên vật liệu mua về nhận tại kho công ty, có số lượng lớn qua cân điện tử thì các chứng từ cần phải có như sau:
- Phiếu nhập
- Phiếu cân hàng.
- Phiếu kiểm nghiệm hàng.
Phiếu cân hàng và phiếu kiểm nghiệm hàng là căn cứ để kế toán lập phiếu nhập. Phiếu nhập nhằm xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của người có liên quan và ghi sổ kế toán.
Tất cả các chứng từ trên phải có đầy đủ chữ kí, ghi rõ họ tên của:
- KCS
- Nhân viên bàn cân
- Thủ kho
- Bên giao hàng
Chẳng hạn: Trích số liệu tháng 12 năm 2006 tại công ty cổ phần nông sản Thanh Hoa:
Ngày 23 và 29/12/2006, công ty nhập kho nguyên vật liệu(cám xoa và ngô).