4. Phương pháp tiếp cận
3.2.Công việc cộng tác thường gặp giữa các Phòng ban, đơn vị
Cộng tác làm việc giữa các Phịng ban, đơn vị là điều khơng thể thiếu trong ngành Công an, do vậy chúng ta dễ dàng bắt gặp rất nhiều cơng việc có liên quan đến yếu tố cộng tác. Có thể kể ra những công việc cơ bản nhất như dưới đây:
- Soạn chung tài liệu, văn bản. - Phê duyệt đơn từ, đề xuất. - Chia sẻ lịch công tác, sự kiện. - Lấy ý kiến thăm dị.
- Bảng tin, thơng báo, hoạt động.
Ngay sau đây chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu cụ thể từng cơng việc và đưa ra giải pháp nhằm giải quyết bài toán chung nhất nằm trong những cơng việc đó. Giải pháp đưa ra là những tiện ích do Liferay cung cấp và do sinh viên viết khóa luận tự sửa chữa cho phù hợp hoặc xây dựng mới.
3.2.1. Soạn chung tài liệu, văn bảnNội dung bài toán đặt ra Nội dung bài toán đặt ra
Lãnh đạo Cục có yêu cầu viết một tài liệu (xây dựng đề án, các văn bản quy phạm pháp luật,…). Tuy nhiên, do tài liệu có nội dung phức tạp và quy mô lớn nên một cá nhân khơng thể viết được mà địi hỏi cần có sự tham gia tìm hiểu, bàn luận và soạn thảo của nhiều người.
u cầu
- Có sự phối hợp trong cơng việc giữa nhiều người với nhau.
- Một giao diện làm việc duy nhất nhưng đáp ứng được nhiều kiểu người sử dụng khác nhau (ví dụ: Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo Phịng, cán bộ chiến sĩ mỗi người có giao diện làm việc riêng).
- Tại cùng một thời điểm có thể thực hiện được đồng thời nhiều nhóm soạn chung tài liệu khác nhau nếu có yêu cầu.
- Hồn thành đúng thời gian quy định.
Hướng thực hiện
Hình 3.1 Sơ đồ thực hiện bài toán Soạn chung tài liệu.
- Lãnh đạo Cục ra quyết định thành lập nhóm soạn tài liệu nêu rõ đồng chí nào là nhóm trưởng, đồng chí nào là nhóm phó.
- Đồng chí nhóm trưởng chọn cán bộ, chiến sĩ trong các Phịng ban của Cục vào làm thành viên nhóm (phải là những người có chun mơn, năng lực, có khả năng đảm nhiệm tốt cơng việc được giao).
- Mỗi thành viên nhóm chịu trách nhiệm soạn thảo một phần nội dung của tài liệu do nhóm phó quản lý giao. Trong q trình soạn thảo họ có trách nhiệm báo cáo lại với nhóm phó quản lý xem nội dung đã đạt hay chưa đạt. Đồng thời họ có thể trao đổi với nhau về nội dung cơng việc.
- Nhóm phó định kỳ tổng hợp nội dung soạn thảo đã đạt của mỗi thành viên mình quản lý để báo cáo nhóm trưởng.
- Nhóm trưởng tập hợp nội dung có được từ các nhóm phó thành tài liệu hoàn chỉnh, báo cáo Lãnh đạo Cục.
Lựa chọn giải pháp
Dựa vào nội dung, yêu cầu và hướng thực hiện bài tốn đặt ra em lựa chọn tính năng Wiki và User Role trong bộ cộng tác của Liferay portal để giải quyết bài toán. Cụ thể như sau:
- Thông qua User Role để tạo và cấp quyền các nhóm, loại người dùng (như: Cấp quyền cho người dùng khác; tạo, chỉnh sửa, cập nhật nội dung; hay chỉ được phép xem nội dung;…).
- Sử dụng chức năng Wiki cung cấp là WYSIWYG và HTML để tạo nội dung, xem xét tập hợp nội dung đạt yêu cầu cũng như thiết kế giao diện của văn bản, tài liệu.
- Sử dụng chức năng Thêm trang (Add page), Cấp quyền (Permission) để tạo nơi làm việc cho các nhóm làm việc khác nhau.
- Sử dụng chức năng Bình luận (Comment), Bình chọn trung bình (Average), Số lượt người xem (View) để nhận được đánh giá khách quan từ người khác giúp hoàn chỉnh nội dung văn bản, tài liệu đang viết.
Xây dựng giao diện cho tính năng Soạn chung tài liệu, văn bản trên Cổng thơng tin điện tử của Cục (Hình 3.2).
Hình 3.2 Giao diện tính năng Soạn chung tài liệu, văn bản. 3.2.2. Phê duyệt đơn từ, đề xuất
Nội dung bài toán đặt ra
Nhằm rút ngắn thời gian, giải quyết kịp thời một số lượng lớn đơn từ, đề xuất và các loại văn bản giấy tờ khác (như: đơn xin đi công tác, đi học thêm, hay xin luân chuyển công tác sang một đơn vị khác,…). Lãnh đạo Cục yêu cầu xây dựng tính năng Phê duyệt đơn từ, đề xuất trên trang Cổng thông tin
của Cục cho phép cán bộ, chiến sĩ, cơng nhân viên có thể gửi đơn từ, đề xuất lên các cấp Lãnh đạo để các cấp Lãnh đạo có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
Yêu cầu
- Các đơn từ, đề xuất khi đưa lên phải được quản lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiến trình cơng việc phê duyệt phải khách quan khơng có sự can thiệp từ bên ngoài.
- Đúng người, đúng nhiệm vụ. Cấp trên có thể ủy quyền cho cấp dưới xem xét, giải quyết.
- Phê duyệt phải theo đúng trình tự vai trò, thẩm quyền (từ thấp đến cao). Tuy nhiên, khi cần thiết có thể giải quyết được phê duyệt vượt cấp.
- Có khả năng xem xét, giải quyết được nhiều đơn từ, đề xuất trong cùng một thời điểm.
Hướng thực hiện
Có thể mơ hình hóa bài tốn trên theo như sơ đồ của hình 3.3
- Người xin (Chiến sĩ) viết đơn, đề xuất gửi lên xin ý kiến của cấp trên (Đội trưởng, Lãnh đạo Phòng, Lãnh đạo Cục).
- Nếu cấp trên đồng ý thì đơn, đề xuất tự động chuyển lên cấp cao hơn và thông báo lại cho người xin.
- Ngược lại, nếu cấp trên khơng đồng ý thì đơn, đề xuất sẽ tự động chuyển về cho người xin yêu cầu chỉnh sửa (sửa xong có thể xin lại) hay nêu rõ lý do không đồng ý.
- Trong trường hợp Lãnh đạo cấp trên có việc bận khơng thể xem xét giải quyết thì có thể ủy quyền cho Lãnh đạo cấp dưới mình.
Hình 3.3 Mơ hình xét phê duyệt duyệt đơn từ, đề xuất. Lựa chọn giải pháp
Dựa vào nội dung, yêu cầu và hướng thực hiện bài toán đặt ra em lựa chọn tính năng Document Management, Workflow và User Role trong bộ cộng tác của Liferay portal để giải quyết bài toán. Cụ thể như sau:
- Thông qua Document Management tạo và đưa đơn từ, đề xuất vào tiến trình xử lý luồng cơng việc (worklflow). Cấp quyền xem đơn từ, đề xuất. Cũng như phân loại đơn từ, đề xuất cần phê duyệt.
- Sử dụng Workflow để định nghĩa các tiến trình duyệt đơn từ, đề xuất. Workflow được coi là nội dung cốt lõi để xây dựng nên tính năng Phê duyệt đơn từ, đề xuất trên trang Cổng thông tin của Cục.
- Cũng như ở các tính năng khác trong môi trường làm việc cộng tác, User Role góp phần khơng nhỏ giúp tạo và cấp quyền cho các nhóm người dùng khác nhau.
- Ngồi ra, trong q trình xây dựng tính năng Phê duyệt đơn từ, đề xuất em đã sử dụng việc lồng các portlet vào nhau nhằm quản lý nội dung được dễ dàng và đơn giản hóa giao diện người dùng. Hạn chế những tiện ích khơng phù hợp với cơng việc phê duyệt.
Xây dựng giao diện cho tính năng Phê duyệt đơn từ, đề xuất trên Cổng thông tin điện tử của Cục.
3.2.3. Chia sẻ lịch công tác, sự kiệnNội dung bài toán đặt ra Nội dung bài toán đặt ra
Xây dựng bộ lịch công tác trên trang Cổng thông tin của Cục thông báo lịch làm việc hay sự kiện mỗi ngày (có thể là lịch cơng tác tuần, lịch cơng tác tháng hay lịch cơng tác năm) tới tồn thể các cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên giúp họ nhanh chóng, kịp thời nắm bắt được thơng tin làm việc, thời gian diễn ra các sự kiện.
Yêu cầu
- Có khả năng thơng báo tới tồn thể hoặc một bộ phận cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên.
- Liên tục cập nhật những sự kiện, lịch làm việc mới nhất.
- Nêu rõ thời gian (bắt đầu, kết thúc), địa điểm, nội dung, thành phần tham gia,… của các sự kiện sắp diễn ra.
- Lưu lại lịch sử diễn ra các sự kiện nhằm phục vụ cho cơng tác thống kê, tìm kiếm.
Hướng thực hiện
- Tạo lịch công tác, sự kiện cho từng ngày.
- Lựa chọn đối tượng, nhóm đối tượng cần thơng báo. - Đưa lịch công tác, sự kiện mới lên trang Cổng thông tin.
Lựa chọn giải pháp
Với nội dung, yêu cầu và hướng thực hiện bài toán đặt ra em lựa chọn tính năng Shared Calendar và User Role trong bộ cộng tác của Liferay portal để giải quyết bài toán. Cụ thể, sử dụng các chức năng sau:
- User Role để tạo kiểu, nhóm người dùng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thêm sự kiện (Add event) để tạo lịch làm việc, sự kiện (Hội nghị, Lễ kỉ niệm,…).
- Cấp quyền (Permission) để phân loại, gửi thơng báo cho các nhóm người sử dụng có liên quan.
- Thống kê (ngày, tháng, năm) để quản lý toàn bộ lịch làm việc, sự kiện đã, đang và sẽ diễn ra.
- Nhập/Xuất (Import/Export) để nhập vào hay in ra lịch làm việc, sự kiện diễn ra có đi .ico.
- Sử dụng Lời bình (Comment) để tạo các ghi chú, các thông báo phụ khác có liên quan.
3.2.4. Lấy ý kiến thăm dị Bài tốn đặt ra
Cục hay Phòng ban, đơn vị muốn thăm dị thái độ (đồng tình hay khơng đồng tình) của cán bộ, chiến sĩ, cơng nhân viên về một chính sách, cơng việc mà Cục, Phịng ban, đơn vị đã hoặc sắp thực hiện nhằm đánh giá khách quan hiệu quả, tính khả thi của chính sách, cơng việc.
Hoặc sử dụng tính năng này để thăm dị sự tín nhiệm của các đồng chí Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo Phịng ban, đơn vị. Thậm chí có thể xây dựng một cuộc bầu cử trực tuyến trên trang Cổng thông tin của Cục.
Yêu cầu
- Việc thăm dị là khách quan, nhanh chóng và chính xác.
- Chỉ những người có trách nhiệm mới có quyền được chỉnh sửa, thêm nội dung thăm dị lên trên trang Cổng thơng tin.
- Chỉ những cán bộ, chiên sĩ, nhân viên trong Cục, Phòng ban, đơn vị mới được phép tham gia thăm dò ý kiến.
- Có thể tiến hành nhiều cuộc thăm dị khác nhau cùng lúc. - Có khả năng giới hạn thời gian thăm dị theo ý muốn.
- Mỗi một tài khoản chỉ được thăm dò một lần duy nhất với một câu hỏi đưa ra.
Hướng thực hiện
- Xây dựng nội dung muốn thăm dò.
- Phân loại nhóm đối tượng muốn thăm dị.
- Đưa nội dung thăm dị lên trang Cổng thơng tin.
Lựa chọn giải pháp
Với nội dung, yêu cầu và hướng thực hiện bài toán đặt ra như trên em lựa chọn tính năng Poll và User Role trong bộ cộng tác của Liferay portal để giải quyết bài toán bằng cách sử dụng các chức năng sau đây:
- User Role để tạo kiểu, nhóm người dùng muốn thăm dị. - Poll để tạo nội dung câu hỏi và câu trả lời lựa chọn.
- Cấp quyền (Permission) phân loại, lựa chọn đối tượng muốn thăm dò. - Poll Display để hiện thể nội dung, kết quả thăm dò và các lựa chọn trả lời cho câu hỏi thăm dò.
Dưới đây là giao diện chính của Lấy ý kiến thăm dị trên trang Cổng thơng tin.
3.2.5. Bảng tin, thông báo, hoạt độngNội dung bài toán đặt ra Nội dung bài toán đặt ra
- Trên trang Cổng thông tin của Cục xây dựng một bảng tin thông báo các tin tức, hoạt động, các văn bản, nghị quyết, chỉ thị mới được ban hành tới tồn thể cán bộ, chiến sĩ, cơng nhân viên trong Cục.
- Đồng thời trên bảng tin của Cục xây dựng thêm các bảng tin con tương ứng với mỗi Phòng để đưa tin tức, thông báo, phân công lịch trực-gác, nội quy quy định riêng của Phòng tới cán bộ, chiến sĩ, cơng nhân viên của Phịng mình.
Yêu cầu
- Kiểm soát được khả năng truy cập tương ứng với từng vai trò người dùng khác nhau đảm bảo những thơng tin bí mật nội bộ.
- Nội dung ln được cập nhật chính xác, kịp thời.
Hướng thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xây dựng nội dung (tin tức, hoạt động, văn bản, quy định mới,…).
- Phân quyền truy cập đối với nội dung vừa xây dựng đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ ngành.
- Đăng nội dung đã được phân quyền lên bảng tin.
Lựa chọn giải pháp
Dựa vào nội dung, yêu cầu và hướng thực hiện bài toán đặt ra em lựa chọn tính năng Message Board và User Role trong bộ cộng tác của Liferay portal để giải quyết bài toán. Cụ thể sử dụng những chức năng như sau:
- User Role để tạo kiểu, nhóm người dùng truy cập.
- Thêm phân loại (Add Category) và Đăng nội dung mới (Post New Thread) để phân loại, xây dựng nội dung mới.
- Cấp quyền (Permission) để xác định vai trị của nhóm người dùng như: chỉ xem, được phép tạo nội dung mới, được phép sửa, được phép xóa, …
Giao diện của Bảng tin trên trang Cổng thơng tin như hình bên dưới.
Hình 3.7 Giao diện tính năng Bảng tin, thông báo, hoạt động.
3.3. Giao diện môi trường làm việc cộng tác trong các Phịng ban, đơn vị
Có thể nói những tính năng vừa xây dựng bên trên là những thành phần rất quan trọng để hình thành lên mơi trường làm việc cộng tác giữa các Phịng ban, đơn vị trong ngành Cơng an. Mơi trường làm việc cộng tác giữa các Phòng ban, đơn vị lúc này là tổng hợp của các tính năng Soạn chung tài liệu, văn bản; Phê duyệt đơn từ, đề xuất; Chia sẻ lịch công tác, sự kiện; Lấy ý kiến thăm dị; Bảng tin, thơng báo, hoạt động. Môi trường làm việc cộng tác mà đề tài khóa luận này xây dựng nên có dạng một Cổng thơng tin điện tử (Hình 3.8). Mỗi tính năng đều là một portlet hoặc là tổ hợp của nhiều portlet lồng vào nhau có chứa các nút phóng to (+) hay thu nhỏ (-). Điều này giúp người dùng nắm bắt được đầy đủ vấn đề từ tổng quan đến cụ thể.
Hình 3.8 Giao diện môi trường làm việc cộng tác.
Không chỉ dừng lại ở những tính năng nêu trên, mơi trường làm việc cộng tác còn cung cấp khả năng tổng hợp lại nội dung từ các website khác nhau giúp cho người dùng dễ dàng tìm kiếm, nắm bắt được thơng tin nội bộ nơi mình đang cơng tác cũng như những tin tức xã hội (Hình 3.9).
Hình 3.9 Khả năng tổng hợp lại nội dung từ các website khác của mơi trường làm việc cộng tác.
Tóm lược nội dung Chương 3
Chương 3 đã nêu lên sự cần thiết và lợi ích mang lại của làm việc cộng tác trong ngành Cơng an. Nêu ra các bài tốn cộng tác thường gặp trong ngành, đồng thời đưa ra yêu cầu, hướng thực hiện và lựa chọn giải pháp xử lý bài tốn đó bằng Liferay portal. Đây cũng là chương ứng dụng và thể hiện rõ nhất những tính năng nổi bật của bộ cộng tác trong Liferay và tính “mở” của bộ mã nguồn này giúp người dùng điều chỉnh code cho phù hợp với u cầu thực tế mình cần.
KẾT LUẬN • Đánh giá kết quả nghiên cứu
Sau một thời gian nghiên cứu và thực hiện, đề tài khóa luận giải quyết được những vấn đề cơ bản sau đây:
- Làm rõ được Cổng thơng tin điện tử là gì (portal) và những đặc điểm cơ bản đặc trưng cho Cổng thơng tin điện tử. Tình hình triển khai, áp dụng Cổng thông tin điện tử trên thế giới và ở Việt Nam.
- Làm rõ được Liferay portal – Cổng thơng tin điện tử mã nguồn mở điển hình nhất hiện nay cùng với những tính năng hữu dụng mà nó cung cấp. Đồng thời cũng làm nổi bật lên được bộ cộng tác của Liferay, được coi như chìa khóa để xây dựng ứng dụng mơi trường làm việc cộng tác giữa các Phòng ban, đơn vị.
- Xây dựng thành công ứng dụng “Môi trường làm việc cộng tác giữa các Phòng ban, đơn vị” trong ngành Công an bằng việc sử dụng Liferay portal. Ứng dụng có giao diện tương đối thân thiện, giải quyết tốt những bài tốn đặt