4. Phương pháp tiếp cận
2.6. Liferay portal với môi trường làm việc cộng tác
2.6.6. Shared Calendar (Chia sẻ lịch biểu)
Portlet Calendar của Liferay là một giải pháp hoàn chỉnh đối với những công việc liên quan tới lịch công tác. Với Calendar người dùng có thể liệt kê danh sách các sự kiện, hoạt động khác nhau diễn ra trong ngày, tuần, tháng và thậm chí là cả năm. Người dùng nhận được thơng báo về các sự kiện, hoạt
động thông qua email hay qua tin nhắn (message) trước khoảng một thời gian nhất định theo ý muốn và có thể cài đặt để việc thơng báo lặp lại nhiều lần. Calendar cũng cung cấp tính năng import (nhập) và export (xuất) dưới dạng icalendar (.ics) khá phổ biến hiện nay.
Hình 2.11 Giao diện portlet Calendar trên trang Cổng thông tin. 2.6.7. Document Management (Quản lý tài liệu)
Document Management là một trong những nội dung quan trọng trong CMS (Hệ quản trị nội dung) mà Liferay cung cấp. Đây là trung tâm điều khiển và quản lý tài liệu của từng Organization và Community.
Thông qua portlet Document Library (Hình 2.12) và Document Library Display (Hình 2.13), Liferay cung cấp cho nhà quản trị cũng như người dùng khả năng quản lý, cấp phép và truy cập đến những tài liệu được đăng tải lên
Cổng thơng tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Hình 2.12 Giao diện Document Library.
Hình 2.13 Giao diện Document Library Display.
Sau khi người dùng đã đăng nhập vào trang Cổng thông tin điện tử, với mỗi tài liệu được đăng tải lên người dùng dễ dàng chỉnh sửa, cập nhật thông
tin về lịch sử các phiên bản của tài liệu này, thêm những nhận xét, đánh giá, góp ý về tài liệu (Hình 2.14).
Hình 2.14 Lịch sử các phiên bản, nhận xét, đánh giá về tài liệu.
Sự khác nhau cơ bản giữa hai portlet Document Library và Document Library Display đó là Document Library có chứa tiện ích Action giúp cho người dùng thao tác trực tiếp với tài liệu hoặc thư mục có chứa tài liệu được đăng tải lên. Ngược lại, Document Library Display thì khơng chứa tiện ích Action mà nhiệm vụ chính của portlet này chỉ là hiển thị chi tiết các thư mục chứa trong Document Library.
2.6.8. Workflow (Luồng cơng việc)
Một luồng cơng việc có thể được định nghĩa như một tiến trình xử lý các cơng việc cần phải làm mà thông tin được gửi đi thông qua các hoạt động của người tham gia tiến trình đó theo một tập hợp các quy tắc, thủ tục. Luồng công việc bao gồm một tập các bước (step) và mỗi bước lại chứa các nhiệm
vụ mà ở đó người tham gia tiến trình có thể được phân cơng thực hiện các công việc khác nhau như: xem lại (review), phê duyệt (approve), từ chối (reject), hay cập nhật (update).
Luồng công việc tự động là một yếu tố rất quan trọng bên trong một tổ chức bởi lẽ nó đảm bảo thơng lượng và độ chính xác rất cao khi phân phối cơng việc hoặc nhiệm vụ. Nó hồn thiện hơn q trình điểu khiển tiến trình cơng việc với sự can thiệp tới mức thấp nhất những công việc thủ công, hạn chế lỗi trong công việc, giảm thiểu thời gian chậm trễ, và đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện theo đúng các chính sách và thủ tục mà tổ chức của bạn đã đặt ra. Luồng công việc tự động phân luồng và nhiệm vụ và hoạt động của nhân viên, giảm bớt thời gian hồn thành cơng việc cũng như các khả năng sinh lỗi do tác động của con người tới mức ngắn nhất có thể.
Liferay Portal mặc định có tích hợp sẵn một luồng cơng việc được gọi là Kaleo. Luồng công việc Kaleo cho phép định nghĩa một số lượng từ đơn giản đến phức tạp các tiến trình/ luồng cơng việc cần phải làm, triển khai và quản lý thông qua một giao diện Cổng thông tin điện tử bằng cách định nghĩa tất cả mọi thứ bên trong một file XML duy nhất. Từ phiên bản Liferay 6.0 trở đi cũng cung cấp cơ chế tích hợp với cơng nghệ luồng cơng việc JBPM. Luồng cơng việc được ứng dụng trong gói Liferay Tomcat này bao gồm các thực thể Liferay sau (Hình 2.15):
- Wiki Page. - Web Content.
- Document Library Document. - Blogs Entry
- Comments.
Hình 2.15 Các thực thể Liferay trong cấu hình luồng cơng việc.
Có 4 portlet liên quan tới luồng công việc cho phép người dùng quản lý hệ thống luồng cơng việc Liferay, gồm (Hình 2.16):
- My Submissions (Sự đưa ra xem xét để quyết định). - My workflow tasks (Các nhiệm vụ luồng công việc). - Workflow Configuration (Cấu hình luồng cơng việc). - Workflow (Luồng cơng việc).
Luồng cơng việc mặc định trong máy được đóng gói với plug-in kaleo- web là Single Approver Workflow. Luồng cơng việc này u cầu có một sự đồng ý đối với các tin tức (asset) trước khi nó được xây dựng (published). Một trong những thuận lợi khi sử dụng công nghệ luồng công việc của Liferay là một vài vai trò được định nghĩa cụ thể trong luồng công việc sẽ được tự động sinh ra khi luồng cơng việc đó được triển khai. Single Approver Workflow chứa 3 vai trò (Role) với những cấp độ chịu tác động khác nhau bao gồm Community Content Reviewer, Organization Content Reviewer, và Portal Content Reviewer.
Hình 2.16 Các portlet liên quan đến luồng công việc
Như đã trình bày bên trên, mỗi luồng cơng việc được định nghĩa trong một file XML. Trong file XML đó, luồng cơng việc lại được chia thành 4 phần khóa (key part), đó là: asset, states, transitions, và tasks.
- Asset là tất cả các nội dung nhỏ đang được phê duyệt và được đồng ý trong luồng công việc đó.
- States là các giai đoạn của luồng công việc. VD: Created (Tạo), Rejected (Từ chối) hay Approved (Đồng ý).
- Transitions xảy ra giữa các state và nó cũng ngầm định những gì xảy ra đối với state sau đó.
- Tasks là các bước trong luồng công việc mà yều cầu các hoạt động của người dùng.
Thơng thường thì một state thường chứa một task và dữ liệu đầu vào của người dùng từ task đó sẽ quyết định transition nào sẽ được xảy ra. Transition sẽ chuyển luồng cơng việc cho task tiếp theo. Vịng lặp này tiếp diễn cho đến khi state “approved” đạt được.
2.6.9. Poll (Thăm dò ý kiến)
Poll là một ứng dụng rất hữu ích khi sử dụng để thăm dò ý kiến của người dùng. Poll cho phép người dùng hay administrator tạo câu hỏi, các câu
trả lời để chọn và hiển thị tỉ lệ lựa chọn câu trả lời lên cùng trang Cổng thông tin.
Hai portlet Polls và Polls Display là những portlet quan trọng nhất của Poll. Trong khi portlet Polls dùng để tạo câu hỏi, các câu trả lời để chọn và cấu hình hiển thị, cài đặt thì portlet Polls Display lại sử dụng để hiển thị kết quả lựa chọn của người dùng.
Hình 2.17 Hai portlet quan trọng nhất của ứng dụng Poll là Polls và Polls Display.
Việc đưa ra câu trả lời để lựa chọn cần phải có tối thiểu hai phương án. Tương tự như các ứng dụng khác của Liferay, ứng dụng Polls cũng cho yêu cầu phân quyền đối với người dùng để tạo, xóa, chỉnh sửa câu hỏi và câu trả lời hay cho phép người dùng nào được tham gia thăm dò ý kiến.
2.6.10. Message Board (Bảng tin)
Message Board là một ứng dụng sử dụng rất nhiều tính năng của bộ cộng tác do Liferay cung cấp và nó cịn được gọi với tên khác là diễn đàn thảo luận (discussion forum). Message Board cho phép người dùng gửi tin nhắn (post message) lên trang Cổng thơng tin để người dùng khác có thể đọc được thơng
qua Threads và Post. Những tin nhắn này lại được sắp xếp trong Categories giúp người dùng dễ dàng quản lý và thao tác với tin nhắn mà họ quan tâm (Hình 2.18).
Hình 2.18 Giao diện của ứng dụng Message Board trên trang Cổng thông tin.
Threat là một luồng và được bắt đầu khi người dùng xác thực với hệ thống, họ là thành viên của trang Cổng thông tin và tiến hành các hoạt động gửi tin nhắn (post) lên trang Cổng thông tin. Những người dùng khác sẽ nhận xét, đánh giá, đưa ra ý kiến (comment) khác nhau về tin nhắn đó. Q trình đó tiếp diễn khiến cho threat ngày càng lớn hơn so với ban đầu được khởi tạo (Hình 2.19).
Categories là một danh sách các lựa chọn, dùng để tạo categories mới và quản lý những categories đã tồn tại.
Message Board có đầy đủ các tính năng của một diễn đàn như : xây dựng diễn đàn, hiển thị các Threat, Categories, khả năng RSS, avatar, đính kèm tệp tin, xem trước nội dung, liệt kê danh sách các tin nhắn mới post gần nhất, thảo luận,…
Hình 2.19 Thread, Post New Thread và Reply comment.
RSS cho phép người dùng Internet có thể đặt mua thông tin từ các websites có cung cấp khả năng RSS (RSS feeds). Chúng thường là các site có nội dung thay đổi và được thêm vào thường xun. Để có thể dùng cơng nghệ này, các người quản trị site đó tạo ra hay quản lí một phần mềm chuyên dụng (như là một hệ thống quản lí nội dung - Content Management System - CMS) mà, với định dạng XML mà máy có thể đọc được, có thể biểu diễn các bài tin mới thành một danh sách, với một hoặc hai dòng cho mỗi bài tin và một liên kết đến bài tin đầy đủ đó.
Message Board làm việc dựa trên phân quyền và vai trị của người dùng. Thơng qua phân quyền và vai trò mà cung cấp chi tiết khả năng từ truy cập của user cho tới các thao tác cao hơn như : thêm, bớt, sửa, xóa đối của admisnistrator với các bài đã được post lên.
2.6.11. Wiki
Wiki là ứng dụng web cho phép người dùng tự do tạo và chỉnh sửa nội dung bằng trình duyệt web bất kỳ và khơng cần cơng cụ đặc biệt nào khác, khơng cần kiến thức về lập trình hay HTML. Nói một cách đơn giản hơn,
wiki là kho dữ liệu trực tuyến dùng chung cực kỳ đơn giản, kết hợp nỗ lực và tri thức của nhiều người để tạo ra nguồn thông tin tốt hơn của bất kỳ cá nhân nào.
Hình 2.20 Ứng dụng wiki trong Liferay.
Wiki đem đến mơi trường mở, cung cấp những gì tốt nhất của một diễn đàn trao đổi thông tin trực tuyến. Để wiki thành công, cần có sự cộng tác thật sự. Ngồi ra, wiki cịn là phương tiện để xây dựng cơ sở tri thức.
Wiki cho phép bất kỳ ai cũng có quyền chỉnh sửa nội dung - tạo nên môi trường tự kiểm sốt, vì mỗi thay đổi đều được ghi lại và người dùng có thể kiểm sốt lẫn nhau.
Wiki cho phép nhiều người tham gia cập nhật thơng tin thơng qua trình duyệt web, dùng ngơn ngữ định dạng đơn giản và thân thiện. Hầu hết wiki cho phép mọi người tham gia cập nhật mà không yêu cầu đăng ký tài khoản, nhưng cũng có một số wiki (hay một số trang wiki) yêu cầu đăng nhập để xác thực.
Wiki cũng giống như diễn đàn thảo luận (discussion forum) hay blogs đều làm việc dựa trên sự cộng tác giữa nhiều người dùng với nhau. Tuy nhiên
có một điểm khác nhau căn bản giữa diễn đàn thảo luận, blogs với wiki. Nếu diễn đàn thảo luận, blogs được điều khiển bởi một người dùng thì wiki lại được điều khiển bởi một số lượng lớn người dùng của trang Cổng thơng tin. Cũng chính bởi số lượng người tham gia điều khiển không giới hạn mà wiki rất dễ bị lạm dụng để kẻ xấu phá hoại. Vì vậy mà khi sử dụng wiki địi hỏi người dùng phải có ý thức tốt trong việc chỉnh sửa, cập nhật thơng tin.
2.6.12. Một vài tính năng khác
Chat: là portlet cho phép người dùng trò chuyện trực tuyến với những
người dùng khác đã đăng nhập vào trang Cổng thông tin. Tuy nhiên portlet chat không cho phép người dùng thông qua trang Cổng thông tin để điều khiển các tính năng nhằm đảm bảo tính bảo mật của trang Cổng thơng tin.
Hình 2.21 Cài đặt, hiển thị bạn bè đang online và nội dung trò chuyện trên chat portlet.
Khi người dùng đăng nhập vào trang Cổng thơng tin có thể nhìn thấy trong thanh tiêu đề chat nằm dưới cùng bên phải phía góc màn hình những người bạn của mình đang trực tuyến. Khi click chuột vào đó thì pop-up sẽ hiện đầy đủ danh sách những người bạn và thông tin chi tiết cũng như nội dung trò chuyện với họ.
Blogs: Là một portlet dùng để chỉ một tập san cá nhân trực tuyến, một
quyển nhật ký dựa trên nền web hay một bản tin trực tuyến nhằm thông báo những sự kiện xảy ra hàng ngày về một vấn đề gì đó. Bao gồm khả năng chỉnh sửa WYSIWYG, hỗ trợ RSS, luồng ý kiến người dùng và khách, thẻ và nhãn, danh sách các liên kết web, e-mail thông báo trả lời blog.
Mail: Là portlet dựa trên cơng nghệ AJAX webmail được cấu hình để
giao tiếp với nhiều máy chủ IMAP email phổ biến. Portlet này cho phép người dùng gửi và kiểm tra email trực tiếp thông qua Cổng thơng tin và cũng cho phép họ hình dung, quản lý được tất cả các email của một tài khoản do máy chủ email gửi đến.
Tóm lược nội dung Chương 2
Chương 2 giới thiệu khá đầy đủ và cụ thể về Liferay portal – Cổng thông tin điện tử mã nguồn mở. Nội dung cốt lõi nhất trong chương này là:
Giới thiệu về Liferay portal, Liferay mang đầy đủ đặc điểm của một Cổng thông tin điện tử như đã nêu trong chương 1. Nêu lên những thuận lợi khi sử dụng Liferay trên 3 mặt: Công nghệ, triển khai và sử dụng trên hệ thống, tiện ích cung cấp.
Tích hợp Liferay portal vào NetBeans IDE cũng là một nội dung rất đáng chú ý, việc tích hợp thành cơng tạo ra sự thoải mái với người dùng khi muốn mở rộng và phát triển tính năng cho trang Cổng thơng tin điện tử.
Đề cập tới cấu trúc tổ chức của một trang Cổng thông tin điện tử Liferay, cũng như thành phần tạo nên nó chính là các portlet, portlet là đơn vị nhỏ nhất trong bộ khung trang Cổng thông tin điện tử.
Cuối chương này đã giới thiệu bộ cộng tác trong Liferay, một công cụ rất quan trọng tạo nên sức mạnh của Liferay, ở phần này cần phải nắm vững các đối tượng trong cấu trúc tổ chức và các đối tượng khác có liên quan đến bộ cộng tác Liferay, nội dung này rất quan trọng đối với việc áp dụng Liferay portal trong Chương 3:“Xây dựng ứng dụng môi trường làm việc cộng tác
CHƯƠNG 3
XÂY DỰNG ỨNG DỤNG “MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỘNG TÁC CHO CÁC PHÒNG BAN, ĐƠN VỊ”
Trong phạm vi của đề tài khóa luận này, em xây dựng ứng dụng “Môi trường làm việc cộng tác giữa các Phịng ban , đơn vị” trong ngành Cơng an, dưới dạng những tiện ích nằm ngay trên trang Cổng thông tin của Cục hay cấp tương đương.
3.1. Nhu cầu làm việc cộng tác giữa các Phòng ban, đơn vị
Ngày nay, làm việc cộng tác không chỉ là nhu cầu tăng thêm sức lực hoặc trí lực để hoàn thành những mục tiêu chung, mà quan trọng hơn do mỗi cá nhân, mỗi cộng đồng đang ngày càng phụ thuộc vào nhau hơn bao giờ hết, vì vậy nhu cầu làm việc cộng tác đã trở nên bức thiết với mọi cá nhân và cộng đồng. Từ chối với làm việc cộng tác hoặc thiếu khả năng làm việc cộng tác đồng nghĩa với trì trệ và kém phát triển. Cuộc sống mới đòi hỏi phải nhận thức lại vai trò và khả năng làm việc cộng tác như là một giải pháp chủ yếu để chúng ta chung sống và phát triển.
Môi trường làm việc cộng tác là thiết yếu với tất cả các ngành nghề, lĩnh vực. Điều này càng phù hợp với ngành Cơng an, một mơi trường làm việc có nhiều Cục, Phịng ban, đơn vị địi hỏi có sự cộng tác chặt chẽ. Do đặc thù của công việc nên rất cần sự làm việc cộng tác giữa các Cục, Phòng ban, đơn vị với nhau nhằm phối hợp, trợ giúp nhau giải quyết công việc, đấu tranh chống tội phạm.
Một số lợi ích có được từ mơi trường làm việc cộng tác trong ngành Công an:
- Đơn giản hóa các thủ tục và tăng tính hiệu quả của q trình xử lý cơng việc.
- Minh bạch, đúng chức năng, đúng người đúng việc.
- Đảm bảo đưa ra các quyết định một cách chính xác, kịp thời. - Giảm thiểu lãng phí trong in ấn, báo cáo.
3.2. Cơng việc cộng tác thường gặp giữa các Phịng ban, đơn vị
Cộng tác làm việc giữa các Phịng ban, đơn vị là điều khơng thể thiếu trong ngành Công an, do vậy chúng ta dễ dàng bắt gặp rất nhiều cơng việc có liên quan đến yếu tố cộng tác. Có thể kể ra những cơng việc cơ bản nhất như