2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng NVL
+ Nhập khẩu Nguyên vật liệu:
Nợ TK 152 Giá nhập khẩu + Thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112, 331 Số tiền thanh toán cho người bán Có TK 3333 Thuế nhập khẩu
Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 133
Có TK 33312
Nộp thuế vào kho bạc nhà nước: Nợ TK 3333
Nợ TK 33312
Có TK 111, 112
Chịu thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế: Nợ TK 152, 153
Có TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu + Nhập kho NVL để chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 152
Có TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
+ Nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vố góp liên doanh bằng vật tư, hàng hóa :
Nợ TK 152, 153
Có TK 411 ( Nếu nhận góp vốn)
Có TK 222 ( Nếu nhận lại vốn đã góp) + Nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê:
Trường hợp NVL của đơn vị khác:
Khi phát hiện thừa thì ghi đơn: Nợ TK 002 Khi trả lại thì ghi: Có TK 002
Trường hợp NVL của đơn vị mà chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 152 Có TK 3381 Xử lý: Nợ TK 3381 Có TK 411, 711 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm NVL:
+ Xuất dùng cho sản xuất: Nợ TK 621, 622, 627, 641, 642
Nợ TK 241 Dùng cho XDCB, sữa chữa TSCĐ Nợ TK 154 Xuất vật tư gia công chế biến
Có TK 152 Giá trị NVL xuất kho + Xuất kho vật liệu nhượng bán:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK
+ Xuất kho NVL góp vốn liên doanh:
Nếu giá do hội đồng liên doanh đánh giá lớn hơn giá thực tế xuất kho: Nợ TK 128, 222 Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
Có TK 152 Giá xuất kho Có TK 412 Mức chênh lệch
Nếu giá do hội đồng liên doanh đánh giá thấp hơn giá thực tế xuất kho: Nợ TK 128, 222 Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
Nợ TK 412 Mức chênh lệch Có TK 152 Giá xuất kho
+ NVL mua về nhập kho nhưng không đảm bảo chất lượng mang đi trả lại: Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152 Có TK 133
+ Khi kiểm kê phát hiện thiếu chư rõ nguyên nhân, chờ xử lý: Nợ TK 1388, 334, 111
Nợ TK 632
Có TK 152
2.2.3. Kiểm kê nguyên vật liệu cuối kỳ:
Cuối quý, cuối năm, công ty bột mỳ vinafood1 sẽ tiến hành kiểm kê NVL tại kho. Kiểm kê là phương pháp kiểm tra, kê khai tại chỗ các loại tài sản hiện có nhắm xác định chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán.
Theo thời gian tiến hành thì kiểm kê được chia làm 2 loại:
- Kiểm kê định kỳ: là kiểm kê theo thời hạn quy định. Tùy theo từng loại tài sản mà định kỳ kiểm kê khác nhau như tiền mặt kiểm kê hàng ngày; vật tư thành phẩm tiến hành kiểm kê hàng tháng, quý; tài sản cố định thường kiểm kê hàng năm.
- Kiểm kê bất thường: là kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê bất thường tiến hành trong trường hợp thay đổi người quản lý tài sản, khi có sự cố phát sinh như hao tổn hoặc ó cơ quan chủ quản, tài chính thanh tra, kiểm tra.
Theo đối tượng tiến hành thì kiểm kê được chia làm 2 loại:
- Kiểm kê toàn bộ: là kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị. loại kiểm kê này mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lạp bảng cân đối kế toán cuối năm.
- Kiểm kê từng phần: là kiểm kê từng loại tài sản nhất định hoặc kiểm kê ở từng kho, từng bộ phận trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Phương pháp kiểm kê:
- Đối với tài sản được đo băng thước đo hiện vật, phương pháp kiểm kê là cân, đo, đong, đếm cụ thể tại chỗ các loại hiện vật kiểm kê; đánh giá
chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản vật tư bị hư hỏng, kém phẩm chất. Kết quả kiểm kê phải ghi vào các biểu mẫu và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch thì phải lập biên bản để làm căn cứ cho việc ghi sổ số điều chỉnh.
- Đối với tiền mặt và các chứng khoán có giá trị như tiền, phải tiến hành phân loại theo từng loại tiền và đếm số tờ của từng loại để ghi vào biểu mẫu kiểm kê và tính tổng số tiền mặt hiện còn ở quỹ. Các chứng khoán có giá trị cũng phải kiểm kê riêng từng loại về số lượng và giá trị để đối chiếu với số liệu tương ứng trong sổ kế toán.
Khi tiến hành kiểm kê vật tư, kế toán tiến hành như sau:
* Ghi nhận kết quả kiểm kê:
- Phản ánh giá trị tài sản thiếu tại kho:
Nợ TK 632 Phần hao hụt trong định mức
Nợ TK 138(1) Giá trị thiếu ngoài định mức chờ xử lý Có TK 152 Giá trị vật liệu thiếu
- Phản ánh giá trị tài sản thừa tại kho: Nợ TK 152 Giá trị vật liệu thừa
Có TK 632 Phần thừa trong định mức
Có Tk 338(1) Phần thừa noài định mức chờ xử lý
* Ghi nhận kết quả xử lý:
- Xử lý số thiếu:
Nợ TK 138(8) Bắt cá nhân bồi thường Nợ TK 334 Bồi thường trừ vào lương Nợ TK 811 Tính vào chi phí khác
Nợ TK 415 Tính vào quỹ dự phòng tài chính Có TK 138(1) Xử lý số thiếu ngoài định mức
- Xử lý số thừa:
Nợ TK 338(1) Xử lý số thừa ngoài định mức Có TK 338(8) Nếu phải trả lại người bán
Có TK 411 Nếu tăng nguồn vốn kinh doanh Có TK 441 Nếu tăng nguồn vốn xây dựng cơ bản Có TK 711 Nếu ghi tăng thu nhập khác
Có TK 421 Nếu ghi tăng lợi nhuận
Qua kiểm kê thực tế NVL tại Công ty bột mỳ vinafood1 không có chênh lệch giữa sổ sách kế toán và thực tế kiểm kê. Tất cả các loại NVL đều đảm bảo quy cách, phẩm chất, chất lượng tốt, đảm bảo yêu cầu sử dụng. kết quả kiểm kê được trình bày qua phiếu kiểm kê.
Hiện tại công ty đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp để hạch toán nguyên vật liệu gồm:
- Chứng từ ghi sổ; - Sổ cái TK 152, 151.
Công ty không theo dõi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ về nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm kế toán, Máy tính sẽ tự động chuyển các số liệu đã được cập nhật vào các sổ liên quan. Các số liệu về nhập xuất nguên vật liệu được kết xuất sang các sổ kế toán tổng hợp như sau:
Bảng biểu 2.12.
Công ty bột mỳ VINAFOOD 1
Chứng từ ghi sổ Số 01
Từ ngày1/1/2012 đến ngày31/1/2012
TK ĐƯ Trích yếu Số tiền
TK
Nợ TK Có Nợ Có
A B C 1 2
152 331 Mua lúa mỳ TQ1 nhập kho 7.791.203.496,2 7.791.203.496,2
152 331 Nhập kho dầu Diezen D04 1.540.000 1540.000
152 331 Nhập kho ổ cắm điện 194.000 194.000 152 331 Nhập kho Attômát 1.890.000 1.890.000 … …. ….. ….. …… Cộng 13.413.248.782,7 Bảng biểu 2.13. Công ty bột mỳ VINAFOOD 1
Chứng từ ghi sổ Số 02
Từ ngày1/1/2012 đến ngày31/1/2012
TK ĐƯ Trích yếu Số tiền
TK Nợ TK Có Nợ Có
A B C 1 2
621 152 Xuất lúa mỳ cho sản xuất 208.308.846 208.308.846
62721 152 Xuất 4 cái lắp băng tải 511.792 511.792
62721 152 Xuất dầu Diezen 1.941.660 1.941.660
621 152 Xuất lúa mỳ úc 1 580.398.600 580.398.600
… …. ….. ….. ……
Bảng biểu 2.14.
Công ty bột mỳ VINAFOOD1
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/1/2012 đến ngày 31/1/2012 TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Chứng từ Diễn giải Số hiệu Tài
khoản đối ứng
Số phát sinh Ngày Số chứng
từ Nợ Có
Tồn đầu tháng 16.014.609.857
02/1 NL 47 Cước vận tải 143402 kg lúa Canada HĐ 10176 3311 5.290.182
…. ……. ……. ……. …… …..
04/1 NL 49 Tạm tính cước bốc xếp hàng tại cảng Phỳ Mỹ lúa Achentina HĐ S1557701 3311 61.000.000
…. ……. ……. ……. …… …..
04/1 VT 10 Nhập kho 2 ổ cắm đụi 3311 194.000
05/1 VT 11 Nhập kho 1 cái Áttômat 3311 1.890.000
14/1 NL 51 Nhập kho lúa mỳ TQ1 (Touton) HĐ GSC 082 3311 7.791.203.496,2
16/1 NL 52 Cước bốc xếp luá TQ1 của HĐ GSC 082 (Cảng Nghệ Tĩnh) 3311 25.560.000
17/1 NL 54 Phí thanh toán L/C lúa TQ 1 của HĐ GSC 082 3311 8.165.100
17/1 NL 55 Phớ bảo lãnh nhận lúa TQ1 của HĐ GSC 082 3311 799.400
…… ….. ….. ……. …….. …….
18/1 NL 62 Xuất cho sản xuất (Trần Văn Ngoạn) 621 208.308.846
19/1 VT 20 Nhập kho 200 lít dầu Diezen D04 3311 1.540.000
20/1 VT 21 Xuất 4 cái lắp băng tải 62721 511.794
24/1 VT 22 Xuất kho 240 lít dầu Diezen D04 chạy xe nâng hàng 62721 1.941.660
……. …… ……. …… …….. …… Tổng cộng 25.161.313.877 22.265.547.336 Dư nợ cuối kỳ: 18.910.376.398 Ngày tháng năm 2012 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY BỘT MỲ VINAFOOD1
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty
3.1.1. Ưu điểm
Sau gần 10 năm hình thành và phát triển, với sự đầu tư đúng hướng và hỗ trợ cơ sở vật chất kỹ thuật của Tổng Công ty lương thực miền Bắc nên Công ty đó vượt qua bao khó khăn, có đủ điều kiện để phát triển trở thành một Công ty Nhà nước có uy tín trên thị trường. Công ty luôn tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả quản lý đối với hoạt động SXKD. Một trong những công cụ hữu hiệu là tổ chức công tác kế toán và trong đó công tác kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng, bởi việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm là biện pháp chủ yếu để giảm chi phí, làm tăng lợi nhuận. Mà điều này phụ thuộc một phần lớn vào công tác hạch toán nguyên vật liệu. Đây là một công việc chiếm khối lượng lớn trong công tác kế toán và đặc biệt nó liên quan đến các quá trình hạch toán khác. Vì vậy, hiểu và vận dụng đúng, sáng tạo phương pháp hạch toán nguyên vật liệu là những vấn đề quan trọng hàng đầu của mỗi doanh nghiệp.
Cũng như các doanh nghiệp khác do nhiều nguyên nhân khác nhau mà công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty bột mỳ VINAFOOD1 còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên, xét một cách toàn diện, công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty bột mỳ VINAFOOD1 đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng của quản lý.
Một trong những ưu điểm lớn về cụng tác kế toán của công ty đó là trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán tương đối đồng đều. Đội ngũ cán bộ kế toán được công ty quan tâm đúng mực, thường xuyên được tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức kỹ năng mới. Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với qui mô, yêu cầu quản lý,
chung và cụng tác kế toán nguyên vật liệu tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành.
* Về việc áp dụng kế toán máy:
Với một khối lượng lớn công việc của công tác kế toán nếu không có sự hỗ trợ của kế toán máy thì sẽ rất vất vả cho các nhân viên kế toán. Sự nhanh nhạy, gọn nhẹ và chính xác của quá trình xử lý chứng từ, vào sổ kế toán và lập các báo cáo tài chính là những ưu việt của phần mềm kế toán. Đặc biệt, đối với công tác kế toán nguyên vật liệu thì hiệu quả của kế toán máy lại càng được thấy rõ. Với đặc điểm chính của nguyên vật liệu là lượng nhập, xuất diễn ra thường xuyên, vì vậy tổng hợp số liệu để vào các sổ sách là một khối lượng công việc rất lớn. Nhưng nhờ áp dụng kế toán máy, nên kế toán nguyên vật liệu đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Mặt khác, các phiếu nhập, xuất lưu giữ trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê của thủ kho. Kế toán có thể xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng cho phép in ra các báo cáo, các sổ sách tại bất cứ thời điểm nào cần thiết. Vì vậy, có thể phục vụ cung cấp tốt các thông tin cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra các quyết định kịp thời và chính xác cho hoạt động SX KD của Công ty.
Nhìn chung, chúng ta thấy các thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu tại Công ty bột mỳ VINAFOOD1 là chặt chẽ, hợp lý, có sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng tạo điều kiện cho việc quản lý được dễ dàng hơn về tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu, cung cấp kịp thời thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu để có kế hoạch về công tác thu mua nguyên vật liệu cho thời gian tiếp, đảm bảo cho tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục.
Do một số nguyên nhân khác nhau nên công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty bột mỳ VINAFOOD 1 còn có những hạn chế sau:
* Hiện tại, ngoài kế toán trưởng và phó phòng kế toán là đảm nhiệm công việc tại phòng kế toán thường xuyên, liên tục. Còn 4 nhân viên còn lại thì không cố định, mà thường xuyên bị luân chuyển công tác. Mỗi người chỉ làm việc tại phòng kế toán 6 tháng, sau đó lại chuyển xuống trạm cân 6 tháng và 6 tháng tiếp theo là làm công việc khác do phòng tổ chức phân công. Như vậy, sau 1 năm họ mới trở lại phòng kế toán và lại được giao phụ trách 1 phần hành khác. Vì thế mỗi người sẽ không được theo dõi một phần hành từ đầu đến cuối và gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm bắt thông tin.
* Nguồn nhập nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, giá cả nguyên vật liệu trên thị trường luôn có nhiều biến động, nhưng hiện nay công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vì vậy, nếu cuối năm có sự giảm giá nguyên vật liệu thì công ty sẽ gặp những rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là điều mà công ty cần khắc phục lưu ý để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Để nâng cao và ngày càng hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng của công ty, bên cạnh vịệc phát huy những ưu điểm đã có thì công ty cần nhanh chóng tìm ra những biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tại công ty.
Qua thời gian thực tập tại công ty, nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với công tác kế toán nói chung, căn cứ vào các hạn chế tồn tại cũng như tình hình thực tế của kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em có một số ý kiến như sau:
nghiên cứu, tìm hiểu thêm các thông tin về các nhà cung cấp trong nước để có thể giảm được các chi phí thu mua nguyên vật liệu,…
- Công ty nên giao cho phòng kỹ thuật vật tư cùng phòng kế toán tính toán lại định mức sử dụng nguyên vật liệu và xem xét trên cơ sở kế hoạch sản xuất và tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất thực tế để có thể có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu phù hợp hơn, tránh tình trạng nguyên vật liệu dự trữ trong kho quá nhiều, gây ứ đọng vốn của công ty.
- Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các loại nguyên