4. Phương pháp tiếp cận
2.6.8.Workflow (Luồng công việc)
2.6. Liferay portal với môi trường làm việc cộng tác
2.6.8.Workflow (Luồng công việc)
Một luồng cơng việc có thể được định nghĩa như một tiến trình xử lý các cơng việc cần phải làm mà thông tin được gửi đi thông qua các hoạt động của người tham gia tiến trình đó theo một tập hợp các quy tắc, thủ tục. Luồng công việc bao gồm một tập các bước (step) và mỗi bước lại chứa các nhiệm
vụ mà ở đó người tham gia tiến trình có thể được phân cơng thực hiện các công việc khác nhau như: xem lại (review), phê duyệt (approve), từ chối (reject), hay cập nhật (update).
Luồng công việc tự động là một yếu tố rất quan trọng bên trong một tổ chức bởi lẽ nó đảm bảo thơng lượng và độ chính xác rất cao khi phân phối cơng việc hoặc nhiệm vụ. Nó hồn thiện hơn q trình điểu khiển tiến trình cơng việc với sự can thiệp tới mức thấp nhất những công việc thủ công, hạn chế lỗi trong công việc, giảm thiểu thời gian chậm trễ, và đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện theo đúng các chính sách và thủ tục mà tổ chức của bạn đã đặt ra. Luồng công việc tự động phân luồng và nhiệm vụ và hoạt động của nhân viên, giảm bớt thời gian hồn thành cơng việc cũng như các khả năng sinh lỗi do tác động của con người tới mức ngắn nhất có thể.
Liferay Portal mặc định có tích hợp sẵn một luồng cơng việc được gọi là Kaleo. Luồng công việc Kaleo cho phép định nghĩa một số lượng từ đơn giản đến phức tạp các tiến trình/ luồng cơng việc cần phải làm, triển khai và quản lý thông qua một giao diện Cổng thông tin điện tử bằng cách định nghĩa tất cả mọi thứ bên trong một file XML duy nhất. Từ phiên bản Liferay 6.0 trở đi cũng cung cấp cơ chế tích hợp với cơng nghệ luồng công việc JBPM. Luồng công việc được ứng dụng trong gói Liferay Tomcat này bao gồm các thực thể Liferay sau (Hình 2.15):
- Wiki Page. - Web Content.
- Document Library Document. - Blogs Entry
- Comments.
Hình 2.15 Các thực thể Liferay trong cấu hình luồng cơng việc.
Có 4 portlet liên quan tới luồng công việc cho phép người dùng quản lý hệ thống luồng cơng việc Liferay, gồm (Hình 2.16):
- My Submissions (Sự đưa ra xem xét để quyết định). - My workflow tasks (Các nhiệm vụ luồng công việc). - Workflow Configuration (Cấu hình luồng cơng việc). - Workflow (Luồng cơng việc).
Luồng cơng việc mặc định trong máy được đóng gói với plug-in kaleo- web là Single Approver Workflow. Luồng cơng việc này u cầu có một sự đồng ý đối với các tin tức (asset) trước khi nó được xây dựng (published). Một trong những thuận lợi khi sử dụng công nghệ luồng công việc của Liferay là một vài vai trò được định nghĩa cụ thể trong luồng công việc sẽ được tự động sinh ra khi luồng cơng việc đó được triển khai. Single Approver Workflow chứa 3 vai trò (Role) với những cấp độ chịu tác động khác nhau bao gồm Community Content Reviewer, Organization Content Reviewer, và Portal Content Reviewer.
Hình 2.16 Các portlet liên quan đến luồng công việc
Như đã trình bày bên trên, mỗi luồng cơng việc được định nghĩa trong một file XML. Trong file XML đó, luồng cơng việc lại được chia thành 4 phần khóa (key part), đó là: asset, states, transitions, và tasks.
- Asset là tất cả các nội dung nhỏ đang được phê duyệt và được đồng ý trong luồng công việc đó.
- States là các giai đoạn của luồng công việc. VD: Created (Tạo), Rejected (Từ chối) hay Approved (Đồng ý).
- Transitions xảy ra giữa các state và nó cũng ngầm định những gì xảy ra đối với state sau đó.
- Tasks là các bước trong luồng công việc mà yều cầu các hoạt động của người dùng.
Thơng thường thì một state thường chứa một task và dữ liệu đầu vào của người dùng từ task đó sẽ quyết định transition nào sẽ được xảy ra. Transition sẽ chuyển luồng cơng việc cho task tiếp theo. Vịng lặp này tiếp diễn cho đến khi state “approved” đạt được.